34
К тому же, подключение электронного учета рабочего времени
освободило бы время для преподавателей
11
, чтобы те занимались более
значимыми для образовательной организации проектами: повышали свою
квалификацию, разрабатывали бы новые учебные задания, готовили бы
мотивационные и общественные проекты для студентов.
1С Документооборот дает руководителям подразделений возможность
поручать проекты конкретным исполнителям с запросом обратной связи от
него
12
. Так можно увидеть какой объем работы выполняет каждый сотрудник, а
значит объективнее оценить вклад каждого в общее дело. Подобное
нововведение исключило бы два вида неприятных ситуаций:
1) Когда сотруднику поручается мероприятие, сверх его должностных
обязанностей, а он его не выполняет, ссылаясь, что никакого поручения не
было или было сделано в рекомендательной форме. Письменный указ решает
данную проблему — в базе данных видно кому, какими слова и к какому сроку
необходимо выполнять работу.
2) Позволяет исключать из штата неэффективных сотрудников.
Поскольку преподавательский состав избирается конкурсом на работу на
несколько лет, то обычно в течение этого периода времени они чувствуют себя
в безопасности и повышают свою производительность только в периоды
избрания и подготовке к защите квалификации.
Знание, что каждый рабочий день отслеживается и анализируется
ежедневный объем задач каждого сотрудника учебного заведения, повысило бы
мотивацию к развитию и продуктивной работе.
И это не все сложности, с которыми сталкиваются сотрудники из-за
неполноценного использования 1С Документооборот. На рисунке 4 в
графическом виде представлены другие проблемы, связанные с этим вопросом.
Необходимо отметить, что поскольку сотрудники не полностью используют
11
Гейц, И.В. Учет и оплата труда работников государственных и муниципальных учреждений: актуальные
вопросы. Применение «1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8»: Учебные материалы «1С:
Бухгалтерский и налоговый консалтинг» / И.В. Гейц, Е.А. Кадыш. - М.: 1С-Паблишинг, 2012. - 443 c.
12
Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебник / М.И. Басаков. -
Рн/Д: Феникс, 2013. - 350 c.
35
возможности программы 1С Документооборот, им приходится, дублировать
данные в другие программы.
Рисунок 3. Проблемы колледжа в усеченном объеме
использующего возможности электронной базы данных
Например, такие, как: MicrosoftExcel, MocrosoftWord, 1С Зарплата и
управление персоналом. Например, список детей сотрудников, который
составляется ежегодно для предоставления налогового вычета, ведется в
таблицах MicrosoftExcel. Все это повышает временные затраты на обработку
документов и финансовые затраты организации в целом
13
.
13
Бурмистрова, Л.М. Финансы и бухгалтерский учет организаций / Л.М. Бурмистрова. - М.: МФПА, 2011. - 288
c.
Папки с делами имеют разрозненный вид и оформлены не по
правилам, изложенным в установленном документе «Основные
правила работы ведомственных архивов»
Приложения к документам хранятся в отдельной папке. Чтобы
получить полную информацию о документах одного направления
необходимо просматривать не одну, а несколько папок с
документами. Это влечет за собой риск получения неполной
информации по определенному вопросу.
В дела помещаются лишние экземпляры и копии документов,
которые должны храниться в других папках (или
подразделениях) копии счетов, рекламные листовки, прайс -
листы.
Несоблюдение сроков хранения документов. В папки со сроком
хранения один год были подшиты документы, имеющие срок
хранения пять лет. Таким образом, важные документы могут
быть потеряны раньше положительного срока хранения.
36
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ГБПОУ ЯНАО «ТСПК»
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
Основные операции, производимые отделом кадров Тарко-Салинского
профессионального колледжа можно разделить на 13 категорий. Каждая из них
имеет определенный алгоритм действий
14
. Для оценки потребности в
автоматизации считаю необходимым рассмотреть каждую подробно.
Прием сотрудника:
1) У успешно прошедшего вступительные испытания сотрудника
берется пакет документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка).
2) С паспорта и СНИЛС делаются скан-копии.
3) Трудовая книжка помещается в сейф отдела кадров.
4) Сотрудник отдела кадров вносит данные нового работника в базу
данных.
5) На основании полученных данных сотрудник отдела кадров
подготавливает трудовой договор и другие сопровождающие его документы
(приказ на прием, должностные инструкции, согласие на обработку
персональных данных, личная карточка по форме Т-2 (далее в тексте карточка
Т-2), карточка учета преподавательского состава) и подписывает их с
работником.
6) Сотрудник отдела кадров знакомит нового работника с ЛНА под
роспись (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате
труда, положения о кафедре и др.).
7) Сотрудник отдела кадров несет подписанные новым работником
документы на подпись руководителю.
8) Сотрудник отдела кадров направляет нового работника на
прохождение инструктажа по охране труда и технике безопасности. После
сопровождает нового работника в бухгалтерию для заполнения документов там.
14
Андреева В.И. Ведение документооборота компании. Правила и инструкции: Практическое пособие — М.
ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез, 2014 — 258 с.
37
9) Сотрудник отдела кадров подготавливает электронный пропуск
новому сотруднику, уведомляет службу безопасности о приеме нового
работника.
10) Сотрудник отдела кадров знакомит нового работника с его
непосредственным руководителем.
11) Сотрудник отдела кадров уведомляет персонал о принятии нового
работника.
12) По истечению пяти дней работы принятого сотрудник отдела кадров
вносит данные в трудовую книжку работника.
Увольнение сотрудника:
Увольнение работника может происходить либо по инициативе
работника, либо по инициативе работодателя в случае сокращение штата или
серьезного нарушения трудовой дисциплины работником. За время
существования государственного бюджетного профессионального
образовательного учреждения Ямало-Ненецкого автономного округа «Тарко-
Салинский профессиональный колледж» увольнения по инициативе
работодателя не было, поэтому в работе рассмотрим только увольнение по
инициативе работника.
1) Сотрудник отдела кадров получает документ-основание (заявление на
увольнение).
2) Сотрудник отдела кадров делает копию документа, визирует ее с
проставлением даты и отдает копию работнику.
3) Оригинал заявления на увольнение сотрудник отдела кадров визирует
у непосредственного руководителя увольняющегося и руководителя
организации, согласовывая условия увольнения.
4) Специалист по кадрам открывает вакантную позицию и начинает
поиск нового сотрудника.
5) В день увольнения, если заявление на увольнение не было отозвано
работником, сотрудник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку, в
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в личную
38
карточку Т-2, составляет приказ об увольнении и данные документы
подписывает с увольняемым.
6) Специалист по кадрам уведомляет всех заинтересованных лиц
(бухгалтерию, службу безопасности).
7) После сотрудник отдела кадров выдает увольняемому обходной лист,
чтобы тот сдал ответственным лицам имущество организации.
Перевод сотрудника:
Перевод работника осуществляется как по заявлению исходящему от
работника, так и по распоряжению руководства, если переводимый работник
согласен с переводом.
1) Работник отдела кадров получает документ-основание для перевода
(приказ или распоряжение).
2) Работник отдела кадров уведомляет вторую сторону о переводе и
получает ее согласие на кадровое перемещение.
3) Работник отдела кадров оформляет приказ о переводе и
сопутствующие ему документы (дополнительное соглашение к трудовому
договору, новые должностные инструкции)
4) Подписывает документы от обеих сторон (переводимого работника и
работодателя).
5) Вносит изменения в базы данных и бумажную документацию
работника (трудовую книжку, личную карточку Т-2).
6) Уведомляет о переводе всех заинтересованных лиц (бухгалтерию,
непосредственного руководителя, службу безопасности).
Оформление отпуска сотруднику (оплачиваемого, без сохранения
заработной платы, учебного):
Отпуска без сохранения заработной платы и учебные оформляются на
основании заявление работника.
Ежегодные отпуска оформляется на основании графика отпусков и
уведомления, составляемых сотрудником отдела кадров.
1) Сотрудник отдела кадров обрабатывает документ - основание
39
(визирует, вносит в книгу учета) и издает приказ.
2) Подписывает приказ с обеими сторонами (работником и
работодателем).
3) Представляет данные в бухгалтерию для выплаты отпускных
начислений.
4) Вносит изменения в личную бумажную документацию (карточку Т-2 и
в базы данных).
Составление табеля учета рабочего времени:
1) Сотрудник отдела кадров получает табеля рабочего времени от
руководителей подразделений.
2) Составляет общий табель на предприятие.
3) Делает анализ полученных результатов:
в случае переработки рабочего времени узнает причину и составляет
приказ об оплате сверхурочно отработанного времени;
в случае нехватки рабочих часов, выясняет причину и так же
составляет приказ об оплате соразмерно отработанному времени или оплате по
норме, если нехватка часов получилась из-за переработок в предыдущем
месяце.
сотрудник отдела кадров предоставляет данные в бухгалтерию.
Составление приказа по основной деятельности (объявить сокращенный
день, назначить ответственных лиц и другое). Для издания приказов по
основной деятельности существуют два вида оснований:
изменения внешний обстоятельств (изменение законодательства —
принятие закона о выходных днях на будущий год, изменение МРОТ, введение
новых форм обязательной отчетности; заключение или расторжение договорах
ГПХ, влияющих на внутренний распорядок — например, смена поставщика
программного обеспечения или охранной службы);
волеизъявление руководства.
В первом случае алгоритм действия сотрудника кадровой службы
выглядят так:
40
1) Донести до руководства информацию о произошедших изменениях.
2) Составить с руководством проекты документов.
3) Подготовить документы.
4) Подписать документы у руководства
5) Донести информацию документов до сведения заинтересованных
сотрудников.
Во втором случае первый пункт пропускает, но далее процесс работу идет
по выше описанному алгоритму.
Обработка служебных и докладных записок
1) Внесение получаемого документа в журнал входящей информации у
секретариата.
2) Донесение до сведения руководства информации полученного
документа.
3) Подготовка проектов приказов, основанных на полученной
информации.
4) Донесения до сведения информации подготовленных документов до
всех заинтересованных лиц.
Оформление документов на выплату пособий или предоставление
налоговых вычетов:
1) Предоставление списка требуемых для оформления пособий
документов работнику
2) Когда сотрудник предоставит документы по списку — получения с
сотрудника заявлений по шаблонам.
3) Передача документов и заявлений бухгалтерии и заинтересованным
лицам.
4) Донесения до сведения информации подготовленных документов до
всех заинтересованных лиц.
Оформление справок и копий других документов сотрудникам
1) Предоставление шаблона заявления — запроса на справку или копию
трудовой книжки.
41
2) Обработка заявления — запроса.
3) Заверение запрошенных документов.
4) Выдача запрашиваемого документа в течение трех дней.
Оформление больничных листов:
1) Принятие больничного листа у сотрудника
2) Заполнение в больничном листе граф работодателя
3) Подготовка документов — сопровождений для больничного листа для
сотрудников бухгалтерии (справка о стаже, копия трудовой книжки, копия
паспорта, копия приказа о приеме на работу)
4) Заверение документов — сопровождений.
5) Внесение изменений в табель рабочего времени и базы данных.
6) Передача документов в бухгалтерию.
Составление ЛНА (штатное расписание, правила внутреннего трудового
распорядка, должностные инструкции и другое):
1) Получение информации от руководства о необходимости создания
ЛНА.
2) Подготовка проекта документам.
3) Утверждение проекта документам.
4) Издание документам.
5) Визирование документа у руководства.
6) Донесения до сведения информации подготовленных документов до
всех заинтересованных лиц.
Подготовка внутренних отчетов для руководства:
1) Получение запроса на отчетности.
2) Собрание сведений.
3) Подготовка документам.
4) Предоставление документа лицу, сделавшему запрос.
Подготовка исходящих документов во внешние организации (органы
статистики, центр занятости, пенсионный фонд, федеральная миграционная
служба):
42
1) Получение запроса.
2) Регистрация запроса в секретариате.
3) Собрание сведений.
4) Визирование документа у руководства.
5) Предоставление документа лицу/организации, сделавшему запрос.
Каждая из вышеописанных операций сопровождается оформлением
пакета документов и использованием ряда технических средств,
представленных в таблице 6.
Таблица 6
Операции отдела кадров и технические средства, используемые
при их выполнении
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
Прием
сотрудника
1. Специалист
по кадрам
2.
Принимаемый
работник
3. Специалист
по охране
труда и
технике
безопасности
4. Бухгалтер по
заработной
плате
5. Охранник по
КПП
6.
Руководитель
службы
безопасности
7. Секретарь
руководителя
8.
Руководитель
колледжа
9.Руководитель
подразделения
1. Трудовой
договор
2. Приказ на
прием
3.
Должностные
инструкции
4. Пакет ЛНА
5. Согласие на
обработку
персональных
данных
6. Карточка Т-2
7. Карточка
учета ППС
8. Трудовая
книжка
9. Журнал
учета
движения ТК и
вкладышей к
ним
1CДокументооборот
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электроннаяпочта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Перевод
сотрудника
1.
Переводимый
сотрудник
2. Специалист
по кадрам
3.
Непосредствен
1. Заявление
на перевод
2. Приказ на
перевод
3.
Дополнительно
е соглашение к
1CДокументооборот
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электроннаяпочта
База пропусков
43
Кадровое
событие
Вовлеченные
лица
Пакет
документов
Используемое программное
обеспечение и технические
средства
ный
руководитель
переводящегос
я
4.
Руководитель
подразделения
в которое
переводится
сотрудник
8. Бухгалтер по
заработной
плате
9. Специалист
по ОТиТБ
10. Секретарь
руководителя
11. Охранник
12. Начальник
СБ
13. Секретарь
учебной части
трудовому
договору
4. Личная
карточка Т-2
5. Трудовая
книжка
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров
Увольнение
сотрудника
1. Специалист
по кадрам
2.
Увольняемый
работник
3. Бухгалтер по
заработной
плате
4. Охранник по
КПП
5.
Руководитель
службы
безопасности
6. Секретарь
руководителя
7.
Руководитель
колледжа
8.
Руководитель
подразделения
1. Заявление
об увольнении
2. Приказ об
увольнении
3. Карточка Т-2
4. Трудовая
книжка
5. Журнал
учета трудовых
книжек и
вкладышей к
ним.
В случае
неявки
сотрудника на
процедуру
увольнения:
- Уведомление
о расторжении
трудового
договора
- Журнал
исходящих
документов
- Журнал учета
финансов
- Служебная
записка в
бухгалтерию и
1 CЗарплата и управление
персоналом
MicrosoftWord
MicrosoftExcel
Электронная почта
База пропусков
Бумажный носитель
Телефон
МФУ отдела кадров