72
Проект является системным комплексом плановых (технологических,
денежных, организационных и др.) документов, включающих в себя комплексно-
системную модель методик, направленных на следование указанной цели. При
этом не нужно понимать сам проект, как особый вид работ по управлению чем-
либо. Проект - это совокупный план, законченная модель действий. Его важно
создать и внедрить, что и составляет укрупненное содержание проектного
управления.
Управление проектом является уникальным типом управленческой
деятельности, определяемой предварительной коллегиальной реализацией
комплексно-системной модели действий по следованию исходной цели и
направленный на внедрение этой модели.
Отличие проекта от производственной системы состоит в том, что проект
можно назвать однократной нецикличной деятельностью. Массовый же выпуск
продукции не имеет заранее оказанных временных рамок и зависит только от
объема спроса. Когда он исчезает, цикл производства останавливается. Сами же
циклы в своем естественном виде проектами назвать нельзя. Но сейчас проектный
подход зачастую начинает использоваться в процессах, направленных на
постоянное производство. К примеру, проекты развития производства до
необходимого уровня в рамках некоторого определенного периода, опираясь на
заданный бюджет, или реализация определенных заказов с договорными сроками
поставки.
Проект как система деятельности живет лишь тогда, пока он требуется для
получения финального результата. Концепция проекта, однако, не идет в разрез
концепции фирмы или компании и может быть совместима с ней. Тем более,
проект иногда становится базовой формой деятельности компании.
2.2.2 Формирование команды проекта автоматизации
Среди общераспространенных проблем процесса разработки программного
обеспечения встречаются следующие:
• Изменение требований непосредственно в процессе разработки.
73
• Нечеткое распределение ответственности за выполняемую работу и
ее результат.
• Наличие непрерывного потока мелких, «быстрых», наваливающихся
требований, отвлекающих разработчиков и менеджеров от основного
направления работ.
• Как следствие, срыв сроков, раздувание бюджетов, потеря качества.
Для решения задачи успешной организации процесса разработки ПО была
создана гибкая методология разработки проектов.
Проектный отдел компании, как правило, включает в себя начальника
отдела, менеджеров проекта, технических специалистов по областям
проектирования.
Организационно-штатная структура отдела представлена на рисунке 2.1.
Менеджеры
проектов
Менеджеры
проектов
Начальник проектного
отдела
Специалисты (по
направлениям)
3
Менеджеры
проектов
Рисунок 2.1 Организационно-штатная структура типового проектного
отдела
Отдел выполняет работу на всех стадиях проектирования от предпроектных
разработок до выпуска рабочей документации и осуществления авторского
надзора объектов различного назначения и сложности.
Специалисты разрабатывают комплексную проектно-сметную
документацию на стадиях Проект, Рабочий проект и Рабочая документация.
74
Специалисты отдела объединяются в рабочие группы во главе с
менеджером отдела. В зависимости от объёма и характера проекта в такую группу
может входить различное количество специалистов каждого профиля.
При выполнении любого этапа разработки проектной документации
главная роль принадлежит менеджеру проекта. В процессе разработки менеджер
проекта отвечает за такие функции, как: отслеживание соответствия объема и
сроков реализованных работ допустимому минимуму, прописанному в контракте,
внедрение в проект ведущих специалистов по инженерным дисциплинам,
координация их работы: нахождение наиболее оптимальных сроков начала работ
для избегания их выполнения преждевременно; выявление числа занятых
работников; отслеживание всех занесенных в проект изменений; рассмотрение
факторов, условий и документов, помогающих оптимизировать цену работ;
контроль выполнения последовательностей и приоритетов, указанных в процессе
распределения работы; поддержание наилучшего выбора стандартных
материалов и оборудования в доступном количестве ситуаций, поддержка
минимальной номенклатуры используемых изделий; составление и
использование соглашения с лицензиаром; контроль соблюдения плана
проектных работ, скорректированного с общим планом; подготовка совместно с
заказчиком проектного задания.
Исходя из объема и сложности проекта, деятельность менеджера в момент
проектирования возлагается как на менеджера всего проекта, так и на изначально
указанного проект-менеджера, который находится в команде под руководством
основного менеджера.
2.2.3 Средства коллективной работы над проектом автоматизации
Система управления проектами - это набор организационных и
технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление
проектами в организации и помогают повысить эффективность их реализации.
Часто термин система управления проектами трактуют более узко как
автоматизированную или информационную систему управления проектами, т.е.
75
программу. Организационную и методическую составляющие при этом
вкладывают в термин корпоративная система управления проектами.
qTrack - Система управления проектами с уникальными возможностями
коммуникаций - сервис полностью интегрирован с электронной почтой:
обсуждать задачи так же легко, как по e-mail, а управлять и следить за их
выполнением так же удобно, как в трекере. Базовые возможности
предоставляются бесплатно.
Мегапла
н (продукт) — это отечественная система управления бизнесом,
которая позволяет устанавливать задачи и поручения, следить за их выполнением,
хранить базу данных сотрудников компании, вести историю клиентов и т.д.[1].
Разработчики - одноименная компания Мегаплан.
Является полноценным Groupware продуктом. Само ПО может быть
установлено как на личный сервер компании в интранет, так и арендовано на
серверах поставщика решения «Мегаплан» (SaaS). На сегодняшний день это один
из немногих российских программных продуктов, успешно распространяющихся
как SaaS сервис. SaaS расшифровывается как software as a service — программное
обеспечение как услуга. SaaS — это модель предоставления лицензии на
программное обеспечение по подписке. Чаще всего такое ПО — это облачное
решение.
Worksection - русскоязычная онлайн-система для управления проектами.
Содержит задачи с комментариями, календарь, хранилище файлов, систему учета
времени, тэги и dashboard. Дашборд (информационная панель) - это способ
визуального представления данных, сгруппированных по смыслу на одном экране
для более легкого визуального восприятия информации. Поддержка SSL, FTP
пользователя, субдоменов пользователя. Отличается простотой и доступностью.
Teamtools - система управления бизнесом, которая позволяет вести дела и
задачи, планировать и контролировать проекты, вести базу клиентов, обсуждать
любые объекты, организовать документооборот, настроить оргструктуру и
многое другое.
Сравнение разработок по основным параметрам представлено в таблице 2.3.
76
Таблица 2.3 Сравнение систем управления проектами
Параметры
Q-
Track
Мега-
план
Work-
section
Claris
Team-
tools
План-
Фикс
Объединение
сотрудников в
группы
+ - + - + -
Подключение
клиентов в систему
+ + - + - +
Система
оповещений
по e-mail
+ + + - + -
Система
оповещений
по jabber
+ - + - + -
Внутренняя
система
оповещений
+ - + - + -
SSL-шифрование
+ + - + - +
Наличие сущности
"Проект"
+ - + - + -
Разграничение
доступа к проектам
+ + - + - +
Диаграмма Ганта
+ + + - + -
Наличие сущности
"Задача"
+ - + - + -
Вложенность задач
+ - + - + -
Разграничение
доступа к задачам
+ + - + - +
77
Параметры
Q-
Track
Мега-
план
Work-
section
Claris
Team-
tools
План-
Фикс
Возможность
указать
точную дату
выполнения
+ + + - + -
Возможность
указать точное
время выполнения
+ - + - + -
Статусы состояния
задач
+ - + - + -
Повторяющиеся
задачи
+ + - + - +
Шаблоны задач
+ + + - + -
Оповещение о
назначенной задаче
+ - + - + -
Оповещение о
просроченной
задаче
+ - + - + -
Уведомление в
настраиваемое
пользователем
время
+ + - + - +
Учет рабочего
времени (Тайм-
трекинг)
+ + + - + -
Рассмотренные решения имеют один общий недостаток – избыточность
функций и сложность внедрения и дальнейшего администрирования. Поэтому
необходимо разрабатывать систему самостоятельно.
78
2.3 Информационное обеспечение задачи
2.3.1 Информационная модель и её описание
Информационная модель представляет собой схему движения входных,
промежуточных и результативных потоков и функций предметной области.
Рисунок информационной модели приведен на рисунке 2.2.
ИС
Т Работники
Т Отсутствие*
Спр Категории
Т Работники
Спр Дол жн ости
Т
Рабо чее_время*
Т Отсутствие
Спр Дол жн ости*
Пользователь
Учет
с отр удни ко в
Сведения о
сотрудниках
Учет ка тегорий
Сведения о
категориях
Учет р абоче го
вр еме ни
Сведения о
рабочем времени
Т Р або чее_время
Спис ок
пользователей
Спис ок
пользователей
Табель учета
рабочего
вр еме ни
Табель учета
рабочего времени
Графи к
отпус ков
График отпусков
Пользователь
Спр Категории*
Отчет по
контролю
рабочего
вр еме ни
Отчет по контр ол ю
рабочего времени
Рисунок 2.1 Информационная модель системы учета работы
79
Информационная модель включает в себя три области – область 1, в
которой происходит заполнение справочников, область 2, в которой показана, как
осуществляется учет проведения операций, и область 3, где указано, каким
образом осуществляется получение отчетных документов.
На модели приведены следующие входные документы:
• Сведения о пользователях системы;
• Сведения о типах пропусков;
• Сведения о поступающих заявках.
В системе предусмотрены следующие справочники:
• Статусы;
• Пользователи;
• Тип пропуска;
• Заявки;
Промежуточная информация сохраняется в таблице Пропуска.
К результатным документам относятся следующие документы:
• Список пользователей;
• Список поступивших заявок;
• Список обработанных заявок;
• Список выданных пропусков;
• Отчет по заявкам по типам пропусков.
• Отчет по заявкам за период.
• Отчет по заявкам по сотруднику, который их обрабатывал.
Заполнение справочников происходит при первом запуске системы, далее
они только редактируются. При использовании основных справочников
происходит учет операций, в ходе которого записывается информация в таблицу
Пропуска.
Отчетные документы формируется в виде экранных форм на основании
выбора форм сортировки и могут быть выведены на печать.
80
2.3.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и
оперативной информации
Входной информацией для разрабатываемой информационной системы
являются данные сотрудников, сведения о рабочем времени. Эти данные
поступают как в цифровом, так и в печатном виде.
В систему вносятся следующие данные о пользователях:
o Фамилия
o Имя
o Отчество
o Дата рождения
o Логин
o Пароль
o Должность
o Тип пользователя.
Справочники ИС считаются особой группой совокупных данных.
Справочники нужны для упорядочивания различной информации: значений,
параметров, типов, спецификаций и т.п. Итогом подобной систематизации часто
становится то, что, занося отдельные данные в систему, пользователь далее
заносит только те значения, которые находятся в соответствующем справочнике.
Такой подход значительно облегчает ввод, помогает минимизировать некоторые
ошибки (опечатки), а также делает проще последующий анализ.
Справочники изначально создаются незаполненными, поэтому
предварительно необходима их тонкая настройка. Также в процессе
использования возникают некоторые потребности в корректировке справочных
значений или создании новых полей.
Для обеспечения работы системы предусмотрены справочники,
приведенные в таблице 2.4.
81
Таблица 2.4 Перечень используемых справочников
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочника
в записях
Средняя
частота
актуализации
Средний
объем
актуализации,
%
Категория
Администратор
5
1 раз в месяц
10
Должность
Администратор
3
1 раз в год
10
Все документы могут поступать как бумажной, так и в электронной
формах.
Оперативная информация учитывается в таблице Рабочее время со
следующим реквизитным составом:
o Дата учета
o Сотрудник
o Отработанное время
2.3.3 Характеристика результатной информации
В качестве выходных данных в разработанной ИС формируются
следующие документы:
• Список пользователей;
• Табель учета работы;
• График отпусков;
• Отчет по контролю рабочего времени.
Список пользователей содержит данные о всех пользователях системы.
График отпусков содержит следующие реквизиты:
• Наименование организации;
• Наименование подразделения;
• Должность;
• Фамилия, имя, отчество сотрудника;
• Табельный номер;