65
но со сдвигом на один месяц) — таким скользящим окном составляются планы
на весь год.
4. «Развернуть эффективные и масштабируемые технические
решения».
52
Технология переходит от предоставления одноразового статического
анализа к роли более регулярного, более быстрого и динамичного инструмента.
Облачные решения позволяют создавать отчеты в режиме реального
времени с постоянным улучшением качества и уменьшением стоимости, что
позволяет повысить эффективность и производительность.
3.2. Предложения по автоматизации процесса бюджетирования на
предприятии
Автоматизация бюджетирования позволит унифицировать бюджеты и
обеспечить их разработку на единой методической основе, сделать их
сопоставимыми и более пригодными для принятия эффективных
управленческих решений.
Реализация этой задачи технически возможна, так как алгоритмы всех
экономических и финансовых расчетов уже имеются в используемых для
разработки бюджетов файлах Excel. Формулы указанных расчетов приведены
ниже в Таблице 18.
Для обеспечения автоматизации бюджетирования предстоит также
решить вопрос достоверности и своевременности ввода в информационную
базу данных управленческого учета. Формирование корректных бюджетов и
автоматизированный контроль их исполнения возможен исключительно при
своевременном и корректном внесении требующейся информации в учетную
систему.
Задача достоверности учета более сложная и трудоемкая, чем
автоматизация, и именно от ее решения будет зависеть эффективность действия
52
Доклад KPMG и ACCA «Planning, Budgeting and Forecasting: An eye on the future».
https://home.kpmg/content/dam/kpmg/pdf/2015/08/an-eye-on-the-future-kpmg-acca-report.pdf
66
автоматизированных алгоритмов формирования бюджетов, для достоверности
которых критически важна полнота и корректность исходных данных.
67
И тут вновь проявляется важность человеческого фактора и культуры
бюджетирования на предприятии.
Как отметили в своем исследовании специалисты KPMG и ACCA, около
четверти крупнейших корпораций, попавших в выборку исследования, не
инвестировали в технические решения для бюджетирования, кроме Excel. Это
свидетельствует о том, что вполне можно обходиться и без полномасштабной
автоматизации бюджетирования.
В то же время, автоматизированные системы бюджетирования,
показавшие свою эффективность на отдельном предприятии, и впоследствии
масштабированные в рамках групп компаний и холдингов, способствуют
созданию единообразной системы разработки, исполнения и контроля
бюджетов, что существенно облегчает принятие управленческих решений на
основе преемственных и сопоставимых данных, полученных на основе
реализации единой методологии учета и расчетов бюджетных показателей.
Таким образом, автоматизация существенно снижает влияние
индивидуального усмотрения и персональных, не всегда обоснованных
допущений финансовых менеджеров.
От качества учетных данных существенно зависит результат
автоматизированных расчетов, поэтому своевременное и корректное внесение
информации в учетную систему не менее важно, чем автоматизация процесса
бюджетирования.
Встречаются случаи ошибок либо преднамеренного искажения данных,
которые, будь они использованы в процессе бюджетирования без
дополнительной проверки, привели бы к формированию недостоверных
бюджетов. Одно из таких нарушений – отнесение операционных затрат на
производство минерального порошка на объект незавершенного строительства-
завод по производству минерального порошка, введенный в эксплуатацию.
Финансовый менеджер после ввода завода в эксплуатацию в базе
управленческого учета отнес порядка 80 миллионов операционных затрат на
объект незавершенного строительства, тем самым увеличив на эту сумму
68
активы по управленческому балансу и завысив прибыль по отчету о прибылях
и убытках.
Аналогичным образом по субъективному усмотрению финансового
менеджера в балансе учитываются абсолютно неликвидные отходы
производства, накопившиеся за весь период работы предприятия. При проверке
на месте учитываемых в балансе запасов было установлено, что это терриконы,
поросшие деревьями, и с целью обеспечения достоверного учета эти запасы
подлежат списанию.
Сокрытие финансовым менеджером указанных фактов и
преднамеренное искажение данных управленческого учета повлекли бы
ошибки в расчетах и, как следствие, некорректные управленческие решения,
независимо от корректности работы алгоритмов автоматизированной системы
бюджетирования. Подобные последствия может повлечь и некорректное
разнесение затрат по статьям затрат, поэтому критически важно для
автоматизации бюджетирования наладить достоверный управленческий учет.
Автоматизация бюджетирования возможна и без покупки
дополнительного программного обеспечения с использованием перспективных
данных от подразделений предприятия и ретроспективных данных о
финансово-хозяйственной деятельности из системы управленческого учета.
Процесс бюджетирования начинается с планирования продаж готовой
продукции. Данные по продажам продукции в натуральных единицах (тоннах),
предоставляемые коммерческим отделом предприятия, являются первым шагом
составления бюджетов.
Данные бюджета продаж в стоимостных показателях формируются
путем умножения количества продукции на средневзвешенную цену готовой
продукции, сформировавшейся за предшествующий период (рассчитывается
делением выручки от продажи готовой продукции на количество проданной
продукции в натуральных показателях).
Все указанные сведения содержатся в учетной системе и не требуют
ручных расчетов.
69
На основе бюджета продаж формируется производственный бюджет.
При планировании производственного бюджета используются
допущения об отсутствии ликвидных запасов готовой продукции на складах
предприятия на начало года и о продаже всей произведенной в течение года
продукции, что также может быть учтено при формировании алгоритмов
автоматизированных расчетов.
Допущения об отсутствии ликвидных запасов на начало года и о
продаже всей произведенной продукции принимаются также при расчете точки
безубыточности (объём производства и реализации продукции, при котором
прибыль равна нулю).
При планировании запасов готовой продукции используются допущения
об отсутствии остатков готовой продукции на начало и конец периода, о
продаже в течение отчетного периода всей произведенной продукции.
Бюджет прямых материальных затрат содержит информацию о затратах
сырья и материалов по видам продукции и в целом по компании в натуральных
и стоимостных показателях.
Бюджет прямых затрат сырья и материалов формируется на основе
данных об объемах производства (данные производственного бюджета),
нормах затрат сырья на единицу производимой продукции и прогнозных ценах
на сырье и материалы.
Бюджет прямых затрат на оплату труда отражает затраты на заработную
плату основных производственных рабочих на протяжении бюджетного
периода в соответствии с принятыми на предприятии формами и системами
оплаты труда, предусмотренными трудовыми контрактами или коллективными
договорами, с учетом положений трудового законодательства. В данном
бюджете планируются только те затраты на оплату труда, которые зависят от
объема производства (как правило, отражающиеся на 20 счете бухгалтерского
регистра). Исходными данными для расчетов являются данные бюджета
производства и затраты на оплату труда на производство единицы продукции
(согласно калькуляциям).
70
Следующая группа бюджетов, составление которых может быть
полностью автоматизировано - бюджеты себестоимости продукции:
-Бюджет производственной себестоимости произведенной продукции -
содержит данные о затратах на производство продукции на основании данных
бюджета прямых затрат сырья и материалов, бюджета прямых затрат труда,
данных производственной программы и бюджета общепроизводственных
расходов.
- Бюджет полной себестоимости произведенной продукции - включает
полные затраты на производство и реализацию произведенной продукции.
Расчет полной себестоимости произведенной продукции ведется на
основании данных бюджета прямых затрат сырья и материалов, бюджета
прямых затрат труда, данных производственной программы, бюджета
общепроизводственных расходов, а также данных бюджетов
общехозяйственных (управленческих) расходов и коммерческих расходов.
Алгоритмы расчета показателей Бюджета доходов и расходов
приведены выше в тексте указанного параграфа в Таблице 1.
Технически осуществимо автоматизировать также расчеты точки
безубыточности с использованием данных бухгалтерского и управленческого
учета.
Возможно также автоматизировать составление прочих бюджетов:
- Бюджета движения денежных средств;
- Расчетного баланса.
Таким образом, с использованием описанных в исследовании
алгоритмов возможно автоматическое составление всех указанных бюджетов.
3.3. Оценка экономическои эффективности предложенных мероприятии
Предложенные мероприятия по совершенствованию бюджетирования
будут иметь многоаспектный экономический эффект.
71
В краткосрочной перспективе автоматизация бюджетирования позволит
сократить должность финансового менеджера с заработной платой (с учетом
налогов и взносов) 105 000 рублей/месяц. Экономия от сокращения одной
должности составит 1 260 000 рублей в год, что уменьшит сумму условно-
постоянных затрат на 1 260 000 и сократит размер убытка за год на 1 260 000
рублей.
Эффективное бюджетирование обеспечивает улучшенное отражение
результативности всей организации. Благодаря оперативному отражению в
реальном времени показателей деятельности организации, легче управлять
показателями по ключевым целям по всему предприятию.
Меняющаяся и все более конкурентная бизнес-среда создает новые
требования для развертывания процесса планирования, который является
гибким и может реагировать на изменяющиеся условия.
«Например, некоторые крупные игроки в горнодобывающем секторе в
настоящее время имеют модели сценариев, которые вносят изменения в цену
товара в процесс планирования, бюджетирования и прогнозирования.
Возможность снизить производство меди в одном руднике и увеличить добычу
угля в другом в ожидании изменения цен позволит оптимизировать
рентабельность этой компании и дать ей конкурентное преимущество»
53
.
В то время, когда организации имеют больше данных, чем когда-либо
прежде, качество внутренних и внешних данных рассматривается как самое
большое препятствие для интеграции внешних данных и использования
аналитики данных в процессе планирования, бюджетирования,
прогнозирования.
В тех случаях, когда внутренние и внешние данные не интегрированы
эффективно, большие данные рассматриваются как препятствие для
эффективного процесса, а не как возможность.
53
Доклад KPMG и ACCA «Planning, Budgeting and Forecasting: An eye on the future».
https://home.kpmg/content/dam/kpmg/pdf/2015/08/an-eye-on-the-future-kpmg-acca-report.pdf
72
Структурируя данные в соответствии со стратегическими целями,
организации улучшают распределение ресурсов и максимально расширяют
возможности для достижения своей стратегии. Интегрированные внешние
данные улучшают точность прогноза и повышают эффективность
принимаемых управленческих решений, в том числе, благодаря реализации мер
по автоматизации бюджетирования.
Экономический эффект эффективных управленческих решений сложно
рассчитать, но определенно они способствуют достижению целевых
показателей деятельности предприятия.
Рассмотрим косвенные выгоды, возникающие при построении
эффективной системы бюджетирования, на примере годовой бухгалтерской
отчетности ООО «Каменищенский карьер» за 2018 год и бюджета доходов и
расходов предприятия на 2019 год.
Запасы готовой продукции на конец 2018 года составили 882 834 тыс.
руб. при себестоимости продаж за 2018 год 97 439 тыс. руб., что составляет
девятилетний запас для реализации щебня и минерального порошка при
текущем уровне реализации.
Первый вывод, при допущении достоверности бухгалтерских данных,
состоит в том, что представляется возможным остановить производство на
несколько лет и распродавать образовавшиеся запасы при условии их
ликвидности. Альтернативный путь – продолжить производить продукцию,
стимулируя спрос маркетинговыми активностями с целью распродажи
сформировавшихся запасов.
Таблицы 19-20 моделируют ситуацию и ее влияние на финансовый
результат, когда в первом полугодии 2018 года распродаются запасы
стоимостью 583 341 тыс. руб., сформировавшиеся на 31.12.2017.
Во втором полугодии распродаются произведенные в 2018 году запасы,
за исключением нормативного запаса 8 120 тыс. руб. (месячный запас = 1/12 от
себестоимости продаж за 2018 год 97 439 тыс. руб.)
73
При расчете товарооборота от продажи запасов используется
допущение, что все запасы проданы с маржинальной прибылью 33%, как и в
среднем за 2018 год. Вследствие этого выручка составила 1 446 691 тыс. руб.
вместо фактических 145 002 тыс. руб. Расчетная прибыль от продаж составила
474 538 вместо фактических 47 563.
74
Допустим, указанная выручка была инкассирована предприятием в
первом полугодии 2018 года и была израсходована на погашение кредитов,
займов и кредиторской задолженности.
В таком случае, предприятие имело бы возможность погасить
полученные кредиты и тем самым снизить финансовую нагрузку на
предприятие таким образом, что проценты к уплате во втором полугодии 2018
года составили бы 0 рублей.
При этом сумма денежных средств на счете составила бы 65 315 тыс.
руб. вместо 103 тыс. руб. к концу 2018 года.
Чистая прибыль составила бы 355 062 тыс. руб. вместо убытка 11 005
тыс. руб.
Указанные расчеты условны и основаны на допущениях, но они
наглядно демонстрируют важность достоверного управленческого учета и
грамотного бюджетирования для принятия управленческих решений,
демонстрируют возможный масштаб последствий принимаемых
управленческих решений.