12
для размещения противопожарного инвентаря; - система для осушения или
обводнения лесных площадей (дамбы, перепускные сооружения, шлюзы,
устройства регулирования уровня вод); - изгородь; - лесохозяйственный
знак, информационный щит, аншлаг; - специализированный питомник по
разведению редких и исчезающих видов животных с вспомогательными
сооружениями; - демонстрационный вольерный комплекс; -
оборудованный солонец, подкормочная площадка для диких животных; -
служебный кордон с вспомогательными сооружениями; - опорный пункт
службы охраны с вспомогательными сооружениями; - полевой стационар с
вспомогательными сооружениями; - здание пожарно-химической станции;
- гараж для патрульной и лесопожарной техники; - экскурсионные
экологические тропы с элементами благоустройства; - смотровые
площадки и вышки; - обустроенные туристские стоянки, места для
разведения костра и отдыха; - иные объекты обеспечения рекреационного
использования, осуществляемого в соответствии с законодательством
Российской Федерации об особо охраняемых природных территориях; -
объекты необходимой инженерной и транспортной инфраструктуры,
обеспечивающие функционирование вышеперечисленных объектов; -
сооружение противоэрозионное, гидротехническое и противоселевое; -
сооружение противооползневое; - колодец; - шлагбаум; - пирс для
служебного водного транспорта.
1.2.3. Обоснование выбора задачи для объекта исследования
При подготовке и осуществлении уведомлений в виде почтовой
рассылки на предприятии ГКУ ВО «Гусевское лесничество» существуют
проблемы. Выявить их набор и природу позволит моделирование сценария
процесса и его математической модели.
Начнем с первого. Схема сценария процесса информационного
взаимодействия сотрудников компании показана на рисунке 1.1.
13
Рисунок 1.1. Бизнес-процесс взаимодействия сотрудников компании
ГКУ ВО «Гусевское лесничество»
Сценарий иллюстрирует следующую картину относительно процесса
подготовки и осуществления смс-рассылки.
1. После получения задания на выполнение рассылки от менеджера,
специалист отдела по взаимодействию с клиентами приступает к
подготовке почтовой рассылки.
2. Он определяет принадлежность ключевой группы, для которой
предназначена рассылка. Если эта группа уже была сформирована, то ему
достаточно открыть файл с набором e-mail адресов. В противном случае
файл с адресами создается с ноля.
3. Когда определена ключевая группа и сформирован перечень
адресов, сотрудник создает текст письма согласно полученным указаниям.
На этом этап подготовки закончен.
4. Приступив к рассылке, специалист помещает текст письма в
основное поле почтового клиента, а список адресов методично копирует из
найденного или созданного файла. При достижении лимита на количество
адресов (если таковой имеется в почтовом клиенте), письмо отправляется и
14
создается новое, в котором продолжается перечисление адресов. И так до
конца списка рассылки.
Узкие места сценария кроются в зависимости его сложности от
количества человек в рассылке, а также сложности сохранения
конфиденциальности электронных адресов участников почтовой рассылки.
На практике же создание специализированных списков как таковое
отсутствует ввиду колоссальных временных затрат на их формирование.
Функциональная модель деятельности компании после реализации
предложений по оптимизации представлена на набором диаграмм (см.
рисунок 1.2):
Рисунок 1.2. Функциональная модель деятельности компании ГКУ
ВО «Гусевское лесничество»
Диаграмма декомпозиции имеет статус «To-Be» и уровень IDEF0
представлена на рисунке 1.3.
Подготовка к рассылке
Рассылка
Выдача задания
на осуществление
рассылки
Имеющаяся
группа
Отчет перед
менеджером
Формирование
текста письма
Новое письмо и
перенос списка
адресов в
почтовый клиент
Параметры Определение
рассылки ключевой группы
Достигнуто ограничение
Числа адресов в одном письме
Новая
группа
Письмо
Создание списка
E-mail адресов
Открытие списка
E-mail адресов
Менеджер отдела
по
взаимодействию с
клиентами
Специалист
отдела
по взаимодействию
с
клиентами
15
Рисунок 1.3. Диаграмма Декомпозиция модели
Схема осуществления оповещений показана на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4. Осуществление оповещений.
Моделирование - один из наиболее эффективных методов изучения и
установления связей. В модели процесса исключена излишняя
детализация, что упрощает и без того сложную систему при анализе.
16
Моделирование играет большую роль в разработке успешных
информационных систем.
На Западе САSЕ-средства давно и прочно вошли в практику
программной индустрии. При этом они используются не только для
производства программных систем, но и как мощный инструмент решения
исследовательских и проектных задач, связанных с начальными этапами
разработки: при анализе предметной области, создании проектных
спецификаций, выпуске проектной документации, планировании и
контроле разработок, моделировании деловых приложений и т. п.
Итак, мы оптимизировали предметную область и смоделировали ее
поведение с учетом предложенных изменений. Теперь резюмируем все
вышеизложенное в форме требований к информационной системе.
Отправленные и полученные электронные сообщения должны
храниться непосредственно в самой программе со всеми вложениями
любого размера и формата.
Подсистема не должна использовать почтовые программы,
установленные на компьютере пользователя, а иметь собственную
учетную запись и настройки сервера.
1.2.4. Определение связи задачи исследования с другими задачами
Перейдем от качественной оценке процесса подготовки и
осуществления рассылки к количественной. Для этого выполним оценку
временных затрат на осуществление процессов. Для этого составим
формулу для оценки временных затрат на подготовку к рассылке и на
осуществление рассылки.
Мною проводилось предпроектное обследование, в котором
использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное
присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников,
ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос и
интервьюирование.
17
m
∑
t
опрi
+
t
форм
, если создаем новый список
i
=
1
t
поиска
+ t
форм
, если пользуемсяимеющимсясписком
Составим формулу, по которой можно оценить общее T
подг
время на
выполнение процесса подготовки к почтовой рассылке. Очевидно, что оно
будет складываться из времени всех этапов, принадлежащих
одноименному этапу на сценарии:
{
Где:
t
опр
i
– время определения почтового адреса i-го члена нового списка
рассылки;
t
форм
– время формирования шаблона письма;
t
поиска
– время поиска сохраненного списка адресов;
m – количество участников в списке рассылки;
Теперь перейдем к формированию математической модели оценки
временных затрат T
расс
на этап почтовой рассылки. Время будет
складываться из формирования нового письма и переноса контактных
данных в поле адресата сообщения:
m
T
расс
=
∑
t
перен
j
+
(
m
/
k
)
∙t
созд
i
=
1
Где:
T
подг
=
18
подг
{
t
перенj
– время переноса почтового адреса j-го члена списка рассылки в
поле адресата сообщения;
t
созд
– время формирования нового письма;
k – максимальное количество адресатов одного письма (выполнении
операции m/k результат округляется в большую сторону до целого числа).
В таблице 1.1 приведены значения параметров, полученные в
результате наблюдения и предпроектного исследования.
Таблица 1.1 – Значения параметров математической модели
Параметр
Обозначение в
модели
Значение
Время определения почтового адреса i-го
члена нового списка рассылки
t
опр i
1 минута
Время формирования шаблона письма
t
форм
20 минут
Время поиска сохраненного списка адресов
t
поиска
5 минут
время переноса почтового адреса j-го члена
списка рассылки в поле адресата сообщения
t
перенj
0,5
минуты
время формирования нового письма
t
созд
1 минута
максимальное количество адресатов одного
письма
k
100
Количество участников в списке рассылки
m
20000
Приведенные в таблице данные использовались для расчетов по
созданным формулам. В результате получены следующие значения
временных затрат при условии рассылки всему списку контактов:
T
=
333 часа, еслисоздаемновыйсписок
25 минут , еслипользуемсяимеющимсясписком
T
расс
=
170
часов
19
Естественно, что фактические числа в разы меньше. Определим
потенциально возможное число писем, которые способен отослать
специалист отдела по взаимоотношениям с клиентами.
При условии, что создается новый список и шаблон письма уже
имеется, на одного клиента ему потребуется 1+0,5+1=2,5 минуты. Если
используется уже созданный список – 0,5+1 = 1,5 минуты. Положим, что
длительность рабочего дня = 480 минутам, тогда в день при непрерывной
работе специалист отдела по взаимодействию с клиентами способен
разослать:
(480-20)/2,5=184 письма, если ведется работа с новым списком.
(480-20)/1,5=306 писем, если ведется работа с имеющимся
списком
Вывод, который можно сделать по результатам такого
математического моделирования и проведенной оценки следующий –
причина проблем заключается в отсутствии средств автоматизации
информационного оповещения.
К числу проблем, выявленных на этапе исследования и подлежащих
решению в работе относятся:
1. Сильная зависимость времени отправки почтовых сообщений от
количества адресатов;
2. Несоответствие способности специалиста по количеству
отправляемых в рабочий день писем и фактического числа адресатов в базе
клиентов.
3. Отсутствие средств автоматизации информационного оповещения;
4. Ярко выраженный рутинный характер работы специалиста;
5. Игнорирование специализированных списков под конкретное
задание менеджера ввиду сложности работы с полным списком контактов
и большими временными затратами на создание нового списка.
Целью данной магистерской диссертации является исследование и
разработка информационной системы управления кадрами.
20
Целевая функция в моей работе – это фактическое количество
отсылаемых писем в день.
Как обозначено при постановке задачи магистерской диссертации,
требуется обеспечить минимальные временные затраты на подготовку и
осуществление рассылки. В соответствии с этим, определим задачу
оптимизации как нахождение временных показателей оптимизированной
модели;
Время, за которое должно быть отправлено 20000 писем не должно
превышать 480 минут (одного рабочего дня в соответствие с целью
магистерской диссертации).
Составим равенство, чтобы определить максимальное время
отправки одного письма (на 100 адресатов), при котором данное условие
будет выполняться. Предположим, что шаблон письма уже готов и имеется
полный список контактов (20000 наименований). Тогда равенство примет
вид:
20000
∙t
перен j
+
200
∙ t
созд
=
480
Для одного письма получим:
100
∙t
перен j
+
t
созд
=
2,4
минуты
Таким образом, чтобы обеспечить отправку писем 20000 адресатов за
один рабочий день, формирование одного письма на 100 адресатов должно
выполняться не дольше, чем 2,4 минуты.
1.3. Характеристика задачи в рамках комплекса задач объекта
исследования
1.3.1. Оценка существующих ресурсов для решения задачи исследования
Предприятие, как и живой организм, существует в условиях
конкретных норм, с учетом которых развивается вся система и на основе
которых работают сотрудники, находящиеся в этом предприятии.
Совокупность этих норм и обязанностей, ориентированных на
21
достижимый результат конкретных факторов, как раз и является частью
корпоративного управления предприятия во взаимоотношениях с
доходами, конкурентами, совладельцами и так далее.
Работники предприятия – это важная часть производственного
потенциала всего предприятия, от грамотной и эффективной реализации
которого в большей степени зависит эффективность корпоративного
управления предприятия. От уровня компетентности сотрудников в своей
сфере и их опыта работы, а также профессиональных характеристик и
личностных качеств зависит продуктивность работы предприятия.
Большая необходимость в профессиональных сотрудниках можно
назвать главным основанием для жесткой борьбы среди
предпринимателей, нуждающихся в кадрах. Однако найти работника
недостаточно, главное это, чтобы он захотел работать на предприятии и
дальше.
Основная деятельность с кадрами, которая отвечает запросам и целям
корпоративного управления называется кадровой политикой. В
определенные периоды развития компании ей требуются изменения.
Например, в случае, когда компания растет и переходит на следующий
этап жизненного цикла. На деле кадровая политика должна быстро
откликаться на трансформацию в организации.
Деятельность по работе с персоналом является частью полномочий
высшего руководства компании. Однако главы многих компаний и фирм
только частично признали потребность и роль реализации результативной
кадровой политики. Она, в свою очередь, играет большую роль еще и по
причине того, что направлена на рост человеческого потенциала компании,
а вследствие этого и всей компании.
Продуктивная деятельность кадровой корпоративной политики
напрямую связана с результатами работы высшего руководства: чем выше
ее эффективность, тем больше у организации шансов реализовать
поставленные цели. Для анализа данной зависимости существует