55
Глава 3. Совершенствование финансового контроля
использования средств организаций
3.1. проведения Рекомендации по оптимизации является применяемых категориям методов и способов
согласно финансового ревизии контроля в организации
Для более эффективного применения методов и способов финансового
контроля, в первую очередь можно разработать некоторые предложения по
оптимальному ведению финансового контроля.
1. Не выявлять возможные потери, а предупреждать их. Внутренний
финансовый контроль состоит из двух этапов, где первый – предварительный
– играет принципиальную роль, поскольку дает возможность предотвратить
потенциальные потери и уменьшить риски их появления. Сформировать
важные шаги по видам деятельности и бизнес-процессам, типам ресурсов
(товарно-материальные ценности, данные, технологии и др.) для их
реализации на предварительном этапе.
2. Четко регламентировать все бизнес-процессы. Необходимо
минимизировать риски непроизвольных и непредумышленных действий,
которые могут стать причиной потери ресурсов. На уровне юридической
службы следует сформировать договоры для каждой хозяйственной операции
с учетом сведения к минимуму рисков недобросовестности контрагентов. Не
следует забывать о сфере товародвижения. Если максимально точно
регламентировать учетные процедуры (порядок оприходования и списания
товарно-материальных ценностей, порядок учета движения денежных средств,
частоту проведения инвентаризаций и т.п.), то можно исключить неточности в
данных.
3. Работать с персоналом. Пусть финансовый контроль вовлекает в
работу руководителей всех отделов организации. Одна из принципиальных
обязанностей руководителя – создание условий для сохранности ресурсов в их
сфере ответственности и информирование подчиненных о нормах и методах
работы с ценностями. Необходимо регулярно проводить разъяснительные
56
беседы с сотрудниками, демонстрировать и учить их новым способам
контроля и обеспечения сохранности ресурсов. Следует заключать договоры
индивидуальной или коллективной ответственности с теми служащими,
которые имеют прямой доступ к ценностям. Также стоит отразить соблюдения
регламентов внутреннего контроля в должностных инструкциях и трудовых
договорах. Помимо этого, необходимо постоянно контролировать практику
применения и понимания внутренних документов, ведь не редкость, что
контролеры воспринимают довольно подробные инструкции по-своему. Пусть
инвентаризационные комиссии объединяют работников разных должностей.
4. Обеспечить функциональность информации. Когда осуществляется
организация финансового контроля, то одним из важнейших уровней
становится сфера информационной безопасности. Здесь принципиально как
сохранение внутренних данных от стороннего пользователя (ведь информация
специфична и не всегда может быть применена даже прямыми конкурентами),
так и создание условий для формирования надежной функциональности, и
быстродействия учетно-контрольных процедур.
5. Не забывать об антикоррупционной составляющей. Персонал должен
проводить проверку любых внутренних постановлений и распоряжений,
регламентов, должностных инструкций на наличие коррупционного аспекта
(проверка прокуратурой).
Для того, чтобы оптимизировать применяемые методы и способы
финансового контроля в администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования необходимо автоматизировать систему
управления финансовым контролем. Помимо комиссии, которая создана в
организации, для облегчения проведения финансового контроля возможно
реализовать систему электронного учета.
В Администрации нет автоматической системы для учета прямых
договоров. Регистрация ведется вручную, что на много усложняет процесс
контроля, не все прямые договоры порой учитываются, что приводит к
57
искажению фактов финансовой отчетности и нарушению Федерального закона
от 05.04.2013 N 44-ФЗ (ред. от 01.05.2019) «О контрактной системе в сфере
закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и
муниципальных нужд» (с изм. и доп., вступ. в силу с 12.05.2019).
В соответствии со ст. 93. п.1 данного закона закупка у единственного
поставщика (подрядчика, исполнителя) может осуществляться заказчиком в
следующих случаях: осуществление закупки товара, работы или услуги на
сумму, не превышающую ста тысяч рублей. При этом годовой объем закупок,
которые заказчик вправе осуществить на основании настоящего пункта, не
должен превышать два миллиона рублей или не должен превышать пять
процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен
составлять более чем пятьдесят миллионов рублей. Указанные ограничения
годового объема закупок, которые заказчик вправе осуществить на основании
настоящего пункта, не применяются в отношении закупок, осуществляемых
заказчиками для обеспечения муниципальных нужд сельских поселений. На
заказчиков, осуществляющих деятельность на территории иностранного
государства, при осуществлении закупок в соответствии с настоящим пунктом
не распространяются ограничения в части установления цены контракта, не
превышающей ста тысяч рублей. В отношении федерального органа
исполнительной власти, осуществляющего закупки для обеспечения
федеральных нужд государственных органов, образованных для обеспечения
деятельности Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, расчет указанных ограничений годового объема закупок, которые
заказчик вправе осуществить на основании настоящего пункта, производится
раздельно для такого федерального органа исполнительной власти и каждого
такого государственного органа.
Если данное нарушение будет обнаружено при проверке, то
должностное лицо заказчика, принявшее решение о закупке товаров, работ,
услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд у
58
единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) сверх установленного
годового объема закупок - 5% совокупного годового объема закупок
заказчика, но не более 50 млн руб., может быть привлечено к
административной ответственности органом, уполномоченным на
осуществление контроля в сфере закупок в виде наложения штрафа в размере
30 000 руб.
Поэтому Администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования необходимо при осуществлении «малых
закупок» у единственного поставщика вести реестр «малых закупок» и
контролировать такие закупки с целью не превышения определенной
заказчиком в плане-графике закупок итоговой информации о годовом объеме
закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в
соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ.
Для совершенствования финансового контроля в Администрации
городского поселения Мишелевского муниципального образования
предлагается проводить как документальный контроль, так и фактический
контроль. В качестве документального контроля использовать ревизию, т.к.
ревизия — это комплексная проверка, направленная на изучение финансово-
хозяйственной деятельности организации. Характерными чертами ревизии
являются максимальный охват экономических и юридических сторон
деятельности, участие в ее производстве экспертов и специалистов, сочетание
различных приемов финансового контроля.
Ревизия осуществляется в целях выявления законности, достоверности
и целесообразности финансовых операций, что достигается входе контроля за
следующими сферами финансово-хозяйсгвенной деятельности: соблюдением
финансовой дисциплины; рациональным использованием государственных
денежных средств; сохранностью материальных и денежных ресурсов;
правильностью ведения бухгалтерского учета и составления отчетности и др.
59
Проведение ревизии требует оперативности, высокой квалификации
сотрудников проверяющего органа, четкого механизма их взаимодействия,
поэтому комплексные проверки могут осуществляться, как правило,
специальными органами финансового контроля — Счетной палатой РФ,
Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ и др.
В качестве фактического контроля предлагается применять
инвентаризацию - способ проверки фактического наличия денежных средств,
товарно-материальных ценностей, расчетов на определенную дату и
соответствия их данным бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации
использовать такие приемы как: пересчет.
Пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ (Утверждено Приказом Минфина России от
29.07.1998 N 34н) установлено, что составлению годовой бухгалтерской
(финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна
предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств. Инвентаризация
должна проводиться путем проверки сумм, числящихся на соответствующих
счетах бухгалтерского учета на конец года, а также выявляется дебиторская и
кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Результаты инвентаризации оформляются документально. Первичные
документы по отражению результатов инвентаризации разрабатываются
организацией самостоятельно, основные формы приведены в приложениях 8 и
9.
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с
поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами
должны проводиться сверки взаимных расчетов со своими контрагентами по
состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами.
Форму акта сверки взаиморасчетов организации разрабатывают
самостоятельно. В законодательстве не предусмотрено унифицированной
формы данного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-
60
04/2). Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих
сторон уполномоченными лицами. Основной частью акта сверки, которая
несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных
операциях, является табличная часть, которая состоит из двух частей. В левой
отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации -
составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них
указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание
хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по
дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные
туда записываются контрагентом при проведении им сверки (Приложение 10).
На основании акта сверки взаиморасчетов составляется форма 0503169
«Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности», которая входит в
состав годовой и полугодовой бухгалтерской отчетности.
Так как Администрация заключает большое количество контрактов и
договоров на строительство и капитальные и текущие ремонты теплосетей,
объектов муниципального хозяйства, то в качестве фактического контроля,
помимом инвентаризации, предлагается применять такой способ фактического
контроля, как экспертная оценка, которая применяется при проверке качества
выполненных строительных, ремонтных работ, проектно-сметной и другой
документации. Для экспертной оценки должны привлекаться специалисты,
глубоко знающие специфику этих работ.
По результатам фактического контроля в виде экспертной оценки
предлагается применять следующие отчетные формы: экспертное заключение
(Приложение 11).
3.2. Предложения по выбору наиболее эффективных форм финансового
контроля использования средств организации
В целом в Администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования выбрана и функционирует эффективная форма
61
финансового контроля, которая состоит из предварительного и последующего
контроля.
В организации создана комиссия по проведению внутреннего
финансового контроля и аудита, которой осуществляется предварительный и
последующий контроль.
имеющиеся Предварительный органы контроль в финансово-бюджетной российской сфере
контроля осуществляется в целях критериев предупреждения и основании пресечения бюджетных регулирующих нарушений
в дату процессе исполнения которой бюджета аргументируя городского поселения отдельные Мишелевского
средств муниципального образования. корпоративного Последующий получении контроль осуществляется по
ского результатам потребности исполнения бюджета наблюдение городского администрация поселения Мишелевского
устранении муниципального указанного образования в целях различным установления объекта законности его
исполнения, подчистки достоверности января учета и отчетности.
которой Предварительный запрещается контроль в сфере аргументируя закупок камеральными осуществляется в целях
доходам предупреждения и финансовый пресечения нарушений проверки законодательства в обследования данной сфере.
вместе Последующий конституция финансовый контроль в проверок сфере использования закупок осуществляется по
юридических факту акту заключения контрактов (муниципального договоров) на требования поставку товаров, финансовым работ, отпущены услуг
для обеспечения экономным муниципальных выявленные нужд.
Предварительный путем контроль образования финансово-хозяйственной деятельности
формирования муниципальных зависимости организаций осуществляется в акту целях контроля предупреждения и
пресечения бухгалтерском нарушений сводному законодательства в процессе власти ведения
использования финансово-хозяйственной деятельности проводимый муниципальных если организаций.
Последующий общепринятом контроль комплексная осуществляется по результатам объекта отражения в
относится бухгалтерском (бюджетном) экономным учете могут организаций финансово-хозяйственных
действий операций в товарная целях установления использования законности и имеют эффективности их исполнения,
подтверждения достоверности проверки учета и отчетности.
При первичных осуществлении также полномочий по внутреннему осуществляющих муниципальному
нужно финансовому контролю которой Комиссией определяется проводятся проверки, проведения ревизии и
дату обследования.
62
Плановые осуществляемый контрольные вполне мероприятия осуществляются в заседаниях соответствии с
также планом контрольных возмещении мероприятий, если который утверждается путем Комиссией. Под
отдельные проверкой понимается муниципальном совершение федеральные контрольных действий по
имеют документальному и проведением фактическому изучению включая законности контрактной отдельных
финансовых и составленные хозяйственных заместителя операций, достоверности утвержденными бюджетного(
срок бухгалтерского) учета и деятельность бюджетной( организации бухгалтерской) отчетности в подзаконные отношении
также деятельности объекта позволяет контроля за этой определенный период. Под предложений ревизией
главных понимается комплексная российской проверка эффективность деятельности объекта право контроля, утверждения которая
выражается в учитывает проведении проведении контрольных действий по исполнения документальному и
осуществлении фактическому изучению финансовый законности исполнение всей совокупности бюджетных совершенных
валюте финансовых и хозяйственных регулирование операций, поэтому достоверности и правильности их
проведении отражения в бюджетных бюджетной (бухгалтерской) учитывает отчетности. относятся Результаты проверки
(бюджетных ревизии) также оформляются актом.
Для более эффективного учета расходования бюджетных средств
руководству администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования предлагается:
Установить в Администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования программу «Реестр договоров», в которой
фиксируются и отслеживаются все договоры, заключаемые с контрагентами
на оплату работ, услуг, помимо контрактов, которые заключаются на сайте
закупок http://zakupki.gov.ru. Данная программа помимо регистрации
договоров обладает следующими преимуществами: ведение журнал учета -
помогает оперативно отслеживать изменения в документах, напоминает, где
хранятся их оригиналы и предотвращает дублирование информации;
планирование - указывая, какие действия должны быть сделаны по договору и
когда, можно отследить их выполнение с помощью e-mail и sms-оповещений;
согласование – возможность сократить время согласования с помощью гибкой
системы передачи договоров из отдела в отдел; контроль исполнения – можно
зафиксировать любые временные рамки — сроки договора, планы выполнения
63
этапов, планы платежей; регистрация – можно заносить всю необходимую
информацию прямо в программе или загрузите заранее подготовленные
договоры из файлов Excel; хранение приложений – можно присоединить
любые файлы, относящиеся к договору — текстовые документы, графические
и другие файлы; разграничение ответственности - каждый специалист может
видеть реестр только своих договоров, их состояние и этапы выполнения,
историю согласований и действий; WEB интерфейс – возможен доступ к
реестру договоров из любого места, нужен лишь доступ в интернет на
планшете или ноутбуке; безопасность - используются технологии как и в
интернет-банках; надежность - более 7 лет эксплуатации в банках,
гос.структурах и крупных холдингах; отчеты - мощная аналитика для
руководителй всех уровней; история изменений - можно увидеть кто, что и
когда делал; контроль поручений - можно ставить задачи сотрудникам для
своевременного контроля исполнения договорных отношений, их
пролонгации или расторжения.
2. Реализовать автоматизированную электронную систему учета
данных внутреннего контроля и материалов подготовки управленческих
решений по изменению финансово-экономической деятельности предприятия
по результатам внутреннего финансового контроля, что повысит
интенсивность и детальность контроля и оценки текущей финансово-
экономической деятельности предприятия, и как следствие наличие
объективной информации о состоянии и эффективности бизнес-процесса
предприятия. Целесообразно изучить и оценить руководству Администрации
городского поселения Мишелевского муниципального образования программу
«ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ» – это программный продукт для
автоматизации управления финансами организации.
3. Проводить не реже одного раза в год инвентаризацию фактического
наличия денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов на
определенную дату и соответствия их данным бухгалтерского учета, что
64
позволит эффективнее вести финансовый учет в организации. Это связано с
тем, что в течение года приобретается большое количество материалов,
основных средств, осуществляется безвозмездная передача имущества и
объектов, оформляются земельные участки в собственность администрации
городского поселения Мишелевского муниципального образования, что
должно корректно отражаться в годовой отчетности организации.
Для более эффективного ведения бюджетной и финансовой
деятельности в Администрации городского поселения Мишелевского
муниципального образования предлагается применять внутренний текущий
систематический контроль для предотвращения нарушений в сфере
законодательства в бюджетной сфере и бухгалтерском учете. А также более
эффективнее вести финансовый учет проводимых Администрацией
городского поселения Мишелевского муниципального образования
финансовых операций.
3.3. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий
Обычно, когда рассматривают вопрос об эффективности
управленческой деятельности, прежде всего имеют в виду адекватность
достигнутых в процессе ее осуществления результатов намеченным целям,
степень приближения результата к цели с одновременным
учетом производственных затрат (времени, материальных и денежных
средств, трудовых ресурсов и т. д.).
Предложенные мероприятия Администрации городского поселения
Мишелевского муниципального образования должны способствовать более
эффективному расходования бюджетных средств, а именно.
1. Установка программного обеспечения «Реестр договоров» позволит
вести учет заключенных прямых договоров (помимо контрактов, заключенных
в системе Закупки на сайте http://zakupki.gov.ru.) и отслеживать сумму
израсходованных средств по заключенным договорам, т.к. в год