43
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ
БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В ООО «АЛЬЯНС»
3.1. Проблемы бюджетирования в ООО «Альянс»
При внедрении системы бюджетирования предприятие ООО «Альянс»
столкнулось с определенными трудностями:
- наличие так называемого «бюджетного разрыва», который
выражается в том, что некоторые руководители департаментов сознательно
переоценивают затраты и недооценивают возможную производительность,
что позволяет менеджерам легко достигать бюджетных целей и даже
превышать план;
- низкая заинтересованность персонала компании в осуществлении
бюджетирования, а также ощущение того, что она будет выполнять функции
«контролера» над персоналом и ограничивать его деятельность;
- недостаток квалифицированных кадров и экономия на их обучении;
- проблема реализации плановых показателей;
- частичная автоматизация процесса бюджетирования;
- отсутствие Бюджета закупок среди функциональных бюджетов.
-отсутствие графика платежей.
Бюджетный процесс автоматизирован частично с помощью
программы MS Excel. В связи с нехваткой финансирования процесс
автоматизации пришлось проводить своими силами без привлечения
сторонних организаций и приобретения дополнительного программного
обеспечения.
Закупками товара в компании занимается подразделение «Склад»,
отдельно выделенного Отдела закупок в организационной структуре ООО
«Альянс» не предусмотрено.
Подразделение «Склад» принадлежит ЦФО АХР, которое имеет
функциональный Бюджет АХР, в который также входят ЦЗ Логистика, ЦЗ
Кадры.
В качестве дополнительных трудностей можно отметить:
44
- недостаточная информация о затратах на продажу продукции,
отсутствие разумной классификации затрат; отсутствие разумных норм и
исторической информации для анализа;
- отсутствие учета и контроля затрат по месту возникновения,
проблема распределения накладных расходов; проблема распределения
ответственности между центрами ответственности при формировании
бюджетов;
- отсутствие методов точного планирования и необходимость учета
всех факторов, влияющих на функционирование предприятия;
- ориентация большинства отчетных и плановых документов на нужды
налоговых и регулирующих органов, а не на нужды руководства
предприятия.
Причины большинства вышеперечисленных проблем заключаются в
том, что при внедрении бюджетирования в компании ООО «Альянс» не
использовался системный подход.
Поэтому наблюдается недостаточная координация учетных и плановых
функций, работа по разработке и внедрению системы бюджетирования не
является достаточно высоким приоритетом в текущей деятельности, позиция
руководства компании по отношению к этому инструменту управления
является наблюдательной.
Необходимо провести тщательный анализ организационной структуры
компании, подготовить методологическое обеспечение бюджетирования,
подробно прописать регламенты и организационные процедуры, провести
распределение полномочий между структурными подразделениями и
уровнями управления, составить графики документооборота, разработка
алгоритмов расчета основных бюджетных показателей.
Даже если руководство и специалисты смогут преодолеть все
вышеперечисленные трудности, они столкнутся с общими недостатками
системы бюджетирования, которые могут быть сокращены, но не избавлены
от них.
45
Бюджетирование в первую очередь приведет к увеличению бумажной
работы во время написания, непосредственного выполнения и контроля
исполнения бюджетных показателей.
Оформление документов занимает много времени и отвлекает от
основной работы. Следует помнить, что составление бюджета является не
самоцелью, а лишь средством достижения цели.
Основная концепция бюджетирования - доход, который должен быть
достигнут к определенной дате, расходы, которые должны быть выполнены в
определенных пределах, могут в реальных условиях быть абсолютно
гибкими и ограничивающими в действии.
Работа с бюджетами, проводимая впервые, может содержать
неточности, внешняя среда может меняться, что оказывает существенное
влияние на деятельность предприятия. Поэтому важно, чтобы бюджет был
гибким и динамичным, чтобы его можно было корректно корректировать в
нужное время.
Внедрение системы бюджетирования в компании ООО «Альянс»
также привело к недовольству среди профессионалов и менеджеров, так как
это воспринимается как дополнительные обязанности, которые требуют
значительного времени.
Кроме того, система бюджетирования помогает отслеживать
показатели работы подразделений и отделов, дает возможность выявлять
неэффективные подразделения.
3.2. Пути решения проблем бюджетирования в ООО «Альянс»
В ходе анализа установлено, что в компании ООО «Альянс»
отсутствует Бюджет Закупок и график платежей в системе бюджетного
панирования.
1. Предлагается в рамках работы выделить в разработать Бюджет
Закупок и график платежей кредиторам компании.
46
Формирование товарно-материальных запасов является неотъемлемым
фактом экономической жизни каждого предприятия независимо от его
формы собственности.
Соответственно, разработка и внедрение мер оптимизации в этой
области становится неизбежным процессом, направленным на повышение
финансовой эффективности организации.
Создание оптимального объема запасов необходимо для обеспечения:
- бесперебойный производственный процесс (избегайте избыточных
запасов);
- качественное обслуживание клиентов (клиентов).
В современной литературе уже широко освещены вопросы управления
цепочками поставок, где одним из ключевых факторов является построение
партнерских отношений между покупателем и поставщиком.
Кроме того, формирование резервов требует отдельного управления
бюджетом, по крайней мере, на тех предприятиях, где планирование
осуществляется на основе бюджета.
Управление бюджетным процессом с точки зрения затрат невозможно
без системы контроля за заключением и исполнением договоров, а также без
организации соответствующей системы финансового учета.
Таким образом, процесс закупок требует комплексного подхода для
повышения его эффективности. Это относится как к предприятиям, вопросы
закупок которых регулируются законом (прежде всего, к государственным
корпорациям, компаниям, субъектам естественных монополий и т. д.
Так и к экономическим компаниям, в уставном капитале которых доля
участия государства превышает пятьдесят процентов), а также другим
компаниям, чьи покупки составляют значительную часть расходов.
Процесс закупок формируется как набор этапов, которые циклически
повторяются через определенные промежутки времени в зависимости от
потребностей компании (в этой статье закупка означает покупку активов,
хотя аналогичный системный подход может применяться к покупке услуг) ,
47
Предлагаемая концепция организации запасов должна включать
следующий комплекс элементов (последовательных этапов) (рисунок 3) :
‒ составление бюджета;
‒ формирование плана закупок;
‒ регистрация договоров;
‒ регистрация первичных учетных документов.
Рисунок 3 Общая схема формирования Бюджета закупок
В основе закупочной деятельности лежит система нормирования
покупки активов, а также система учета, которая позволяет автоматически
генерировать данные, необходимые для оценки эффективности бюджетного
процесса.
На первом этапе на основе анализа затрат формируется бюджет на
плановый период, являющийся источником закупок. Он рассчитывается с
учетом прогнозируемых начальных и конечных материальных балансов.
При подготовке и исполнении бюджета соответствующий список
бюджетных показателей используется для формирования необходимого
набора данных для принятия управленческих решений. Эта классификация
проводится каждой организацией индивидуально в зависимости от характера
предприятия, задач управления и зрелости предприятия.
Бюджет закупок
План закупок
Учет закупок
Заключение
договоров
Регистрация
договоров
Планирование запасов
48
При планировании затрат, связанных с закупкой товарно-материальных
ценностей, следует учитывать:
- прямые затраты на приобретение запасов;
- расходы на хранение;
- расходы, связанные с закупками;
- расходы, связанные с отсутствием запасов.
На этом этапе необходим элемент управления, основанный на связи
между показателями соответствующих статей бюджета, которые определяют
источник для покупки (объекты инвестиционной программы, бюджет
расходов в виде резервов и т. д.) и индикаторами плана закупок.
Это позволит контролировать исполнение бюджета уже на этапе
планирования закупок за счет интеграции «информационной системы
формирования бюджета» и «системы планирования закупок» (рисунок 4).
После утверждения бюджета этап планирования закупок
осуществляется на основе запланированных программ и потребностей
организации. Для этого составляется план закупок, который должен
содержать следующую информацию:
- идентификационный код покупки;
- цель закупки;
- описание объекта (технические характеристики на основе каталога
товаров, работ, услуг);
- сумма финансовой поддержки для покупки (в пределах бюджетного
лимита);
- сроки (периодичность) планируемых закупок;
- число;
- обоснование покупки.
49
Рисунок 4.Схема финансового контроля Бюджета закупок
Для обеспечения высокого качества планирования необходимо
разработать правила нормирования в сфере закупок, а также определить
требования к закупаемым товарам (предельная цена, предельный объем,
потребительские свойства или технические характеристики). Эта
информация должна храниться в единой базе данных «Темпы закупок».
Нормы можно разделить на два типа:
- связанные с персоналом (количество единиц актива на одного
работника за единицу времени);
- производство (количество единиц актива на производственную
операцию).
Учитывая вышеприведенное деление, для упрощения процесса
планирования и обеспечения его автоматизации необходимо разработать три
справочника:
Формирование плана Закупок
Сверка Плана закупок с
Бюджетом Закупок
Бюджетных средств
достаточно для
осуществления
НЕТ
ДА
Осуществление закупки
50
- первая касается норм и в которой изложены требования к активам с
определенным набором характеристик;
- второй - каталог активов (под активами мы подразумеваем запасы и
основные средства). Каталог должен содержать исчерпывающую
информацию о технических характеристиках активов. Кроме того,
рекомендуется указывать максимальные цены активов в этом каталоге или
отображать руководство по ценам в отдельном регулярно обновляемом
каталоге;
- третий - список аналогов и заменителей активов с их техническими
характеристиками.
Таким образом, при формировании производственных планов
рассматриваемая база позволит не только более точно планировать
параметры бюджета (не на основе прошлогодних данных, а на
производственных планах), но и для создания системы контроля закупок на
основе нормирования спроса. Эта модель позволит вам избежать избыточных
активов при покупке.
Информационный модуль плана закупок должен отслеживать лимиты
финансирования.
В то же время данные плана (без деления по объектам) сверяются с
инвестиционным бюджетом. Если общая стоимость начальных
(максимальных) цен за плановый год без НДС превышает общий лимит
финансирования, план закупок не может быть сформирован.
Система организации плана закупок должна содержать классификацию
методов закупок. Они включают:
- конкурсные методы (электронный аукцион, открытый конкурс,
конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс);
- покупка у одного поставщика;
- закрытые способы определения поставщиков.
Сформированный план закупок должен пройти соответствующие этапы
согласования.
51
Утвержденный план закупок служит основой для определения
поставщика и заключения договора на поставку. Каждый договор должен
быть зарегистрирован в информационной системе, и эта процедура должна
выполняться строго в установленном порядке на основе деталей.
Все контракты централизованно хранятся в одной базе данных.
На первом этапе на основе анализа затрат формируется бюджет на
плановый период, являющийся источником закупок. Он рассчитывается с
учетом прогнозируемых начальных и конечных материальных балансов.
При подготовке и исполнении бюджета соответствующий список
бюджетных показателей используется для формирования необходимого
набора данных для принятия управленческих решений. Эта классификация
проводится каждой организацией индивидуально в зависимости от характера
предприятия, задач управления и зрелости предприятия.
При планировании затрат, связанных с закупкой товарно-материальных
ценностей, следует учитывать:
- прямые затраты на приобретение запасов;
- расходы на хранение;
- расходы, связанные с закупками;
- расходы, связанные с отсутствием запасов.
На этом этапе необходим элемент управления, основанный на связи
между показателями соответствующих статей бюджета, которые определяют
источник для покупки (объекты инвестиционной программы, бюджет
расходов в виде резервов и т. д.) и индикаторами плана закупок.
Система контрактов должна быть связана с информационным модулем
плана закупок. Это позволит вести отдельный аналитический учет как по
отдельному договору, так и в соответствии с бюджетными показателями.
Контракт становится связующим полем между бюджетом и первичными
учетными данными.
Единая база данных договоров включает в себя следующую
информацию:
52
- название поставщика;
- дата заключения договора;
- объект покупки, цена договора и срок его исполнения, цена за
единицу товара, работ или услуг;
- информация об изменениях в договоре;
- копия договора (в виде отсканированного изображения или в
электронном виде с использованием электронной подписи);
- информация об исполнении договора;
- информация о расторжении договора;
- приобрести идентификационный код.
Договор, который не зарегистрирован в единой базе данных договоров,
не подлежит оплате.
Для поиска поставщиков и заключения с ними договоров
целесообразно использовать систему управления закупками. Эта система
делает процесс поставки более прозрачным.
Система управления закупками позволяет:
- на основании плана закупок сформировать и опубликовать заявку на
материальные и производственные ресурсы;
- размещать заявки на тендерных или аукционных площадках;
- взаимодействовать с поставщиками.
Система электронного документооборота с использованием
электронной цифровой подписи системы управления закупками позволит
заключать договоры в электронном виде.
Важным моментом при использовании системы управления закупками
является возможность использования внутренних каталогов предприятия.
После выполнения договора соответствующий факт хозяйственной
жизни фиксируется с помощью первичных учетных документов, которые
отражаются в бухгалтерском учете.
Первичные учетные документы являются основанием для оплаты по
договору. В то же время важной функцией системы организации плана