74
каждого сотрудника уровень выполнения стоящих перед ним задач.
Соответственно, в KPI уже будут заложены параметры оценки эффективности
того или иного работника.
То есть, чтобы оценить эффективность работы сотрудника ИП Денисова
Д.В., необходимо будет посмотреть его показатели выполнения KPI за
отчетный период.
Мониторинг может проводиться помесячно, поквартально или раз в
полгода.
Затем полученные показатели необходимо будет сравнить с нормативами
(т.е. с теми показателями, которые сотрудник должен достичь). Внедрение
системы KPI позволяет направить действия сотрудников разных подразделений
на достижение целей организации, мотивировать их на саморазвитие в целях
увеличения размера вознаграждения.
Руководству ИП Денисова Д.В. следует акцентировать внимание при
разработке методологии KPI на следующее:
разъяснить персоналу достоинств использования KPI;
определить стратегические для всей компании показателей;
разработать механизмы оперативного мониторинга показателей;
предусмотреть необходимость дальнейшего постоянного
улучшения набора KPI для поддержания развития организации.
Система KPI основывается на управлении по целям, то есть обеспечивает
понимание каждым сотрудником цели компании и места каждого человека в
общей системе. Сотрудники видят, как их работа связана с деятельностью
других подразделений, и осознают важность качественного выполнения своих
обязанностей. Каждый человек получает мотивационную карту (определенный
набор факторов, отражающий результат деятельности данного сотрудника),
самостоятельно управляет процессом решения задач, самостоятельно
контролирует, на каком этапе достижения цели он находится, самостоятельно
определяет размер своего вознаграждения в зависимости от результатов своей
работы.
75
Работники мгновенно получают обратную формализованную связь о
результатах своей работы. Система KPI предусматривает измерение
результатов, расчеты, и итоговый рейтинг, что позволяет каждому человеку
видеть, как согласно этой системе руководитель оценивает результаты работы.
Удовлетворяется и условие справедливости вознаграждения, так как
работник видит, какой вес в его деятельности занимает та или иная задача, как
должны распределяться его усилия и каким образом происходит расчет
заработной платы.
Система KPI хороша тем, что она не только мотивирует персонал, но и
осуществляет систематическую оценку деятельности сотрудников. Оценка
персонала систематизирована, стандартизирована и не требует дополнительных
затрат при осуществлении. С помощью системы ключевых показателей
деятельности оценка персонала получается объективной и актуальной.
Однако для эффективного внедрения системы KPI как мотивационной
системы нужно выполнить несколько условий:
- все расчеты должны производиться автоматически;
- информация должна быть актуальной и из достоверных
источников;
- ключевые показатели должны быть определены в соответствии с
обязанностями сотрудника и быть в его компетенции;
- цель должна быть достижимой, планы реальными.
Создавая систему мотивации, необходимо знать все элементы системы
управления, их взаимосвязь и взаимное влияние, необходимо выяснить
ожидания собственников и руководителей компании.
При внедрении системы мотивации по системе KPI необходимо, чтобы
руководители компании понимали, что они должны быть честными перед
своими сотрудниками, выполнять обещания и не завышать планы, так как
обман и изначально нереальные цели демотивируют сотрудников значительно
сильнее, чем отсутствие вознаграждения за достижение цели.
Для того чтобы система мотивации на базе KPI была эффективной,
76
- необходимо правильно и четко сформулировать данные показатели,
т.е.
- соблюдать определенные требования к KPI:
- каждый показатель должен быть четко определен;
- количество показателей должно быть ограничено;
- показатели должны быть измеримы, т.е. представлены в цифровом
выражении;
- должна быть прямая связь показателей с целями компании;
- подконтрольность, т.е. возможность влиять на факторы;
- показатели и нормативы должны быть достижимы: цель должна
быть реальной, но в то же время являться стимулом;
- показатель должен быть в сфере ответственности тех людей,
которые подвергаются оценке;
- показатель должен нести смысл;
- показатели могут быть общими для всей компании, т. е.
«привязаны» к цели компании, и конкретными для каждого работника, т.е.
«привязаны» к задачам работника по достижению целей компании.
Система KPI в мотивации персонала имеет ряд преимуществ над другими
системами материального поощрения:
1) 100%-ная ориентация на результат;
2) Управляемость - позволяет корректировать направленные усилия
сотрудников без серьезного изменения самой системы;
3) Понятность-сотрудник понимает, за что компания готова его
вознаграждать, компания понимает, за какие результаты и сколько она готова
заплатить;
4) Неизменность - любой сотрудник выстраивает свою работу в
соответствии с системой мотивации.
5) Мировая практика убедительно доказывает, что использование
системы KPI увеличивает прибыль компаний от 10 до 30%, поскольку
77
ориентирует работу сотрудников на результат, повышая и мотивацию, и
лояльность персонала.
6) Система оплаты труда, ориентированная на результат, когда
определенная часть заработка ставится в зависимость от индивидуальной и
общей эффективности работы, обеспечивает возможность повысить
производительность труда.
Основная сущность построения системы мотивации на базе KPI будет
состоять в том, что в начале отчетного периода руководителям и сотрудникам
будут устанавливаться цели и задачи, за достижение которых к основной части
заработной платы (окладу) будет начисляться дополнительное вознаграждение
(премия). Т.е. внедрив систему мотивации персонала на основе KPI,
предлагается
использовать систему оплаты труда, которая будет учитывать результаты
проделанной сотрудником работы, состоять из постоянной и переменной
частей:
ЗП = О − Ш + П, (3.1)
где ЗП – заработная плата;
О – должностной оклад;
Ш – штрафы;
П – премии согласно достигнутым показателям KPI (переменная часть).
Для этого, для начала необходимо определить основные показатели
результативности труда работников, т.е. разработать систему KPI.
Существует различные оценки необходимости и достаточности
количества ключевых параметров эффективности. Нортон и Коплан в свое
время предлагали применять не более чем 20 KPI.
Фрейзер и Хоуп рекомендуют использовать не более 10.
Наиболее успешной из существующей практики является использование
правила «10/80/10».
Такое правило означает, что предприятие должно использовать около 10
ключевых показателей, ориентированных на результат, около 80-и показателей,
78
связанных с операционной (например, производственной) деятельностью и
около 10 ключевых показателей эффективности.
Все показатели эффективности, которые будут применяться в ИП
Денисова Д.В., разделим на следующие уровни и группы представленные в
таблице 20.
Таблица 20
Ключевые показатели эффективности по уровням и группам
№
п/п
Уровень
показателей
Группа
показателей
Группа
персонала
Цель внедрения
KPI
1.
Эффективность
предприятия
Управленческий
персонал
Введение системы
KPI для оценки
деятельности
руководящих
сотрудников
осуществляется в
соответствии с
целями
увеличения
прибыли
компании и,
соответственно,
снижения затрат.
2.
Эффективность
основных бинес-
процессов
Эффективность
основного
производства
Сотрудники
производственных
участков
3.
Эффективность
службы
маркетинга и
сбыта
Показатели
эффективности
сбыта и
маркетинга
Отделы
маркетинга,
сбыта, склада
гготовой
продукции
Целями введения
системы KPI для
сотрудников
маркетинга и
сбыта являются
увеличение
объема продаж и
выручки с
обеспечением при
этом приемлемых
цен на
продукцию,
сохранение
темпов роста
продаж и пр.
4.
Эффективность
вспомогательных
процессов
Показатели
эффективности
вспомогательных
бизнес-
процессов
Юридический
отдел, отдел
кадров,
бухгалтерия,
Целями сисистемы
KPI для данных
отделов снижение
расходов на
персонал,
оптимизация
налогооблжения
79
Показатели для оценки результатов работы представлены в таблице 21.
Таблица 21
Показатели для оценки результатов работы
Показатель
Что означает
Кто
оцениваетс
я
Возможная
периодично
сть расчета
Для чего может
быть
использован
EBIT , прибыль
остающаяся
после
налогообложен
ия, уплаты
процентов и
дивидендов
Прибыль,
остающуюся
после уплаты
налогов, на
которую
влияют
уровни
доходов,
расходов,
инвестиций
(амортизации)
Генеральны
й директор,
директора
филиалов,
отвечающие
за
доходную, и
расходную
часть своего
бюджета
Ежемесячно,
ежеквартальн
о, ежегодно
Расчет бонусов,
резерв
самофинансирова
ния, получение
кредитов, оценка
рентабельности
вложений и т. д.
Gross Margin ,
уровень
прибыльности
(как правило в
процентах)
Отношение
валовой
прибыли к
выручке
(общему
объему
продаж)
Руководител
и отделов,
направлени
й бизнеса,
развивающи
е продукт
или услугу
Ежегодно,
ежемесячно,
а также
вплоть до
товара или
технологичес
ки
завершенного
процесса
Для оценки
перспектив
развития
продукта, влияния
спроса на товар
или услугу,
влияния
конкуренции
Turnover ratio,
ротация
кадров
Отношение
общего числа
уволенных за
период к
среднесписоч
ной
численности
работающих
за тот же
период
Директор по
персоналу,
руководител
и
структурных
подразделен
ий
компании,
имеющие
отдельное
штатное
расписание
ежемесячно,
ежеквартальн
о ежегодно
Для оценки
влияния текучести
кадров на
результаты
бизнеса,
прогнозирования
периодов
наиболее
активного поиска
персонала,
определение
лояльности
каждой категории
работающих, для
выявления
скрытых резервов
экономии, оценка
эффективности
работы кадрового
аппарата
Средний объем
продаж
Объем продаж
(в штуках,
денежных
единицах),
который
приносит
каждый
Отдел
продаж,
менеджер
по
продажам
Ежедневно,
еженедельно
, ежемесячно,
ежеквартальн
о, ежегодно
Планирование
доходной части
бюджета
подразделения,
измерение
эффективности
работы каждого
80
продавец
человека или
отдела и, как
следствие,
распределение
премиального
фонда, выявление
сезонности
Соотношение
периодов
оборачиваемос
ти дебиторской
и
кредиторской
задолженности
(равно как и
каждый из
периодов в
отдельности)
Отношение
среднего
срока оплаты
покупателей к
среднему
сроку оплаты
поставщикам
Отдел по
работе с
клиентами,
финансовый
отдел,
коммерческ
ий отдел,
отдел
продаж
Ежемесячно,
ежеквартальн
о, ежегодно
Планирование
денежных потоков
и кассовых
разрывов,
получение
кредитов, расчет
отсрочек
платежей по
контрактам,
установление
размеров скидок
за раннюю
оплату,
выявление
внутренних
источников
финансирования
Коэффициенты КPI будут принимать значения в зависимости от уровня
выполнения работником поставленных задач.
Таблица 22
Значения коэффициента KPI
Уровень
выполнения
задач
Значение
коэффициента
Смысл показателя
100%
1
Выполнение работником всех
поставленных задач в
установленные сроки (достижение
целевого значения)
80-90%
0,9
Выполнение работниками
поставленных задач и соблюдение
сроков на уровне 80-90%
60-80%
0,6
Выполнение работниками
поставленных задач и соблюдение
сроков на уровне 60-80%
менее 60%
0
Выполнение работниками
поставленных задач и соблюдение
сроков на уровне менее 60%
(недопустимо)
81
Документы регламентирующие KPI в ИП Денисова Д.В.:
1. Положение о KPI. Данный документ будет определять цель, задачи и
направление использования, формирования системы KPI; состав, процедуры
установления использования и расчета значений KPI состав, форматы и
порядок формирования отчетности о выполнении KPI.
2. Методика расчета KPI. Определяет наименование показателя и его
назначение, аспект оценки, алгоритмы расчета, диапазон допустимых
отклонений, источники данных для расчёта показателя, исполнители.
3. Карты выполнения KPI. Фиксируется состав и значения показателей,
по которым проводится оценка деятельности руководителя подразделения.
3.2 Расчет экономической эффективности предлагаемых мероприятий
На основе проведенных исследований посоле внедрения системы KPI
российских компаний достигают следующих показателей.
увеличение выручки более чем на 10% за счет концентрации на
клиентах;
снижение оттока клиентов и, как результат, увеличение прибыли
(так как по статистике снижение на 5% оттока дает до 15% прибыли);
снижение затрат как минимум на 10 – 20% ;
многократное повышение производительности труда за счет
увеличения мотивации и эффективности бизнес -процессов;
сокращение сроков бизнес -процессов , ведущее непосредственно к
снижению постоянных и переменных затрат;
увеличение прибыли в результате изменения вышеперечисленных
факторов
В результате внедрения предложенных мероприятий по
совершенствованию системы управления персоналом, а именно в результате
совершенствования процесса подбора и найма с помощью применения
профессиональных стандартов и применения системы мотивации на основе
82
KPI в ИП Денисова Д.В. и проведения корпоративных мероприятий
планируется:
повышения уровня профессионализма нанимаемых сотрудников
требованиям должности;
снижение текучести кадров;
рост мотивации сотрудников
повысится результативность работы персонала;
рост объема продаж и как следствие прибыли;
сплочение коллектива, формирование духа команды;
Для расчета экономической эффективности предложенных мероприятий
произведем расчет затрат на данные мероприятия.
Прежде всего необходимо определить затраты на приобретение
программного обеспечения. Так как предприятие в своей работе пользуется
системой 1С: Предприятие было решено приобрести к ней дополнительный
модуль "1С: Предприятие 8. Управление по целям и KPI". Также специалист,
который будет осуществлять работу в данной программе должен будет пройти
курс обучения. Затраты на приобретение и установку программного
обеспечения, а также обучение специалиста представлены в таблице 23.
Таблица 23
Затраты на приобретение программного обеспечения
№ п/п
Наименование затрат
Количество
Стоимость, рублей.
Ед.
всего
1
1С: Предприятие 8.
Управление по целям и KPI
1
12 500
,00
12 500,00
2
Установка и отладка
программы
1
5 000,00
5 000,00
3
Обучение специалиста
1
10 000,00
10 000,00
Итого
27 500,00
В таблице 24 рассчитаем годовой фонд заработной платы специалиста
для осуществления мероприятия.
83
Таблица 24
Затраты на подготовку и оплату труда специалиста
Наименование
Кол-во,
чел
ЗП,
рублей
СВ, рублей
ФЗП в год,
рублей
Консультант
1
40 000
12 080
624 960
Итого
40 000
12 080
624 960
Планируется, что после внедрения системы размер премии по итогам KPI
составит в среднем 15% к фонду оплаты труда.
Рассчитаем дополнительные затраты на выплату премий по результатам
KPI.
Затраты на выплату премий в течении года составят: ФОТ *15% = 156 839
*15% = 23 525 тыс. рублей
Расчет общей суммы затрат на данное мероприятие представлен в
таблице 25.
Таблица 25
Затраты на внедрение системы KPI
№ п/п
Наименование затрат
Сумма,
тыс.руб.
1
1С: Предприятие 8. Управление по целям и KPI
12,5
2
Установка и отладка программы
5,0
3
Обучение специалиста
10,0
Заработная плата специалиста с отчислениями на
соц.страхование
624,96
Затраты на выплату премий
23 525
Итого
24 177
Рассчитаем предполагаемый доход от данного мероприятия. Как уже
говорилось выше. На основе проведенных исследований посоле внедрения
системы KPI российских компаний достигают следующих показателей.
увеличение выручки более чем на 10% за счет концентрации на
клиентах;
снижение оттока клиентов и, как результат, увеличение прибыли
(так как по статистике снижение на 5% оттока дает до 15% прибыли);
снижение затрат как минимум на 10 – 20%.