56
Рисунок 9. Алгоритм анализа рискообразующих факторов в системе
бюджетирования
В случае исполнения бюджета можно говорить о том, что система
бюджетирования эффективна. В случае неисполнения бюджета, как правило,
ссылаются на изменения внешней среды (изменения политической ситуации,
темпов развития национальной экономики) или на ошибки в системе
бюджетирования (только в случае критического подхода к оценке).Однако, по
мнению автора, "исполнение бюджета" не может быть основным критерием,
Определение общей цели проведения анализа риск-факторов
Обоснование места системы управления рисками в структуре
организации, обоснование места анализа рискообразующих факторов
в системе бюджетирования и управления рисками организации
Анализ среды организации
Определение риск-факторов в системе бюджетирования
Выявление наиболее существенных факторов риска (т.е. их
ранжирование по степени влияния, вероятности, тяжести
последствий)
Выбор ключевых показателей - индикаторов уровня влияния
рискообразующих факторов. Определение критических значений
выбранных ключевых показателей
Сбор информации, необходимой для расчета значений выбранных
ключевых показателей
Расчет и анализ полученных значений показателей
Разработка методических рекомендаций по уменьшению влияния
рискообразующих факторов и их устранению
Отражение в бюджетах организации затрат на превентивные и
компенсационные меры по борьбе с риск-факторами
Вывод об эффективности действующего управления рисками и
бюджетирования
57
характеризующим эффективность системы бюджетирования.
В связи с этим был выделен ряд критериев, на основе которых можно
сделать вывод об эффективности системы бюджетирования компании. Каждый
критерий оценивается по шкале от 0 до 10 методом экспертных оценок
(приложение 4 к выпускной квалификационной работе).
Так, например, наличие четко поставленных целей бюджетирования, их
комплексность, взаимоувязка, взаимодополняемость, использование на
практике позволяют выставить оценку в 10 баллов по первому критерию. При
существовании каких-либо отклонений от приведенного "идеального"
состояния количество присваиваемых баллов уменьшается экспертом
сообразно с его компетентным мнением, основанным на квалификации,
имеющейся практике, опыте использования и/или изучения бюджетирования.
Для повышения объективности оценки к процессу могут быть привлечены
несколько экспертов.
Аналогичным образом проводится оценка по остальным критериям.
Например, критерий "используемые модели бюджетирования" предусматривает
ответ на вопрос - используются ли долгосрочные и краткосрочные (мягкие,
"скользящие") бюджеты - в зависимости от степени гибкости применяемых
бюджетов выставляются значения от 0 до 10. В зависимости от степени
разработки, детальности положения о бюджетировании в организации, его
практической реализации присваиваются значения по критерию "наличие
положения о бюджетировании" от 0 до 10. В случае если центры финансовой
ответственности строго ограничены в ресурсах, соответствующему критерию
присваивается оценка в 10 баллов, по мере уменьшения ограниченности в
ресурсах количество баллов уменьшается, так как с точки зрения
бюджетирования все ресурсы должны использоваться максимально
эффективно.
Наличие разработанных и используемых основных форм документов в
области бюджетирования, таких как бюджет доходов и расходов, бюджет
движения денежных средств и другие, дает возможность присвоить по данному
58
критерию оценку в 10 баллов. Отсутствие каких-либо бюджетных форм
является основанием для уменьшения присваиваемых баллов. Так как всего
выделено 9 критериев с возможной максимальной оценкой в 10 баллов, то
итоговый показатель при присвоении максимальных значений всем критериям
может равняться 90 баллам.
По результатам комплексного анализа рискообразующих факторов и
проведения балльной оценки можно сделать вывод об эффективности
внедрения и разработки системы бюджетирования, а также возможно
применение данных инструментов анализа на всех этапах процесса внедрения
системы бюджетирования в организации.
Итак, проведем балльную оценку эффективности системы
бюджетирования ООО «Примадент» по методике "балльной оценки" (табл.8 ).
Таблица 8
Балльная оценка эффективности системы бюджетирования ООО
«Примадент»
Критерий
Краткое содержание
критерия
Балльная оценка для
рассматриваемой
организации
Наличие цели
бюджетирования
Выбрана одна или несколько
из следующих целей:
- сценарный анализ развития
организации;
- разработка прогноза
развития организации;
- контроль за результатами
финансово-хозяйственной
деятельности;
- согласование плановых
финансово-экономических
показателей;
- распределение полномочий и
ответственности между
руководителями структурных
подразделений
10
Цели бюджетирования в
ООО «Примадент»:
- контроль за
результатами финансово-
хозяйственной
деятельности;
- согласование плановых
финансово-
экономических
показателей
Наличие
положения о
бюджетировании
Положение утверждено
генеральным директором и
начальником ФЭО, отражает
все бизнес-процессы на
предприятии, актуально
10
Используемые
модели
Используются ли долгосрочные
и краткосрочные (мягкие,
8
59
бюджетирования
"скользящие") бюджеты
Используются
преимущественно
бюджеты сроком на 1
год, корректировка
бюджета возможна, но
процедура ее
согласования не
регламентирована
Прогнозные
сценарии
В организации
разрабатываются минимум три
прогнозных сценария
0
Не разрабатываются.
Предбюджетная
подготовка
Подробный факторный анализ
основных аспектов
деятельности (внутренняя и
внешняя среда)
8
Были выделены
основные
закономерности работы
организации,
финансовых потоков и их
детализации
Наличие
подразделений
(центров
финансовой
ответственности)
и их
ограничение в
ресурсах
Центры финансовой
ответственности выделены и
строго ограничены в ресурсах
0
Не выделены четко ЦФО
Основные
формы
документов и
показатели
Бюджет движения денежных
средств, бюджет доходов и
расходов, таблица
коэффициентов, риски
8
Формы бюджета
недостаточно
детализированы, не все
названные формы
используются в
организации
Остатки
незавершенного
строительства,
неликвидные
запасы,
безнадежная
дебиторская
задолженность
Планирование и
управленческий учет в режиме
реального времени
обеспечивают максимальную
загрузку подразделений и
оптимальное управление всеми
бизнес-процессами
10
Имеются
Расхождение
факта и бюджета
До 5% по бюджету доходов, до
7% по бюджету расходов
10
Отсутствует
Итого
64 из 90
60
На основании проведенной оценки система бюджетирования ООО
«Примадент» набирает 64 балла, что характеризует ее как относительно
эффективную, но нуждающуюся в некоторой доработке.
По результатам проведенного исследования можно выделить
следующие основные проблемы в сфере бюджетирования в ООО «Примадент»,
которые присущи и для многих российских коммерческих предприятий:
- не разработана процедура корректировки бюджета;
- отсутствуют прогнозные сценарии;
- не сформированы центры финансовой ответственности и центры финансового
учета, что снижает эффективность бюджетирования.
В этой связи необходимо дать ряд актуальных для большинства
российских организаций предложений.
В качестве меры по оптимизации и совершенствованию процесса
бюджетирования можно предложить формирование регламента процесса
бюджетирования, предусматривающего создание центров финансовой
ответственности (ЦФО) и центров финансового учета (ЦФУ), определяющего
порядок их взаимодействия, ответственность должностных лиц. В
обязательном порядке в регламентирующей документации должны быть
отражены все основные элементы системы бюджетирования, начиная от целей
и завершая ответственностью за исполнение регламента бюджетного
управления.
Кроме того, в организации должны быть регламентированы смежные
подсистемы управления, а также объекты бюджетирования. Вариант
документарного отражения регламентов системы бюджетирования во
взаимосвязи с остальными регламентами организации может быть следующим:
- положение о бюджетировании;
- положение о центрах финансовой ответственности (ЦФО) и центрах
финансового учета (ЦФУ);
- положение о подразделениях.
Подразделения организации также являются объектами
61
бюджетирования, поэтому необходимо регламентировать и работу
подразделений.
Что касается состава положения о подразделении, то здесь также
возможны варианты. Минимальный состав положения о подразделениях
содержит описание структурных звеньев, входящих в состав подразделения
(если это не подразделение самого нижнего уровня), описание функций,
выполняемых в подразделении, а также закрепление функций за структурными
звеньями подразделения. Соответственно, когда будет построен функционал
бюджетирования, часть функций будет закреплена за каждым подразделением.
Механизм бюджетирования позволяет соединить в единое целое
управленческие циклы планирования, анализа и контроля деятельности
учреждения, поэтому как одно из направлений совершенствования
деятельности организации в условиях бюджетирования, ориентированного на
результат, возможно внедрение методов проектного управления.
Проектный метод управления развитием основан на принятии
специальных планов, проектов и программ развития. Указанные документы,
как правило, принимаются руководством организации.
Следующее направление совершенствование – это управленческий учет,
представляющий собой основу эффективного бюджетирования.
На организацию управленческого учета ООО «Примадент» оказывают
влияние различные факторы, представленные в табл. 9.
Таблица 9
Факторы, влияющие на организацию управленческого учета
Вид
факторов
Содержание
Внешние
1. Рыночная конъюнктура.
2. Ценообразование.
3. Налоговая политика.
4. Уровень и состояние развития отрасли услуг.
5. Конкуренция.
6. Условия деятельности предприятия
Внутренние
1. Организационная структура предприятия.
2. Степень самостоятельности организации (наличие или
отсутствие франшизы).
62
3. Количество центров ответственности.
4. Распределение ответственности.
5. Функциональные связи.
6. Взаимосвязи с руководством организации.
7. Взаимосвязи в коллективе.
8. Мотивация труда.
9. Профессионализм работников организации
Введение и развитие управленческого учета сопровождается рядом
положительных изменений в о ООО «Примадент»
- улучшением качества услуг;
- уменьшением их себестоимости;
- эффективным применением производственных и финансовых
ресурсов;
- проведением более качественного внутреннего контроля;
- повышением конкурентоспособности организации.
Совершенствование функциональной системы управленческого учета
предприятия способствует повышению эффективности конечных результатов.
Эта система накладывается на сформировавшуюся организационную
структуру, от эффективности которой зависит общая результативность.
Во многих случаях совершенствование системы управленческого учета
сопровождается определенными изменениями в организационной структуре
предприятия, так как неэффективно и нецелесообразно компьютеризировать и
вводить новые методы управленческого учета в неэффективную архитектуру
предприятия.
При изучении данных ООО «Примадент» были выявлены следующие
недостатки в системе управленческого учета, которые влияют на
обоснованность принятия результативных управленческих решений:
- статьи затрат недостаточно детализированы;
- имеются затруднения в распределении обязанностей между
менеджерами, нет способа выделения отдельных центров ответственности;
- система отчетности предоставляет недостаточно полную информацию,
не соответствует требованиям к информационному обеспечению
63
управленческого аппарата;
- нет определенного регламента сдачи и составления отчетности для
руководства организации и структурных подразделений;
- отсутствует иерархия и ряд конкретных форм отчетности для разных
уровней управления.
В связи с этим предлагаем ряд рекомендаций по совершенствованию
системы управленческого учета:
1) разработку расширенной номенклатуры издержек обращения;
2) совершенствование иерархии и структуры (формы, содержания)
управленческих отчетов и отчетности в целом;
3) подготовку в структурных подразделениях планов-стратегий;
4) развитие системы бюджетирования;
5) детальную организацию системы учета затрат.
Главным объектом управленческого учета являются расходы. Они
учитываются и группируются по видам, центрам ответственности, местам
возникновения, видам продукции, услуг.
На практике зачастую учет затрат в ООО «Примадент» ведется на сч. 20
"Основное производство" в части затраченных на оказание услуг материалов.
Все остальные затраты предприятие учитывает на сч. 44 "Расходы на продажу"
в разрезе издержек обращения.
Считаем, что для оперативного мониторинга колебаний уровня затрат и
их минимизации необходимо использовать максимально детализированную
номенклатуру издержек обращения, сформированную с учетом отраслевых
особенностей (табл. 10).
Таблица 10
Предлагаемая номенклатура издержек обращения
N п/п
Издержки обращения
1
Амортизация основных средств
2
Аренда квартиры (сотрудники)
3
Аренда оборудования
64
4
Аренда помещения
5
Заработная плата (стоматология)
6
Заработная плата (администрация)
7
Инкассация
8
Канцтовары
9
Курсы повышения квалификации персонала
10
Коммунальные услуги
11
Консультационные услуги
12
Лицензии
13
Обслуживание медтехники
14
Электронная отчетность
15
Представительские расходы
16
Программное обеспечение
17
Расходные материалы
18
Реклама
19
Ремонт и содержание помещения
20
Списание товарно-материальных ценностей
21
Спецодежда
22
Техническое обслуживание офисного оборудования
23
Техническое обслуживание охранной и пожарной сигнализации
24
Уборка помещений
25
Услуги банка
26
Услуги связи
Предлагаемая классификация позволит рационально использовать
материальные, трудовые и финансовые ресурсы, а также принимать верные
тактические решения, производить прогнозирование и делать оценки на
длительный период.
В рамках определения иерархии управленческих отчетов и отчетности
по центрам ответственности, адаптации отчетности к требованиям руководства,
а также совершенствования системы управленческого учета целесообразно
65
провести следующие мероприятия:
- провести анализ существующей отчетности (состава, структуры,
функций, пользователей);
- проследить организационные и технические аспекты действующей
системы управленческой отчетности;
- дать оценку уровню автоматизации информационных потоков, а также
процессов принятия решений;
- привести эту автоматизацию в порядок в соответствии с требованиями
системы отчетности управленческого учета (при необходимости).
Предлагаемый перечень управленческих отчетов с указанием
периодичности их составления и центров ответственности, адаптированный к
нуждам руководителей ООО «Примадент», а также способствующий
получению более детальной информации о работе организации, принятию
конструктивных управленческих решений, представлен в табл.11.
Таблица 11
Система рекомендуемых для ООО «Примадент» управленческих отчетов
Наименование отчета
Периодичность
составления
Центр,
ответственный
за составление
1. Отчет о движении объектов
основных средств
Ежеквартально
Отделения 1 и 2
2. Отчет-предложение о
необходимости внесения изменений
в калькуляционные сметы услуг
Ежегодно
3. Отчет о потребностях и запасах
сырьевых и материальных ресурсов
Еженедельно
4. Отчет о техническом и моральном
состоянии объектов основных
средств
Ежеквартально
5. Отчет о затратах на
маркетинговые нужды
Ежемесячно
ФЭО
6. Отчет по итогам исследования
уровня цен на продукцию и услуги
среди конкурентов
Ежеквартально
7. Отчет о необходимости
разработки рекламных кампаний и