62
- мероприятия мониторинга;
- действия, принимаемые в случае выявления отклонений от положений
контракта, договора на аутсорсинг и параметров технического задания;
- результаты исполнения контракта, договора на аутсорсинг.
В случае отклонений аутсорсера от запланированных показателей в
контракт, договор на аутсорсинг вносятся соответствующие изменения.
В случае предоставления аутсорсером услуг с нарушением
установленных требований к нему применяются меры, установленные
действующим законодательством, и штрафные санкции, указанные в контракте,
договоре на аутсорсинг.
3.2. Оценка эффективности применения аутсорсинга в Министерстве
экономического развития Российской Федерации
На основе анализа литературы можно утверждать, что аутсорсинг
эффективный инструмент, который применяется для оптимизации
государственных организаций. Но некоторые ограничения противодействуют
его широкому распространению. Специфика государственной службы
ограничивает применение аутсорсинга из-за властных полномочий, которые, в
свою очередь, выделяются в основную функцию. Также ограничивается
перечень функций, которые могут быть подвергнуты аутсорсингу, что связано с
тайной информации. Для повышения эффективности можно подвергнуть
передаче избыточные функции, для государства они таковы: проведение
научно-исследовательских работ, информационные технологии, мониторинг
определенной деятельности или ведение реестров. Плюсами применения
аутсорсинга для организаций являются: сокращение издержек на персонал,
концентрация на основной деятельности и уход от выполнения
малозначительных функций. Для осуществления аутсорсинга необходимо
заключить договор, где и возникают затруднения в связи с тем, что в
законодательстве Российской Федерации не выделено его четкое определение,
возникают трудности в понимании, как его регламентировать.
63
Рассчитаем экономическую эффективность предложенных мероприятий.
До недавнего времени все проблемы в области автоматизации решались
силами собственных специалистов. ИТ-поддержку осуществляли приходящие
системные администраторы или же, в случае сложных проблем, сторонние
организации выполняли разовые работы. Причем различные виды ИТ-услуг
могли оказывать разные компании. Такой подход не позволял системно,
организованно решать задачи по поддержке ИТ-инфраструктуры, увеличивать
время бесперебойной работы сети, устранять неполадки в минимальные сроки с
наименьшими затратами ресурсов.
Итак, рассмотрим деятельность Министерства экономического развития
Российской Федерации по критериям эффективности работы обычного
коммерческого предприятия. Прежде чем это сделать, приведем пример
описания информационной инфраструктуры, как оно преподносилось ее
представителями на этапе планирования отношения с аутсорсерами, еще до
момента составления всеобъемлющего грамотного технического задания.
Оборудование: компьютеры, настройка и отладка всего программно-
аппаратного комплекса осуществляется собственными силами.
Обеспечить бесперебойную работу - это самая простая часть задачи,
требующая технически грамотного специалиста и возможность быстро
реагировать на сообщения о сбоях. Но для увеличения эффективности работы
клиента - это уже больше сродни реинжинирингу бизнес-процессов,
выполняемому посредством внедрения более эффективных инструментов,
предусматривающих другой подход к обычным задачам.
Цель - увеличить эффективность от использования имеющихся ресурсов,
обеспечить бесперебойную работу всей информационной инфраструктуры.
Для начала мы провели поверхностный анализ имеющегося парка
техники, собрали данные об используемом программном обеспечении и
информацию о целях их использования во внутренних процессах учреждения.
Выяснилось, что никакого прикладного ПО, кроме Microsoft Office, в
большинстве случаев не использовалось. Дорогостоящие
64
многофункциональные компьютеры использовались фактически как пишущие
машинки.
После проведенного анализа нами была предложена реализация
следующих мероприятий:
- создание единой централизованной сети позволяет обмениваться
информацией сотрудникам, позволяет совместно использовать различные
ресурсы - принтеры, сканеры, файловые хранилища, Интернет и т.п.;
- внедрение единой сети позволило создать несколько очень полезных
сетевых ресурсов, в частности - общего файла электронных таблиц, в котором
было гораздо больше информации, с которым стало проще работать, который
стало проще модифицировать "на ходу";
В случае невозможности решения проблемы специалисты обеспечивают
комплексную техническую поддержку компьютерной сети и помощь в режиме
on-line, оперативные выезды в случае критических ситуаций, ответы на
вопросы работников. А также текущий ремонт и модернизация оборудования.
В таблице 3 и приведена оценка временных потерь, характеризующихся
такими показателями, как среднее время реагирования на информацию о сбое,
которое с 48 часов уменьшилось до 4-х, т.е. в 12 раз; среднесуточное время
простоя компьютерной техники: уменьшилось со 180 до 2 компьютер-минут, и
по прогнозам станет равным 1-ой компьютер-минуте. Показатель суммарной
среднесуточной потери времени пользователей из-за неэффективности или
неработоспособности информационной системы уменьшился в 7 раз по
сравнению с ситуацией до заключения аутсорсингого договора и в 3,5 раза по
сравнению с рыночной стоимостью данных услуг и по прогнозам через полгода
станет меньше еще в 2 раза.
Стоимость аутсорсинговых услуг составляет 19200 руб. в мес., заработная
плата наемного специалиста должной квалификации для обслуживания
информационной инфраструктуры на рынке труда составляет около 27000 руб.
в мес.
65
Таблица 3
Временные затраты для различных моделей осуществления
ИТ-поддержки
Модель
As
Was
As Is
As Would Be
As Will
Be
Параметр
(Как
было)
(Как
стало)
(Наемный
специалист или
стоимость на
рынке услуг)
(Как
будет)
Среднее время реагирования на
информацию о сбое, час
48
4
1
4
Среднесуточное время простоя
компьютерной техники,
компьтер*мин
180
2
15
1
Суммарная среднесуточная потеря
времени пользователей из-за
неэффективности и/или
неработоспособности инф. системы,
чел*мин
210
30
60
15
Раньше приходилось тратить около 4000 руб. в мес. на разовые работы по
ремонту офисной техники. В случае с аутсорсинговым контрактом эти расходы
равны нулю, так как ремонт входит в перечень услуг сервисного договора.
Наемный ИТ-специалист по этой же статье сэкономил бы около 2003 руб. в
мес. Приведем сравнительный анализа показателей в таблице 4.
Таблица 4
Расчет финансовых показателей для различных моделей выполнения
функции ИТ-обслуживания
Параметры
As Was
As Is
As Would Be
As Will
Be
(Как
было)
(Как
стало)
(Наемный
специалист)
(Как
будет)
Надбавки, Сумма контракта, З.П. (вкл.
налоги с ФОТ и отчисления в фонды)
8000
19200
27000
19200
Обращение в сервисные центры для
ремонта оборудования
4000
0
2003
0
Сверхурочное и дополнительно
оплачиваемое время сотрудников
14000
0
4000
0
Расходы на поставки комплектующих,
расходных материалов
5800
4200
5800
4200
Расходы на обновление ПО
(Консультант+, 1С), лицензионные
отчисления
6800
2200
4600
2003
Итого:
38600
25600
43400
25400
66
Итак, использование ИТ-аутсорсинга позволяет оптимизировать
следующие показатели социально-экономической эффективности:
- качество обслуживания компьютерной сети (профессиональный,
комплексный, единый подход группы специалистов аутсорсинговой компании,
позволяющий охватить все стороны обслуживаемого объекта, не нуждающийся
в дополнительных ресурсах на устранение противоречий, возникающих из-за
несогласованности действий различных поставщиков услуг в одной сфере);
- объем предоставленных услуг (возможности аутсорсинговой компании
гораздо шире возможностей отдельных специалистов);
- скорость реагирования на возникновение неисправностей (минимизация
простоев компьютерного оборудования);
- четкость определения возникающих проблем и принципа их решения (и
что особенно важно – определенность временных рамок решения проблем);
- гарантия исполнения переданных на аутсорсинг функций (достигается
путем заключения сервисного договора, закрепляющего обязанности и
ответственность обеих сторон; к договору также могут прилагаться
дополнительные соглашения, в которых учитываются отдельные нюансы,
например, вопрос неразглашения информации). Причем исполнителю выгодно
придерживаться условий договора, т.к. аутсорсер нацелен на долгосрочный
контракт (абонентская плата предполагает долгосрочное сотрудничество);
- эффективность использования техники;
- время подготовки документов;
- уровень информатизации, обеспечение нововведениями в сфере ИТ с
учетом ограниченности бюджетных средств;
- своевременный контроль за обеспечением работоспособности
компьютерной системы, позволяющий предотвратить сбои и финансовые
потери;
- снижение текущих затрат на обслуживание компьютерной сети
(происходит благодаря фиксированной стоимости абонентского обслуживания,
не предполагающей дополнительных затрат в случае возникновения
67
непредвиденных ситуаций, а также благодаря включенному в фиксированную
цену контракта пакету периодических услуг (обновлений операционных,
справочно-правовых систем и т.п.).
Для подтверждения перечисленных выше выводов было проведено 8
экспертных опросов с сотрудниками, которые представляют три разнотипных
государственных организации исполнительной власти Российской Федерации.
Для сравнения с Министерством экономического развития РФ выбраны
Администрация Президента РФ и Центральный Банк РФ. Выбор именно этих
организаций обусловлен тем, что в них наиболее ярко выражены властные
полномочия и тем, что Административная реформа направлена на организации
данного типа.
Экспертное интервью проводилось среди пяти сотрудников департамента
развития малого и среднего предпринимательства и конкуренции (Приложения
1-5). В связи с тем, что деятельность данного департамента направлена на
увеличение сотрудничества государства с частными организациями,
сотрудники знакомы с технологией аутсорсинга и применением ее в
государственных организациях и непосредственно в Министерстве
экономического развития, где его внедрение является приоритетным
направлением развития в соответствии с Административной реформой. Было
выявлено, что передаются в сторонние организации функции по уборке
помещений и по осуществлению поддержки информационных ресурсов.
Обобщая совокупное мнение сотрудников, можно сделать следующие
выводы по поводу преимуществ внедрения аутсорсинга. Отмечается, что
передача данных функций положительно влияет на организацию в целом:
снижение затрат на содержание отделов, функции которых осуществляют
сторонние организации, концентрация на основном виде деятельности,
наиболее качественное выполнение работы и приобретение сторонних навыков,
которыми обладает организация-исполнитель. Несмотря на то, что на
сотрудников организации аутсорсинг не оказывает сильного влияния, его
польза все равно отражается на эффективности самой организации.
68
Информационная прозрачность в интернет ресурсах является приоритетным
направлением в государстве, следовательно, привлечение на выполнение
данной услуги в более широком объеме и лучшими работниками видится с
хорошей возможностью получения эффективности.
Не менее важно отметить риски, которые могли возникнуть с введением
рыночной технологии в государственные структуры. Сотрудники более
склонны предполагать, что никакие особенности государственных организаций
не могут быть подвергнуты опасности, в том числе это не повлияет на
раскрытие тайной информации, нанесение вреда социальной составляющей и
прочее, многие сотрудники даже не задаются данным вопросом. А также, никто
не интересуется, по принципам какого нормативно-правового акта
осуществляется заключение договора аутсорсинга. Данный вопрос в очередной
раз вносит ясность в необходимость введения понятия «аутсорсинг» в
законодательные акты.
Что крайне интересно, один из сотрудников высказал отличающееся
мнение от всех прочих опрошенных: он приравнял аутсорсинг к
государственному заказу. По его мнению, в части государственных закупок
именно осуществление заказа на выполнение научно-исследовательских работ
в сторонних организациях и осуществление заказа на доработку сайта
государственного портала является аутсорсингом. Таким образом, проведение
заключения договора осуществляется в соответствии с 44-ФЗ.
Выполнение сторонними организациями приведенных функций уже
ближе к деятельности сотрудников, чем уборка помещений, что отмечается
сотрудником. Но наиболее важно, что он выделяет такие положительные
стороны как более эффективное выполнение работ, так как выполняется она
более специализированными структурными подразделениями. Но, тем не
менее, это не позволяет снять избыточные функции с работников, хотя
позволяет это сделать с организации в целом. А самое важное, что аутсорсинг
приводит к снижению трат на выполнение функции.
69
Рассматривая риски, сотрудник не видит никаких возможностей для
потери властных полномочий, контроля над организацией или угрозу тайне
информации, но есть большой недостаток – сильная бюрократизированность
государственного органа. В связи с чем, по его мнению, и связана сложность
заключения контрактов на передачу функций. Приведенная сложность может
быть урегулирована введением конкретного законодательного решения по
принципам внедрения аутсорсинга в государственных организациях.
Данное мнение ставит под вопрос определение аутсорсинга и его
применение в государственных организациях. Крайне важно разработать
законодательную базу и четко отделить принципы аутсорсинга от
государственных закупок, так как это разные технологии. Или определить
аутсорсинг как одну из разновидностей государственных закупок на
законодательном уровне.
Подводя итог по Министерству экономического развития, общая картина
видится таковой, что аутсорсинг уже начал свое распространение, его охват
уже не останавливается на одной функции, но нет четкого определения его
регламентированности. Процедура выбора исполнителя функции
осуществляется по 44-ФЗ. Но возникает трудность в понимании того, что
именно считать аутсорсингом, а что нет. В связи с этим, выделяется
необходимость введения такого понятия и его большая разработанность,
касательно применения в государственных организациях, где вызывает
наибольшую сложность в реализации.
Преимущества аутсорсинга для государственных учреждений
Возможность концентрироваться на основной деятельности организации,
так как заказчик передаёт компании-провайдеру часть непрофильных функций:
- соответствующие услуги обходятся дешевле, чем реализация работ
собственными силами;
- возможность сокращения штата сотрудников (в частности
административно-управленческого персонала);
70
- выполнение отдельных функций осуществляется на более качественном
уровне;
- сведение к минимуму нежелательных рисков за счёт надёжности
предоставляемых услуг, закрепленных на уровне договорных отношений;
- доступ к технологиям более продвинутого уровня;
- возможность передачи ответственности за выполнение конкретных
функций.
71
Заключение
Для успешного экономического развития необходимо развитие и
постоянное совершенствование государственных организаций. Одной из
технологий, позволяющей помочь с этим, является аутсорсинг.
Передача полномочий на выполнение в стороннюю организацию
рассматривается с различных сторон в работах многих авторов. Так, обширная
теоретическая база позволяет раскрыть его характеристики: объем применения,
преимущества, риски, особенности. Могут подвергаться передаче различного
вида функции, но преимущественно это избыточные: не включающие в себя
властные полномочия. Также для выполнения неосновных функций может быть
не выгодно нанимать квалифицированный штат сотрудников. Так можно
отметить преимуществами технологии: специализация на основном виде
деятельности, экономия ресурсов, качественное выполнение переданной
функции, возможность заимствования стороннего
потенциала/опыта/технологии. Такие преимущества направлены на повышение
эффективности организации.
Но, несомненно, помимо преимуществ у каждой технологии могут быть и
отрицательные стороны, так, многие исследователи затрагивают и риски
применения аутсорсинга в организациях. Самый очевидный риск –
некачественное выполнение функции или полное ее невыполнение. Также
могут возникнуть проблемы утечки важной информации, когда компания-
исполнитель злоупотребляет своими полномочиями, или потеря контроля над
внутренней функцией. Данные характеристики могут отрицательно повлиять на
выживание организации, которое непосредственно влияет на эффективность и
при риске может подвергнуть ее снижению. Понятия выживания и
эффективности тесно связаны между собой, полагаясь на исследователей, было
сделано ограничение определять выживание как одну из ключевых
характеристик эффективности функционирования организации.