25
2.2 Моделирование бизнес-процессов отдела автоматизации в
методологии IDEF0 и EPC
В качестве методологии анализа работы отдела автоматизации
используем так же IDEF0 [15].
В соответствии с требования методологии анализ должен начинаться с
контекстной диаграммы, которая показывает связь отдела автоматизации с
внешним окружением.
В качестве механизмов предлагается использовать инфраструктуру,
технику, средства связи, штатных сотрудников и преподавателей,
привлекаемых в рамках аутсорсинга.
Управляющими элементами будут являться федеральные законы и
кодексы, например ГК, ТК, закон "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации", положение об отделе, должностные
инструкции, приказы и распоряжения колледжа. Контекстная диаграмма
представлена на рисунке 12.
Рисунок 12. Контекстная диаграмма
Ниже на рисунке 13 приводится диаграмма первого уровня.
26
Рисунок 13. Диаграмма первого уровня
Подробно рассмотрим бизнес-процесс обработки заявки, используя
диаграмму ARIS. По существующим в настоящее время регламентам
разрешается дополнять диаграммы IDEF не диаграммами DFD, как было
принято ранее, а EPC – диаграммами.
В выпускной квалификационной работе рассматривается создание
информационной системы автоматизации приема заявок на ремонт и
модернизацию техники и программного обеспечения в колледже.
2.3 Обоснование схемы вычислительной сети, в которой будет
производиться эксплуатация информационной системы для решения
задачи
Приведем на рисунке 14 схему вычислительной сети, в которой будет
функционировать программа.
27
Рисунок 14. Схема вычислительной сети
В приложении 2 приводится порядок создания отказоустойчивого
кластера на базе Linux, указанного на схеме вычислительной сети.
Заявки на устранение неисправностей в техническом и программном
обеспечении будут заполнять сотрудники колледжа, сами сотрудники отдела
автоматизации при необходимости проведения плановой профилактики,
плановой установки ПО и в том случае если от сотрудников колледжа
поступил телефонный звонок с описанием проблемы. Все заявки будут
учитываться, что поможет организации рабочего времени сотрудников, а
также своевременного профилактическому устранению проблем, в том
случае, когда одна и та же проблема возникает в различных подразделениях.
Например, если поступила партия из 20 компьютеров с некачественными
блоками питания, то лучше заранее поменять и сдать неудачные блоки,
чтобы минимизировать ущерб. Приведем на рисунке 15 EPC-диаграмму
«прием заявок с использованием информационной системы»
28
Рисунок 15. EPC-Диаграмма бизнес-процесса «Прием заявок»
Кроме автоматизации процесса приема заявок использование
информационной системы позволит осуществлять контроль за качеством
профилактических работ, ремонта и модернизации вычислительной техники
и программного обеспечения. Дополнительно, основываясь на
статистических данных можно прогнозировать и своевременно устранять
проблемы с качеством оборудования и программного обеспечения.
29
Использование программы позволит освободить время сотрудников,
которое затрачивается на прием заявок по телефону, поскольку сотрудники
отдела большую часть времени находятся в различных помещениях
колледжа, настраивая и ремонтируя технику и ПО и регистрировать новые
заявки по телефону им часто технически затруднительно.
Если сотрудник отдела автоматизации не понял суть проблемы,
изложенной сотрудниками подразделения, он всегда может задать
уточняющие вопросы по телефону и внести дополнительные уточняющие
сведения в заявку.
Значительного выигрыша во времени при использовании
информационной системы приема заявок не прогнозируется, но ее внедрение
повышает уровень удобства для сотрудников и эффективность
аналитической работы.
2.4 Подготовка схемы документооборота для информационной системы
Ниже на рисунке 16 приводится диаграмма электронного и бумажного
документооборота, связанного с разрабатываемой информационной
системой. Для ее проектирования был проведен опрос всех сотрудников и
фотографии рабочего времени сотрудников.
30
Хранилище общих данных
Документы
Отдела
автоматизации
Картотека
Опись вычислительной
техники и программного
обеспечения поставленного
на учет
Инструкции
по использованию
установленного ПО
Сведения о приобретенной
новой вычислительной технике,
и комплектующих
(в электронном и бумажном виде)
-гарантийные талоны, чеки,
Акты приемы передачи
-Положение об отделе
автоматизации,
-должностные инструкции,
-сотрудников
Хранилище общих данных
Сведения о материально
ответственных сотрудниках аптек
Приказы об утверждении материально-
ответственных сотрудников
информационная
система
по обработке
заявок на ремонт
Заказы на
комплектующие,
ПО, отчеты,
аналитические
материалы и т.п
Хранилище общих данных
Заявка
На обслуживание
Рисунок 16. Диаграмма бизнес-процесса электронного и
бумажного документооборота
2.5 Обоснование необходимости внедрения ИС
Согласно статистике, в среднем отдел автоматизации обрабатывает
около заявок от сотрудников и порядка 150 различных видов плановых
работ. Поскольку кабинеты колледжа расположены в разных корпусах, то
кроме времени на выполнение работы требуется также время на то чтобы
сотрудник прибыл на место, в связи с чем достаточно сложно посчитать
среднее время обслуживания одной заявки. В связи с этим, основное
направление повышение эффективности работы отдела автоматизации – это
проведение профилактических работ, обучение сотрудников колледжа
рациональному и бережливому обращению с техникой, удаленному
обслуживанию программного обеспечения.
31
Внедрение информационной системы приема, учета и аналитической
обработки заявок позволит ускорить работу над заявками, оптимизировать
время в пути, своевременно выявлять проблемы, которые с высокой
степенью вероятности могут возникнуть. Например, если несколько
принтеров из одной серии после заправки картриджей дают некачественную
печать, и эта проблема решается перепрошивкой, то разумно провести
перепрошивку до того момента как, придется заправлять у них картриджи.
Аналогично, разумно иметь в каждом корпусе колледжа запасные
картриджи, чтобы замена не происходила в авральном режиме. Достаточно
много проблем бывает и с программным обеспечением, практика показывает,
что при появлении проблем в каком-либо из корпусов колледжа есть смысл
провести профилактические мероприятия удаленно во всех корпусах
колледжа.
Наиболее часто встречаются следующие технические поломки
вычислительной техники, которые можно успешно предупреждать вы:
Перегрев. Для исключения перегрева необходимо правильно
оборудовать место для установки вычислительной техники, по возможности
в помещениях, оборудованных кондиционерами и своевременно очищать ее
от пыли, Перепады напряжения, проблема решается приобретением
источников бесперебойного питания и отсекателями скачков напряжения,
кроме того необходимо проверять правильный монтаж розеток.
Некачественная сборка, в том случае если компьютеры
приобретались серией, имеет смысл проверить всю серию старение техники;
Механическое воздействие, необходимо предупреждать сотрудников
о недопустимости использовать системные блоки в качестве подставок,
передвигать их во включенном состоянии, и т.п.
Тараканы и мыши.
Наиболее часто встречаются следующие поломки программного
обеспечения. Для решении проблем с программным обеспечением на всех
компьютерах колледжа установлен TeamViewer. Его использование
32
позволяет решать проблемы удаленно причем для этого могут, кроме быть
использованы iPhone/ iPad/Android, при этом клиенты установлены на
серверах под управлением Linux и компьютерах в колледжаах под
управлением Windows. Программа платная и администрация колледжа
заплатила за ее использование $200. В целях безопасности везде установлен
только контролируемый доступ.
Поскольку TeamViewer был приобретен официально, то со всеми
колледжаами с помощью TeamViewer установлено VPN соединение.
Установлен голосовой и текстовый чат на всех компьютерах колледжа.
Также TeamViewer поддерживает Wake-on-LAN (возможность удаленного
включения, перезагрузку и подключения в безопасном режиме.
2.6 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
базируется на трех составляющих:
Правовое обеспечение (составляющие приведены на рисунке 17);
Организационно-технические и режимные меры и методы;
Использование программно-технических способов и средств;
Системный подход к защите конфиденциальной информации
основывается на следующих составляющих:
Правовое обеспечение
Организационно-технические и режимные меры и методы
Программно-технические способы и средства
33
Правовое обеспечение информационной
безопасности
Конституция
Федеральные
законы
Подзаконные
акты
Ст.23
Ст.24
Ст.29 п.4
Ст.29 п.5
Ст.44 п.1
Ст.55 п.3
Ст.56 п.1
О персональных данных
Трудовой кодекс
О государственной тайне
О коммерческой тайне
О банковской тайне
Об информации,
информационных
технологиях и защите
информации
Уголовный кодекс
(преступления в области
защиты информации)
Кодекс об
административных
правонарушениях
(правонарушения в области защиты
информации)
Гражданский кодекс (4
часть)
Указы
Президента
Постановления и
распоряжения
Правительства РФ
Акты федеральных
министерств и
ведомств;
Акты
исполнительной
власти субъектов
РФ;
Акты органов
местного
самоуправления;
Рисунок 17. Составляющие информационной безопасности
Работа отдела автоматизации регламентируется также следующими
локальными нормативно-правовыми актами
34
-Положением об отделе автоматизации
-Должностными инструкциями сотрудников отдела
-Распоряжением «О единой информационной политике колледжа
-Распоряжением директора колледжа о порядке работы с информацией.
Согласно распоряжению сотрудники должны пройти обучение правилам
работы с конфиденциальной информацией, ознакомление с мерами
ответственности за нарушение правил защиты информации и др, включая
организацию разработки и использования документов и носителей
конфиденциальной информации, их учет, исполнение, возврат, хранение и
уничтожение;
- Распоряжением директора колледжа о порядке работы с
информацией, содержащей персональные данные.
- Средства контроля доступа в помещения.
Кроме того, в случае необходимости могут приниматься нормативно-
правовые акты кратковременного действия.
Организационно-технические и режимные меры о программно-
технические и методы в филиальной сети включают в себя:
- Ограничение доступа к вычислительной технике. Посторонние лица к
работе с техникой не допускаются.
- Обучение сотрудников основам работы с вычислительной техникой и
программным обеспечением.
- Обучение материально-ответственных лиц методам правильного
учета и контроля за вычислительной техникой.
- Оборудование серверной, обеспечение охраны, противопожарной
безопасности, режима охлаждения и вентиляции, определение
ответственного за содержание серверов в соответствии с техническими
регламентами.
Дополнительно следует учитывать возможность краж, комплектующих
сотрудниками, для чего необходимо своевременно ставить на учет
комплектующие, чтобы исключить возможность подмены.