ООО «UNIGEL BIZNES» необходимо шире применять
централизованную доставку и искать поставщиков с других регионов,
переходить на прямые закупки у производителей. Этим значительно можно
увеличить товарооборот и ассортимент товаров. Для расширения коммерческой
деятельности необходимо заключение сезонных договоров на поставку,
сельскохозяйственной продукции, в дальнейшем и ее переработку. Этим самым
будет частично устранены угрозы – высокая конкуренция и появится
необходимость открытия новых торговых точек.
Выводы по главе 2
Характеризуя систему закупочной логистики ООО «UNIGEL BIZNES»
можно сделать следующие выводы:
1. Размер торговой сети, количество магазинов, объемы продаж
находятся в явном несоответствии с количеством сотрудников,
обслуживающих их. Ясно, что их недостаточно для проведения эффективных
закупок;
2. Для эффективного осуществления закупок необходима частичная
автоматизация процедуры закупок, чтобы уменьшить воздействие
3. «человеческий фактор» и, следовательно, избежать потерь;
4. Внедрение частичной автоматизации закупок позволит вам
сосредоточиться на вопросах стратегического планирования и избежать
необходимости ежедневного мониторинга процесса закупок;
5. Руководство компании должно пересмотреть систему для оценки
качества работы менеджера категории и его системы мотивации, поскольку у
генерального и коммерческого менеджера компании есть разные мнения по
этому вопросу;
6. Трансформация системы снабжения повысит конкурентоспособность
распределительной сети, что очень важно в контексте выхода федеральных
игроков на томский рынок.
55
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ЗАКУПОК ООО «UNIGEL BIZNES»
3.1 Совершенствование методов оценки эффективности закупочной
деятельности
Принимая во внимание изложенный материал и проведенный анализ в
работе, естественным решением по повышению эффективности закупочной
логистике ООО «UNIGEL BIZNES» является внедрение системы автозаказа,
или частичной или полной автоматизации всех процессов закупки. Основой для
внедрения автозаказа является программное обеспечение компании 1С «Астор:
Торговая сеть». Данное программное обеспечение внедрено в ООО «UNIGEL
BIZNES» с 2015 года. Его конфигурация и основные программные решения
неоднократно менялись, переписывались под потребности ООО «UNIGEL
BIZNES». В настоящее время, система автозаказа не является рабочей
функцией в «Астор: Торговая сеть». Руководство ООО «UNIGEL BIZNES»
стоит перед серьезной проблемой: подготовка технического задания для
разработчика по внедрению автозаказа. Сложность заключается в том, что сам
разработчик не готов предоставить список необходимых параметров, которые,
по его мнению, позволят успешно настроить и внедрить автозаказ.
Исходя из всего вышеперечисленного, основным направлением
деятельности станет разработка комплекса мероприятий, которые облегчат
внедрение и успешное начало работы автозаказа. Для наглядности
предложения сформируем в таблицу, которая позволит проследить взаимосвязь
проблемы – причины – мероприятия по решению проблем. В таблице
отдельным пунктом выделены числовые показатели, характеризирующие
проблему. Это позволит измерить, выразить проблему, её величину, сравнить
допустимые значения и степень отклонения от нормы. Данные взяты из
внутренних аналитических отчетов ООО «UNIGEL BIZNES», которые на
56
протяжении 2019 года, по просьбе руководства компании, формировал
разработчик компании 1С.
Таблица 3.1
Система мероприятий по модернизации закупочной
деятельности ООО «UNIGEL BIZNES»
Проблема
Причина
Мероприятие полмодернизации
1.Отсутствие
-недостаточно
-создание регламента закупочной
регламентации
информации
деятельности
в
основе
которого
закупочной
разработки
будут разработки ведущих
деятельности
регламента;
федеральных
сетей
России
и
-отсутствие
привлечены сторонние
специалистов
специалисты
2.Низкий уровень
управление бизнесом
- разработать и внедрить систему
контроля за текущей
не построен
отчетности
для
мониторинга
деятельностью
текущий
и
деятельности покупателей: «Отчет
менеджеров отдела
запланированный
об остатках товаров по категориям
закупа
контроль
на текущую дату»;
деятельность
«Отчет о неликвидных позициях
снабжения;
товаров в категории»;
-недостаток
«Отчет о выполнении недельного
планирование
графика заказов поставщиками»;
покупка
«Отчет
о
превышении
/
деятельность
несоблюдении
лимиты заказа и
род занятий »(переупорядочить /
подчинить);
«Отчет о наличии товара в
торговой точке по ассортиментной
матрице этой торговой точки»
3.Слабая интеграция
-руководство
-совместно с
отделом
закупа
в процесс
компании,
принимая,
разработать
проект
«дорожные
модернизации
разрабатывая
карты»
по
модернизации
закупочной
механизм
закупочной
деятельности
через
деятельности
модернизации
автозаказ.
Это позволит
снизить
закупочной
риски и избежать ошибок
деятельности,
практически не
привлекает к этому
отдел закупа
4.Недостаточная
-непонимание
и
-организовать
корпоративное
квалификация
сопротивление
этой
обучение
для
менеджеров
закупа
категорийных
системы
спривлечением
специалистов
менеджеров
компании 1С
5.Настройка и
-несоответствие
-разработка
и
внедрение
организация
товарных
и складских
системы
аналитических
отчетов,
внутреннего
остатков;
которые будут доступны всем
документооборота,
-неверное
участникам процесса
регламентирующего
формирование заказов
закупки и продажи товара, с
закупочную
возможностью
обратной
связи
57
деятельность
и корректировок (общий диск)
Источники: [9 С.480]
Из таблицы видно, что процесс модернизации закупочной деятельности в
ООО «UNIGEL BIZNES» является очень сложным и многофакторным
процессом (диаграмма Исикавы). Перед введением автоматического заказа
закупочная деятельность ООО «ЮНИГЕЛ БИЗНЕС» должна быть подвергнута
ряду мер по ее систематизации и организации, которая основана на
существующих достижениях и изменениях в современной розничной системе.
Начинать нужно с разработки и внедрения нормативной документации, то есть
с положениями о работе менеджера по закупкам. На этом этапе будут записаны
основные обязанности, функции и показатели менеджера по закупкам. Это, в
свою очередь, позволит вам приступить к планированию деятельности отдела
закупок, сформулировать цели и задачи перед ним.
На следующем этапе модернизации необходимо построить схему,
которая наглядно демонстрирует степень интеграции отдела закупок,
отношения с другими отделами. Практической модальностью этого будет
построение системы электронного документооборота, с использованием
общего диска, система будет работать в режиме онлайн. Система должна
включать возможность автоматически генерировать все аналитические отчеты,
необходимые для эффективной работы менеджеров по закупкам.
Модернизация закупочной деятельности ООО «UNIGEL BIZNES» не
может быть эффективно проведена без дополнительного обучения менеджеров
категории. Внедрение системы регулярной отчетности, плановых показателей,
требует новых знаний и навыков от менеджеров. Одним из решений является
организация курсов повышения профессиональной квалификации менеджеров,
с привлечением сторонних специалистов, обладающих необходимым опытом и
навыками.
Обязательства в области закупочной деятельности:
• руководствоваться положениями настоящей политики в своей деятельности.
58
• Обеспечить комплексный подход к решению проблем в сфере закупок.
• Выявлять и постоянно улучшать основные процессы и эффективность
создаваемой системы снабжения.
• Предоставить ресурсы, необходимые для достижения целей и решения
проблем в области закупок.
• Обеспечить эффективное измерение, анализ, мониторинг и контроль
реализации процессов в сфере закупок.
• Способствовать развитию профессиональных навыков и развитию
персонала в сфере закупок.
• Содействовать тому, чтобы сотрудники, партнеры и поставщики
понимали основные идеи и задачи в области закупок и участвовали в их
реализации.
• Контролируйте эту политику не реже одного раза в два года.
По результатам мониторинга при необходимости актуализировать
закупочную деятельность.
Для контроля над реализацией целей и задач в области закупочной
деятельности устанавливаются следующие целевые показатели деятельности:
• точность выполнения планов заказа (по времени, бюджету,
• соответствие требованиям к продукции, соответствие оговоренной
стоимости полного комплекта).
• снижение стоимости приобретаемых товаров, работ, услуг.
• обеспечение необходимого уровня качества приобретаемых товаров,
работ, услуг (количество сбоев и несоответствий) Сумма общих затрат на
приобретение товаров (работ, услуг) на единицу продукции.
• увеличение доли электронных покупок в общем годовом объеме заказов
по этой группе покупок.
• улучшение работы с претензиями к поставщикам (на основе работы со
следующими показателями: причитающиеся суммы, штрафы и пени, сроки
подачи жалоб, процент замен в случае коротких поставок).
59
Со стороны руководства компании необходимо подготовить систему
мониторинга текущей деятельности менеджеров и достижения ими
поставленных целей. Система управления основана на аналитических отчетах,
которые генерируются автоматически ежедневно и на внутренней
коммуникационной системе (внутренний корпоративный чат).
Успех процесса модернизации закупочной деятельности ООО «UNIGEL
BIZNES» напрямую зависит от решения всех вышеперечисленных проблем и
задач. Этот процесс должен осуществляться теоретически и практически с
участием всех заинтересованных сторон и, при необходимости, с участием
сторонних специалистов. В ООО «UNIGEL BIZNES», прямо сейчас.
3.2 Мероприятия по повышению эффективности закупочной
деятельности ООО «UNIGEL BIZNES» и обоснование их экономической
эффективности
«1С: Астор. Торговая сеть» позволяет вести учет различных видов
накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и
акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти
расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от
характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может
производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или
количеству. В данной информационной системе возможно:
1. Управление товарной номенклатурой магазинов.
2. Оптимизация складских запасов.
3. Эффективное использование системы заказов товара.
4. Анализ эффективности дисконтной системы.
5. Ведение бухгалтерского и налогового учета.
В данной программе структура процесса закупа делится на 3 части:
Работа с ассортиментом:
60
закупки по графику на регулярной основе, согласно данным
программы у тех поставщиков, с кем есть договорные отношения;
введение нового продукта, подписание нового контракта на
поставку. Это происходит по следующей схеме: поставщик связывается с
отделом закупок с коммерческим предложением, предложение оформляется в
специальной форме, поддерживаемой Спецификациями (документы
публикуются на сайте компании);
предложение оценивается руководителем отдела, менеджером
специализированной категории, и предварительные условия сотрудничества
согласовываются с поставщиком; вместе с коммерческим директором, юристом
компании, руководителем отдела закупок определены окончательные условия
сотрудничества с поставщиком, ведутся работы по преодолению возражений,
подписан договор на поставку; оператор вставляет товар в матрицу
ассортимента сети, создав «Товарный лист», менеджер категории размещает
заказ;
составление ассортиментных матриц по товарным категориям.
Ассортиментная матрица представляет собой список товаров с
присвоенным статусом («Пассив» - товар не заказан или не отображается по
разным причинам; «Активен» - товар находится в активной работе, выполняет
регулярные заказы, Программа имеет свои особенности, накладные расходы,
уровень занятости и размер трансферта (Баланс, минимально допустимый
дренаж, из-за отсутствия этого продукта для продажи и на складе, штраф
назначается менеджеру.) Матрицы значительно облегчают работу менеджера,
так как программа tkov, необходимая для заказа товаров, имеет только учет
«активного» статуса, что позволяет избежать заказа неправильных позиций,
облегчает работу менеджера по определить размер заказа.
Текущая деятельность по снабжению - это работа по бесперебойному
снабжению точек продажи товаров, по матрицам, правильное формирование
заказа с учетом остатков, работа с продуктами, которые представляют слабую
динамику продаж. Кроме того, категорийный менеджер, по мере возможности
61
осуществляет работу по контролю за правильностью ценообразования и
постановки на приход наиболее значимых заказов и вводе нового товара.
Аналитическая работа категорийного менеджера – это подготовка и
обработка на регулярной основе профильных отчетов по своей категории. Раз в
2 недели категорийный менеджер готовит 4 отчета: Отчет по неликвидным
товарным позициям; Отчет по продажам товаров, находящихся на специальных
условиях реализации в данный период (скидка от поставщика, промопериод от
производителя и пр.); Отчет о продажах товаров со статусом «Пассив»; Отчет о
превышении товарных остатков (перезаказ).
Покупка и продажа товаров частично автоматизирована. Но раньше это
было бессистемно, что приводило к серьезным потерям. Все сети магазинов
имеют размер 150 кв. Метров до 1000 кв. м., расположенных в разных районах
города: Есть «спальные районы» и «магазины на красной линии города». В то
же время ассортимент был практически одинаковым и не приспособлен к
потребностям жителей района, в котором находился магазин. Занимая площадь
200 кв. Матрица счетчиков может насчитывать до 7500 товаров! Все это
привело к затовариванию, которое заполнило магазин, сотрудники не могли
вовремя перевернуть товары и вовремя положить их на полки. В результате
период продаж для многих групп продуктов превысил разрешенные стандарты:
продукт должен быть продан в течение определенного периода, который
отличается для каждой категории продуктов. Этот период складывается из
многих параметров: условия контракта и реализации, срок годности, скорость
оборота. Например, для категории «Бытовая химия» этот срок 21 день. Исходя
из этого, менеджер делает заказ, бухгалтерия планирует платеж, в договоре
прописывают условия оплаты. Поэтому основной целью отдела закупа в 2019
году стала разработка и внедрение ассортиментной матрицы по типам торговых
точек сети. Все точки были систематизированы по площади, товарообороту,
количеству касс, месторасположению. Разработана в соответствии с целью и
система коэффициентов показателей эффективности закупочной деятельности:
62
отсутствие неликвидных товарных позиций в ассортиментных
матрицах магазинов;
ввод и вывод новых товарных позиций только путем ротации;
достижение показателей роста объема продаж, рентабельности
каждой товарной категории;
увеличение глубины и ширины ассортиментной матрицы по
каждой товарной категории;
заказ товара только в электронном виде и только по матрице;
коэффициенты эффективности закупочной деятельности.
ASTOR: торговая сеть, разработанная для ООО «UNIGEL BIZNES»,
полностью решает задачи клиента, включая автоматизацию наиболее типичных
бизнес-процессов магазинов: прием, потребление, перемещение товаров со
склада в магазин, инвентаризация, амортизация товаров, переоценка товаров,
оформление скидок, возврат и обмен товаров, кассовые операции,
бухгалтерский и налоговый учет. Таким образом, вы можете организовать
принципиально новую систему учета товаров - пакетную систему. Основным
преимуществом является то, что вы можете отслеживать всю историю
существования единицы товара в сети, что очень удобно при проведении
инвентаризации. Кроме того, система автоматически генерирует ежедневный
отчет о сроках годности товара и перезванивает товар и его количество с датой
истечения срока годности. В результате в 2019 году нам удалось улучшить
сотрудничество с поставщиками по своевременному обмену и возврату товаров
на 61%.
При реализации проекта по внедрению систему Автозаказа в
конфигурацию программного обеспечения было внесено серьезное изменение,
которое стало еще одним этапом в реализации автозаказа – раздельное
хранение товарных остатков. В интерфейсе каждой торговой точки было
создано 2 места хранения:
Торговый зал (отображаются остатки товара, пригодного для
реализации).
63
Склад брака (отображаются товары, у которых истек срок
годности,
произошла потеря товарного вида, он приготовлен на возврат поставщику
по какой-либо причине).
Эта система хранения позволяет менеджерам максимально точно
сформулировать заказ, оценить точку продажи и оформить правильный заказ.
Налажен оперативный обмен данными между магазинами, офисом и
складом, ежедневные обновления базы данных, которые позволяют оценить
спрос, баланс и необходимость размещать заказы для поставщиков.
Для оптимизации управления запасами в системе реализована работа с
продуктом в соответствии с различными параметрами, такими как общие, такие
как цена, ассортимент, страна происхождения, уровень спроса, прибыльность и
специальные: сезонность спроса, время доставки (сбор товара у поставщика),
минимальный баланс. Такой подход позволяет оценить эффективность продаж
и выделить в управлении ассортиментом те позиции, на которые есть спрос и
которые приносят наибольшую прибыль компании.
В апреле 2018 года автоматизировано формирование заказов для
поставщиков в категориях «Табачные изделия», «Бытовая химия» и
«Шоколад». При оформлении заказа система учитывает множество параметров:
минимальный баланс, результаты продаж за предыдущий период, исключая
праздничные и выходные дни, а также дни «нулевого баланса товаров»,
включают в себя уже заказанные товары. Заказ размещается одним или
несколькими поставщиками с возможностью выбора лучшего по нескольким
критериям оценки.
Дополнительные преимущества получило ООО «UNIGEL BIZNES» от
«Астро. Торговая сеть» и в процессе подключения к сети ЕГАИС.В этом случае
партионный учет товара стал дополнительным преимуществом и позволил
сэкономить порядка 1,5 млн. рублей, так как многие параметры учета и
продажи алкогольной продукции, которые привносил ЕГАИС, уже были
встроены в систему в процессе реализации проекта «Автозаказ». Это позволило
64