66
Российской Федерации», что не подходит нам для обозначенных задач. Так как
структура управления Счетной палаты РФ и Счетных палат регионов
разрозненная, то регионы не снабжаются разработками подведомственного
Счетной палате РФ ФКУ «ЦЭАИТ СП», регионы пользуются собственными
разработками или разработками сторонних организаций.
Исходя из сказанного представленный в этом разделе краткий обзор
содержит сжатый анализ решений, предложенных на российском рынке. В него
вошли системы Электронный архив ЭТЛАС компании ATLAS SOFT, СЭД
ТЕЗИС от компании Хоулмонт (Haulmont).
Обзор решений для создания электронного архива начнем с рассмотрения
системы Электронный архив ЭТЛАС компании ATLAS SOFT.
Электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное
средство организации надежного централизованного хранения всех документов
компании и регулируемого доступа к ним. Электронный архив ЭТЛАС может
использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве
основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.
Функционал ЭТЛАС дает возможность:
• Централизованное и надежное хранение всех документов организации
• Значительная экономия времени при поиске документов
• Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных документов
• Защита от потери документов
• Различные уровни доступа сотрудников к документам организации
• Возможность создания картотек любых объектов
• Безопасный доступ к документам из любой точки мира
• Автоматизация архивного дела организации в соответствии со всеми
принятыми стандартами
Системы электронного архива ЭТЛАС и электронного документооборота
ЭТЛАС основаны на клиент-серверной архитектуре, которая показана на
нижеприведенной схеме (рисунок 7).
67
Рис. 7 Клиент-серверная архитектура системы ЭТЛАС
Клиентские рабочие места взаимодействуют с основным сервером ЭТЛАС,
либо локальным сервером ЭТЛАС, в зависимости от сетевой конфигурации
организации.
Клиентские приложения на рабочих местах идентичны для всех ролей, и
автоматически подстраивают свой интерфейс в зависимости от роли
конкретного пользователя в системе.
Ключевым отличием схемы работы электронного архива ЭТЛАС от
электронного документооборота ЭТЛАС является отсутствие автоматизации
бизнес-процессов внутри системы. При этом входные и выходные
информационные потоки идентичны, как и внутренняя структура пространства
документов системы.
Ниже перечислены источники поступления информации в систему:
• Офисные приложения, позволяющие создавать и вносить в систему
любые документы;
68
• Поточный либо планшетный сканер, взаимодействуя с которым система
позволяет создавать отсканированные многостраничные PDF и MS Word-версии
документов;
• Файловая система, позволяющая импортировать в систему как отдельные
документы произвольных форматов, так и их группы, и иерархические
структуры документов (папки с неограниченной вложенностью).
Поддерживается импорт как с локальных дисков, так и из сетевого окружения;
• Сторонние информационные системы, интеграция с которыми позволяет
производить обмен как документами, так и другими данными, что позволяет
полностью интегрировать систему ЭТЛАС в информационную инфраструктуру
организации.
В систему могут быть внесены любые документы (файлы), при этом их
размер ограничен возможностями файловой системы серверной машины
(ограничение размера документа в системе ЭТЛАС - 16 Экзабайт). Помимо
документов, имеющих хотя бы одну электронную версию (файл), в систему
могут быть добавлены документы без версий, путем создания соответствующих
регистрационных карточек. Подобные документы могут описывать любые
объекты, необходимые пользователю, и позволяют организовать регистрацию и
каталогизацию любых данных.
После прохождения регистрации, документы попадают в основное
пространство документов, представляющее собой универсальное средство
структурирования документов. Основное пространство документов
поддерживает как произвольное размещение документов в папках, создаваемых
пользователями вручную в соответствии с неформализованными правилами, так
и автоматическое размещение документов в зависимости от их типа, в
соответствии с заранее настроенными правилами.
Из основного пространства документов, документы могут быть удалены в
корзину документов, либо помещены в архив. Корзина позволяет избежать
потери документов при случайном удалении, при этом возможность очистки
корзины доступна только администраторам системы. Корзина поддерживает два
уровня удаления, и разделение удаленных документов по пользователям. Архив
69
документов позволяет скрыть документы, актуальность которых не требует их
хранения в общем пространстве документов, при этом сохраняется возможность
их поиска и получения доступа к ним.
Резервное хранилище документов содержит копии всех документов
системы, позволяя полностью восстановить работу с системой и ее документами
в случае утери данных на основном сервере системы.
На протяжении всего цикла своей жизни в системе, документы могут быть:
• Открыты в соответствующем приложении, как для ознакомления, так и
для редактирования;
• Распечатаны на принтере;
• Отправлены по факсу и электронной почте;
• Экспортированы в файловую систему, в том числе сетевое окружение;
• Переданы в сторонние информационные системы.
Далее рассмотрим СЭД ТЕЗИС от компании Хоулмонт (Haulmont). СЭД
ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования – нет
необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся
функциональность для автоматизации классического документооборота
заложена в типовом решении:
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Автоматизация документооборота.
• Электронная канцелярия.
• Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчетов и нумераторов и т.д.
В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой
настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
Важные преимущества СЭД ТЕЗИС — полноценный веб-доступ и
современное мобильное приложение, что обеспечивает комфортную работу на
любом устройстве.
• Полнофункциональный веб-клиент, поддержка всех браузеров.
• Работа в любой операционной системе: MacOS, Windows, решения на базе
Linux и Unix.
• Кроссплатформенность, поддержка любых СУБД, совместимость с
любым серверным и другим ПО.
70
• Передовое мобильное приложение для смартфонов и планшетов на iOS и
Android.
Система ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач -
специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки
документооборота, в том числе в распределенных компаниях с большим числом
пользователей.
• Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы (кластеризация,
трехзвенная архитектура).
• Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на
распределенных серверах и при большом количестве пользователей.
• Интеграция с внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен
XML файлами, взаимодействие на уровне базы данных и другое).
В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа CUBA уровня
предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы
в различных отраслях.
• Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в
архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию
системы без отказа от модифицированных функций и модулей.
• Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт
возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом
являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя
распознать наличие в коде вредоносных компонентов.
• Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее
популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому
заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать
услуги по модификации системы.
• Мультиязычный интерфейс.
Система поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и
Расширенная. Все три редакции содержат основные блоки функциональности –
Управление задачами, Управление документами и Управление канцелярией.
Система позволяет автоматизировать процессы создания, согласования,
утверждения, регистрации документов, постановку и отслеживание задач[6].
71
К основным функциям системы относятся:
Управление задачами
• постановка и контроль сроков выполнения задач;
• возможность назначения ролей контролера и наблюдателя задачи, а также
нескольких исполнителей;
• импорт задач из Microsoft Project;
• контроль и возможность сопоставления занятости исполнителей задач с
помощью диаграммы Ганта;
• создание подчиненных и зависящих друг от друга задач, групп задач и
исполнений протокола;
• возможность отслеживания выполнения задач своего подразделения с
помощью папки «Мой отдел»;
• функция создания периодической задачи, отложенных задач;
• календарь событий;
• конструктор отчетов по любым показателям (поддерживаются форматы
.doc, .xls, .pdf и .html);
• организация Service Desk (автоматическое создание задачи из письма на
электронную почту).
Управление документами
• автоматизация процесса работы с документом / договором на всем пути
его использования в организации;
• возможность создания документа на основании задачи и задачи по
исполнению документа;
• функции параллельного или последовательного согласования документа,
утверждения в соответствии с особенностями документооборота компании;
• разграничение прав доступа и ролей сотрудников в системе;
• работа с вложениями из Microsoft Office и OpenOffice;
• диаграмма процессов по документам и договорам.
Электронная канцелярия
• функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• наложение резолюции на документ и создание задачи на его основании;
• механизм предотвращения повторной регистрации входящего документа;
72
• создание номенклатуры дел, внутренних нумераторов документов и дел;
• отслеживание истории переписки с контрагентом;
• функция печати конвертов;
Другие функции и модули
• система оповещений о сроках исполнения задач в области уведомлений,
по электронной почте и по SMS;
• система замещения пользователей на время отпуска, командировки и т.д.;
• конструктор бизнес-процессов, карточек задач и документов
• полнотекстовый поиск и возможность фильтрации записей;
• просмотр предыдущих версия карточек и вложений;
• возможность загрузки вложения со сканера;
• функция обсуждения и комментирования задачи или документа;
• возможность создания шаблонов, в т.ч. персональных, и папок
отображения карточек;
• возможность создания карточки задачи (документа) на основании
электронного письма из Outlook;
• модуль распознавания текста;
• модуль "Единый холдинг", разработанный для организаций с холдинговой
структурой;
• модуль интеграции с корпоративным порталом предприятия;
• модуль «Учет обращений граждан»;
• модуль интеграции с внешними учётными системами
(например, 1С:Предприятие 8.2., SAP и др.)
• мобильная версия для смартфонов и планшетом с экраном от 7’’ до 11’’
(поддерживает ОС Android и iOS);
• поддержка визуального редактора Cuba Studio для быстрого создания
карточек и справочников;
Выводы:
1. Как видно из возможностей представленных систем, они являются
законченными продуктами, нацеленными на корпоративный сегмент рынка. Не
смотря на обещания разработчиков данных систем про легкую адаптацию под
любые масштабы и необходимые потребности организаций, данные системы
73
будут всегда перегружены лишним функционалом, который не будет
использоваться организацией но тем не менее будет оплачен.
2. Учитывая масштабы и возможности систем, их внедрение потребует
значительных затрат на, закупку оборудования для обеспечения минимальных
аппаратных и системных требований.
3. Помимо затрат на внедрение, сами системы имеют достаточно высокую
стоимость лицензий на право использования. На пример – базовая лицензия
системы ТЕЗИС на 25 одновременных подключений будет стоить 140000
рублей.
4. Хотелось бы отметить тот факт что чем сложнее и разнообразней по
функциям система, тем выше порог вхождения и дороже обучение сотрудников
организаций.
Опираясь на сделанные выводы было принято решение улучшить
эффективность деятельности Счетной палаты по Чукотскому автономному
округу за счет создания системы учета контрольных и экспертно-аналитических
проверок в рамках разработки ВКР. Кроме того, предложенная мной система
наилучшим образом адаптирована под задачи Счетной палаты по Чукотскому
автономному округу и отвечает реальным потребностям сотрудников отдела, т.к.
именно они были постановщиками задачи.
1.4.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Определим стратегические и функциональные свойства информационной
системы учета контрольных и экспертно-аналитических проверок Счетной
палаты Чукотского автономного округа.
Внедряемая информационная система учета контрольных и экспертно-
аналитических проверок Счетной палаты Чукотского автономного округа
должна обладать хорошей масштабируемостью и высокой надежностью
хранения данных. Так же Система должна легко адаптироваться под
программную среду Счетной палаты Чукотского автономного округа. При
внедрении, данная Система должна иметь возможность гибкой доработки, так
как возможно потребуется дальнейшая доработка Системы для расширения
74
функций информационной системы для других структурных подразделений
Счетной палаты. Система не должна быть загромождена большим количеством
ненужных функций. Основными функциями системы должны быть:
сопровождение всех этапов контрольных мероприятий, работа как хранилище
документов по проведенным мероприятиям, понятный интерфейс пользователя,
функциональный интерфейс администратора и систему отчетов.
Для реализации проекта можно выделить следующие этапы:
1. Анализ существующих процессов учёта деятельности АИС Счетной
палаты. Заключается в сборе и анализа следующих показателей: количество
проведенных проверок, количество принятых решений, количество решений
оставленных на контроль, среднее время на составление отчетов о проведенных
проверках и принятых решениях.
2. Определение полной совокупности функционала, который
предстоит автоматизировать. Определение, того, что реализовано в системе уже
сейчас и тех функций, которые будут разработаны в процессе разработки и
внедрения Системы.
3. Выбор стратегии автоматизации. Анализ существующих типов
стратегий автоматизации и подбор наиболее подходящего к Структуре и бизнес
процессам палаты.
4. Формирование Технического задания и графика выполнения работ.
Существует четыре варианта стратегии автоматизации:
● кусочная (хаотичная) автоматизация;
● автоматизация по участкам;
● автоматизация по направлениям;
● комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение
предприятием без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов
информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы
предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы
предприятия связано с новыми, значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных
производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций.
75
Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки,
где применение автоматизированных систем дает значительный экономический
эффект, например за счет сокращения персонала.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании. В этом случае компания
получает полную автоматизацию работы, например, кадровой службы,
производства, бухгалтерии или логистики. Такой подход к автоматизации
вполне нормален и в дальнейшем интеграция уже автоматизированных
направлений в рамках всего предприятия не будет связана с серьезными
препятствиями.
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит так как мы
автоматизируем целое направление работы по организации контрольно-счетных
мероприятий, при этом используется несколько составляющих Системы, такие
как сервер, БД, клиент/серверное приложение, нельзя автоматизировать только
часть из них, эффекта от этого будет ноль.
Полная стратегия автоматизации тоже не подходит в нашем случае, так
как мы автоматизируем одно из направлений деятельности Счетной палаты
Чукотского автономного округа.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в данной
ВКР, потому что в нашем случае мы автоматизируем одно из направлений
деятельности - учета контрольных и экспертно-аналитических проверок.
Автоматизировав процесс учета проверок, можно будет сократить временные и
трудовые затраты аппарата Счетной палаты, повысить продуктивность его
работы.
1.4.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
● разработка (самостоятельная и заказная);