66
акций, о расширении ассортимента
8. Отчет о реализации (формируется
в разрезе оказанных услуг,
отделений и др. в зависимости от
запроса руководителей)
Еженедельно
(ежемесячно)
9. Отчет о примененных скидках
Ежемесячно
10. Сводный отчет по заключенным
договорам
Ежемесячно
11. Отчет о поступлении и
распределении сырьевых и
материальных ресурсов между
структурными подразделениями
Еженедельно
АХЧ
12. Отчет о закупке и
распределении объектов основных
средств
Ежемесячно
13. Отчет об изменении цен закупок
Еженедельно
14. Отчет о расходовании
финансовых ресурсов
Еженедельно
Административно
-управленческий
персонал
15. Отчет о кредиторской и
дебиторской задолженности
Ежемесячно
16. Отчет о движении денежных
средств
Ежедневно
17. Отчеты об эффективности
инвестиций
Ежеквартально
18. Отчет о финансовых результатах
деятельности
Ежемесячно
19. Сводные отчеты, содержащие
обобщенные данные по всем
центрам ответственности,
сопоставляемые с данными
бюджетов
Вследствие сопоставления затрат по каждому центру ответственности с
результатами их деятельности, с использованием выполненных работ и услуг
формируется финансовый результат, который может быть прибылью или
убытком. В случае прибыли она может быть полностью или частично
направлена на материальное стимулирование работников, если же случится
убыток, может стоять вопрос о материальной ответственности работников за
67
полученный итог. Причины результатов работы нужно обязательно
проанализировать и изучить. Основными показателями деятельности
подразделений могут быть качество, себестоимость услуг, перерасход или
экономия ресурсов. Нужно отметить, что в каждом конкретном случае
руководитель структуры должен определять систему показателей, которая
необходима для анализа.
Как совершенствование бюджетирования, так и предлагаемые меры по
улучшению его основы - управленческого учета, немыслимы без необходимого
уровня автоматизации.
Вообще без современных автоматизированных систем эффективный
бизнес не построить. Компании, которые хотят оставаться в тренде, применяют
актуальное ПО для бюджетирования и финансового управления.
Для одних предприятий больше подойдут продукты на основе 1С, для
других – универсальные платформы типа UPE и PlanDesigner. Последние
представляют собой многофункциональные логические конструкторы и
генераторы отчётов, способные смоделировать бюджет любого уровня. В
следующем подпункте будет проведено сравнение направлений
совершенствования бюджетирования путем его автоматизации.
3.2. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий
При оценке эффективности совершенствования бюджетирования
отметим следующий важный момент. Применение бюджетирования дает
эффект независимо от того, планирует ООО «Примадент» значительно
увеличить финансовые показатели или нет. Самое главное, бюджетирование
позволяет эффективно управлять бизнесом и, в первую очередь, финансовой
его частью.
Также используя предложенные рекомендации (выделение ЦФО,
уточнение номенклатуры расходов, использование расширенного перечня
управленческой отчетности) руководство предприятия сможет оценить
эффективность не только в целом по предприятию, но и по отдельным
68
подразделениям (бизнес-единицам, группам товаров), что, в свою очередь,
позволит влиять на ассортиментную и ценовую политику и даст
положительный итоговый эффект в виде финансового результата.
При внедрении изложенных в предыдущем подпункте предложений по
совершенствованию бюджетирования, методологически бюджетная модель
ООО «Примадент» будет включать следующие уровни:
1. Стратегический уровень - информация, позволяющая увязать
показатели среднесрочного планирования с долгосрочной стратегией развития
предприятия.
2. Уровень среднесрочного планирования - интегрированная бюджетная
модель, в которой формируются взаимосвязанные три основные отчётные
формы: БДР, БДДС, Баланс на период от одного года до трех лет. Данные
заносятся в операционные и функциональные бюджеты, детализация и
алгоритмы которых покрывает потребности в бюджетном управлении.
В типовом автоматизированном решении для ввода информации в
требуемой детализации будут применяться бюджеты, сгруппированные в
отдельные блоки:
А. Целевые показатели – в этом блоке формируется информация на
долгосрочный период с горизонтом от четырех лет и более:
Бюджетные директивы – показатели, задаваемые топ-менеджментом
компании, в том числе производственные показатели, например целевой объем
выпуска продукции на долгосрочный период;
Долгосрочная программа реализации в разрезе аналитики продаж.
Б. Продажи и поступления:
План реализации, по видам услуг, значимым контрактам на реализацию;
План поступлений в аналитике аналогичной продажам с выделением
сумм авансов;
Задолженность, сформированная автоматически на основе продаж и
поступлений.
В. Расходы:
69
Прямые и косвенные затраты, детализирующиеся по аналитикам: виды
услуг (контракты, заказы) для прямых затрат, элементы затрат, статьи затрат;
Формы распределения косвенных затрат, позволяющие распределять
затраты в автоматическом режиме на основе заданных баз распределения или
при помощи ручного ввода.
Г. Налоги и расходы на персонал
Бюджет заработной платы – данные о начисленной и выплаченной
заработной плате, отчисления на социальные нужды, численность персонала по
категориям, дополнительные показатели (премии, бонусы и т.п.;)
Бюджет налогов – данные о начисленных и оплаченных налогах в
разрезе видов налогов и уровней бюджета;
Д. Капитальные вложения
Бюджет капитальных вложений, отражающий показатели движение
вложений во внеобортные активы, в том числе НИОКР, расчеты по
инвестиционной деятельности, данные об источники финансирования
вложений (в целом на сумму капитальных вложений);
Е. Бюджет движения основных средства и нематериальных активов –
данные о плановой стоимости основных средств, в том числе амортизация, по
группам.
Ж. Остальные блоки:
Закупки: формируются данные о закупках и оплатах сырья и
материалов, для планирования используется информация о расходе сырья и
материалов в составе текущих и капитальных затрат;
Кредиты и займы, Финансовые вложения: планирование ведется в
разрезе видов финансовых обязательств и вложений, для полученных кредитов
и займов также задается аналитика по направлениям использования
(операционная деятельность, капитальные вложения);
Прочие доходы и расходы, социальная сфера: планирование ведется в
разрезе статей, используется информация из других блоков: списание на прочие
расходы, доходы и расходы по процентам, курсовые разницы и т.п.
70
По данным бюджетных блоков будут формироваться более точные чем в
настоящее время итоговые бюджеты (БДР, БДДС, Баланс), строиться
аналитические отчеты и рассчитываться автоматические консолидационные
корректировки, в том числе исключение внутригрупповых оборотов,
производиться расчет нереализованной прибыли и себестоимости.
Усовершенствованная система бюджетирования ООО «Примадент»
будет включать в себя помимо методологической составляющей настроенное
программное обеспечение, эксплуатационную документацию, пользователей и
обслуживающий персонал.
Внедрение типового решения позволит получить:
Автоматическое формирование бюджетов от форм ввода до сводных
бюджетов;
Настроенный процесс согласования бюджетов по ЦФО с
возможностью контроля сроков предоставления бюджетов ответственными
подразделениями.
Централизованный доступ пользователей к системе с
разграничением зон ответственности по ЦФО с учетом особенностей
предпрития.
Автоматизированную сверку внутригрупповых оборотов с
несколькими вариантами отчетов о сверке.
Автоматическое формирование презентаций к совету директоров для
защиты бюджетов и демонстрации отчётов об их исполнении.
Возможности гибкого изменений справочников.
Интеграцию с имеющимися системами компании, в том числе:
- с системой бухгалтерского и управленческого учета для выгрузки
бюджетных лимитов и загрузки оперативного плана платежей;
- с системой инвестиционного планирования для загрузки данных о
планируемых капитальных вложениях.
- с системой учета для загрузки факта исполнения бюджета;
Эксплуатационную документацию и обучающие семинары для
71
пользователей и администраторов системы.
Внедрение типового решения для ООО «Примадент» даст компании
следующие преимущества:
1. Стоимость и сроки внедрения минимизируются за счет использования
готового решения и опыта других компаний отрасли.
2. Руководство компании получает эффективный инструмент, с
помощью которого можно в короткие сроки усовершенствовать бюджет
компании, проанализировать достижение целевых показателей.
3. Снижаются затраты на ИТ-инфраструктуру и поддержку бюджетной
модели за счет централизации функций.
Современный финансовый учёт немыслим без автоматизации процесса.
Сейчас на многих предприятиях уже работают (и вполне успешно) новейшие
программы автоматизированного управления бюджетом.
Рассмотрим наиболее надёжных и привлекательных в плане стоимости
услуг компаний для внедрения автоматизированного решения:
1) «ИТАН» – это актуальные системы бюджетирования коммерческих
объектов на основе 1С. Основное направление деятельности – постановка,
внедрение и автоматизация финансового планирования на предприятии
заказчика, организация управленческого учёта, консолидация финансовой
информации для крупных холдингов и компаний с разветвлённой сетью
филиалов.
Компания создана в 1999 году. Среди достижений – разработка
универсальных и интегральных решений на основе платформы 1С. С каждым
годом уникальные продукты компании совершенствуются, становятся более
простыми и удобными в управлении. Миссия «ИТАН» — способствовать
повышению продуктивности финансового управления предприятий.
2) GOODWILL. Продажа и внедрение в практику программных
продуктов 1С. Направления деятельности – бюджетирование, бухгалтерский,
складской и производственный учёты, продажи, документооборот.
В компании работает 56 высококвалифицированных и опытных
72
специалистов. Предусмотрена финансовая ответственность сотрудников за
результат. За последний год у фирмы появилось 250 новых клиентов. Ещё одно
преимущество – столичное качество при региональных ценах. У GOODWILL
множество готовых проектов в сфере автоматизации финансового, складского,
управленческого учёта.
3) Первый БИТ. Компанию основали в 1997 году несколько молодых и
амбициозных специалистов по экономике и прикладной математике. Главное
направление деятельности организации – развитие бизнеса на основе
актуальных IT-технологий. Сейчас у компании 80 офисов в России, странах
ближнего и дальнего зарубежья.
«Первый БИТ» выполнит автоматизацию предприятия по всем
необходимым направлениям, включая бюджетирование и управленческий учёт.
2500 тысячи клиентов уже выбрали программные продукты и услуги компании.
4) Вест Концепт. Год основания компании – 2003. Сегодня это лидер
системной интеграции не только в РФ, но и на всей территории СНГ. Фирма
предлагает весь спектр информационных систем для бизнеса. Сотрудники
помогут выбрать нужную систему, установят, протестируют и запустят её в
работу на предприятии заказчика.
Компания выполнила несколько сотен успешных проектов по
внедрению автоматизации бюджета и управления бизнесом. Сотрудники «Вест
Концепт» — специалисты высочайшего уровня с многолетним опытом
практической работы. Они наладят общее бюджетирование на объекте или
возьмут на себя конкретные структуры – отдел продаж, производство или
складские процессы.
5) СофтПром. Компания предлагает полный контроль и прозрачность
бюджетирования, а также свободу от рутинных расчетов и ошибок.
Специализация «СофтПром» — установка типовых и уникальных платформ
для автоматизации бюджета.
ПО от этой организации – это продукты российской разработки,
сочетающие простоту в управлении с возможностью обрабатывать
73
колоссальные объёмы информации. Компания разработает индивидуальную
бюджетную модель любой сложности, проведёт тренинг сотрудников
компании-заказчика, внедрит систему бюджетирования под ключ.
6) АРВО. Сервисная компания по внедрению информационных решений
в бизнес-проекты. Автоматизация управления,
бюджетирования, управленческой отчётности и прочих бизнес-процессов.
АРВО занимается заказами от «а» до «я» — проводит анализ работы
предприятия, создаёт проект автоматизации бюджета или управления, внедряет
типовое или индивидуальное решение и контролирует его исполнение.
Теперь проведем оценку эффективности предлагаемого направления –
автоматизации бюджетирования.
Компания «СофтПром», которая сопровождает ООО «Примадент» с
момента начала использования на исследуемом предприятии решений 1С имеет
необходимые компетенции в области комплексной автоматизации предприятий
на платформе "1С:Предприятие 8", а также штат сертифицированных
специалистов. Полагаем, что для ООО «Примадент» целесообразно обращение
именно к такому проверенному и надежному деловому партнеру. Тем более и
специфику предприятия компания «СофтПром» уже знает (до внедрения
программы 1С проводился аудит бизнес-процессов).
В качестве рекомендуемого решения предлагаем «1C:Управление
стоматологической клиникой», в данной программе помимо автоматизации
непосредственно бюджетирования предложено много функций по анализу
деятельности (мониторинг целевых показателей, расширенный анализ
финансовых результатов по направлениям деятельности, многообразие
графических форм аналитических отчетов), по управлению затратами и
себестоимостью (контроль за материальными потоками и потреблением
ресурсов в стоматологии, оперативный количественный учет ресурсов,
различные способы распределения затрат, детализация себестоимости до
необходимого уровня), по управлению финансами (учет кредитов, депозитов и
займов, гибкие инструменты для ведения платежного календаря, аналитическая
74
отчетность по движению денежных средств, генератор финансовых отчетов), а
также управление персоналом, продажами, закупками и взаимоотношениями с
клиентами клиники (CRM).
Программа представляет собой удобный функционал для автоматизации
бухгалтерского, налогового и управленческого учета в стоматологии, включая
подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Возможности программы в отношении бюджетирования:
Настраиваемые виды бюджетов и расширенная аналитика.
Моделирование сценариев.
Управление бюджетным процессом.
Поддержка нескольких валют.
Табличные формы ввода и корректировки.
Экономический прогноз.
Анализ достижения плановых показателей.
Составление сводной отчетности по результатам мониторинга.
Расширенный финансовый анализ.
Кроме перечисленного, для приобретения и сопровождения
«1C:Управление стоматологической клиникой» выгодно обратиться именно к
«СофтПром» по следующим причинам:
1.Готовая интеграция 1C:Управление стоматологической клиникой с
уже используемой финансово-управленческой системой на базе 1С.
2.Бесплатный аудит бизнес-процессов предприятия для оценки
целесообразности внедрения 1C:Управление стоматологической клиникой.
3.Корпоративная поддержка по стандартам ITIL и SLA.
4.Нагрузочное тестирование - оптимизация производительности
корпоративных информационных систем.
Теперь обоснуем внедрение «1C:Управление стоматологической
клиникой»» на основании затратного метода. В таблице 12 приведен расчет
объема капитальных вложений, необходимых для реализации предложенного
75
нами мероприятия по совершенствованию автоматизированной системы
управления предприятия ООО «Примадент».
Таблица 12
Затраты на внедрение в ООО « Примадент» автоматизированной
системы управления «1C:Управление стоматологической
клиникой»
Статья расхода
Стоимость, руб.
АСУ «1C: Управление стоматологической
клиникой»
360 000
Доставка, установка, отладка – 10%
36 000
Обучение персонала (индивидуальный
подход – тариф для постоянных
клиентов) до 15 человек, 1 человек -
бесплатно
18 000
Итого
414 000
Поскольку исследуемое предприятие уже является пользователем
деловой ветки программных продуктов фирмы "1С", то оно может сэкономить
на приобретении клиентских лицензий (типовые конфигурации на
платформе"1С" используют одинаковый набор клиентских лицензий, и
приобрести понадобится только основную поставку новой конфигурации).
Следует отметить, что экономический эффект от внедрения средств
автоматизации может быть лишь косвенным, так как внедренные средства
автоматизации не являются прямым источником дохода, а являются либо
вспомогательным средством организации получения прибыли, либо помогают
минимизировать затраты.
Оценить экономический эффект от предлагаемого совершенствования
автоматизированной системы управления и бюджетирования можно двумя
способами: простым и сложным (более трудоемкий способ, но более точный).
Полная оценка по сложному алгоритму, как правило, проводится
квалифицированными специалистами по итогам обследования бизнес-
процессов предприятия. Простой способ предполагает сравнение
предполагаемой прибыли и произведенных затрат. Оценим эффект от
внедрения.
Капитальные вложения в совершенствование АСУ (и бюджетирования в
частности) на исследуемом предприятии составят 414 тыс. руб. Материальные