37
Для оценки необходимости проведения автоматизации проводится анализ
статистических данных по организации, касающихся документооборота платёжных
документов в процессе подготовки (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Среднестатистичекие оценки затрат на всех стадиях обработки платёжных
документов
Стадии обработки
платёжных
документов
Среднестати
стический
объем потока
документов в
месяц
Процент
корректировк
и документов
на стадии
Трудозатр
аты на
оформлен
ие
единицы(
часов)
Задерж
ка
процесс
а на
стадии(
часов)
Дополн
ительн
ые
затраты
( руб.)
Получение счетов
от поставщиков
80
20,00%
0,1
0,05
4032
Ввод данных по
платежам
80
15,00%
0,15
0,075
3096
Формирование
электронных форм
платежей
80
10,00%
0,2
0,1
2112
Формирование
массива платежей
24
8,00%
0,1
0,05
483,84
Проверка и
принятие платежей
банком
24
10,00%
0,5
0,25
720
Итого
10443,84
При формировании пакета платежей и на других стадиях может происходить
утеря данных, требующая корректировки документов. Такая корректировка кроме
временных затрат требует затрат трудовых ресурсов, вследствие чего идет
удорожание самой процедуры. Таблица 1.4 демонстрирует оценку дополнительных
стоимостных затрат на данную операцию в месяц, что в течении года составляет
более 125000 руб.
38
При автоматизации самой операции выгрузки возникает возможность
экономии на стадиях формирование электронных форм платежей и массива
платежей в объеме 2595, 84 руб. в месяц, что за год составит более 31000 руб. только
на исключении операций по корректировке.
1.3.3. Определение уровня защиты информации для исследуемой задачи
Обеспечение политики безопасности осуществляется в рамках использования
системы «Клиент-Банк», которая обеспечивает доступ к платежной информации
только после прохождения системы интернет-доступа. Доступ организован с
использованием предопределенных ролей пользователей. В зависимости от роли
пользователь имеет возможность выполнять операции и иметь доступ к информации
(таблица 1.5).
Таблица 1.5
Ключевые роли и права пользователей в системе «Клиент-Банк»
Роль пользователя
Права пользователя
Администратор Узла
В пределах Узла назначает пользователей программы,
назначает Администраторов организаций, распределяет роли
пользователей
Контролер Узла
Имеет доступ ко всем счетам, имеющимся на узле
Связист Узла
Имеет возможность проводить связь с Банком
Оператор Узла
Имеет возможность вводить (создавать) документы по всем
счетам Узла
Фин. Контролер Узла
Имеет возможность утверждать документы перед их
отправкой, при этом не утвержденные документы другие
пользователи отправить не смогут.
Администратор
организации
В пределах организации назначает пользователей,
распределяет роли пользователей в пределах организации
Контролер организации
Имеет доступ к счетам только своей организации
Связист организации
Имеет возможность проводить связь с Банком
Оператор организации
Имеет возможность вводить (создавать) документы по счетам
только своей организации
Фин.контролер
организации
Имеет возможность утверждать документы только своей
организации перед их отправкой, при этом не утверждённые
документы другие пользователи отправить не смогут
39
1.4. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.4.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Проблема автоматизации учета и проведения платежей может быть решена
исключительно с использованием банковских технологий, так как конечным
финансовым учреждением, имеющим лицензию на проведение банковских
операций, является исключительно банковская организация. Права проведения
платежных операций определяет Центральный банк Российской Федерации,
который и выдает лицензии банкам на осуществление деятельности. Поэтому
основными продуктами для рассмотрения становятся решения, предоставленные
банками по обеспечению удаленного обслуживания платежей.
На современном этапе каждый банк для удаленной работы со своим счетом
предоставляет юридическому лицу инструменты управления счётом, проведения
платежей и составления финансовой отчётности. В качестве примеров таких
решений рассматриваются продукты следующих банков:
Газпромбанк;
ЛогоБанк;
Банк Россия;
Вестабанк.
Система «Клиент-Банк» от ЛогоБанк позволяет совершать операции по счёту,
получать выписки, обмениваться документами и информацией с отделением Локо-
Банка без его посещения. В программу «Клиент-Банк» заложена чёткая система
разграничения прав доступа. Благодаря сетевому варианту установки системы,
каждый пользователь может взаимодействовать с ней со своего рабочего места.
Одним из сервисов программы является система обмена документами со
сторонними бухгалтерскими программами, что значительно сокращает время на их
формирование и проведение. В системе «Клиент-Банк» используются средства
криптозащиты «Агава-С» версии 5.2. Доставка документов и их достоверность
гарантируются [20].
Система «Клиент-Банк» от Газпромбанка дает возможность:
40
использовать большой спектр электронных платежных и справочных
документов;
оперативно доставлять электронные документы в Газпромбанк,
независимо от фактической удалённости клиента;
получать ежедневные выписки по счетам;
получать дебетовые и кредитовые приложения к выпискам с отметкой
Газпромбанка;
по запросу получать информацию о движении по счёту с полными
реквизитами платежа;
осуществлять прием и отправку электронных документов в виде
сообщений и файлов свободного формата, подписанных электронной подписью;
получать справочную информацию от Газпромбанка;
загружать в систему электронные документы для отправки в
Газпромбанк из своих бухгалтерских систем;
выгружать из системы электронные выписки, полученные из
Газпромбанка, в свои бухгалтерские системы.
Газпромбанк уделяет особое внимание поддержанию безопасности
транзакций. Поэтому при работе Системы «Клиент-Банк» используются новейшие
технические средства, обеспечивающие конфиденциальность и целостность
передаваемой информации. Для компаний с филиальной сетью и холдинговых
структур Газпромбанк предлагает услуги электронного документооборота с
расширенной функциональностью, учитывающей особенности архитектуры их
бизнеса [29].
Система ДБО от Банка Россия дает возможность:
использовать большой спектр электронных платёжных и справочных
документов;
оперативно доставлять электронные документы в Банк, независимо от
фактической удалённости клиента;
передавать в Банк: платёжные документы
получать из Банка: выписки по своим счетам, документы по
зачислению и списанию средств
41
подавать распоряжения на размещение денежных средств в депозиты и
неснижаемые остатки
обмениваться с Банком сообщениями в свободном формате
получать справочную информацию от Банка;
оперативно контролировать состояние расчётного счёта с помощью
сервиса «SMS-информирование», позволяющий оперативно контролировать
состояние счёта;
загружать в систему электронные документы для отправки в Банк из
своих бухгалтерских систем;
выгружать из системы электронные выписки, полученные из Банка, в
свои бухгалтерские системы.
получать доступ к услугам ДБО из пользовательского интерфейса
системы «1С:Бухгалтерия предприятия».
осуществлять проверку контрагентов перед отправкой платежа прямо в
системе ДБО [28].
Инвестиционный банк «ВЕСТА» (ООО) предлагает юридическим лицам
современную технологию дистанционного управления банковскими счетами в
режиме online посредством Системы «Интернет-Банк». Для работы в Системе
«Интернет-Банк» не требуется установка дополнительного программного
обеспечения: достаточно стандартного web-браузера Internet Explorer. Система дает
возможность управлять своими счетами в любое время суток с любого компьютера,
имеющего доступ к сети Интернет, из любой точки мира, а также:
совершать любые расчетные операции как в рублях, так и в
иностранной валюте, включая оформление документов валютного контроля:
справки о валютных операциях, справки о поступлении валюты РФ, справки о
подтверждающих документах;
оплачивать услуги операторов сотовой связи, городского телефона,
коммунальных услуг и др.;
работать с одними и теми же банковскими документами из удалённых
друг от друга рабочих мест в любое время суток;
42
контролировать состояния счетов и этапов обработки банковских
документов в режиме реального времени;
снизить вероятность возникновения ошибок и связанных с ними
возвратов документов, путем определения корректности заполнения полей
документа при вводе его в систему и предложения правильных решений;
взаимодействовать с наиболее распространенными бухгалтерскими
системами с помощью инструментов для импорта/экспорта документов [29].
1.4.2. Обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Предлагаемые на рынке решения не полностью удовлетворяют запросам
компании ООО «Вектор», которая хочет обеспечивать не только доступ для
просмотра для своих филиалов, но и более широкие функции. Однако программное
обеспечение, работающие с банком имеет свои особенности, одной из которых
является привязанность банка к некоторому решению. В таких условиях
предполагается проведение небольшой модернизации, т.е. разработки модуля на
базе существующего решения, предоставляемого банком для организации.
1.4.3. Обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегии автоматизации могут быть классифицированы в соответствии со
следующими типами:
комплексная автоматизация;
автоматизация по участкам;
хаотичная (кусочная) автоматизация;
автоматизация по направлениям.
Комплексная автоматизация заключается в разработке автоматизированной
системы полного управления деятельности предприятия, в том числе,
хозяйственной, финансовой, обеспечивающей своевременное принятие
эффективных управленческих решений. В системе должно быть предусмотрено
ведение бухгалтерского и налогового учета. Другими словами, разработанной
системой необходимо охватить каждое из подразделений и все процессы
предприятия.
Цель автоматизации по участкам – обеспечение более высокой эффективности
деятельности определенных производственных участков, объединенных в
43
соответствии с выполняемыми функциями. Такой подход к автоматизации является
целесообразным в случае наличия участков, использование автоматизированных
систем в работе которых будет способствовать видимому экономическому эффекту
(например, из-за сокращения численности персонала).
Хаотичная (кусочная) автоматизация – это постепенная автоматизация всего
предприятия, но без проведения стратегического планирования. Осуществление
подобного вида автоматизация зачастую связано с проблемами, которые связаны с
интеграцией элементов и снижением эффективности функционирования системы в
целом.
Автоматизация по отдельным направлениям (производственном, направлении
по работе с клиентами) - это модульная автоматизация, не требующая для
проведения частичной автоматизации значимых затрат, вместе с тем позволяющая
провести интеграцию автоматизированных направлений в глобальный механизм.
Проанализировав специфику работы предприятия, можно сделать вывод об
отсутствии необходимости проведения полной автоматизации, следовательно
предпочтительной будет являться автоматизация по направлениям. В данном случае
важным является усовершенствование работы предприятия в сфере системы
электронных платежей контрагентам и финансового взаимодействия с банком. При
этом в качестве среды взаимодействия с банковским учреждением выступает
система электронных платежей «Клиент-Банк» [12].
1.5. Обоснование проектных решений
1.5.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Особенности работы банковской системы, которая является одним из
основных субъектов процесса подготовки финансовой отчетности и выполнения
платежных операций в лице банка, с которым сотрудничает компания, не позволяет
производить корректировку информационных потоков, а только провести
некоторую оптимизацию.
С этой целью выделены необходимые справочники:
Пользователи;
Группы пользователей;
44
Настройки групп;
Банки;
Расчётные счета.
Основными входящими документами являются платежные документы,
оформляемые на основании стандартизированных справочников и используемые для
формирования данных по выгрузке документов платежей. Такие документы
включают следующие реквизиты: дата формирования, номер документа, поступило,
списано, контрагент, счет контрагента, вид операции, договор, назначение платежа,
статья ДДС. Кроме этого входящими являются файлы загрузки, являющиеся
комплексами платежных документов.
Результирующими документами являются как сформированные банковские
выписки, так и файлы выгрузки и загрузки.
Формирование экранных форм строится с учетом выделения осноных форм,
предполагающих использование процедур загрузки и выгрузки платежных
документов и счетов.
1.5.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
Предлагаемые на рынке решения не полностью удовлетворяют запросам
компании ООО «Вектор», которая хочет обеспечивать не только доступ для
просмотра для своих филиалов, но и более широкие функции. Однако программное
обеспечение, работающие с банком имеет свои особенности, одной из которых
является привязанность банка к некоторому решению. В таких условиях
предполагается проведение небольшой модернизации, т.е. разработки модуля на
базе существующего решения, предоставляемого банком для организации.
Учитывая тип архитектуры, который используют на сегодня решения типа
«Клиент-банк» необходимо применение архитектуры типа клиент-сервер, которая
может быть реализована и с использованием сервера приложений. Такие решения
могут строится с использованием исключительно средств разработки типа СУБД и
RAD-сред, а как альтернативный вариант может применятся платформа. Наиболее
популярными являются решения от компаний 1С, SAP. При этом использование
платформы предполагает построение многоуровневой архитектуры, частью которой
становится кластер платформы, выступающий в роли сервера приложений [].
45
Выбор технологии разработки зависит от необходимости использования
инструментов, библиотек и других дополнительных средств. Сравнение можно
провести с использованием следующих характеристик (таблица 1.6):
простота интеграции разных рабочих станций (использование
различных операционных систем, СУБД);
реализация алгоритмов шифрования (протоколы шифрования,
алгоритмы шифрования);
возможности интеграции с популярными ERP-системами;
наличие среды разработки сложного интерфейса;
возможности работы с российскими стандартами;
стоимость системы.
Таблица 1.6
Сравнительный анализ различных структурных решений
Характеристика
СУБД+RAD-
среда
СУБД+веб-
сервер+
RAD-среда
1С:
Предприятие
SAP
NetWeaver
Application
Server
Использование
различных
операционных
систем
Требует
разработки
Кроссплатфо
рменность
Кроссплатформ
енность
Кроссплатфор
менность
Использование
различных СУБД
Только
выбранная
Только
выбранная
MSSQL,
PostgreSQL,
IBM DB 2,
Oracle DB
SAP HANA,
Oracle
Протоколы для
реализации
шифрования
SSL 3.0.
TLS 1.0
SSL 3.0.
TLS 1.0
SSL 3.0.
TLS 1.0
SSL 3.0 , RFC
Алгоритмы
шифрования
Требует
разработки
Требует
разработки
RSAи TripleDE
S
3DES-EDE2
46
Интеграция с ERP
системами
Требует
разработки
Требует
разработки
Конфигурации
на базе «1С:
Предприятие»
«1С-Битрикс»
Конфигураци
и на базе
NetWeaver
Application
Server
Среда разработки
RAD-среда
RAD-среда
Встроенный
язык
Встроенный
язык
Таблица 1.6 демонстрирует особенности применения различных технологий
разработки. Очевидно, что решения, разработанные на базе платформ более
безопасны и наиболее гибки. Однако имеют ряд недостатков, которые
компенсируются простотой интеграции таких систем.
Особенности применения платформ связаны с необходимостью
использования в рамках компании единой базы решений от одного разработчика.
Т.е. используемые системы управления на предприятии полностью определяют
выбор такой платформы. В данном случае использование платформы «1С:
Предприятие» более эффективно из-за наличия такого решения на базе организации,
ориентации на российские стандарты, а также простой работы с банковскими
системами, которые в Российской Федерации могут работать с модулями
платформы. При этом решение на базе платформы SAP NetWeaver Application Server
подойдет скорее крупным компаниям, использующим корпоративные системы.
1.5.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Техническое обеспечение, присутствующее на предприятии, дает
возможность решения всего спектра поставленных задач. Из этого следует, что
проводимый этап автоматизации не требует проведения переоснащения
оборудования (только в случае выхода из строя проведение точечного
переоснащения).
Система «Клиент-Банк» устанавливается на рабочие станции отдела
бухгалтерии, а также рабочую станцию руководителя. В качестве серверного
оборудования применяется оборудование провайдера, то есть банковского
учреждения, в данном случае.