14
Подразделения, занимающиеся снабжением, выполняют три функции.
Первая функция – это планирование, предполагающее исследование
внешней и внутренней среды организации, рынка товаров; прогнозирование;
определение потребности в количестве материальных ресурсов; планирование
необходимых хозяйственных связей, оптимизацию запасов для производства;
планирование потребности в материалах и определение лимита для цехов,
оперативный план снабжения предприятия.
Вторая функция – это организация, включающая сбор информации о
необходимой продукции; участие в ярмарках, аукционах, выставках-продажах;
аналитическая обработка всех имеющихся источников удовлетворения
потребности в ресурсах для выбора наиболее оптимального; заключение
хозяйственных договоров по поставкам продукции с поставщиками; получение
и организация привоза имеющихся ресурсов, организация складского
хозяйства, являющегося частью органов снабжения; обеспечение рабочих мест,
участков и цехов потребными материальными ресурсами.
Третья функция – это контроль и координация деятельности; в их состав
входит контроль за выполнением обязательств по договорам с поставщиками,
исполнение ими срока поставки продукции; учёт расходования материальных
ресурсов на производстве, входной контроль уровня качества и комплектности
поступающих ресурсов; контролирование производственных запасов;
предъявление претензий поставщикам, транспортным организациям; анализ
работоспособности службы снабжения; подготовка мер по координации
снабженческой деятельности с целью повышение её эффективности.
В условиях рыночного хозяйствования у предприятий есть право выбора
поставщика, а так же право закупки качественных и более лучших
материальных ресурсов. Поэтому персонал отдела снабжения предприятия
внимательно изучает качественные характеристики поставляемой продукции,
предлагаемой различными поставщиками [38].
Формирование базы нормативов, прогнозирование и разработка плана
материально-технического обеспечения, установление хозяйственных связей,
15
согласованность работы различных служб, входящих в состав предприятия,
сконцентрированы на базе отдела снабжения предприятия. Согласованность в
работе подразделений отдела снабжения предприятия основана на
функциональных связях. Административное подчинение здесь не участвует.
Организация процесса закупок имеет характерные этапы (рисунок 1).
Рисунок 1 – Этапы организации процесса закупок
Организация процесса закупок на предприятии определяет общие
потребности организации и индивидуальные потребности каждого из ее
подразделений. Так же необходимо знать точное описание потребностей,
артикул товара или изделия, которые запрашиваются. Когда в отделе закупок
ведется каталог постоянно закупаемых товаров, это способствует ведению
точного бухгалтерского учета, а также поддержанию условий хранения их на
складе.
Определение потребности в материальных ресурсах
Определение нужных характеристик и количества товара
Анализ и определение возможных источников снабжения
Определение цены и условий поставок ресурсов
Подготовка и размещение заказа на закупку ресурсов
Контроль выполнения заказа или его экспедирование
Получение и проверка товаров
Обработка счета и оплата
Учет поступлений материальных ресурсов
16
Выбор поставщика является одной из главных частей функции закупок,
включающих поиск источника снабжения, оценку возможностей
своевременной поставки, до и послепродажного обслуживания. Среди
определяющих сведений, хранящихся в электронном виде и книгах учета, в
отдел закупок поступает информация о выполняющихся контрактах с
поставщиками, благодаря которым идет размещение заказов, товарная
классификация приобретаемых изделий, реестр поставщиков. Согласовываются
цены, условия закупок.
Размещение заказов на закупку включает заполнение определённой
формы заказа, когда в качестве альтернативы не используется договорённость с
поставщиком на продажу продукции или поставку товаров на основании
общего заказа. Основополагающим требованием любой формы заказа на
закупку должно быть присутствие серийного номера, названия, даты, адресов
поставщиков, количества и описания поставляемых товаров, даты поставки,
указаний по отгрузке, их условий; оплата и ее условия [34].
Когда заказ на закупку будет отправлен поставщику, покупатель может
проконтролировать ход его выполнения, а также по возможности ускорять
выполнение заказов. Данные функции возложены на подразделение контроля
экспедирования. Функция контроля исполнения заказов – это типовая функция,
которая контролирует способность поставщика, выполнять свои обязательства
в сроки доставки. Сопровождение заказа это не иначе как давление на
поставщика для того, чтобы он выполнил свои обязательства по времени
доставки товара, мог доставить его, опережая график, или ускорил доставку
при отставании от графика. Стимулом может быть применена угроза снятия
заказа или прекращения коммерческих отношений в будущем, если
поставщиком не могут быть выполнены условия договора.
Важным этапом является оприходование (получение) материальных
ресурсов, а также самой готовой продукции. Главными целями функций
получения, контроля материальных ресурсов будут: гарантированное
получения заказа; контроль качества; подтверждение в получении заказанного
17
объема материальных ресурсов; транспортировка их далее на место
назначения (склад, ОТК); учёт необходимой документации на получение
материальных ресурсов. Счета на оплату, налагающие обязательства на
заказчика, принято выписывать в двух экземплярах, и включать номера заказов,
стоимость изделий, всю сумму к оплате по каждому виду. Когда заказ получен,
необходимо обновить сведения по учету в отделе закупок. Это ведение файлов
документов, которые относятся к заказу, а также нужны отделу закупок.
Размещение заказов, которые удовлетворяют потребности логистической
системы, определяющее влияет на уровень эффективности всего процесса
логистики, так как заказы характеризуют мощности материальных потоков,
особенность их формирования, возможные методы, пути передвижения по
логистическим цепям.
В условиях сформировавшегося рынка главной проблемой
логистического звена в снабжении является следующее: рыночная потребность
всегда изменяется в промежутке времени от начала поставок и до
использования компонентов. Это ведет к ситуации, при которой сроки поставок
могут быть передвинуты в связи с тем, что с производства или от поставщиков
могут поступать детали, которые больше не востребованы. В то же время
может не хватать других компонентов для исполнения текущих заказов
клиентов.
Закупочная логистика может решать задачи, такие как определение
предмета (структуры) закупок, определение объемов закупок, выборы
поставщика, условия закупок [29].
Задача определения сферы закупок находит решение совместно с
производственным отделом, а так же инженерной службой предприятия. Здесь
определяются потребность в сырьевых и материальных ресурсах, параметры
спецификации, качественные и эксплуатационные характеристики. Весь этот
перечень информации поступает в отдел снабжения (закупок).
Масштаб закупок определяется по согласованию с такими отделами
предприятия, как производственный, финансовый отделы, складское хозяйство,
18
бухгалтерия. По согласованию с производственным отделом рассматривается
требуемое количество материальных ресурсов. Устанавливается наличие
данного товара на складе (когда склад находится в ведении отдела снабжения).
Если на складе эта продукция отсутствует или ее недостаточно, объемы
закупки обязательно согласовываются с финансовым отделом.
Условия закупок проходят согласование с поставщиками, прежде
предложившим свой вариант, и отделом снабжения. В согласовании данного
вопроса могут принимать участие и работники других служб. Исполнение
данной задачи означает, что будут определены параметры цены, условия
оплаты и доставки, время.
На функцию отдела закупок в организационной структуре предприятия
влияет множество факторов, таких как доля затрат на закупаемое сырье,
внешние услуги в расходной части (доходах) предприятия, значимость
приобретаемой продукции или услуг, стабильность на рынке продукции и
услуг, жизненно необходимых для предприятия, возможность для выполнения
этой функции, задачи снабжения, которые способствуют достижению целей
организации.
Службы закупок на предприятии могут решать свои задачи как
централизованно, так и децентрализованно. Когда предприятие подходит к
процессу с позиций децентрализации, работники отделов имеют возможности
самостоятельно производить закупки, каждый для своего отдела.
Преимуществом данного подхода является то, что пользователь лучше знает
потребность своего отдела, чем кто-то другой. Процесс закупки на основании
этого подхода будет осуществляться быстрее [25]. Но, по сравнению с
децентрализацией, у централизованных закупок больше преимуществ. Поэтому
почти все предприятия, помимо самых мелких, применяют централизованный
подход к проведению закупок. При таком подходе к закупкам назначается
конкретное лицо или формируется отдел с правами совершать закупки в
соответствии с потребностями всех отделов.
19
К достоинствам централизованных закупок необходимо отнести простоту
стандартизации приобретённых материальных ресурсов или готовой
продукции; отсутствие административной составляющей, вероятность
совместного (несколькими отделами предприятия) размещения заказа у
поставщика с целью получения скидки за больший объем выполнения заказа,
эффективный контроль за исполнением обязательств по закупкам, расширение
профессиональных навыков специалистов по закупкам.
Таким образом, закупочная логистика – это управление материальными
потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.
Закупочная логистика может решать задачи, такие как определение предмета
(структуры) закупок, определение объемов закупок, выборы поставщика,
условия закупок. В государствах с рыночными условиями хозяйствования
главной целью закупочной логистики является удовлетворение потребности
производства в материальных ресурсах с максимально возможным уровнем
экономической эффективности.
1.2 Особенности деятельности по управлению запасами и их типы
Как известно, управление может в себя включать следующие функции:
планирование, прогнозирование, контроль (учет), анализ, регулирование. На
основании этого, современная система управления запасами может
осуществлять:
планирование ассортимента, других составляющих системы: при этом
она способна определить сколько, в какие моменты времени заказывать сырье и
основные материалы, выбирать позиции по ассортименту, определяя их
специфику;
прогнозирование: решения по управлению запасами должны быть
представлены на основании предвидения спроса на продукцию; использована
методика расчета по системе управления количеством запасов
(экспоненциальное сглаживание); мнение маркетологов при вариативности
прогнозов по нестандартным обстоятельствам;
20
учет сделок: любая система контроля пользуется бухгалтерской
информацией для цели управления, так как она содержит данные по всем
отгрузкам продукции и получению товаров; но система может не обеспечивать
принятие правильных управленческих решений, из-за отсутствия точных
данных о запасах в пути, об их наличии;
регулирование: эта часть системы должна содержать решения о
времени и количествах нужных товаров; в основном этот процесс составления
плана заказов автоматизирован, основываясь на принятых решениях;
информированность об отклонениях: сообщения должны касаться
ситуации при прогнозе, не отразившем реальный спрос, когда по пунктам
сформированы большие заказы, дефицит имеет большое значение;
информация о показателях эффективности: должна обеспечивать
менеджмент высшего звена совокупной информацией об эффективном
управлении товарными запасами.
Управление запасами в теории определяется как ответ на вопрос что, в
какой период времени и в каком объеме делать заказ [34]. Но всецело
автоматизирование управления запасами невозможно и основополагающие
решения остаются без исполнения. Развитие логистики на предприятиях
позволило координировать управление материальными запасами с общим
материальным потоком в организации. В связи с этим создаются отделы
материальных потоков, которые не зависимы от сектора склада
производственного отдела организации. В числе экстренных задач для вновь
созданных отделов поставлено: «сведение до нуля погрешности в
складировании» и «передача данных о складских запасах, имеющихся в
масштабе реального времени».
Потенциальное значение запасов обязует логистическую систему
исследовать проблемы управления запасами с учетом следующего:
уровень запасов, необходимый на предприятии для поддержания
требуемого уровня обслуживания потребителей;
21
доля компромисса между уровнем обслуживания потребителей и
уровнем запасов в логистической системе;
объем запасов, который должен быть на каждой стадии
логистического и производственного процессов;
должны ли отгружаться товары исключительно с предприятия;
доля компромисса между запасами и выбранным способом их
транспортировки;
совокупные уровни запасов предприятия, связанные со спецификой
обслуживания;
изменение затрат по содержанию запасов в зависимости от изменения
количества складов;
размещение страховых запасов.
Главной целью создания запасов является формирование «буфера» между
смежными поставками сырья, комплектующих, материалов для сокращения
общей суммы ежегодных расходов на их управление. Цель управления
материальными запасами в системе логистики будет координация усилий,
направляемых на стабилизацию запасов на таком уровне, который мог бы
обеспечить рост эффективности функционирования логистической системы в
целом [15].
Уровень экономической эффективности процесса управления
материальными запасами в системе логистики является основным моментом
при управлении материальными потоками. Определение данного показателя
имеет значение как на этапе разработки стратегии управления запасами, так и
на этапе оценки результатов работы по управлению запасами.
Оценка экономической эффективности управления материальными
запасами в системе логистики отражена в следующих задачах [25]:
1. Обоснование методики оценки показателя экономического эффекта,
как результата осуществления логистической концепции управления запасами;
2. Количественная оценка показателя экономической эффективности
управления запасами.
22
Решение первой задачи для определения экономической эффективности
управления материальными запасами в системе логистики заключается в
оценке экономического эффекта, получаемого как результат использования
логистики. Экономический эффект в результате логистического подхода при
управлении запасами в логистической системе предприятия складывается из
следующих составляющих:
за счет снижения капитала, вложенного в материальные запасы в
рамках логистической системы и полного высвобождения суммы денежных
ресурсов, альтернативное применение которых даёт возможность получить
дополнительную прибыль от операций на финансовом рынке;
за счет ускорения оборачиваемости средств, вложенных в
материальные запасы, что напрямую связано с увеличением объема реализации
и, при рентабельной работе предприятия, к росту прибыли от реализации;
за счет уменьшения переменной части затрат на формирование,
хранение запасов, которые зависят от размера запасов, находящихся на
хранении.
На сегодняшний день по ряду мероприятий (в том числе и внедрению
логистики) большинство предприятий связанны последовательно друг с
другом. Следовательно, производство и системы создания и хранения запасов
носят взаимозависимый характер. В этой ситуации управление
производственным процессом означает организацию работ каждого звена и в
отдельности, и как единого целого. Большинство предприятий стали применять
метод комплексного регулирования, гармонично соединяющего все звенья и
сопоставляющего объемы производства и материальных запасов. Опираясь на
целенаправленные шаги по применению организационных, плановых и
контрольных мер, можно предотвратить создание излишних запасов, и
устранить недостаток в виде отсутствия готовности к поставкам.
Рациональное планирование запасов (и материальных ресурсов, и готовой
к реализации продукции) реально на предприятии лишь в виде составной и
неотъемлемой части комплексного процесса планирования управления,
23
включающего все основные сегменты производственно-хозяйственной
деятельности, а также взаимосвязи между ними. Определено это следующим:
запасы сырья, материалов, товарные остатки представляют собой две стадии
процесса кругооборота оборотного капитала предприятия (финансовый цикл
предприятия) [24].
Управление запасами является видом производственной деятельности,
которая направлена на систематизацию работы по формированию и
расходованию запасов. Управление запасами использует в основе теорию
запасов. Теория запасов является разделом изучения операций. Менеджеры
предприятий должны определить величину запасов, дающую возможность
поддержать баланс между входными и выходными материальными потоками, с
учетом их быстрого продвижения. Оптимальным балансом можно обеспечить
низкий уровень запасов для непрерывного цикла производства.
В рыночных условиях могут возникнуть ситуации, при которых спрос и
предложение не поддаются управлению. Отклонения могут быть и по
количеству, и по времени. Движение запасов будет возможно при производстве
товара в большом объёме, несоответствии объемов продаж, при поставке
продукции раньше оговоренного срока. На всё перечисленное
оказывает непосредственное влияние изменений во внешней среде. Процесс
управления запасами должен свести это влияние к минимуму посредством
повышения эффективности логистического процесса. Следовательно,
эффективность управления материальными запасами неразрывно связано с
уровнем эффективности планирования спроса и предложения.
В процессе разработки стратегии управления запасами должна быть
учтена товарная политика предприятия. В связи с этим продукция
(производимые товары) должны рассматриваться с позиций покупателя.
Покупатель приобретает и товар, и услуги сопутствующие его продаже. Иначе
говоря, покупатель приобретает удовлетворение тех или иных своих
потребностей.