55
К автоматизации бизнес-процессов СГРК не имеют никакого
отношения. Они призваны повысить эффективность неформальной
командной работы, — полагает Виктор Таранов. — Распространённый
сценарий —"армейская операция «, т. е. небольшой проект, выполняемый
силами небольшой самоорганизующейся команды. По итогам «операции»
команда выдает результат, а накопленный ею в СГРК опыт сохраняется для
использования в других «операциях». Причем использоваться во внешних
коммуникациях СГРК должны не «также», а в первую очередь! Именно при
взаимодействии с внешними контрагентами преимущества современных
СГРК лучше всего видны.
Ключевые сценарии применения — это в первую очередь совместная
работа над документами и коммуникация проектных команд заказчиков с
территориально распределенными офисами и представительствами. Важно
использовать инструменты, которые повышают эффективность не только
командной, но и персональной работы. Что касается разделения средств для
совместной работы внутри компаний и внешних коммуникаций, то в
последние годы границы стираются, заказчики все чаще активно
взаимодействуют со своими внешними контрагентами, проводя совместную
работу над файлами и документами через защищенные соединения.
Средства групповой работы эффективны, когда речь идет не об
абстрактных коммуникациях, а об их привязке к конкретным совместным
делам». В базовом функционале СЭД реализованы как минимум два сценария
групповой работы: совместная подготовка проектов документов и формальное
согласование различных документов — от резолюций до контрактной
документации. Он считает, что наиболее развитые средства коллективной
работы с задачами и документами предлагает среда адаптивного кейс-
менеджмента (ACM), основное назначение которого — управление
динамично меняющимися, неструктурированными или частично
структурированными процессами, иначе говоря, кейсами, которые
56
объединяют в едином интерфейсе различные ресурсы и инструменты
горизонтального взаимодействия.
СГРК могут использоваться как для неформального общения, так и в
рамках регламентированных бизнес-процессов. Эти средства дают
возможность коллективно решать общие задачи, взаимодействовать с
удаленными структурными подразделениями, создавать общие базы данных,
хранилища файлов, позволяют отследить весь процесс принятия решений для
упрощения работы в будущем (речь идет как о внутренних, так и о внешних
коммуникациях). При этом компании могут подключать к своим системам
подрядчиков, клиентов, консультантов, отправлять электронную почту во
внешние организации.
10
Не нужно противопоставлять СГРК другим средствам ИТ-
автоматизации, тем более что сейчас видна тенденция к интеграции средств
коллективной работы в прикладные системы и особенно в СЭД с тем, чтобы
сокращалось время подготовки и согласования документов. Нужно иметь в
виду, что в соответствии со статистикой на подготовку документа тратится не
более 30% времени, а 70% занимают сложные процессы их согласования как
внутри компании, так и в рамках межведомственных процессов. При этом
опыт показывает, что современные средства коммуникаций и совместной
работы с документами позволяют ускорить их согласование на величину до
30% за счет перехода от последовательной модели согласования к
параллельной. «Среднесрочными трендами развития программных систем
будут гибридные решения, органично объединяющие работу с документами и
коммуникации.
СГРК не призваны вытеснить СЭД, хотя и могут использоваться для
выполнения некоторых задач. В целом же это взаимосвязанные системы,
которые вместе обеспечивают эффективное взаимодействие в организациях.
10
Подолина, О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного
документооборота [Текст] / О. Подолина // Секретарское дело. – 2015.– №1 – С. 67–68.
57
Сегодня многие сервисы командных коммуникаций предлагают
интеграцию с другими инструментами, активно используемыми на рабочем
месте. Инструменты для корпоративной коммуникации и другие рабочие
сервисы не конкурируют друг с другом, а скорее помогают пользователям
лучше управлять всеми своими активностями на рабочем месте».
При внедрении СГРК необходимо уделить большое внимание уровню
безопасности корпоративных данных в системе: предусмотреть защиту
каналов связи, хранения данных на устройствах и на сервере от утечек и
перехвата, а также от действий инсайдеров.
Внедрение и использование систем коллективной работы — это один из
видов базовых корпоративных информационных систем, который
регламентируется как внутренними политиками компании, так и, в
определенных случаях (хранение и обработка конфиденциальной
информации, персональных данных, информации ограниченного доступа),
требованиями законодательства. Как и любые иные системы, они должны
быть интегрированы в корпоративную систему обеспечения ИБ. При
необходимости может быть проведена аттестация систем по требованиям ИБ.
2.3 Информационное обеспечение задачи разработки ИС
Информационная модель ИС контроля обслуживания дорожной
строительной техники "ООО Юнисервис" представляет собой совокупность
потоков данных, представленных на рисунке 8/
58
Рисунок 8. Информационная модель ИС контроля обслуживания
дорожной строительной техники "ООО Юнисервис"
Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации.
Данный комплекс информациии представлен данными по строительно
технике, объектам строительства, запчастям, горюче-смазочным материалам
и сотрудникам предприятия. Эти данные образовывают следующие
справочники:
Справочник «Работник» предназначен для учета личных данных
работников организации.
Справочник «Отдел» предназначен для учета отделов и их
расположения.
Справочник «Объект строительства» предназначен для учета всех
объектов, на которых ведутся строительные работы.
Справочник «Техника» содержит информацию о всех единицах техники,
которая используется в организации.
Справочник «Оборудование» содержит информацию о всех единицах
оборудование, которое используется в организации.
59
Справочник «Запчасти» содержит информацию о всех единицах
запчастей, которые используются в организации.
Справочник «ГСМ» содержит информацию о всем объеме ГСМ,
которые используются в организации.
Справочник «Склад» содержит информацию о всех ячейках хранения.
Результатной информацией ИС контроля обслуживания дорожной
строительной техники "ООО Юнисервис" являются агрегированные отчеты по
запросам пользователя.
2.4 Программное обеспечение задачи автоматизации
Составим блок-схему диалога пользователя с ИС контроля
обслуживания дорожной строительной техники "ООО Юнисервис" (рис. 9).
60
Начало
Авто ризация
пользовате ля
Ввод
данных
Сопоставление
данных
Поиск данных
Редактировани е
введенных
данных
Редактировани е
ранее
сопоставленных
данных
А
А
Данные
корр ектны?
Да
Нет
Требуется вовд?
Нет
Да
Требуется
редактирование ?
Да
Нет
Формирование отчетов
БПоиск?
Да
Нет
Б, В
Конец
ВОтчеты?
Да
Нет
Рисунок 9. Блок-схема алгоритма работы с ИС контроля
обслуживания дорожной строительной техники "ООО
Юнисервис"
61
Сформируем диаграмму деятельности системы. Диаграммы активности
(деятельности) частный случай диаграмм состояний.
Средства Rational Rose позволяют для описания функциональной
системы воспользоваться графическим редактором для построения Activity
диаграмм (деятельности).
Диаграмма деятельности представлена на рис. 10.
Рассмотрим иерархию функций управления и обработки данных
разрабатываемой ИС контроля обслуживания дорожной строительной
техники "ООО Юнисервис".
Дерево функций представляет собой иерархическую структуру
действий, реализованных в ИС контроля обслуживания дорожной
строительной техники "ООО Юнисервис".
Все действия (функции) ИС контроля обслуживания дорожной
строительной техники "ООО Юнисервис" можно разделить на два основных
подмножества:
11
служебные функции – идентичны для всех автоматизированных
систем. Функции этого вида призваны обеспечить безопасность ввода,
обработки и хранения информации, облегчить работу с системой, сделать ее
наиболее удобной и незатруднительной для конечного пользователя.
основные функции управления и обработки данных – свойственны
как информационным системам любой специализации, так и данной ИС.
Служебные функции подразделяются на «Проверка логина и пароля
пользователя» и «Ведение справочников».
Пользователь вводит логин и пароль. Если данные верны, то происходит
вход в систему, если нет – то процесс начинается сначала.
11
Подолина, О. Согласование и совместная подготовка документа в системе электронного
документооборота [Текст] / О. Подолина // Секретарское дело. – 2015.– №1 – С. 67–68.
62
Рисунок 10. Диаграмма деятельности ИС контроля обслуживания
дорожной строительной техники "ООО Юнисервис"
Состав и классификация функций разрабатываемой ИС контроля
обслуживания дорожной строительной техники "ООО Юнисервис"
представлены в виде дерева функций.
Инфологическая модель базы данных представлена на рис. 11.
Данная модель была создана средствами инструментария ERWin.
Авторизация
Логин/пароль
введены верно
Логин/пароль
введены не верно
Ввод данных Редактирование
данных
Поиск данных
Формирование
отчетов
Вывод на
принтер
Выход, если
отчеты не нужны
Выход, если
отчеты не нужны
63
Рисунок 11. ER-модель базы данных ИС контроля обслуживания
дорожной строительной техники "ООО Юнисервис"
Опишем таблицы, входящие в ER-модель базы данных.
Таблица «Работник» предназначена для учета личных данных
работников организации.
Таблица «Отдел» предназначена для учета отделов и их расположения.
Таблица «Объект строительства» предназначена для учета всех
объектов, на которых ведутся строительные работы.
Таблица «Техника» содержит информацию о всех единицах техники,
которая используется в организации.
Таблица «Оборудование» содержит информацию о всех единицах
оборудование, которое используется в организации.
Таблица «Запчасти» содержит информацию о всех единицах запчастей,
которые используются в организации.
64
Таблица «ГСМ» содержит информацию о всем объеме ГСМ, которые
используются в организации.
Таблица «Склад» содержит информацию о всех ячейках хранения.
В качестве связей между таблицами определены связи «один-к-одному».
В разработанной физической модели базы данных используются
следующие таблицы:
1. ГСМ
2. ГСМ на объекте
3. Запас ГСМ
4. Запас запчастей
5. Запчасти
6. Запчасти на объекте
7. Оборудование
8. Оборудование на объекте
9. Объект строительства
10. Отдел
11. Работник
12. Склад
13. Техника
14. Техника на объекте
Даталогическая модель базы данных представлена на рис. 12.