75
5. Коэффициент результативности управления производством и
реализацией продукции Кэу показывает – отношение объема реализации
продукции V к численности аппарата управления Чау, определяется по
формуле :
Кэу =
Чау
V
=5242,33
6. Экономическая результативность деятельности (рентабельность)
показывает коэффициент Кэр, рассчитываемый как отношение прибыли П
(дохода) к общей сумме затрат на производство и реализацию продукции за
год Зпр по формуле 6 :
Кэр =
Зпр
П
0,026
7. Производительность труда – степень его эффективности,
определяется отношением годового объема реализации продукции V к
среднесписочной численности работников Чппр по формуле 7:
ПТ =
Чппр
V
=714,86
Для повышения эффективности системы менеджмента на предприятии
ООО «Мастер Лес» необходимо реорганизовать организационную структуру
управления.
3.2 Оценка совершенствования структуры управления
Совершенствование структур управления может идти по трем основным
направлениям:
1. совершенствование механистических структур за счет внутренних
сокращений или изменений, которые осуществляются путем объединения,
разделения, переподчинения, ликвидации звеньев, сокращения числа уровней
управления;
76
2. создание комплексной структуры через включение органических
структур (венчуров, инновационных отделов, блока развития и т.д.) в
существующую механистическую. Это направление является основным
условием обеспечения эффективности структур управления в переходный
период;
3. замена структур механистического типа на адаптивные. Этот
радикальный путь реорганизации структур требует не только наличие
сильного лидера с командой единомышленников, но и сильной
организационной культуры.
Рисунок 18 Организационная структура управления после
проведенных преобразований
Специалист по
кадрам
Генеральный директор
Заместитель
директора по
производству
Заместитель
директора по
коммерческим
вопросам
Заместитель
директора по
общим вопросам
Производственно-
технический отдел
Маркетинговый
отдел
Бухгалтерия
Участки строительно-
монтажного
производства
Адмистративный
отдел
Отдел снабжения
Отдел сбыта
Склад
Экономический
отдел
Отдел безопасности и
качества
Сантехнический
участок
77
Рассчитаем основные показатели эффективности для измененной
организационной структуры.
1. Коэффициент управляемости, характеризующий степень средней
загруженности каждого руководителя с учетом нормы управляемости (по
количеству подчиненных), рассчитывается по формуле:
Куп =
Z
1
5,1
1
m
Нн
Нф
z - число уровней управления;
m – число руководителей данного уровня управления;
Hф и Hн – фактическое и нормативное число работников, приходящееся
в среднем на одного руководителя данного уровня управления.
Норматив Куп = 0,5 – 1.
2. Коэффициент уровня механизации и автоматизации труда работников
Км.а., характеризующий степень соответствия фактической стоимости средств
механизации и оргтехники Сф нормативным требованиям в среднем на одного
работника аппарата управления рассчитывается по формуле :
Км.а. =
Чау
Сф
=127777,78
Сф – фактическая стоимость технических средств в управлении;
Чау – численность аппарата управления.
3. Коэффициент экономичности труда работника аппарата управления
Кзу рассчитывается по формуле:
Кзу =
Зпр
Зау
=0,083
Зау – общая сумма затрат на управление;
78
Зпр – общая сумма затрат на производство и реализацию продукции за
год.
4. Коэффициент экономической эффективности управленческой
деятельности Кэ рассчитывается как отношение прибыли П (дохода) к
численности аппарата управления Чау по формуле :
Кэ =
Чау
П
=128,2
5. Коэффициент результативности управления производством и
реализацией продукции Кэу показывает – отношение объема реализации
продукции V к численности аппарата управления Чау, определяется по
формуле:
Кэу =
Чау
V
=5242,33
6. Экономическая результативность деятельности (рентабельность)
показывает коэффициент Кэр, рассчитываемый как отношение прибыли П
(дохода) к общей сумме затрат на производство и реализацию продукции за
год Зпр по формуле 6 :
Кэр =
Зпр
П
0,026
7. Производительность труда – степень его эффективности,
определяется отношением годового объема реализации продукции V к
среднесписочной численности работников Чппр по формуле:
ПТ =
Чппр
V
=773,45
79
Рисунок 19 Сравнительная характеристика показателей
эффективности системы управления
На основе полученных результатов мы может сделать вывод о
целесообразности преобразований структуры управления на предприятии
ООО «Мастер Лес».
3.3 Обоснование применения систем автоматизации
делопроизводства и документооборота в ООО «Мастер Лес»
При внедрении системы автоматизации делопроизводства и
документооборота в ООО «Мастер Лес» в рамках совершенствования
кадровой политики во всех подразделениях и в организации в целом вводится
унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология
делопроизводства. Организация становится полностью управляемой.
Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и
исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной
деятельностью.
Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный
офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то
управляемость может распространяться на всю территориально-
распределенную структуру организации. Система автоматизации
делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
5000
5500
6000
Куп Кзу Кэ Кэу Кэр ПТ
показатель эффективности
системы управления после
преобразований
показатели эффективности
системы управления до
преобразований
80
строго документированной технологической информации о правилах и
порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость
организации от персонала как физического носителя технологических знаний
и правил работы с документами. Ускоряется прохождение документов по
организации, особенно при организации электронного документооборота.
Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако,
нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о
документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать
дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость
работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может
сократиться в несколько раз. Качественный выигрыш достигается при
организации взаимоувязанного электронного документооборота между
организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с
изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном
вводе реквизитов и текстов полученных документов.
Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос
делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень
децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении
централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист
может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать
документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под
полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может
динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости.
Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления.
В традиционной практике документы в подразделения организации, будь
то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к
руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет
руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность
своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко
снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ
81
позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут
исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как
за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Появляются
предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к
которому готова сама организация. Правильно построенная система будет
работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо
от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными
документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных
документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно
новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с
территориальной удаленностью подразделений организации или
индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет
организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо
от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи). АС
ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления
ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат
лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то
время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура
управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.
АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных
технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и
распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных
документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и
тиражирования документов и т.д. Автоматизация процесса регистрации
документов идет по пути включения данной функции в единые
интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и
документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций,
они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс
обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку
содержащихся в документах сведений, информационно – справочное
82
обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска
любого документа элемента содержания или по любым реквизитам
максимально короткие сроки. И между тем основы информационного
обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов
средствами автоматической системы. Поскольку любой программный
комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную
информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ
реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных,
малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток
или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить
недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации
даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет
выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта
даст абсолютно противоположный – разрушающий, и, корме того,
дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки
сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.
Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно
обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с
документами.
Эффект за счет унификации документационной деятельности
организации и уменьшение зависимости от индивидуального
технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с
документами и создание единого документального пространства, и полный
контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской
дисциплиной, что позволяет четко распределить ответственность, полномочия
и взаимодействия, сократить время прохождения документов, что в конечном
итоге ведет в первую очередь к совершенствованию системы управления
персоналом.
Эффективность автоматизации документооборота
83
Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного
документооборота складывается из двух основных частей.
К первой группе эффектов относятся:
Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии
обработки документов в электронной форме): на расходные материалы
(бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на
доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в
т.ч. физическое освобождение места).
Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций
(передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных
документов; на повторное использование документов.
Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:
Ускорение прохождения документов и предоставления услуг
связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях,
когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе.
Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами
(согласования и утверждения и т.п.);
Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом,
повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми
информационными потоками и процессами в организации. Современные
технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса
работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины,
систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым
выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы
управления;
Повышение качества работы с информацией, возможность
выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением
системы электронного документооборота пользователям становится
84
доступной более широкая область применения информации документов,
возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в
свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
Формирование единого информационного пространства в
масштабах распределенных организаций. Современная система
документооборота должна решить проблему географической удаленности
людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и
обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой
инфраструктуры;
Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением
современных технологий для коллективной работы сотрудников и
предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей,
т.е. совершенствование системы управления персоналом.
Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем
некоторые предположения и обозначения, выполним расчет.
1) Стоимость одной лицензии ПО. В нашем случае, количество рабочих
мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО AtomDoc 5000 руб. Таким
образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.
2) Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД
(компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев
практически пропорциональная количеству рабочих мест. Такая
пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой
специализированной техники, например, промышленных сканеров.
Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени
оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 35 000
руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры,
сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10
до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. В нашем