54
я
распозна
вания)
(руб.)
1С
960 00
0
Данный
вид
лицензи
и не
заявлен
0
120 00
0
0
4 490
1 084 490
5
Company
Media
Данны
й вид
лиценз
ии не
заявле
н
1
120 000
0
15 000
14 000
-
1 149 000
5
DocsVisio
n
600 00
0
Данный
вид
лицензи
и не
заявлен
300 000
0
15 000
4 490
919 490
7
SharePoi
nt
Данны
й вид
лиценз
ии не
заявле
н
1
240 000
0
50 000
0
4 490
1 294 490
4
Дело
Данны
й вид
лиценз
ии не
заявле
н
1
540 000
0
0
0
4 490
1 544 490
2
Directum
1
755 00
0
Данный
вид
лицензи
и не
заявлен
0
29 600
0
4 490
1 789 090
1
Тезис
1
340 00
0
Данный
вид
лицензи
и не
заявлен
0
0
0
4 490
1 344 490
4
Е1
ЕВФРАТ
800 00
0
Данный
вид
лицензи
и не
заявлен
0
0
0
0
800 000
7
Как и в случае оценки СЭД по критерию стоимости минимальной
комплектации шкалу был разбита на семь одинаковых интервалов с
55
расстоянием 141 298,6 рублей (разница между наибольшей и наименьшей
стоимостями СЭД, деленная на количество интервалов), в рамках которых
считалось, что участники исследования имеют равную стоимость и получали
одинаковые баллы. При этом минимальный балл 1 ставился СЭД с наивысшей
ценой в данной комплектации и максимальный балл (в данном случае 7) с
наименьшей стоимостью.
Затем критерии были ранжированы по уровню их значимости для
потенциального пользователя. В основу ранжирования были положены данные
социологического опроса 7 563 представителей службы ИТ средних и крупных
предприятий Москвы и 21 города из субъектов РФ. Наиболее важным для
респондентов оказался ценовой критерий СЭД в максимальной комплектации.
Ему был присвоен наивысший балл 1. Другие критерии получили значения в
диапазоне от «0» до «1» пропорционально уровню своей значимости для
пользователей. Итоговый балл каждой СЭД высчитывался в качестве суммы
оценок, полученных по каждому критерию умноженные на вес каждого
критерия. Итоговая таблица результатов исследования приведена ниже (см.
таблица 19 и 20).
Таблица 19
Таблица коэффициентов значимости критериев
Наличие
web-
клиента
Ведени
е
догово
ров
Упр
авл
ени
е
раб
ота
ми
Интегр
а
ция с
1С
Вед
ени
е
кли
ентс
кой
баз
ы
Архив
документ
ов
(автомат
ический
импорт
документ
ов)
Распоз
навани
е
докуме
нтов
(OCR)
Обращени
я граждан
Стоимости
минимально
й
комплектац
ии
Стоимос
ть
максималь
ной
комплекта
ции
0,8
0,98
0,67
0,73
0,90
0,73
0,5
0,80
0,4
1
Таблица 20
Рейтинг систем электронного документооборота
Система
Итоговое количество
баллов
Место в
рейтинге
Е1 ЕВФРАТ
22,02
1
DocsVision
16,41
2
Тезис
15,92
3
56
CompanyMedia
15,27
4
1С
13,05
5
Дело
12,72
6
SharePoint
12,32
7
Directum
11,71
8
Таким образом, победителем рейтинга стала система Е1 ЕВФРАТ
компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал
при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей
делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.
Данную систему рекомендуется использовать к внедрению в ООО «Фора».
На втором месте расположилась СЭД DocsVision. Не смотря на
необходимость докупки необходимого функционала с помощью подключаемых
модулей, цена базовой комплектации системы остается довольно выгодной,
хоть и уступает СЭД Е1 ЕВФРАТ. Третье место в рейтинге заняла система
Тезис. СЭД больше подходит для компаний малого и среднего бизнеса - при
небольшом количестве лицензий заявленный разработчиком базовый
функционал вполне достаточен для работы. Однако система начинает заметно
проигрывать с увеличением количества пользовательских лицензий.
На основании вышеизложенного, предлагаем развивать электронный
документооборот в ООО «Фора» на основе централизованно-распределенной
системы. Электронный документооборот отдела кадров должен быть
взаимосвязан с централизованной системой и обеспечен необходимым
регламентом, разработка которого представлена общими положениями
Приложения 1.
3.2 Социально-экономическая оценка эффективности предложенных
мероприятий
Для расчета экономического эффекта от внедрения предлагаемой
системы электронного документооборота были использованы данные по оценке
труда сотрудника при работе с документами на основе традиционной бумажной
и электронной технологий. Таким образом, к первой группе эффектов
57
относятся: экономия средств (благодаря использованию более дешевой
технологии обработки документов в электронной форме): на расходные
материалы (бумагу); на оборудование (копировально-множительную технику и
др.); на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных
документов (в т.ч. физическое освобождение места). Экономия рабочего
времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение
обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение
документов; на поиск нужных документов; на повторное использование
документов. Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и
не поддающийся количественным подсчетам. Ко второй группе эффектов
(неисчисляемых):
- Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со
своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда
ситуация зависит от информации, содержащейся в документе.
- Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение
их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками
и процессами в организации. Современные технологии позволяют
централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами,
осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и
анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и
принимать меры для совершенствования системы управления;
- Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых
типов или способов выполнения работ.
- Формирование единого информационного пространства в масштабах
распределенных организаций. Современная система документооборота должна
решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников
филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их
совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
58
- Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением
современных технологий для коллективной работы сотрудников и
предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.
Таким образом, внедрение современной системы электронного
документооборота является необходимым условием для перехода на
качественно новый уровень управления процессами на предприятии. Порядок
расчета и его методику представим в таблице 21.
Таблица 21
Методика расчета экономической эффективности от
совершенствования информационного обеспечения управления
персоналом
Показатель
Ед.
измерения
Порядок
расчета
Условные обозначения
Абсолютный
показатель
экономии
тыс.человеко-
часы
Т
эк
=
Т
0
– Т
1
То - трудоемкость работ
по участкам учета затрат,
существующая до внедрения
нового информационного
обеспечения.
T
1
- трудоемкость работ
бухгалтерского аппарата по
данным участкам учета после
внедрения нового
информационного
обеспечения
Индекс общих
затрат труда
%
I
зт
=
T
1
: To
-
Коэффициент
роста затрат
труда
-
К
зт
=
T
0
: T
1
-
Коэффициент
эффективности
труда
-
К
эт
= (To-
T
1
):To*100
-
Абсолютный
показатель
прямой экономии
от сокращения
затрат на
операции
тыс. руб.
С
эк
=С
0
-С
1
Со - стоимость работ,
выполняемых до внедрения
нового информационного
обеспечения;
С
1
- стоимость работ, в
условиях внедрения нового
информационного
обеспечения.
Показатель
относительной
экономии
%
Э
относ.
= (С
0
-
С
1
): С
0
*100%
-
Годовой
экономический
тыс. руб.
Э
ф
= С
эк
-К
нэ
*З
п
К
нэ
- нормативный
коэффициент экономической
59
эффект от
внедрения нового
информационного
обеспечения
эффективности;
З
п
- стоимость затрат на
внедрение нового
информационного
обеспечения, тыс. руб.
Срок окупаемости
затрат
годы
Т
ок
=
З
п
: С
эк
-
Первичную информацию необходимую для расчетов можно оформить в
виде таблицы 22.
Таблица 22
Показатели, используемые для расчета экономической
эффективности совершенствования информационного обеспечения
управления персоналом
Показатели
Значение
Трудоемкость работ, существующая до совершенствования
информационного обеспечения управления, человеко-часы
131
Трудоемкость работ после внедрения нового информационного
обеспечения, человеко-часы
117
Стоимость работ, выполняемых до совершенствования
информационного обеспечения управления, тыс. руб.
22261
Стоимость работ, в условиях внедрения нового информационного
обеспечения, тыс. руб.
21959
Нормативный коэффициент экономической эффективности
0,15
Стоимость затрат внедрение нового информационного
обеспечения, тыс. руб.
155
По представленной ниже формуле (1) рассчитаем абсолютный показатель
экономии от проведенных мероприятий
Т
эк
= Т
0
– Т
1
(1)
где Т
о
- трудоемкость работ до внедрения нового информационного
обеспечения;
T
1
- трудоемкость работ после внедрения нового информационного
обеспечения.
Т
эк
= 131-117=14
По следующей формуле (2) определим абсолютный показатель прямой
экономии от сокращения затрат на внедрение системы.
С
эк
=С
0
-С
1
(2)
где С
о
- стоимость работ, выполняемых до внедрения нового
информационного обеспечения;
С
1
- стоимость работ, в условиях внедрения нового информационного
обеспечения.
60
С
эк
= 22261-21959=302
Учитывая вышеизложенное, рассчитаем индекс общих затрат труда (в %)
работников организации по формуле (3):
I
зт
=
T
1
: T
o
(3)
I
зт
=
117/131=0,89*100=89%
Далее рассчитаем коэффициент рост затрат труда (4) и коэффициент
эффективности труда (5) в ООО «Фора» с учетом введения новой системы.
К
зт
=
T
0
: T
1
(4)
К
эт
= (T
o
-T
1
):T
o
*100 (5)
К
зт
=131/117=1,12
К
эт
= (131-117)/131*100= 10,69
Показатель относительной экономии (6), выраженный в %, наглядно
демонстрирует экономический эффект от внедрения современных
информационных технологий в организации.
Э
относ.=
(С
0
-С1): С
0
*100 (6)
Э
относ. =
(22261-21959)/22261*100= 1,36
Далее рассчитаем годовой экономический эффект от внедрения нового
информационного обеспечения и внедрения системы автоматизированного
документооборота. На внедрение этих мероприятий планируется затратить
средства в размере 155 000 рублей. Ниже представлена формула (7),
позволяющая определить экономический эффект.
Э
ф
= С
эк
-К
нэ
*З
п
(7)
где К
нэ
- нормативный коэффициент экономической эффективности;
З
п
- стоимость затрат на внедрение нового информационного обеспечения,
тыс. руб.
Э
ф
=302-0,15*155=278,75
Срок окупаемости затрат можно определить обратной величиной
экономической эффективности (8)
Т
ок
=
З
п
: С
эк
(8)
Т
ок
= 155/278,75= 0,56 месяцев
61
В итоге затраты на внедрение нового сервера в организации окупаются
практически в течении полугода. Такие показатели могут быть достигнуты в
управлении хозяйственного и документационного обеспечения благодаря
применению современных информационных технологий.
С учетом показателей, рассмотренных в таблице 22, а также
произведенных выше расчетов, определим экономическую эффективность
совершенствования информационного обеспечения управления. Все
полученные данные занесены в таблицу 23.
Таблица 23
Показатели экономической эффективности предлагаемой системы
электронного документооборота
Показатели
Значение
Абсолютный показатель экономии, тыс. человеко-часы
14
Индекс общих затрат труда, %
89
Коэффициент роста затрат труда, %
1,12
Коэффициент эффективности труда, %
10,69
Абсолютный показатель прямой экономии от сокращения затрат
на внедрение СЭД, тыс. руб.
302
Показатель относительной экономии, %
1,36
Годовой экономический эффект, тыс. руб.
278,75
Срок окупаемости затрат, годы
0,56
Таким образом, внедрение новой системы в организации позволит
значительно сократить время обмена информацией и корреспонденцией, свести
до минимума, в том числе и почтовые расходы, что, по сути, является
экономией финансовых и временных средств на предприятии.
Проведенные расчеты экономической эффективности подтверждают
целесообразность и необходимость совершенствования информационного
обеспечения исследуемого предприятия.
Также необходимо выделить мероприятие по исключению потерь рабочего
времени. Гибкие режимы рабочего получили распространение во многих
организациях. В частности, гибкий график работы является альтернативой
традиционной работы с 9 до 17-00, 40-часовой рабочей недели. Данный режим
работы позволяет сотрудникам варьировать время их прибытия и отбытия. В
некоторых случаях, сотрудники, работающие в режиме гибкого рабочего
62
графика, обязаны отрабатывать определенное количество часов платежного
периода, а также присутствовать во время ежедневных «основных часов».
Закон о справедливых условиях труда не определяет такое понятие, как
«гибкий рабочий график». Механизм и правила такого рабочего режима
устанавливаются сторонами соглашения, работодателем и работником (или его
представителем). Так, во многих организациях возможность пользоваться
гибким рабочим графиком предоставлена тем сотрудникам, которые работают в
режиме восьмичасового рабочего дня, 40- часовой рабочей недели. В ООО
«Фора» предлагается ввести пять видов графика работы со смещением времени
начала и окончания работы. Например:
График № 1 (08:00 - 16:30)
График № 2 (08:30 - 17:00)
График № 3 (09:00 - 17:30) - стандартный режим
График № 4 (09:30 - 18:00)
График № 5 (10:00 - 18:30)
Все графики обеспечивают соблюдение восьмичасового рабочего дня, а
также перерывов для отдыха и питания (30 минут). Кроме того, графики
построены таким образом, чтобы все работники присутствовали на рабочих
местах с 10:00 до 16:30. В компании предусмотрено два вида рабочей недели –
однородная и смешанная. Выбрав однородную систему, работник в течение
всей рабочей недели трудится по одному и тоже же графику. При смешанной
схеме работник в разные дни недели может работать по разным графикам.
Среднегодовой эффект от предлагаемого мероприятия может быть
выражен в сокращении времени, которое потеряно вследствие опозданий,
простоев, ожидания опаздывающих. Многие работники, имеющие детей,
опаздывают утром на работу, в связи с уважительными причинами из-за отвода
ребёнка в детский сад, или того, что отвозят детей в школу, лишь потом едут на
рабочее место, предупреждая руководство и том, что опаздывают. Таким
образом, выбирая один из предлагаемых из пяти гибких графиков рабочего
63
времени, работники повышают эффективность его использования и успевают
на работу без опозданий.