Интерфейс программного решения CASQ-it.Аудит представлен на
рисунке 8.
Рисунок 8 - Интерфейс программного решения CASQ-it.Аудит
Вид главной страницы модуля «Аудит» представлен на рисунке 9.
Рисунок 9 - Вид главной страницы модуля «Аудит»
Основные преимущества работы с программным решением CASQ-
it.Аудит следующие:
обеспечивает эффективное внедрение передовых методов и политик в
области качества;
обеспечивает соответствие требованиям многоуровневого аудита
процессов;
снижает требования к квалификации аудитора, позволяя получать
знания и советы по проведению аудита непосредственно через интерфейс
решения;
выделяет области, требующие улучшения путем быстрого и легкого
создания графических и числовых отчетов;
обеспечивает экономию времени за счет автоматического управления
всей аудиторской функцией: от подготовки до формирования выходного
отчета;
обеспечивает все требования к качеству, включая: ISO 9000/9001, ISO
13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TL 9000,
TS-16949, AS 9100, OHSAS 18000 и многие другие;
образует постоянно обновляющуюся базу знаний по всем процессам,
которая останется в организации независимо от любых обстоятельств
(например, уходе ведущих сотрудников).
Пример отображения анализа в графической форме представлен на
рисунке 10.
Рисунок 10 - Пример отображения анализа в графической
форме
Интерфейс планирования аудита представлен на рисунке 11.
Рисунок 11 - Интерфейс планирования аудита
Внедрив программное решение, ООО «М-Диасервис» получает
возможность:
обеспечить своевременное и своевременное проведение аудита, так
как CASQ-it.Аудит автоматизирует управление процессом аудита, включая
полностью интегрированные возможности электронной почты, которые
уведомляют и автоматически назначают аудиторский персонал, а также
отслеживают и уведомляют соответствующих лиц о критических событиях
аудита;
просматривать результаты аудита таким образом, какой
предпочитает конечный пользователь: графический, сводный или подробный
формат;
содействовать постоянному совершенствованию, позволяя
пользователям не забывать «жесткие вопросы» в чек-листе аудита
посредством проверки достоверности данных;
поддерживать все виды аудитов от внутренних аудитов процессов,
многоуровневых аудитов, аудитов продуктов, аудитов поставщиков для
аудитов сторонних организаций и многое другое;
создавать и настраивать шаблоны чек-листов аудита, которые могут
быть легко скопированы и изменены для следующей проверки без
повторного набора;
обеспечить интеграцию со смежными решениями CASQ-it или
сторонними информационными системами;
препятствовать несанкционированным изменениям результатов
аудита благодаря полнофункциональной системе прав и ролей;
гарантировать, что результаты аудита сообщаются ответственным
сотрудникам, поставщикам или другим лицам, участвующим в процессе
аудита, обеспечивая постоянное улучшение качества процесса;
упростить планирование аудита на основе настраиваемого
пользователем алгоритма, помогающего проверять деятельность на основе
состояния и важности деловой активности.
В порядке соединения процесса аудита с другими процессами,
программное решение разделяет процедуру выполнения аудита на различные
этапы:
подготовка;
планирование;
выполнение;
оформление выводов;
верификация;
завершение.
Это разделение позволяет аудиторам концентрироваться на других
аспектах аудита без беспокойства о базовых составляющих процесса. Все
выводы, отклонения, рекомендации и мероприятия по проведенным аудитам
затем хранятся на сервере компании и доступны для пользователей в
графическом или табличном видах. Это позволяет сотрудникам компании,
Поставщикам, Заказчикам и другим лицам, вовлеченным в процессы,
связанные с проведением аудита, скоординировать решения вне зависимости
от их текущего местоположения.
Аудит процессов позволяет компаниям принять решения о
продуктивности ресурсов, процессов, процедур и общего функционирования
организации. Не существует идеально отлаженных бизнес-процессов, где не
находится места постоянным улучшениям. Именно по этой причине
руководство компании постоянно желает видеть план корректирующих и
предотвращающих мероприятий (CAPA) на каждое найденное
несоответствие по результатам проведения аудита для поиска возможных
улучшений процессов.
Программное решение CASQ-it.Аудит имеет встроенный механизм
запуска корректирующих мероприятий согласно процедурам и требованиям
компании.
Каждое мероприятие автоматически привязывается к соответствующему
выявленному отклонению или рекомендации с сохранением всей истории
обработки. Это позволяет обеспечить должную прозрачность, а также
предоставляет возможность оценить эффективность примененных
корректирующих действий и как они повлияли на общее состояние процесса.
Для обеспечения соответствия индивидуальным требованиям
внутренних процедур и снижения временных затрат на выполнение
мероприятий пользователям предлагается создать сеть связанных
мероприятий. Дерево зависимостей наглядно иллюстрирует взаимосвязи
между зависимыми процессами.
В завершении можно сказать, что программное решение CASQ-it.Аудит
помогает полностью закрыть все потребности специалистов для
эффективного управления процессами выполнения аудитов.
3.2 Расчет экономической эффективности разработанных
рекомендаций
Внедрение любой информационной системы должно быть обосновано с
точки зрения экономики и целесообразности. В таблице 5 приведены
усредненные данные по снижению основных операционных затрат по
процессу проведения аудита.
Статистические данные за последние десять лет промышленной
эксплуатации программного обеспечения данного позволили подсчитать
среднее время экономии времени на выполнение различного рода
«бумажной» работы в пересчете на одного сотрудника (численность
организаций составляет 250-1000 человек).
Таблица 5
Сравнительная таблица работы с программным решением
CASQ-it.Аудит
Наименов
ание
операции
Усреднен
ные
значения
временных
затрат без
использования
по (Ч)
Знач
ения
временных
затрат
после
внедрения
решения
CASQ
IT.АУДИТ
В
ыгода
(%)
Приме
чания
Создание
календарного
плана аудитов
30
10
66
%
План
формируется и
обновляется
автоматически
каждый раз
при
внесении
нового
аудита
Рассылка
уведомлений,
3
0
10
0%
Произво
дится
чек
листов перед
наступающим
аудитом
автоматически
Просмотр
истории аудита
для проведения
ретроспективно
го
анализа
2
1
50
%
Для
просмотра
истории
конкретного
аудита
требуется
сделать два
клика мышкой
Регистрац
ия
собранных
данных для
подготовки
отчета
выполнения
аудита
14
8
42
%
Данные
заносятся
сразу
в интерфейс
аудитора,
подсчет
баллов и
результат
происходит
автоматически
Регистрац
ия отклонений,
рекомендаций,
назначение
корректирующи
х мероприятий
5
3
40
%
Процесс
ускоряется
засчет
возможности
выбора
типовых
несоответстви
й и
корректирующ
их
мероприятий
Создание
плана
мероприятий
15
0
10
0%
Формир
уется
автоматически
Монитори
нг
просроченных
мероприятий,
уведомление
исполнителей
3
0
10
0%
Монито
ринг
происходит в
фоновом
режиме, при
необходимости
рассылаются
автоматически
е уведомления
Формиров
ание
периодической
отчетности для
8
1
87
,5%
Любая
отчетность для
анализа
формируется и
руководства
распечатывает
ся за три
клика мышки
Подготовк
а, согласование
и печать отчета
по
выполненному
аудиту
4
1
75
%
Печатна
я форма
создается
автоматически
на основании
введенных
данных.
ИТОГО:
84
24
71
%
За один
выполненный
и закрытый
аудит
Под бумажной работой понимается поиск, согласование, получение,
организация, рассылка и архивирование документации, связанной с
выполнением аудитов.
Высвобождение свободного времени на сотрудников представлено в
таблице 6.
Таблица 6
Высвобождение свободного времени на сотрудников
Уровен
ь сотрудника
Усред
ненные
затраты на
«бумажную
работу» в
день (мин)
Затрат
ы на
выполнение
этих же
операций при
работе с
программны
м
обеспечение
м
Эк
ономия
%
Эк
ономия в
год (Ч)
Исполн
ители
60
20
66
%
176
Владел
ьцы
процессов
180
30
83,
3%
660
Коорди
наторы
(аудиторы)
360
80
77,
7%
123
2
Таким образом при наличии данных о стоимости времени
сотрудников и стоимость внедрения программного обеспечения CASQ-it
несложно посчитать экономическую целесообразность внедрения
программного решения
Расходы по внедрению CASQ-it.Аудит показаны в таблице 7.
Таблица 7
Расходы по внедрению программы CASQ-it.Аудит
Наименование затрат
Сумм
а, руб.
Стоимость программы CASQ-
it.Аудит без установки
10000
0
Установка программы CASQ-
it.Аудит
39000
Итого ожидаемых затрат
13900
0
После введения новой программы в бухгалтерии ООО «М-Диасервис»
высвободится одна штатная единица. В ближайшее время у одного
бухгалтера оканчивается срочный договор, вследствие этого предлагается его
не продлевать. Рассмотрим затраты на одного сотрудника бухгалтерии ООО
«М-Диасервис» (таблица 6).
Из таблицы 8 видно, что затраты на содержание одного сотрудника
бухгалтерии ООО «М-Диасервис» составляют 440500 руб. в год.
Таблица 8
Затраты на содержание сотрудника бухгалтерии ООО «М-
Диасервис»
Наименование затрат
Сумма