42
(считыватели, контроллеры), что и СКУД, но обладают дополнительными
функциями программного обеспечения (ПО). Именно специализированное ПО
превращает обычную СКУД в систему учета времени. Необходимо отметить, что
СУРВ обрабатывает значительно больший объем информации по сравнению с
обычной системой доступа. Поэтому при приобретении СУРВ следует тщательно
выбирать производителя, обращая особое внимание на надежность и скорость
передачи информации в системе.
DeskTime
Из плюсов учета работы DeskTime можно отметить разделение времени по
проектам, наличие экспорта в текстовые форматы. Однако, в регламенте
DeskTime есть возможность задавать только начало рабочего дня, которое
применяется сразу для всех рабочих дней. Увы, перерывы и время конца рабочего
дня в системе учета работы DeskTime задать нельзя.
Yaware
В Yaware присутствует поддержка макросов, есть мобильные приложения,
мониторинг оффлайн активности, возможность объединения учеток. Огорчила
скорость загрузки интерфейса, и вообще система учета работы работает, мягко
говоря, “неспешно”. В отчете по опозданиям Yaware зачем-то показывается
продуктивное и непродуктивное время. Регламент в системе учета работы Yaware
как таковой отсутствует, но при просмотре статистики все-таки можно указать
начало рабочего дня (правда сразу для всех). Перерывы на обед и конец рабочего
дня в Yaware задать нельзя.
Cyclope
Cyclope – одна из немногих систем учета работы, в которых есть список
нарушений и выезжающие графики. Однако осваивать программу придется долго
— только справка занимает 68 страниц. За это время можно прочитать
полноценную книгу.
В сводных таблицах по сотрудникам нет продуктивного и непродуктивного
времени, только общее время активности. Время продуктивности можно
посмотреть только по одному сотруднику или можно посмотреть суммарное сразу
по нескольким сотрудникам. А вот сравнить сотрудников или отделы по этим
показателям в системе учета работы Cyclope не получится.
43
CrocoTime
Пока еще нет поддержки макросов, но как заявляет компания, разработки
ведутся. Можно быстро просматривать статистику системы учета работы по
отделам и находить нарушения. Есть показатели: продуктивное и непродуктивное
время, время опозданий, количество прогулов, выполнение нормы часов. Система
учета работы действительно быстро работает, а статистику можно просматривать
с айпада, находясь в командировке.
Staffcop
Система мониторинга действий пользователя Staffcop, к сожалению, не
осуществляет учета времени. Однако в Staffcop можно посмотреть скриншоты и
точное (до секунды) время открытия каждого окна.
Сравнение систем приведено в таблице 1.11.
Таблица 1.11
Сравнение СУРВ
Возможность
DeskTime
CrocoTime
Yaware
Cyclope
мониторинг программ
+
+
+
+
мониторинг сайтов
+
+
+
+
веб-интерфейс
+
+
+
+
показатели по отделам
—
+
—
—
нецелевое время по сотрудникам
+
+
+
общее время опозданий
—
+
+
—
общее количество прогулов
—
+
—
—
учет праздников в графике работ
—
+
—
—
Исходя как из функциональных показателей, так и из цены продуктов
можно сделать следующий вывод. Проведенный анализ показывает, что ни одна
из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не учитывает
правила ведения внутреннего документооборота компании, установленного
стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке. Доработка
рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть
признана нецелесообразной.
44
1.4.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Способы внедрения ИС – это совокупность действий от определения и
формализации решения об использовании ИС до момента, когда ИС уже будет
использоваться в компании. Есть следующие способы приобретения ИС:
• Создание (самостоятельно или на заказ);
• Покупка системы (отечественной или зарубежной ИС);
• Покупка и последующая доработка (самостоятельно или на заказ);
• Арендование.
Опишем детально все способы на предмет их применения к автоматизации
указанной ранее задачи.
При покупке готового решения важно выбрать такое решение, которое
сможет 100% соответствовать схемам построения бизнеса. Это довольно сложно,
поскольку разработчики систем автоматизации хотят угодить большинству
потенциальных клиентов и создают системы, которые изначально перегружены
лишним функционалом, за который в любом случае надо платить, либо система
является каркасом для реализации решения под отдельного потребителя. Эти
варианты не подходят для решения указанной ранее задачи, поскольку покупка
готовой ИС для автоматизации по направлениям становится невыгодным с точки
зрения конечной стоимости такой системы.
Купленная ИС также не подходит из-за ряда недостатков и минимального
функционала, плохо проработанной системы будущего развития ИС, длительного
срок адаптации под требования предприятий, так же необходимости постоянного
обращения в службу поддержки.
Заказ разработки у другой IT-компании дает возможность получить ИС,
которая будет удовлетворять бизнес-правилам компании в настоящий момент. Но
в процессе изменения бизнес-процессов может потребоваться ее переработка, что
выльется в дополнительные затраты на переработку уже созданной ИС.
Покупка и доработка имеет место, если объем доработки не так велик,
подобная доработка становится возможна в рамках модели ядра ИС, что может
вызвать затруднения из-за отсутствия полноценной документации. Вариант с
арендой ИС имеет следующие преимущества:
45
1. Оптимизирует инновационные возможности компании благодаря
взаимодействию и партнерству с поставщиками мирового уровня, которые уже
накопили огромный интеллектуальный потенциал и имеют богатый опыт
разработки;
2. Поддерживает большую гибкость компании в момент очередного изменения
рыночной ситуации или потребительских предпочтений: удобнее и дешевле
начать сотрудничать с новыми поставщиками, у которых уже есть необходимые
технические возможности и ресурсы, чем полностью менять внутреннюю
деятельность компании, заменяя одни мощности и ресурсы на другие;
3. Ускоряет процесс приобретения новых ресурсов и навыков;
4. Дает возможность подробнее останавливаться на тех операциях, которые
реализуются внутри самой компании, а также тех, которые лучше изначально
сохранить под ее контролем.
Однако в таком случае компания рискует вывести за свои пределы
значительную часть деятельности и может потерять некоторые собственные
ресурсы и возможности. И тогда компания утратит виды деятельности, которые
гарантировали ей успех на рынке в течение некоторого времени.
Поэтому ИС будет создаваться в компании собственными силами,
поскольку в штате фирмы есть квалифицированные сотрудники, способные
разработать и внедрить данную ИС. Создание собственной системы обязывает
компанию иметь специалистов, способных реализовать анализ бизнес-процессов,
спроектировать и внедрить систему для их автоматизации. Так как
автоматизируется одно не самое объемное направление деятельности,
имеющимся сотрудникам не составит особого труда реализовать весь комплекс
работ по созданию проекта, разработке и внедрению системы автоматизации.
Полученная в итоге ИС будет сочетать в себе необходимый функционал,
учитывать основные особенность работы, а также пожелания и требования
сотрудников компании, поскольку будет изначально являться уникальным
продуктом, позволяющим оперативно дорабатывать функциональность в
соответствии с требованием работников компании.
46
1.4.3 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации определяется формализованная система
правил, на основе которых будет создаваться проектируемая ИС.
В процессе создания IT-стратегии учитываются базовые параметры
разрабатываемой ИС, чтобы в дальнейшем она отвечала некоторым требованиям:
• Расширяемость, то есть система должна обеспечивать растущие
потребности компании;
• Настраиваемость, то есть система должна быть проста в управлении
и изменении для внутренних бизнес-процессов и внешней среды;
• Совместимость, то есть все основные компоненты системы должны
быть взаимозаменяемы и соответствовать требованиям ИБ;
• Эффективность работы, то есть применение того или иного решения
должно быть экономически оправдано;
• Независимость, то есть заказчик не сможет попасть в зависимость от
поставщиков решений, при этом у него не возникнет необходимости в
содержании своего штата программистов.
Задача разработки стратегии автоматизации состоит из:
• Подготовительного этапа;
• Изучения, анализа и систематизации главных и вспомогательных
бизнес - процессов фирмы;
• Улучшения принципов управления компании.
Фазы разработки стратегии включают в себя:
• Описание существующих в компании ИС для отражения их
соответствия функциональным задачам бизнеса на всех уровнях управления,
пользовательского окружения, структуры потоков данных, организации их
хранения и доступа к ним;
• Проектирование и исследование главных и вспомогательных
процессов с учетом их информационной поддержки и взаимосвязи с структурой
управления;
• Утверждение целей и задач модернизации информационных
технологий в соответствии с целями и задачами бизнеса. Установка
47
первоочередных задач автоматизации и подготовка предложений по их
реализации;
• Создание системного проекта по реализации комплексной ИС,
предполагающего объединение действующих и разрабатываемых компонент (по
функциональности, структуре данных, их изменению и организации доступа);
• Технико-экономическое обоснование частей проекта
информатизации компании на базе выделяемых факторов эффективности.
Проект по созданию стратегии реализуется в тесном взаимодействии с
представителями подразделений бизнеса на каждом этапе его разработки. В
проектную команду входят не только IT-специалисты, но и управленческий
состав, руководящий соответствующими бизнес-процессами.
Для автоматизации задачи среди уже созданного множества стратегий
выбирается один из следующих видов автоматизации:
• Хаотичная;
• По участкам;
• По направлениям;
• Полная (комплексная).
К минусам хаотичной автоматизации можно отнести отсутствие полной
стратегии развития автоматизированных систем, что может привести к разработке
незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных
систем, которые нельзя будет эффективно применять в повседневной
деятельности компании. При этом сама фирма продолжит нести убытки,
связанные с задвоением функций, которые бы могла выполнять комплексная ИС,
и обслуживанием сложных процедур обмена данными.
Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих подразделений предприятия,
сгруппированных по функциональному признаку (к примеру, бухгалтерия,
канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам включает в себя отбор одного или
нескольких участков работ, а точнее, задач, выполняемых одним или несколькими
сотрудниками конкретного отдела без привязки к установленным в компании
бизнес-процессам. Такой способ характерен для отдельных случаев: объем
инвестиций компании недостаточен для полной автоматизации; есть участки, где
48
использование ИС дает видимый экономический эффект, к примеру, за счет
сокращения сотрудников; технология работы или иные условия не смогут
обходится без применения ИС. Для того, чтобы автоматизация по участкам стала
эффективной, необходимо создание стратегических и оперативных планов
автоматизации документооборота.
Автоматизация по направлениям деятельности, к примеру, управление,
производство, сбыт, контроль финансов и т.п. От автоматизации по участкам
отличается тем, что автоматизация по направлениям работ включает участие в
подобном процессе всех организационных подразделений, работа которых
связана с автоматизируемым направлением. Зачастую любое направление бизнес-
процесса охватывает почти все подразделения предприятия, именно поэтому
автоматизацию по направлениям не стоит рассматривать, как локальную.
Автоматизация по направлениям заключается в выборе автоматизации одного или
нескольких бизнес-процессов в полном объеме – от начала до конца, при этом
необходимо проведение реинжиниринга бизнес-процессов и разработки модели
документооборота всей компании. Для увеличения эффективности процесса
автоматизации по направлениям нежно разработать стратегический и
тактический планы автоматизации. Подобные планы должны быть пересмотрены
после завершения автоматизации отдельного бизнес процесса и оценки
достигнутых результатов.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение ИС на все функции
управления и все бизнес-процессы компании за счёт изначальной интеграции на
этапе внедрения. Практическим результатом перехода к единой ИС становится
общий для всей компании стандарт на возможности взаимодействия
пользователей с системой (применение одних и тех же процедур обработки
документов, необходимых для составления различных управленческих решений).
Можно выделить некоторые особенности комплексного подхода к автоматизации
документооборота компании: увеличение экономической эффективности этого
подхода по сравнению с другими (по направлениям, по участкам); повышение
требований к качеству управления процессом интеграции системы. Определение
одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота
выражается результатом анализа текущего и предполагаемого состояния
49
компании на некоторый период. Данный подход очень дорог и длителен, поэтому,
в силу существующих экономических и временных ограничений, в данной задаче
не применим.
В исследуемом случае лучше всего подходит стратегия автоматизации по
направлению. Следовательно, предприятие сможет автоматизировать
деятельность по реализации учету продаж, получив при этом экономический
эффект.
Временные ограничения в данном случае связаны со следующими
факторами:
− необходимостью обучения персонала;
− тратой времени на внедрение системы.
К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся
следующие ограничения:
− отношение персонала к автоматизации,
− особенности рынка труда, трудовое законодательство.
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
существующего программного продукта под бизнес-процессы организации,
предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизация
уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей
развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических
возможностей.
Для рассматриваемой задачи более подходит вариант с реинжинирингом
существующих бизнес-процессов так, как это описано выше и доработкой
существующей автоматизированной системы.
Также имеются следующие стратегии автоматизации:
1) Хаотичная автоматизация подразумевает наиболее неэффективный
вид вложения средств для развития компании. Под автоматизацией можно
понимать внедрение стратегического плана разработки и развития. При таком
подходе процесс перехода на IT выражается локальными временными задачами,
и никак не связан с реальными запросами бизнеса. В таком случае компания
рискует получить разрозненные ИС, стоимость объединения которых
сопоставима в большинстве случаев с затратами при полной автоматизации.
50
Определив эту стратегию, можно минимизировать время и средства на
внедрение системы. Но в случае последующей модернизации в будущем,
затрагивающей полную автоматизацию, использование системы уже будет не
рационально и экономически невыгодно.
2) Автоматизация по участкам включает в себя процесс автоматизации
некоторых производственных или управленческих подразделений компании,
которые объединены по функциональному признаку. Такой подход
автоматизации используется тогда, когда в компании нет средств на
автоматизацию в полном объеме или указанные участки дают максимальный
экономический эффект. Зачастую такая автоматизация используется на
производственных участках.
3) Автоматизация по направлениям включает в себя автоматизацию
некоторых направлений деятельности компании. Характерным отличием от
автоматизации по участкам становится то, что деятельность предполагает участие
в таком процессе всех организационных подразделений, которые так или иначе
связаны с автоматизируемым направлением. Итоговым результатом
автоматизации по направлениям может стать даже полная автоматизация
предприятия.
4) Полная автоматизация включает в себя систему, состоящую из
большого количества элементов различных уровней и назначения. К ним могут
относится подсистемы, модули, пульты управления, задачи, процедуры
управления, функции и т. д. Такой подход дает возможность применять один
алгоритм для расчета аналогичных задач. При этом исключается необходимость
задвоения различных справочников в различных системах, поскольку все итак
уже есть в одной. Но существуют и минусы автоматизации – она требует
серьезных финансовых и временных затрат, а также определена точным и
правильным планированием. Исследовав данные варианты стратегий, нами будет
использоваться стратегия автоматизации по направлению, поскольку такое
решение максимально подходит для рассматриваемой компании.
51
1.5 Обоснование проектных решений
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы представляет собой
информационную модель работы сотрудников предприятия. Различают
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Информационное обеспечение включает в себя: систему классификации и
кодирования; систему унифицированной документации, используемой в ИО,
информационную базу, т.е. информацию из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение – это вся совокупность информации, основную
часть которой составляют документы. Различат первичные документы (входные)
и отчетные (выходные) документы.
Внутримашинное ИО – это представление данных на машинных носителях
в виде специальным образом организованных массивов (файлов), БД и их
информационных связей. Внутримашинное информационное обеспечение
подсистемы создает информационную среду, направленную на выполнение
сотрудниками своих профессиональных обязанностей. Эта область
характеризуется набором объектов, их свойств и взаимосвязей. Для каждого
объекта выделяется набор его характеристик, свойств.
К информационному обеспечению предъявляются следующие требования:
− информационное обеспечение должно быть достаточным для
поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
− для кодирования информации должны использоваться принятые
классификаторы;
− для кодирования входной и выходной информации, которая
используется на высшем уровне управления, должны быть использованы
классификаторы этого уровня;
− должна быть обеспечена совместимость с информационным
обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
− формы документов должны отвечать требованиям корпоративных
стандартов или унифицированной системы документации;