ли надежда, что организация не будет работать в ежедневном хаосе, а у
руководителя и учредителей будет понятный инструмент для контроля
организации?
Программа фотоагентство и фотостудии в автоматизированном режиме
ведет учет доходов по организации и финансовых затрат, и так же имеется
возможность складского учета в фотоагентстве, т.е. контроль продаж фото и
контроль поступления фото в фотоагентство так же учитывается программой.
Функциональность программного обеспечения в фотоагентстве позволяет
вести отчетность по каждой фотосессии.
Учет фотосъемок производится в единой базе данных фотоагентства, в
которой также хранится важная информация: прайс фотоагентства, перечень
услуг и др. Глубокие возможности программного обеспечения фотоагентства
наглядно выводят отчеты в различных разрезах компании, которые
позволяют провести анализ и оценить рентабельность фотоагентства.
В работе Аньтов И.И. отмечает – «что учет фотоагентства может быть
автоматизирован с помощью современных CRM. Однако это не совсем
верно, так как в зависимости от специфики деятельности организации могут
быть использованы и авторские разработки, которые позволяют более точно
учесть потребности конкретной фотостудии и не включать в
разрабатываемую систему излишний функционал».
1.2 Характеристика задачи и объекта исследования
1.2.1 Сфера деятельности и основные бизнес-процессы исследуемого
объекта
Вилта-медиа – это фотоагентство. Было основано в 1995 году.
Фотоагентство Вилта-медиа предоставляет услуги:
1. Фотографа.
8
2. Лицензирование фотографий для журналов и газет.
3. Фотобанк.
4. Архив фотографий (исторические, кино, актеры, итд) .
5. Поиск и подбор фотографий (для сайтов, статей в газетах и журналах,
рекламы, афиш, итд).
Ниже описаны основные параметры функционирования компании ООО
«Вилта-медиа». Например, с фотографами работа строится следующим
образом. На первом этапе знакомства с каждым из них редакторы стараются
общаться лично, объясняя, как лучше подать материал. Это простые
требования, с которыми хорошо знаком любой фотограф со стажем. После
съемки автор доставляет в фотоагентство свои работы на любом носителе.
Редактор делает отбор подходящих снимков, которые попадают в архив и на
сайт.
«Статистика показывает, что более 30% присланных фотографий
бракуется. Причины могут быть разные. Помимо слабых в техническом
отношении фотографий, наиболее распространенная — недостатки в
описаниях. Описание фотографий — это тема отдельной публикации, однако
общие критерии очевидны. В описании должны присутствовать
исчерпывающие ответы на вопросы — кто? что? когда? где? Без этой
информации продать права на публикацию изображения порой невозможно.
Приведем два классических примера. Первый — съемка с вечеринки звезд.
Технически и содержательно все хорошо, но: а) автор указал место, но не
указал фамилии присутствующих в кадре — в итоге, пока устанавливали
личности, съемка потеряла актуальность б) автор описал всех действующих
лиц, но не указал место — съемка не востребована.
Следующий пример из области съемок путешествий и архитектуры. Есть
идеально выполненный снимок храма святого апостола Иакова на Курской,
но автор не посчитал нужным указать дату съемки («Собор построен в 1676
9
году — какая разница, когда снимали?»). Фотоагентство получает запрос от
престижного европейского журнала. Нужен классический снимок из Москвы
на обложку журнала, снятый не более одного года (так агенство пытается
снизить риски печати фото, где-то уже опубликованного). Это пример
следует в отсев.
Не все фото проходят редакторскую цензуру. Авторы, хорошо
зарекомендовавшие себя в фотосессиях, работают на ниве новостной
фотожурналистики, могут присылать на сайт фото, обходя цензуру. Это
касается, например, важных мероприятий с участием первых лиц государств,
когда дорога каждая секунда.
Любого фотографа волнует — сколько будет стоить его фото?
Фотоагентство исходит из того, что продажи должны принести
максимальную прибыль. Ценообразование контролируют гуру, которые
пристально следят за всем рынком.
Тут важно отметить, что фотоагентство, как правило, не покупает
фотографии у фотографа. Фотограф на определенный срок передает права
(по желанию автора - эксклюзивно или нет) на продажу или использование
фотографий.
Конечному пользователю фотоагентство продает лицензию на право
использования фотографии на определенных условиях. В этих условиях,
помимо цены, оговаривается, где и как будет использована фотография.
Фотографу перечисляется стоимость лицензии за вычетом комиссионных
фотоагентства. При этом каждая сторона платит еще и свои налоги. Таков
стандарт фото бизнеса во всем мире. Лицензии на наиболее удачные
фотографии продаются сотни, а то и тысячи раз. Многие изображения
остаются востребованными десятилетиями. И с каждой продажи фотографу
идут отчисления. Именно поэтому размещенный в фотоагентстве архив
изображений приносит ряду фотографов дополнительные деньги.
Требования к качеству изображений зависят от характера изображений. Если
снимок рассчитан на продажу новостным лентам, то содержание доминирует
10
над качеством. Использование графических редакторов в этом случае
запрещено. К рекламным и художественным изображениям предъявляются
самые высокие требования по качеству. Оно должно быть почти идеальным.
Общая рекомендация начинающим фотографам — серьезный подход к
специализации. Многие хотят снимать, к примеру, для прессы. Однако
предложений в этом сегменте огромное количество, и шанс на успех имеет
только фотограф высочайшего уровня. Тогда как спрос на изображения
компьютерной тематики или животных далек от насыщения. Хорошо
проработанная тема позволяет выделиться. Так, к примеру, среди сотни
фотографов лишь единицы серьезно снимают быт обычных людей. Тащить в
деревню много оборудования не многим приходит в голову. Еще меньше тех,
кто затрачивает годы на работу в оригинальной нише. Но именно они в
результате имеют закономерный успех как от продаж через фотоагентства,
так и от гонораров преданных им клиентов.
Фотоагентство — один из самых высокотехнологичных и затратных
предприятий. Это - отказоустойчивые сервера и хранилища данных,
современные программные системы управления миллионами изображений.
1.2.2. Система управления объектом исследования
Компания ООО Вилта-медиа — это общество с ограниченной
ответственностью! Работает на основании устава. По уставу у компании 1
учредитель. Возглавляет компанию генеральный директор. На втором уровне
подчиненности:
Главный бухгалтер – Управление денежными потоками компании и
контроль расходов. Обеспечение эффективного использования ресурсов
предприятия. Контроль доходов и обеспечение фирмы финансами. Налоговое
планирование, стратегическое планирование финансовой политики компании
и его формирование.
11
Исполнительный директор — это один из основных руководителей
предприятия. Исполнительный директор находится в составе руководства
организации. Исполнительный директор выполняет функции, похожие на
функции генерального директора, но их отличие от них меньшими
полномочиями. Полномочия исполнительного директора, как правило,
закреплены в уставных документах организации. Так же, возможно
равенство полномочий руководителя организации и исполнительного
директора при разных задачах их деятельности. В его обязанности входит
составление, составление и осуществление стратегии развития организации,
ежедневная операционная деятельность и её экономическое обоснование.
ИТ директор - руководство и организация работы ИТ-департаментом;
разработка стратегии и осуществление развития организации в ИТ-сфере;
проектирование и участие в разработках ИТ-инфраструктуры организации;
руководство и развитие внутренних ИТ-проектов организации; разработка
технической, проектной, документации и внутренних регламентов;
организация закупки программного обеспечения и компьютерного
оборудования; организация технической поддержки пользователей;
взаимодействие с поставщиками и партнерами ; внедрение и разработка,
сопровождение политики информационной безопасности, других ИТ-
политик; оптимизация, планирование и исполнение ИТ-бюджета.
На следующем уровне подчинённости:
Бухгалтер – специалист в сфере финансового учета с большим кругом
обязанностей. Он не только осуществляет контроль над доходами и
расходами организации, но и проводит платежи, работает со счетами,
принимает участие в разработке экономической политики организации,
оценивает законность и перспективность сделок. Специальность крайне
востребована – всем без исключения организациям требуется бухгалтер.
12
Ключевые особенности бухгалтера в ООО Вилта-медиа:
1. Прием и оплата договоров или платежных поручений от менеджера.
2. Выставление счетов клиентам полученных от менеджера.
3. Ведение общей бухгалтерии предприятия.
Именно на основании бухгалтерии контролирующие организации
часто, оценивают законность финансовых операций, деятельность компании
и соблюдение требований законодательства в сфере налогообложения. Не
секрет, что многие руководители пытаются уйти от налогов, а многие
представители властных структур тотально коррумпированы. Потому
бухгалтер должен быть готов к давлению с двух сторон. Специалист должен
осознавать, что при нарушении закона (пусть даже по чьему-то указанию) он
будет нести персональную ответственность.
Менеджер - наемный управляющий, который следит за производством,
предоставлением услуг или оборотом товаров. Он руководит предприятием
или отделом, работает непосредственно в офисе или удаленно.
Менеджмент как направление подразумевает организацию рабочего процесса
на всех его этапах или отдельных отрезках. Чем выше профессионализм
менеджера и большой перечень навыков, тем шире будут его полномочия,
выше заработная плата и вероятность карьерного роста. Представитель
сферы менеджмента, рекомендуется изучить перечень требований, которые
предъявляются к управленцу. Не так важно, про стратегический,
административный или производственный менеджмент идет речь, менеджер
обязан распределять функции между работниками, предоставлять им
алгоритмы выполнения задач и контролировать все процессы на
предприятия. Независимо от направления деятельности, в список
должностных обязанностей профессионала входят такие пункты:
13
1. Запуск, ведение и контроль деятельности организации с целью
поддержания ее бесперебойного и результативного функционирования.
2. Привлечение клиентов;
3. Оценка степеней риска заключаемых договоренностей, соблюдение их
пунктов.
4. Заключение договоров.
5. Поддержка плодотворной связи с деловыми партнерами;
6. Привлечение сторонних экспертов к решению поставленных
руководством задач.
Отдел кадров - совокупность специализированных подразделений в
структуре предприятия (с занятыми в них должностными лицами —
руководителями, специалистами, техническим персоналом), призванных
управлять персоналом предприятия.
Системный администратор – высококвалифицированный работник в сфере
информационных технологий, который отвечает за эксплуатацию и
обслуживание серверов, программного обеспечения и оборудования,
установленного на компьютерах организации.
При обнаружении каких-то сбоев или поломок в работе как операционной
системы, так и компьютерного оборудования вся ответственность ложится на
его плечи. Естественно, системный администратор должен разбираться в
аппаратном и программном обеспечении, чтобы эффективно устранять
неисправности. Также он обязан уметь обеспечить надежную защиту
информации от хакерских атак и вирусов. Так же на предприятии он
занимается ведением web – сайта. По наставлению менеджера он изменяет,
добавляет функции web – сайта.
На рисунке 1 отражена организационная структура ООО Вилта-медиа.
14
Генеральный директор
Главный бухгалтерИсполнительный директорИТ Директор
Менеджеры
БухгалтерияСистемный администратор
Отдел кадров
Рисунок 1. Организационная структура компании.
1.2.3 Обоснование выбора задачи для объекта исследования
Когда организация только развивается, поток клиентов небольшой и
отдел продаж состоит из одного-двух менеджеров, тратить время и ресурсы
на автоматизацию их деятельности скорее всего будет лишним. Но когда
необходимость будет действительно острой, сделать это быстро и без потерь
уже сложнее.
ООО Вилта-медиа до поры до времени даже не задумываются об
автоматизации, доверяя лишь ручным действиям и таблицам Microsoft Excel.
В лучшем случае, Google Таблицам. Тем самым руководители полностью
перекладывают успех продаж на плечи менеджеров, и далее все зависит
исключительно от их внимательности и ответственности. А меж тем, простые
действия по автоматизации, которые можно выполнить за день, способны
избавить от многих проблем отдела продаж, таких как:
1. Потеря информации и клиентской базы — нередко менеджеры уходят из
компании, прихватив с собой часть клиентской базы. Если у вас нет
единого хранилища информации, вы потенциально подвержены такому
риску;
15
2. Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных
задач. Когда спилы тратят свое время на бесконечное заполнение таблиц
и отчетов, им некогда заниматься основной работой — продавать;
3. Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера
в частности;
4. Нет системного подхода и контроля. Если нет контроля и четко
прописанных регламентов, в отделе будет царить хаос, который ни к чему
хорошему не приведет.
В итоге автоматизация бизнес процесса между менеджером и
покупателем позволяет провести глубокую аналитику деятельности
компании в удобном графическом виде доступна 24/7. Каждый менеджер
может отслеживать свои продажи и текущие результаты. Руководитель
устанавливает и контролирует планку как для сотрудника, так и для
отдела в целом. Собственник бизнеса, в свою очередь, получает
комплексные данный о работе компании.
1.2.4 Определение связи задачи исследования с другими задачами
Для постановленной задачи надо понять, как работает взаимодействие
клиента с менеджером в организации ООО «Вилта-медиа».
Основной для бизнеса медиа агентства служит подбор и лицензирование
фотографий – это примерно 90%. Сейчас организованна схема выглядит
следующим образом. Заказ поступаю по телефону или электронной почте
менеджеру. Менеджер ищет фотографию в стоках или заказывает фотографу,
после занимается лицензированием (после лицензирование передает фото
клиенту. см рисунок 4). Изображения являются объектами авторского права,
защищаются им по умолчанию. Это означает, что вы можете разместить
изображение только в следующих случаях:
1. если вы являетесь его автором и согласны с распространением своего
произведения под приведёнными ниже свободными лицензиями;
16
2. если изображение является общественным достоянием или
распространяется под какой-либо свободной лицензией;
3. если автор изображения явно дал право всем желающим на его
свободное распространение, изменение и использование в любых, в том
числе коммерческих целях;
4. в случае, если изображение сделано человеком (организацией), не
являющимся участником Википедии (и не имеющим к ней интереса), но
готовым передать изображение на условиях свободной лицензии, то для
этого следует воспользоваться специальной системой OTRS для
подтверждения разрешения;
не размещайте изображения, автор которых дал согласие на их
размещение, либо в некоммерческих целях;
допускается размещать скриншоты, снятые с программных продуктов,
кадры из кинофильмов, изображения денежных знаков и остальные
изображения, использование которых может быть трактовано как
добросовестное использование.
A0
ООО «Вилта-медиа»
Заявки
Документ ы
Заказчик
Документ ы
Приказы и
распоряжения
Менеджер по
продажам
Бухгалт ер Фотограф Фото стоки
Реклам а
Фотографии
Бухгалтерская отчетность
Договоры
Рисунок 2. Контекстная диаграмма деятельности предприятия ООО «Вилта-
медиа».
17