54
На предприятии в данный момент работает программа «1С:
Бухгалтерия», которая используется для ввода бухгалтерской информации в
базу данных и автоматизации составления бухгалтерской отчетности. При
этом оперативный контроль над исполнением финансовых планов
осуществляется в программе Microsoft Excel с помощью добавления
транзакций в виде строк и пересчетом планового остатка «протягиванием»
формул.
Основным недостатком существующего решения по автоматизации
является необходимость вручную производить множество действий для
обработки одной транзакции: поиск соответствующей таблицы, ввод данных,
перерасчет показателей и помимо всего этого – ввод данных в 1С в рамках
бухгалтерского учета.
Решение по автоматизации системы бюджетирования для ООО
«Прометей» должно обладать следующими возможностями (критерии):
а) создание форм бюджетов вручную;
б) создание нескольких вариантов каждого бюджета и автоматический
расчет итоговых показателей для каждого варианта;
в) автоматическое обновление бюджетов при проведении транзакции;
г) интеграция с «1С: Бухгалтерия».
С целью подбора решения был проведен анализ рынка программного
обеспечения заданного профиля. В результате анализа было выявлено
несколько продуктов, удовлетворяющих всем критериям. Результаты анализа
представлены в таблице 3.9.
Таблица 3.9
Рыночные предложения по автоматизации бюджетирования для
целей ООО «Прометей»
Компания
Название продукта
Цена
1С
Управление производственным
предприятием
230000
ИТАЛЕВ
Корпоративный менеджмент
300000
Первый Бит
БИТ ФИНАНС Управленческий учет
350000
Финансист
1С Бюджетирование
120000
Софт Баланс
Финансы 360
50000
55
Как показал анализ, требуемый функционал в большинстве случаев
входит в состав полномасштабных ERP-систем, которые содержат большой
объем дополнительного функционала (управление продажами, проектами,
документооборот, персонал и т.д.).
В анализе этот класс систем представлен: «1С: УПП», «ИТАЛЕВ:
Корпоративный менеджмент» и «Первый Бит: БИТ ФИНАНС
Управленческий учет». Такие решения обойдутся предприятию от 200 до 400
тыс. руб.
В условиях ООО «Прометей» нет необходимости в большинстве
функционала, предлагаемого системами ERP-класса.
Отдельно стоят предложения в виде надстроек над системой «1С»,
которые содержат в себе исключительно функционал касающийся
бюджетирования.
Этот класс систем в анализе представляют: «Финансист: 1С
Бюджетирование» и «Софт Баланс: Финансы 360». «Финансист» стоит в два
раза дороже «Софт Баланс» так как обладает развитой системой прав доступа
и разделения ролей в бюджетном процессе.
В условиях ООО «Прометей» бюджетный процесс осуществляется
главным бухгалтером и не необходимости в функционале решения от
«Финансист».
С учетом всего вышесказанного, наиболее подходящим решением для
автоматизации процесса бюджетирования в ООО «Прометей» является
программа «Софт Баланс: Финансы 360». Итоговая стоимость введения
решения складывается из стоимости лицензии и стоимости внедрения.
Услуги внедрения целесообразно заказать у поставщика, а не внедрять
силами предприятия, так как в составе персонала отсутствуют компетентные
кадры.
Услуги внедрения включают установку, настройку и обучение и стоят
72 тыс. руб.
56
Итого стоимость автоматизации бюджетирования для ООО
«Прометей» – 122 тыс. руб.
Таким образом, приведенные выше рекомендации должны создать на
предприятии благоприятную среду для улучшения качества финансового
планирования и контроля.
Мероприятия призваны, в первую очередь, сократить затраты времени
на составление финансовых планов и оперативный контроль по средствам
регламентирования сроков бюджетного процесса и автоматизации контроля
исполнения бюджетов.
Методика оценки эффективности новой системы бюджетирования
приведена в следующем подразделе
3.3 Оценка эффективности системы бюджетирования ООО «Прометей»
Для оценки эффективности нововведений предлагается составить
методологию на основе количественных показателей: сокращение сроков
подготовки бюджетов; повышение качества бюджетного планирования;
оценка адекватности системы бюджетного управления; интегральная оценка
эффективности системы бюджетного управления[20].
Для определения сроков подготовки бюджетов требуется провести
хронометраж времени, затраченного на работу по составлению финансовых
планов.
После того как бюджет ООО «Прометей» разработан и принят,
сформирована структура управления бюджетированием, реальные
показатели деятельности должны сравниваться с запланированными, т.е.
необходимо произвести оценку качества бюджетного планирования.
Отклонения фактических величин от плановых могут возникать по
всем параметрам, отраженным в бюджете.
57
Для данной оценки применяется индекс качества бюджетного
управления – BI. Смысл показателя – контроль выполнения показателей по
распределению ресурсов.
Индекс можно рассчитать по формуле:
i
n
i
шi
n
i
Вплан
ВпланВфакт
BI
1
1
1
где Вфакт
i
– фактическое значение i-го бюджетного показателя;
Вплан
i
- плановое значение i-го бюджетного показателя.
При анализе индекса качества бюджетного управления требуется
учитывать источник отклонений, так как если отклонения являются
следствием внешних факторов, не подающихся контролю со стороны
предприятия, то данное отклонение не должно учитываться при оценке
эффективности системы бюджетирования[21].
Для анализа адекватности системы бюджетирования целесообразно
использовать экспертный метод, предусматривающий единый порядок
количественной оценки эффективности функционирования системы
бюджетного управления при помощи коэффициента адекватности системы
бюджетирования (Кадекв), который характеризует степень соответствия
разрабатываемых бюджетов реальным возможностям и условиям работы
предприятия, отдельных операционных бюджетов общей системе
стратегического управления компанией.
Коэффициент адекватности (удобства) системы бюджетирования
(Кадекв) можно представить в виде среднестатистической количественной
оценки адекватности планирования операционных бюджетов:
AN
Rаадек
Кадекв
i
n
i
i
*
1
1
58
где Rфакт
i
– фактическая оценка планирования i-го операционного
бюджета в баллах, выставленная одним экспертом;
A – максимально допустимая оценка бюджета в баллах (A =10);
N – количество экспертов;
Кадекв
i
- коэффициент адекватности формирования i-го операционного
бюджета.
Экспертов следует привлекать из Совета директоров и привлеченных
консультантов. Такой подход с самого начала позволит сократить издержки
по согласованию методологии и уменьшит количество изменений в системе.
Соответственно коэффициент адекватности формирования
операционных бюджетов в целом по системе бюджетирования за период
планирования определяется как среднеарифметическое значение по всем
операционным бюджетам в заданном периоде цикла бюджетирования[22].
Для общей оценки эффективности системы бюджетирования следует
использовать интегральный показатель (коэффициент).
Для определения интегрального показателя рассчитывается каждый из
вышеперечисленных показателей эффективности функционирования
системы бюджетного управления (1) – (2), определяется общая сумма их
значений в баллах, каждому показателю присваивается определенный вес.
В зависимости от величины каждого из коэффициентов (1) – (2),
оцененный показатель относится к одной из четырех групп, каждой из
которых присваивается определенное количество баллов.
Интегральный показатель эффективности системы бюджетирования
равен:
n
i
ii
BБКизсб
1
*
59
где Б
i
– балл i-го показателя эффективности функционирования
системы бюджетирования;
B
i
– вес i-го показателя эффективности функционирования системы
бюджетирования.
Соответственно группы и веса показателей эффективности
функционирования системы бюджетирования утверждаются для ООО
«Прометей» индивидуально с учетом его специфики.
Пример групп и весов приведен в таблице 3.10.
Таблица 3.10
Группы и веса показателей эффективности функционирования
системы бюджетирования ООО «Прометей»
Показатель
I группа (4
балла)
II группа
(3 балла)
III группа
(2 балла)
IV группа
(1 балл)
Темп сокращения
сроков подготовки
бюджетов
<0,25
0,25-0,4
0,4-0,95
>0,95
Индекс качества
бюджетного
управления
>0,95-1
0,9-0,95
0,85-0,9
<0,85
Коэффициент
адекватности
системы
бюджетирования
0,9-1
0,8-0,9
0,5-0,8
>0,5
В ООО «Прометей» значение коэффициента было посчитано на основе
экспертных оценок руководства экономического блока, а также работников
отдела бюджетного планирования, финансового и экономического отделов.
Таблица 3.11
Экспертные оценки существующей системы бюджетирования
№
Должность
Трудоемкость
Актуальность
Простота
1
Заместитель
генерального директора
по экономике
4
4
5
2
Начальник отдела
бюджетного
планирования (ОБП)
3
4
4
3
Начальник
Экономического отдела
(ЭО)
4
3
4
60
Продолжение таблицы 3.11
4
Начальник финансового
отдела (ФО)
3
4
3
5
Ведущий экономист ОБП
3
5
3
6
Ведущий экономист ЭО
2
3
2
7
Ведущий экономист ФО
3
4
3
8
Экономист 1 кат. ОБП
4
2
4
9
Экономист 1 кат. ЭО
3
3
3
10
Экономист 1 кат. ФО
2
3
3
Итого
31
35
34
Вес
0,3
0,5
0,2
С учетом веса
9,3
17,5
6,8
ИТОГО
33,6
Таблица 3.12
Экспертные оценки существующей системы бюджетирования
№
Должность
Трудоемкость
Актуальность
Простота
1
Заместитель
генерального директора
по экономике
4
5
5
2
Начальник отдела
бюджетного
планирования (ОБП)
5
4
4
3
Начальник
Экономического отдела
(ЭО)
4
4
5
4
Начальник финансового
отдела (ФО)
4
4
4
5
Ведущий экономист ОБП
3
5
4
6
Ведущий экономист ЭО
4
4
3
7
Ведущий экономист ФО
3
4
5
8
Экономист 1 кат. ОБП
4
3
3
9
Экономист 1 кат. ЭО
4
4
4
10
Экономист 1 кат. ФО
3
4
4
Итого
38
41
41
Вес
0,3
0,5
0,2
С учетом веса
11,4
20,5
8,2
ИТОГО
40,1
Для существующей системы бюджетирования значение коэффициента
адекватности было следующим:
Ка = 33,6/50=0,67
61
что означает, что работники довольны действующей системой
бюджетирования на 67% из ста возможных.
Коэффициент удобства системы бюджетирования с учетом
рекомендованных изменений:
Ка = 40,1 / 50 = 0,8
что говорит о том, что удовлетворение от системы бюджетирования
опрошенных работников предприятия увеличится до 80%, то есть
рекомендованные изменения в системе бюджетирования повысят уровень
адекватности и удобства системы бюджетирования на 13%.
Таким образом, подводя итог, можно сказать, что выработанные
рекомендации по совершенствованию системы бюджетирования в ООО
«Прометей» нашли отклик у работников предприятия, что доказывает
целесообразность и эффективность предложенных изменений.
Выводы по третьей главе:
Таким образом, совершенствование организации бюджетирования в
ООО «Прометей» позволяет сделать следующие выводы:
1. Основными направлениями совершенствования системы
финансового планирования в ООО «Прометей» являются: обеспечение связи
системы планирования и бюджетирования с системой стратегического
управления предприятия; совершенствование системы бюджетов; учет
различных сценариев развития рыночной ситуации и автоматизация
бюджетного процесса.
2. Предложенная система бюджетов для ООО «Прометей»
предполагает полноту отражения и контроля всех существенных сторон
финансово-хозяйственной деятельности предприятия, его структурных
подразделений, показателями доходов и расходов. Новая система бюджетов
62
учитывает несколько вариантов развития рыночной ситуации для экономии
времени на планирование при наступлении значительных отклонений от
плана.
Помимо развития системы бюджетов предложена система
автоматизации бюджетирования, совместимая с уже работающим на
предприятии программным обеспечением.
3. Эффективность внедрения системы бюджетного управления можно
оценить с помощью количественных показателей (коэффициентов) по двум
направлениям: минимизация отклонений фактических результатов
исполнения бюджетов от плановых и субъективная адекватность (удобство)
системы бюджетирования с точки зрения экспертов.
5. Методом экспертных оценок обоснована эффективность
предложенных мероприятий.
Хорошо налаженная система бюджетирования дает руководителю
возможность оценить, с одной стороны, как идут дела в разных
подразделениях компании, а с другой, как складывается ситуация в целом.
Данная система позволяет отлично управлять не просто отдельными видами
бизнесами, а сочетанием разных видов деятельности.
63
Заключение
В процессе исследования теоретических аспектов финансового
планирования и бюджетирования было сделано несколько выводов.
Бюджетирование – это технология финансового планирования, учета и
контроля доходов и расходов, получаемых от бизнеса на всех уровнях
управления, позволяющая анализировать прогнозируемые финансовые
показатели и управлять с их помощью ресурсами.
Бюджетирование – это технологи финансового планирования,
призванная учитывать и контролировать доходы и расходы с помощью
формализованных финансовых планов – бюджетов.
Объектом бюджетирования является хозяйствующий субъект или его
отдельная сфера деятельности. Главная цель бюджетирования состоит в
обеспечении хозяйственной деятельности организации необходимым
количеством денежных ресурсов в каждый момент времени планового
периода.
Финансовое планирование и бюджетирование строго сопряжены друг с
другом. Взаимосвязь финансового планирования и бюджетирования состоит
в том, что бюджетирование является инструментом (методом) финансового
планирования на предприятии.
При построении главного бюджета применяются методы «сверху вниз»
и «снизу вверх» и учитываются наиболее значимые ограничения,
определяющие результат деятельности предприятия. Бюджеты
разрабатываются на год с разбивкой на более короткие периоды: кварталы,
месяцы и т.д.
Бюджеты не имеют стандартизованной формы, их структура зависит от
предмета бюджета, размера организации, детальности проработки,
непрерывности процесса планирования и др. Формы бюджетов
разрабатываются и утверждаются руководством конкретного предприятия
для внутреннего использования.