27
Кроме этого, ответственное выполнение долгосрочных договоров
предполагает постоянный мониторинг проплат за поставленную продукцию, так
как в случае даже единичных нарушений компании поставщики могут
пересмотреть работающие соглашения с ООО «Вектор».
Как уже отмечалось, работа с крупными клиентами осуществляется с
прикреплением менеджера к каждому договору и обслуживание договора ведет
кроме менеджера дополнительно бухгалтер, так как комплексное обеспечение
стройматериалами клиентов требует своевременной оплаты счетов
выставленных поставщиками согласно долгосрочных договоров.
Процессы обработки финансовой отчётности и работы с платежами
являются частью основного бизнес-процесса компании ООО «Вектор», поэтому
рассматриваются как дальнейшая декомпозиция на втором уровне (рис. 1.9) [1].
Входами в процесс, определяющими параметры, влияющие на
финансовые показатели компании, являются:
плановые показатели, определённые стратегией развития компании;
отчётность по продажам, в рамках которой определяются объемы
денежных поступлений на счёт компании и делаются предварительные оценки
возможных поступлений;
отчетность по поставкам, определяющая затраты на получение
необходимой продукции от поставщиков в рамках долгосрочных контрактов.
Результатами процесса становятся:
поддержка работы и финансовой состоятельности компании;
отчетность для контролирующих органов.
Ресурсы, необходимые для обеспечения бизнес-процесса определяются:
сотрудниками компании ООО «Вектор» (бухгалтерия, менеджеры
по продажам и закупкам);
оборудование и используемые информационные системы.
Регулирование процесса связано с регламентацией деятельности торговой
компании, работающей на рынке строительных материалов, а также внутренней
документаций компании: уставом, должностными инструкциями сотрудников и
т.п. [21].
28
Основной процесс разлагается на следующие составные части (рис. 1.9)
[16]:
формирование бюджета доходов и расходов;
контроль доходов;
обработка платежей;
подготовка отчётности.
Рис. 1.9. Подпроцесс «Анализ и формирование отчётности»
Процесс обработка платежей достаточно сложен и включает не только
прием и оплату счетов, но и предварительную оценку для расчета дефицита
наличности при необходимости оплаты поставок, при этом могут
использоваться дополнительные вложения компании от владельца, которые
необходимы для временной поддержки платёжеспособности.
Декомпозиция процесса «Обработка платежей» осуществляется с
выделением учета поступлений и расчета необходимых активов (рис. 1.10):
расчет сумм платежей;
формирование платежного бюджета;
осуществление платежей.
29
Рис. 1.10. Декомпозиция процесса «Обработка платежей»
Проведенный анализ бизнес-процессов компании выявил один из
ключевых недостатков организации работы: проблемы связанные с обработкой
большого числа платежей приходящих от юридических лиц, которые нельзя
проводить в рамках стандартных платежей, например, как в интернет-магазинах.
Такие платежи требуют обязательного сопровождения со стороны бухгалтеров и
менеджеров, обладающих правом цифровой подписи для осуществления
банковских операций и формирования основной бухгалтерской отчётности.
Возникает вопрос о модернизации используемой технологии работы с
банком в рамках системы «Клиент-Банк».
1.3. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи
исследования
Организация процесса автоматизации получения финансовых документов
и мониторинга общего состояния счета компании «Вектор» зависит не только от
предложенных банковских решений, но и от возможностей самой компании по
30
обеспечению бесперебойной работы оборудования, участвующего в процессе и
используемого программного обеспечения.
Технология организации компьютерной сети в центральном офисе
компании ООО «Вектор» построена с учетом выделения бухгалтерии, которая
требует отдельного дополнительного уровня защиты для персональных данных
сотрудников и клиентов, а также общей финансовой информации. Сеть
представлена следующими основными компонентами:
серверы, обеспечивающие хранение и манипулирование основными
данными, а также взаимодействие внутри сети;
оборудование для проводного подключения отделов компании к
сети интернет, а также внутрисетевой интеграции;
оборудование для предоставления беспроводного доступа к сети
для удалённых сотрудников от основных точек раздела доступа.
Общий сервер снабжен дополнительным оборудованием для хранения
больших объемов данных и предназначен для управления данными о клиентах,
поставщиках, заказах, поставках, сотрудниках. На сервере реализовано
резервное копирование базы данных.
Учитывая необходимость подключения к сети удаленных сотрудников,
используются технологии, которые позволяют работать с мобильными
устройствами разного типа, включая планшеты и смартфоны сотрудников
компании.
Общий вид технической архитектуры представлен на рис. 1.11,
характеристики и список оборудования представлен в таблица 1.2.
Таблица 1.2
Техническое обеспечение
Обозначение
Наименование и техническая
характеристика
Количество
Маршрутизатор
Linksys E1200
5 шт.
Межсетевой экран
CSPVPN Gate 1000 (G-1000V-D-4103-3-CP-
KC1)
2 шт.
31
Обозначение
Наименование и техническая
характеристика
Количество
Сервер
Сервер Impression Game Server NetNavigator E
0313
Intel Pentium G3220 (3.0 ГГц) DDR3 1600 МГц
4ГБ 2 х 1 ТБ SATAII RaidEdititon Ultra Micro
Tower
2 шт.
Внешнее
хранилище данных
Toshiba Canvio Basics 4 TB НDТВ31OEK3 2.5"
USB 3.0 External Black
1 шт.
Источник
бесперебойного
питания
APC Back-UPS ES 700VA (BE700G-RS)
2 шт.
19' шкаф с набором
доп. элементов и
крепежом
1 шт.
Рабочие станции
(менеджеров по
поставкам и
продажам)
Intel Core i3-4130 (3.4 ГГц) / RAM 4 ГБ / HDD 1
ТБ / nVidia GeForce GTX 750, 1 ГБ / DVD±RW /
LAN / кардридер
5 шт.
Рабочие станции
(бухгалтеров,
маркетологов,
экономистов)
Intel Pentium G3220T (2.6 ГГц) / RAM 4 ГБ /
HDD 500 ГБ / Intel HD Graphics / DVD Super
Multi / LAN /
7 шт.
Рабочие станции
(ИТ-специалистов)
Intel Core i3-4130 (3.4 ГГц) / RAM 4 ГБ / HDD 1
ТБ / nVidia GeForce GTX750, 1024 МБ / DVD+/-
RW / LAN / DOS
5 шт.
Роутер
WiFi-роутер ASUS RT-N11P
Стандарт 802.11b, 802.11g, 802.11n, Частота —
2.4 ГГц. 300 Мбит/сек
2 шт.
Смартфоны
сотрудников
(кладовщик,
менеджеры по
поставкам)
Lenovo A316i 3G Black
Смартфон; MediaTek MT6572 1.3 ГГц /
основная камера 2 Мп / Bluetooth 3.0 / Wi-Fi
802.11 b/g/n / 512 МБ оперативной памяти / 4 ГБ
встроенной памяти + поддержка microSD
10 шт.
32
Обозначение
Наименование и техническая
характеристика
Количество
Лазерные
многофункциональ
ные устройства
Brother MFC-8950DW Wi-Fi (MFC8950DWR1)
2 шт.
Модем
G.SHDSL.bis
QFC-PS4APC1-2W (4W,8W) v.1
ITU-T G.991.2.(2004) 2BASE-TL
Протокол EFM (IEEE 802.3ah PAF)
SHDSL: ITU-T G.991.2 (Annex A , Annex B ,
Annex AF и Annex BG)
1 шт.
33
Internet
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Модем (G.SHDSL.bis)
( QFC-PS4APC1-2W (4W,8W) v.1)
Модем (G.SHDSL.bis)
( QFC-PS4APC1-2W (4W,8W) v.1)
Сервер
(NetNavigator E 0313)
Сервер
(NetNavigator E 0313)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Система защиты
(С-Терра Шлюз 3000)
Система защиты
(С-Терра Шлюз 3000)
Рабочая станция
(бухгалтер)
Рабочая станция
(бухгалтер)
Рабочая станция
(Менеджер по закупкам,
заведующий складом)
Рабочая станция
(Менеджер по закупкам,
заведующий складом)
МФУ
(Canon i-SENSYS
MF3010)
МФУ
(Canon i-SENSYS
MF3010)
Рабочая станция
(менеджер по работе с
корпоративными клиентами)
Рабочая станция
(менеджер по работе с
корпоративными клиентами)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
WiFi точка доступа
(ASUS RT-N11P)
WiFi точка доступа
(ASUS RT-N11P)
Смартфоны сотрудников
Lenovo A316i 3G Black
(кладовщик)
Смартфоны сотрудников
Lenovo A316i 3G Black
(кладовщик)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
Маршрутизатор
(Linksys E1200)
МФУ
(Brother MFC-8950DW Wi-Fi +USB )
МФУ
(Brother MFC-8950DW Wi-Fi +USB )
Бухгалтерия и служба планирования
Служба поставок
Служба поддержки продаж
Рабочая станция
(менеджер по работе
с розничными клиентами)
Рабочая станция
(менеджер по работе
с розничными клиентами)
Рабочая станция
(маркетолог, экономист)
Рабочая станция
(маркетолог, экономист)
Дисковый массив
(Toshiba Canvio Basics 1TB НDТВ31OEK3 2.5" )
Дисковый массив
(Toshiba Canvio Basics 1TB НDТВ31OEK3 2.5" )
Патч панель
Патч панель
ИБП (APC Back-UPS ES 700VA (BE700G-RS))
ИБП (APC Back-UPS ES 700VA (BE700G-RS))
Linksys E1200
Linksys E1200
(Impression Game Server NetNavigator E 0313
Intel Pentium G3220 (3.0 ГГц)
(Impression Game Server NetNavigator E 0313
Intel Pentium G3220 (3.0 ГГц)
Система защиты
(С-Терра Шлюз 3000)
Система защиты
(С-Терра Шлюз 3000)
Сотовая сеть
Сотовая сеть
Сотовая сеть
Сотовая сеть
Смартфоны сотрудников
(менеджеры по продажам
Менеджеры по закупкам)
(Lenovo A316i 3G Black)
Смартфоны сотрудников
(менеджеры по продажам
Менеджеры по закупкам)
(Lenovo A316i 3G Black)
Рабочая станция
(ИТ-специалиста)
Рабочая станция
(ИТ-специалиста)
ИТ-отдел
Рис. 1.11. Техническая архитектура центрального офиса ООО «Вектор»
34
Бухгалтерия для автоматизации деятельности использует базовую
конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия» на платформе «1С: Предприятие
8.3», менеджеры по продажам и закупкам для работы с заказчиками используют
исключительно электронную почту и телефон. Возможности сайта компании
ограничены простыми функциями, презентацией продукции и для работы с
заказчикам используются просто формы. Такая ситуация связана с небольшим
числом малых заказчиков, а с крупными поставщикам и клиентами компания
работает с выделением менеджера, отвечающего за конкретные проекты (таблица
1.3).
Таблица 1.3
Программное обеспечение
Обозначение
Тип лицензии
Количество
Ubuntu 16.04
GNU General Public License v3
2 шт.
MS Windows 7
Коробочная версия
25 шт.
PostgreSQL Server 9.6
PostgreSQL License
2 шт.
Apache HTTP-сервер 2.4
Apache License 2.0
1 экз.
MS Office Pro 2013
Коробочная версия
25 шт.
1С Бухгалтерия на базе
1С Предприятие 8.3
Лицензия на сервер и 5 рабочих мест
1 шт.
Drupal 7
GNU General Public License 2+
1 экз.
Php 7
GNU General Public License
1 экз.
Клиентский модуль
Клиент-банк ЛокоБанк
Предоставляется в рамках обслуживания
ЛокоБанк
1 экз
Учитывая использование в качестве торговой площадки веб-
представительства, в компании организована трёхуровневая архитектура с
использованием сервера Apache, а также операционной системы Ubuntu 16.04 (рис.
1.12).
35
Ubuntu 16.04
Ubuntu 16.04
MS Windows 7
MS Windows 7
сеть Интернет
1C: Предприятие 8.3
«1С Бухгалтерия»
«MS Office»
HTTP\HTTPS FTP
Интернет
браузер
HTTP\HTTPS
Модуль php
Http client 3.1 API
«MS Office»
Файловый сервер
Файловый сервер
PostgreSQL 9.4
PostgreSQL 9.4
Apache 2.4
Apache 2.4
Рабочая станция
бухгалтера
Интернет
браузер
Рабочая станция менеджера
по продажам и закупкам
База данных клиентов
Общий сервер и
сайт компании
MS Windows 7
Интернет
браузер
«MS Office»
Рабочая станция
ИТ-специалиста
PostgreSQL 9.4
PostgreSQL 9.4
Сервер
бухгалтерии
Drupal 7
PostgreSQL
PostgreSQL
«1С Бухгалтерия»
Клиент-Банк
(клиентский
модуль)
ТСР
Oracle
БАНК
Oracle
БАНК
Сервер интернет-доступа
(БАНК)
Рис. 1.12. Программная архитектура ООО «Вектор»
Проведённое переоснащение компании несколько лет назад позволило
перестроить работу компьютерной сети с использованием современных технологий,
однако сам процесс работы с клиентом и поставщиков не автоматизирован.
Автоматизация коснулась исключительно финансового направления и предполагает
использование базовой конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия» на базе
платформы «1С: Предприятие 8.3».
Сайт компании, который является веб-представительством, реализует только
необходимые стандартные функции презентации продукции, хотя и работает на базе
CMS Drupal. Основной проблемой компании остаётся обеспечение поддержки
сопровождения финансовой документации, особенно в части работы с банком.
Структура решения сейчас определена использованием клиентской части системы
36
«Клиент-Банк» работа которой обеспечивает на стороне банка с использованием
сервера приложений для идентификации, включая проверку цифровой подписи
пользователя.
1.3.2. Определение средств автоматизации для решения задачи
исследования
В ходе взаимодействия с банком возникает необходимость подготовки
платёжных поручений к отправке, в этом случае возникает следующий электронный
документооборот (рис. 1.13).
Действие
Бухгалтер
1. Получение счетов от
поставщиков
2. Ввод данных по
платежам
Исполнитель
Платежные
документы
(переданные)
Платежные
документы
(введенные)
Платежные документы
(сформированные)
Поставщик
3. Формирование
электронных форм
платежей
Главный бухгалтер
4. Проверка платежей
Платежные
документы
(проверенные)
Оператор банка
5. Формирование массива
платежей
Платежные
документы
(подготовленные)
Платежные
документы
(оформленные)
6. Проверка и принятие
платежей банком
Рис. 1.13. Документооборот платежных документов поставщиков