57
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ НАЛОГОВОГО
ПЛАНИРОВАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
3.1 Оптимизация налоговой политики предприятия для увеличения
финансовых ресурсов.
При проведении анализа системы бухгалтерского учета и налогового
планирования в компании ООО «Олми-Гарант» актуальным является
создание отдела налогового планирования и введение системы CRM, в свою
очередь это оптимизирует систему налоговых отчислений предприятия.
Внедрение любой системы стоит осуществлять после оптимизации
бизнес-процессов компании.
Внедрение системы CRM невозможно без участия департамента
информационных технологий. Поскольку использование CRM – это
непрерывный процесс, сотрудники IT-отделов должны тесно
взаимодействовать с бизнес-подразделениями, например: планированием,
заказами, продажами, маркетинга. В постоянном режиме поддерживать
систему, полностью обеспечить непрерывное функционирование
программных структур данных и других приложений.
Из этого следует, что компания «Олми-Гарант» должна состоять из
отдела налогового планирования, IT-отдела, специалистов по бизнес-
планированию.
Основное требование, предъявляемое к членам группы внедрения – ее
должны вводить те, кто потом будет ее использовать. Исходя из этого,
команда проекта должна состоять из специалистов компании - разработчика
т.е. исполнителя, и компании, исследуемой в проекте. В Приложении 7
можно увидеть описание проектных ролей команды проекта введения со
стороны Исполнителя.
В таблице 15 представлены проектные роли команды проекта со
стороны компании.
58
Таблица 15
Проектные роли в компании
Проектная роль
Описание проектной роли
Куратор проекта
Тождественно Исполнителю.
Руководитель проекта
Тождественно Исполнителю.
Системный архитектор
Член группы введения. Ответственен за
уровень качества со стороны Заказчика на
протяжении проекта. Принимает участие
при разработке и согласовании проектных
решений, формирует проектную
документацию.
Предметный эксперт
Член группы введения. Эксперт в
конкретной области бизнеса Заказчика,
который разбирается в текущих в ней
бизнес-процессах и знает о бизнесе
Заказчика в целом.
В процессе введения CRM-системы в исследуемой компании
экспертами станут работники проектируемого отдела налогового
планирования, а также специалисты IT-подразделений. Для мотивации
сотрудников проекта организация предусматривает премиальные выплаты,
которые доходят до 15 % каждый месяц.
Результатом формирования CRM-стратегии в организации ООО
«Олми-Гарант» станет перечень документов:
CRM-концепция является базовым документом, с кратко
изложенными целями и принципами стратегии управления налоговыми
отчислениями на долгосрочный срок.
CRM-аудит – это подробный отчет о нынешнем состоянии налогов и
структуре их отчислений, которое содержит описание портфеля продуктов и
услуг, а также результаты измерения уровня работы отдела налогового
планирования компании;
проблемный анализ – это отчет с описанием ошибок, которые
препятствуют реализации CRM-политик.
план управления изменениями — список рекомендаций, которые
направленны на реализацию CRM-политик, и предусматривают введение
необходимых внутренних изменений учетной политики и бизнес-процессов.
59
план введения и развития CRM-приложений — это план программы
изменения IТ-инфраструктуры организации, который предполагает
автоматизацию налогового планирования по этапам.
Эти документы являются основой для исполнения технического
задания для разработчиков CRM-системы.
В общем такой подход помог в кратчайшие сроки подготовить
организацию к введению CRM-систем, тем самым минимизировать
проектные риски и сократить затраты в будущем.
В процессе введения CRM-системы в компании ООО «Олми-Гарант»
приняли участие представители компании-разработчика. Такой подход
необходим для внесения изменений в унифицированную форму
программного процесса, и это могут сделать специалисты, которые имеют
должную квалификацию и определенный опыт подобных введений.
Помимо этого, привлечение специалистов извне, помогает более
эффективно провести процесс обучения сотрудников организации, используя
новое программное обеспечение, консультации в процессе всего периода
введения системы.
Введение CRM-системы – это непрерывный и постоянный процесс,
который постоянно развивается. Для успешной реализации целей процесс
введения системы должен регулярно находиться под контролем и
корректироваться. Для этих целей в организации на регулярной основе
проводят аудит персонала по работе с данной системой. Благодаря этому,
ставится определенная оценка работе по формированию регламентов для
работы с CRM-системой. Полагаясь на результаты аудита отдел проекта дает
рекомендации для корректировки, которая необходима для улучшения и
адаптации системы.
Проекты введения и использования ИС (информационные системы)
являются рискованными, в связи с этим при расчетах показателей проекта по
введению ИС, необходимо рассчитать все возможные риски, так как при
60
равных условиях использования затраты и результаты по проекту будут
различаться.
Лидирующими факторами долгосрочных рисков, учитывая сложность
их минимизации и тяжесть ущерба, являются факторы, которые связанны с
изменениями организации и отсутствием гибкости хозяйственных
процессов.
Однако, долгосрочные риски могут оказать второстепенное значение
на процесс использования ИС, и главное, сосредоточиться нужно на
правильном планировании и успешном введении системы.
Более реальные риски введения системы, и меры по их
предотвращению показаны в таблице 16.
Таблица 16
Риски проекта и существующие методы борьбы с ними
Описание риска
Принятые меры
Некомпетентность руководящего
состава к преобразованиям в бизнес-
процессах и организационной
структуре компании.
Руководство предприятия высказало
полную готовность и
заинтересованность в преобразованиях
Некачественный подбор внешних
специалистов для проекта (принимая
принцип минимальной стоимости, или
учитывая партнерские отношения с
определенным поставщиком
программных услуг).
При выборе специалиста для проекта
важно соблюдать ряд правил:
надежность, профессионализм и
предопределенность результатов.
Условия человеческого фактора в
процессе осуществления проекта
(изменения в технологии, рабочих
регламентах и форматах, реакция
сотрудников на введение).
Поскольку процесс введения
происходит за длительный промежуток
времени, то в плановом режиме
работникам детально разъясняют
прогнозируемые выгоды введения, и в
процессе не возникают сложности,
которые связаны с человеческим
фактором.
Передача основных руководящих и
исполнительских функций IT-
подразделению.
Проектная команда включает в себя
сотрудников определенных отделов,
которые в результате будут
задействованы в системе.
Необходимо описать риски проекта – это поможет на ранних
этапах их выявить, и принять необходимые меры еще до начала введение
системы. Рационально выявить меры, которые предназначены для
предотвращения рисковых моментов в IT- проектах:
61
необходимо детальное документирование всех целей проекта и
изменений, которые возникают при его реализации;
использовать материальную основу для стимулирования
мотивации сотрудников;
привлекать более квалифицированных специалистов извне;
обучать руководящий состав организации и членов группы
введения методологии управления проектами и т.п.
Составляющей частью плановой работы IТ службы организации и
проектных отделов является разработка рекомендаций по снижению рисков
проекта введения ИС.
Помимо этого, в организации производится опытная эксплуатация
вводимых ИС, которая практикует взаимоотношения с надежными
поставщиками оборудования и квалифицированными специалистами, с
учетом предварительной сметы расходов для реализации проекта введения
ИС изначально заложены выплаты работникам, напрямую занятым в работе с
ИС. Также, важным фактором минимизации рисков являются: интерес
высшего руководства к ИП по введению ИС и основательная
предварительная проработка общей стратегии автоматизации компании.
Главным условием является регулярный мониторинг рисков и
проблем, который реализуется за счет постоянных отчетов о ходе и
состоянии проекта.
3.2 Сравнительная эффективность систем налогового планирования на
предприятии
Рассмотрим выгоду предприятия ООО «Олми-Гарант» после
внедрения CRM-системы и формирования отдела налогового планирования.
Основные преимущества показаны в таблице 17.
Таблица 17
Основные преимущества после внедрения CRM-решений
налогового планирования
Показатель
Компания
Сотрудники
бухгалтерии
Итог
62
Время
Значительное
сокращение времени
между начислением
налога и его
выплатой
Доступ ко всей
необходимой
информации об
изменении
налогового
законодательства
Сокращение
времени
формирование
налогового и
финансового планов
организации
Доходы
Обеспечение
налоговой
оптимизации
Ускоренный поиск
необходимых
законодательных
ограничений и
льгот
Оптимальное
налоговое
планирование
Расходы
Эффективное
использование
регламентированных
законодательно
послаблений и льгот.
Снижение времени
формирование
оптимальной
структуры
налогового
планирования
Сокращение
налогового бремени,
предоставление
льгот и послаблений
при налоговых
выплатах
Главным результатом по введению CRM-системы является рост
эффективности финансового и налогового планирования ООО «Олми-
Гарант».
Если выражать экономический эффект от введения CRM-системы в
денежном эквиваленте, то это сложно. В каждой организации есть
направления деятельности, эффект CRM-системы от них рассчитать можно.
Например:
возрастание работоспособности работников и уменьшение
трудозатрат;
уменьшение операционных расходов, которые связанны с
налоговыми отчислениями;
оптимизация финансового и налогового планирования
компании
Результатами осуществление первой части проекта введения в
организации «Олми-Гарант», станут преимущества:
Формирование единой базы нормативно-правовых актов,
регулирующих налоговые отчисления;
Объединение групп льгот и налоговых послаблений в категории;
Потеря информации, нет дубляжа при поиске определенной
информации;
63
Автоматизация работы по безналичным расчетам: в одну систему
объединяются, как налоговые отчисления, так и проводимые транзакции по
начислению налоговых обязательств;
Формирование специального отдела налогового планирования
предприятия, который оптимизирует налоговые и финансовые расчеты
предприятия;
Осуществление обмена информации с единой учетной системой
учета предприятия, все бухгалтерские и платежные документы, загружаются
в единую базу.
В процессе использования CRM-системы отмечаются результаты:
Поиск информации нормативно-правового акта занимает меньше
30 секунд;
Изменения в налоговом законодательстве автоматически
информируют сотрудников бухгалтерии и финансового отдела;
На 60% ускорился процесс формирования отчетов по работе
каждого сотрудника.
Для более детального рассмотрения результатов введения CRM-
системы, нужно рассмотреть проблемы, существовавшие до ее введения, и
решения этих проблем после введения этой системы. (таб. 18).
Таблица 18
Описания проблемных ситуаций в организации их решение,
путем введения CRM-системы
Проблемы
Причины
Решение CRM-
системы
Информация поступает к
исполнителю с задержкой.
ИС настроена не
надлежащим образом, и
это усложняет процесс
обмена информации
между работниками.
Сформировано
общее
информационное
поле для обмена
информацией
Для поиска информации
об изменениях в
законодательстве
требуется много времени.
Базы данных не
соответствуют
необходимым параметрам.
Сформировано
общее
информационное
поле для обмена
информацией
64
Информация о налоговых
отчислениях занимает
существенное количество
времени
Невозможно
регистрировать и
анализировать налоговые
отчисления по срокам и
периодам отчисления.
Сформировано
общее
информационное
поле для обмена
информацией с
функцией
регистрации и
анализа налоговых
выплат
Чтобы получить
информации о текущем
состоянии налоговых
отчислений для
прогнозирования
требуется много времени.
Формирование отчетов о
работе сотрудников
занимает существенное
количество времени.
Не существует
автоматизированной
системы учета и
отчетности.
Установлена
программа, которая
позволяет упростить
использованные
процессы
Невозможно оценить
насколько эффективно
сформирован налоговый
план
Начальная информация не
поступает в единое место,
в определенном формате.
И в результате нет
возможности извлечь
данную информацию из
подобного места в
необходимых ситуациях.
Сформировано
общее
информационное
поле для обмена
информацией с
функцией анализа
действующих
операций
Невозможно
синхронизировать
проблемы, которые
возникают в процессе
реализации проекта по
льготам и налоговым
обязательствам
Данная система в процессе использования доказала свою
эффективность, и организация настроена в дальнейшем перейти на новую
версию, и работать в регионах. Для создания территориально-
распределительной системы планируется осуществлять работу с помощью
web-клиента.
До введения системы работники тратили много времени на рутинные
операции, заполняли формы, дублировали информацию в разных системах,
вели сбор необходимой информации из разных источников, и это приводило
к возникновению проблем и необходимости регулярной проверки системы.
Все это помогает избежать путаницы, а процесс налоговых отчислений
становится более структурированным и простым.
65
После введения CRM-системы предприятие получило возможность
намного быстрее реагировать на все изменения законодательства, которое
регламентирует налоговые выплаты. В связи с использованием объемной
информации формируются подробные аналитические отчеты, которые
позволяют эффективно распланировать деятельность предприятия, и найти
оптимальные пути использования системы налогового планирования.
Конечные результаты от введения CRM-системы в процесс
налогового планирования ООО «Олми-Гарант» создают положительную
тенденцию и влияют на финансово-хозяйственную деятельность компании и
в краткосрочной, и в долгосрочной перспективе. Необходимо рассмотреть
экономическую эффективность введения CRM-системы в структуру
налогового планирования ООО «Олми-Гарант».
Оптимальным методом проведения оценки является расчет возврата
на вложенную сумму - ROI. Таким же методом, возможно, оценить срок
окупаемости продукта, но есть ограничение. ROI- это соотношение среднего
увеличения прибыли, полученного путем введения CRM-технологий к
объему инвестиций. Формула расчета ROI:
ROI = ( Pcrm – P) / Z * 100% (3.1.),
Где Pcrm – это прибыль, которую получает предприятие при
введении CRM-системы; P – прибыль, получаемая без введения CRM-
системы; Z – общие затраты при реализации проекта.
Однако, оценка полученная таким образом не совсем достоверна.
Определенные сложности возникают в период определения затратной
части. Перечень вложений при введении включает в себя не только оплату
лицензий за программное обеспечение, и дополнительное оборудование, но и
услуги специалистов. Сюда же можно отнести оплату работников
организации, которые принимают участие в процессе введения.
В процессе расчета затрат нужно учитывать, что после формального
завершения проекта, затраты на его реализацию еще существуют, но
выглядят иначе: абонентное обслуживание программного обеспечения,
66
второстепенная настройка системы, зарплата работников, которые
обслуживают технику, системного администратора. Эти общие затраты
входят в стоимость за использование системы.
При подсчете доходов, необходимо учитывать, что изменения
доходов организации связано не только с введением CRM-системы.
Например, этому могли послужить смена персонала предприятия или
рыночные изменения.
Для однозначного определения, какая именно часть дополнительного
дохода получена за счет введения CRM-системы, необходимо работать на
два бизнеса одновременно, с установленной системой и нет. Но на деле это
невозможно. В связи с этим четко определить доходную часть сложно.
В последнее время популярность завоевала методика, по принципу
которой затратную часть можно оценить в денежном эквиваленте, и
обоснованность расходов получается путем ограничения бюджета проекта.
Чтобы оценить доходную часть можно использовать алгоритм:
Сформулировать все цели данного проекта до начала его введения.
Каждую цель можно определить весовым коэффициентом, по принципу ее
значимости для руководства компании.
После завершения введения, каждую цель можно оценить с точки
зрения, достигнута она или нет.
Насколько эффективно использование программного обеспечения
можно определить количеством и качеством выполненных целей.
Есть разные методики для расчета эффективности введения
программного обеспечения. Чаще всего, при расчете они используют
отношение суммы на улучшение финансовых показателей предприятия -
числитель, к затратам на введение, (покупка программного обеспечения,
оплата труда специалистов, зарплата работников и т.п.) - знаменатель.
Полная стоимость проекта включает в себя: покупку лицензии,
стоимость доработок, аппаратных средств, введение, а также стоимость
обучения и дальнейшей поддержки.