24
счета и распределению средств, по зачислению, переводу с курса на курс и
отчислению студентов.
Директор колледжа утверждает штатное расписание, графики работы и
расписание учебных занятий, издает приказы, распоряжения и другие
документы, утверждает инструкции, обязательные для выполнения
работниками и студентами колледжа, а также самостоятельно решает другие
вопросы, возникающие в процессе учебно-воспитательной, хозяйственной и
производственной деятельности.
Заместитель директора по учебно-производственной работе
непосредственно подчиняется директору колледжа, обеспечивает организацию
учебно-производственного процесса, контроль проведения всех видов практик.
Координирует работу старшего мастера, мастеров производственного
обучения, преподавателей дисциплин профессионального цикла.
Методической работой в колледже руководит заместитель директора по
учебно-методической работе. В функции, которого включено руководство
следующими структурными подразделениями: методическими объединениями,
информационно-библиотечным центром, работой методистов, деятельностью
преподавателей общеобразовательного цикла. Координирует работу
Методического совета и Школы молодого специалиста.
Заместитель директора по воспитательной работе руководит работой
классных руководителей, педагога-психолога, педагога-организатора,
социального педагога, воспитателей. Его указания являются обязательными для
членов студенческого совета, педагога дополнительного образования,
руководителя физического воспитания, преподавателей и мастеров.
Заведующий стажировочной площадки разрабатывает учебно-
методические продукты по направлению деятельности стажировочной
площадки.
Заместитель директора по административно-хозяйственной работе
осуществляет руководство административно-хозяйственной работой колледжа.
К компетенции заместителя директора по административно- хозяйственной
25
работе относится обеспечение надлежащего состояния и содержания зданий и
сооружений, инженерных сетей и территории колледжа, хозяйственного
оборудования, мебели и другого инвентаря, их сохранность, ремонт и контроль
за соблюдением правил и норм их эксплуатации.
Специалист по безопасности и охране труда координирует работу
сотрудников образовательной организации по обеспечению безопасности,
антитеррористической деятельности и антикоррупционных действий. Механик
обеспечивает безаварийную работу всех видов оборудования, их правильную
эксплуатацию, ремонт и модернизацию.
Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору колледжа.
На него возлагаются следующие функции: организация и контроль работы
бухгалтерии, а также всех работников колледжа по изысканию источников,
получению, обеспечению сохранности, законному и правильному
использованию денежных средств и других материальных ценностей, их учет и
отчетность, документооборот в системе бухгалтерского учета.
Должностные обязанности основного персонала довольно схожи,
поскольку имеют одну направленность – оказание государственной
образовательной услуги. В связи с этим необходимо дать характеристику
основных функций педагогического состава, не уходя в детализацию
индивидуальных особенностей работы. Итак, педагог обязан:
- Проводить обучение и воспитывать обучающихся в соответствии с
государственными образовательными стандартами и с учетом специфики
преподаваемого предмета и возраста и психологических особенностей
обучающихся.
- Содействовать социализации обучающихся, формировать у них общую
культуру.
- Обеспечивать режим соблюдения норм и правил техники безопасности в
учебном процессе.
Состав отдела кадров ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский
профессиональный колледж» представлен одним работником– специалистом
26
по кадрам.
Специалист по кадрам подчиняется непосредственно директору
колледжа. В своей работе специалист по кадрам руководствуется:
- законодательными и нормативными правовыми актами,
методическими материалами по управлению персоналом; трудовым
законодательством; структурой и штатным расписанием колледжа, его
профилем, специализацией и перспективами развития; кадровой политикой и
стратегией организации; порядком составления прогнозов, определением
перспективной и текущей потребностью в кадрах;
- источниками обеспечения организации кадрами; состоянием рынка
труда; системой и методами оценки персонала; методами анализа
профессионально - квалификационной структуры кадров; порядком
оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их
движением; порядком формирования и ведения банка данных о персонале
колледжа; организацией табельного учета; методами учета движения кадров,
порядком составления установленной отчетности;
- возможностями использования современных информационных
технологий в работе кадровых служб; передовым отечественным и зарубежным
опытом работы с персоналом; основами социологии, психологии и организации
труда; основами профессиографии; основами профориентационной работы;
основами экономики, организации производства и управления; средствами
вычислительной техники, коммуникаций и связи; правилами и нормами охраны
труда.
Специалист отдела кадров исполняет следующие обязанности.
1. Ведет учет личного состава колледжа, его подразделений
в соответствии с унифицированными и разработанными предприятием
формами первичной документации.
2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с
трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя
колледжа, а также другую установленную документацию по кадрам.
27
3. При приеме на работу знакомит с локальными актами о дисциплине в
организации, о рабочем времени и времени отдыха.
4. Направляет на инструктаж по технике безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам
охраны труда.
5. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения,
связанные с трудовой деятельностью.
6. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных,
аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к
поощрениями награждениям.
7. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет
трудового стажа.
8. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и
награждениях работающих.
9. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности
работников для представления в другие учреждения.
10. Ведет учет трудовых книжек и вкладышей.
11. Вносит информацию о количественном, качественном составе
работников и их движении в банк данных о персонале колледжа, следит за его
своевременным обновлением и пополнением.
12. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет
контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
13. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы,
необходимые для назначения пенсий работникам колледжа и их семьям,
установления льгот и компенсаций.
14. Подготавливает документы по истечении установленных сроков
текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
15. Выполнят разовые служебные поручения начальника отдела кадров
(соответствующего подразделения отдела кадров).
В текущем учебном году преподавательский состав колледжа
28
укомплектован на 100% процентов и вакантных мест нет. Но в связи со
спецификой деятельности у сотрудников имеются возможности для изменения
карьеры. Одной из таких возможностей являются кадровые перестановки, когда
сотрудников обладающих схожими компетенциями с их согласия меняют
рабочими местами/должностями.
Но данный вид изменения карьеры доступен в основном
административным работникам: менеджерам, специалистам, прочим
работникам. У этих работников имеется возможность карьерного роста по
срочным договорам, например, на время отсутствующего по болезни или уходу
за ребенком до 3-х лет работника.
Для педагогов утверждены законодательством РФ правила, содержащие
некоторые особенности
6
. Квалификационная категория по должности
присваивается на 5 лет. Через этот промежуток времени педагог вновь должен
подтвердить свою квалификацию. На протяжении всего периода работы
образовательной организации происходит рост профессиональной культуры
преподавателей и мастеров производственного обучения.
Аттестация на квалификационную категорию способствует оптимальной
самореализации педагога, является важнейшим этапом в его профессиональной
деятельности и органично включается в систему совершенствования его
профессионально-педагогического уровня.
В 2016-17 учебном году повышение осуществлялось с отрывом от работы
(курсы, региональные и всероссийские семинары) и без отрыва от работы
(методические семинары, Педагогические чтения, конкурсы
профессионального мастерства, научно-практические конференции, круглые
столы, заседания методических цикловых комиссий (рисунок 1).
В 2016-17 учебном году повышение квалификации прошли 8 педагогов
(24,2 %), из них один педагог (3 %) - по стандартам WorldSkills.
В 2017-18 учебном году повышение квалификации 11педагогов (33,3%),
из них 5 педагогов (15 %) - по стандартам WorldSkills.
6
Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 N 273-ФЗ
29
Рисунок 1. Повышение профессионального уровня педагогических
работников
В ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский профессиональный колледж»
созданы условия для непрерывного профессионального образования:
профессиональная подготовка;
профессиональная переподготовка;
повышение квалификации.
Особое внимание уделяется аттестации руководящих и педагогических
кадров колледжа (рисунок 2).
Рисунок 2. Аттестация руководящих и педагогических кадров
23
11
11
79,3
33,3
33,3
0 20 40 60 80 100 120
2015-2016
2016-2017
2017-2018
Чел.
%
0
5
10
15
20
25
30
Высшая категория
Первая категория
Подтверждение
6,9
27,6
24,1
9,1
3
15,2
5,8
2,9
8,78
2015-2016
2016-2017
2017-2018
30
Обеспечение всех видов деятельности колледжа квалифицированными
кадрами производится в соответствии с действующей нормативно-правовой
документацией. Необходимое количество персонала колледжа рассчитывается
в штатном расписании, которое составляется исходя из планируемого объема
работ и возможного бюджетного финансирования, тарификации
преподавателей и мастеров производственного обучения.
2.2. Организация кадрового документооборота в учреждении
Внедрение 1С Документооборот в Тарко-Салинский профессиональный
колледж было начато в 2008 году.
Платформа 1С Документооборот внедрена в целях совершенствования
документационного обеспечения управления, организации оперативного и
рационального документооборота, повышения эффективности взаимодействия
сотрудников Тарко-Салинского профессионального колледжа
7
.
В рамках внедрения всем сотрудникам, в чьи должностные обязанности
входило взаимодействие с данным программным обеспечением, было
проведено обучение.
Наряду, с данным программным обеспечением сотрудники для
взаимодействия используют следующие программы и сервисы:
электронная почта;
пакет программ MicrosoftOffice с сетевым доступом;
Google таблица, google документы;
внешние жесткие диски;
1С Предприятие.
Процентное соотношение предпочтений сотрудников в вопросе выбора
средств коммуникации представлено в таблице 5. Но в ходе наблюдений за
работой отдела кадров были выявлены две особенности.
1. Выбор программного обеспечения сотрудниками происходит,
7
Бондарев А.В., Бурцева Н.Ю. 1С: Документооборот, 250 вопросов и ответов, - М.: 1С-Паблишинг, 2018 – 332
с.
31
основываясь на личных предпочтениях.
Таблица 5
Процентное соотношение предпочтений сотрудников в вопросе
выбора средств коммуникации
Наименование программного
обеспечения
Процент сотрудников, выбирающих
ПО, как основной вид передачи
данных, %
Электронная почта
45
Пакет программ MicrosoftOffice с
сетевым доступом
5
Google таблица, google документы
15
Внешние жесткие диски
10
1С Предприятие (комментарии к
документам)
5
1С Документооборот
20
В образовательной организации нет локально-нормативного документа
регулирующего данную деятельность. Подобные обстоятельства негативным
образом сказываются на сохранности данных и продуктивности работы
сотрудников.
2. Возможности внедренной руководством программы 1С
Документооборот не используются в полном объеме.
Так производители программного обеспечения 1С Документооборот
декларируют следующие технические возможности:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
регистрация входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
работа с документами любых типов: офисными документами,
текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем
проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду
32
документов в отдельности;
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со
сканера;
учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Для лучшего понимания возможностей программы 1С Документооборот
в Приложении 4 представлен скан рабочего стола программы.
Несмотря на выше представленный обширный список сотрудники отдела
кадров ГБПОУ ЯНАО «Тарко-Салинский профессиональный колледж»
используют программу 1С Документооборот только для следующих задач.
1) Работа с постановкой личных задач на день.
2) Использование календаря программы для контроля сроков
предоставления документов.
3) Использование программы документооборот как замену электронной
почте.
Игнорируются такие возможности программы, как хранение сканов
документов по личному составу учебного заведения в электронном виде с
настройкой прав доступа.
Если бы данная функция использовалась, то исключены были бы случаи
утери личных данных. В настоящий момент хранение сканов паспортов,
документов об образовании, сканов СНИЛС и ИНН имеются в отделе кадров
только на бумажных носителях.
Бумага является ненадежным носителем: документы утрачивают силу в
связи с воздействием на них воды, огня, вредителей и другого. Отдел кадров
может столкнуться с судебными исками от сотрудников, которые не могут
оформить пенсию или не получают положенные выплаты, т.к. в отделе кадров
утеряны важные данные
8
.
Так если будет утеряна или испорчена трудовая книжка, основываясь на
ее копии, можно будет восстановить стаж работника для оформления пенсии. В
8
Куняев, Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник /
Н.Н. Куняев. - М.: Логос, 2015. - 500 c.
33
ином случае в связи с тем, что период рабочей деятельности многих работников
так длин, что организации — прежние работодатели успевают возникнуть и
исчезнуть, не сдав документацию в архив, и возникает великая вероятность
финансовых потерь.
Или подобная халатность и пренебрежение к современным средствам
хранения данных может навлечь санкции проверяющих органов. Электронная
база позволит восстановить необходимые документы в один клик
9
.
Использование возможностей 1С Документооборот по электронному хранению
данных позволит также не тратить время сотрудников на копирование
документов. Достаточно будет нажать кнопку «Распечатать» и проставить
штампы
10
.
Электронная база данных так же позволяет освободить места для
хранения на полках, поскольку отдел кадров обязан хранить все служебные
записки, то количество папок ежегодно увеличивается в геометрической
прогрессии. Но многие вопросы было бы прозе решить просто постановкой
задач с назначением исполнителя и приоритета в 1С Документооборот.
Выручает программное обеспечение и в вопросе контроля рабочего
времени. Дважды в месяц руководители структурных подразделений вручную
составляют табель прихода и ухода с рабочего места сотрудников. Поскольку
это делается «на глаз», то, во-первых, табеля рабочего времени не отражают
реальной сути и приводят к лишним затратам на заработную плату
недоработавших свои часы сотрудников, во-вторых, к демотивации
переработавших свою норму.
Поскольку иногда преподаватели задерживаются на рабочих местах,
чтобы воплотить проект, то им требуется материальное стимулирование. А
поскольку табель всегда составляется по шаблону, то они его не получают.
Внедрение к системе электронных пропусков контроля рабочего времени
решило бы вышеуказанные проблемы.
9
Емельянова Н.А., Защита информации в персональном компьютере. Учебное пособие, М.- Инфра-М, 2015. –
368 с.
10
Гартвич, А. Бухгалтерский учет с нуля. / А. Гартвич. - СПб.: Питер, 2013. - 400 c.