66
Глава 3. Развитие транспортной логистики регионального
подразделения ООО "Первая Экспедиционная Компания" в г.
Кострома
3.1. Предложения по развитию регионального логистического центра
Основным предлагаемым направлением совершенствования системы
логистической деятельности выступает проведение реорганизации структуры
управления предприятием. Формирование отдела логистики обеспечит
развитие компании и окажет положительное влияние на систему сервисного
обслуживания в компании за счет оптимизации бизнес-процессов.
Подчиняться отдел логистики должен коммерческому директору.
Разработанная подкорректированная должностная инструкция
коммерческого директора ООО «ПЭК» Кострома представлена в
Приложении 19. Коммерческий директор выполняет оперативную,
консультативную, координационную и финансовую работу, включающую
административно-хозяйственное руководство предприятием в целом или
основными его структурными подразделениями.
В подчинении у коммерческого директора должны находиться
менеджеры по работе с клиентами. Менеджер по работе с клиентами —
должность, характерная для предприятий различных отраслей и сфер
предпринимательской деятельности. Это может быть торговля (где основной
его задачей будет поиск клиентов и работа с ними), рекламная деятельность
(где особо требуется именно индивидуальный подход к каждому клиенту) и
др.
Учитывая масштабы деятельности ООО «ПЭК» Кострома
представляется необходимым прием на работу в отдел логистики нескольких
менеджеров по работе с клиентами с назначением старшего менеджера.
Старший менеджер по работе с клиентами организует работу всех
менеджеров, организует взаимодействие между отделами предприятия,
координирует сбытовую деятельность. Также в обязанности старшего
менеджера по работе с клиентами должна входить работа с наиболее
перспективными клиентами компании.
67
С целью формирования отдела логистики ООО «ПЭК» Кострома
представляется необходимым включение в штат службы логиста. Логист
относится к категории руководителей. На должность логиста назначается
лицо с высшим техническим или экономическим образованием, имеющий
подготовку и стаж работы в данной области.
Изменение структуры управления приведет к перераспределению
функций на предприятии. Матрица РАЗУ распределения коммерческих
функций на предприятии после формирования службы логистики
представлена в таблице 7. В матрице РАЗУ (разделения административных
задач управления) наглядно представлена схема работы предприятия после
изменения структуры управления в компании.
Таблица 8
Матрица РАЗУ распределения функций между сотрудниками
Функция
Коммерческий
директор
Менеджер по
рекламе
Менеджер по
работе
с клиентами
Менеджер по
логистике
Диспетчер
Кассир
предприятия
Зам.
Начальника по
перевозкам
Автоколонна
Разработка и размещение рекламы
К
Е
Ведение переговоров с клиентами
К
И
Расчет стоимости услуг
К
И
Заключение договоров
К
И
Подача автотранспорта
К
Р
И
И
Выполнение заказа
К
К
Р
И
И
Выставление счета за услуги
К
И
Получение оплаты от клиента
К
К
И
И — исполнение, К — контроль, Р — непосредственное руководство, Е —
единоличное исполнение, С — согласование
Анализ показал, что в сравнении с ранее действующей схемой из
бизнес-процессов предприятия полностью исключается согласование этапов
между отделами и сотрудниками. Коммерческий директор выполняет
контрольную функцию, организуя управление всем коммерческим
аппаратом, планирует работу службы и отчитывается о результатах
деятельности перед генеральным директором.
69
документов.
Эффективному управлению грузоперевозками на предприятия
препятствуют следующие проблемы:
непредусмотренные расходы при неизменных объемах
перевозок;
невозможность выявить факт совершения водителем
поездки по личным нуждам или по незарегистрированному в путевом
листе маршруту;
сложность определения местонахождения автомобиля в
интервале между посещениями конечных точек маршрута, которые
отмечены в накладных;
точное определение реального пробега транспорта и
количество израсходованного топлива.
Значение мониторинга транспорта для каждой успешной организации
сложно переоценить: своевременно полученная и обработанная информация
в современном, динамично меняющемся деловом мире — это деньги.
Ввести в должностные функции диспетчеров процедуру мониторинга
автотранспорта можно несколькими способами. Современные системы
мониторинга автотранспорта представляют собой совокупность элементов
навигации, организации и анализа автоперевозок. Абсолютным лидером по
спросу и эффективности является GPS/GSM система слежения (система
спутникового слежения).
Система контроля транспорта обеспечивает:
слежение, управление и анализ текущего состояния
контролируемых объектов;
контроль транспорта – соблюдения режимов работы;
повышение эффективности использования
транспортных средств и специальной техники;
предотвращение возможности хищения топлива;
снижение затрат на ремонт транспорта;
70
выявление недобросовестных работников;
повышение эффективности планирования маршрутов
и безопасности грузоперевозок;
накопление и систематизация всей информации в базе
данных.
Система контроля транспорта осуществляет контроль за транспортом
по следующим параметрам:
текущее местоположение;
пройденный маршрут по заданным контрольным точкам;
скорость движения;
количество топлива в баках;
путевой расход топлива;
расход топлива, его заправки и сливы;
загруженность, положение механизмов (для спецтехники),
открывание дверей и т.д.;
время движения;
время и места стоянок;
обороты двигателя;
количество авточасов.
Система контроля движения транспорта также позволяет:
отобразить маршруты подотчётных объектов за любой
период времени;
отобразить на карте положения транспортных средств в
текущий момент времени (on-line контроль транспорта);
сохранять всю информацию в локальной базе данных
системы контроля движения транспорта, позволяющей не иметь
постоянное подключение к Internet;
сохранять всю информацию в течение месяца при выходе
транспорта из зоны действия сети GSM;
71
составлять путевые листы в привычной форме и хранить их
в базе данных;
составлять отчеты о посещении объектов и автоматически
сопоставить их с путевыми листами;
составлять табличные и графические отчеты по расходу
топлива, пробегу, скорости, времени в пути и т.д. за любой период по
каждому транспортному средству или водителю.
На контролируемое транспортное средство устанавливается комплект
бортового оборудования (GPS/GSM терминал, или GPS трекер). GPS трекер
определяет местоположение, скорость, направление движения транспорта, а
также состояние подключенных датчиков (уровень топлива, обороты
двигателя, его температура и т.п.), положение различных механизмов.
Все отчеты о положении объекта и показаниях датчиков (GPS
трекеры), с заданной периодичностью архивируются в энергонезависимой
памяти, независимо от наличия соединения с сервером. Это позволяет
осуществлять полный контроль над автомобилем.
Связь мобильных GPS/GSM терминалов (трекер GPS) с сервером
осуществляется по технологии GPRS, что обеспечивает минимальную
стоимость эксплуатации системы при наилучшей скорости и гарантирует
доставку отчетов на сервер, а значит, и своевременный контроль
автомобилей вашего автопарка.
На телематическом сервере, предоставляемом компанией-
поставщиком, функционирует база данных, в которой хранятся данные,
принятые от GPS/GSM терминалов.
Диспетчерский Центр представляет собой обычный компьютер,
имеющий какой-либо доступ к Internet. На нем, как и на сервере,
функционирует база данных, в которой хранятся данные о контролируемых
автомобилях. Периодически осуществляется репликация данных (передача
новой информации от серверной базы данных к диспетчерской).
Такое построение системы мониторинга позволяет диспетчеру
72
подключаться к Internet периодически и не накладывает требований на
скорость подключения. Диспетчер строит маршруты на карте, отчеты о
расходе топлива, пробеге, простое и т.д., используя данные из локальной
базы данных, анализирует статистику, принимает решения.
Диспетчерский Центр может быть реализован автономно на стороне
Заказчика или на стороне Оператора услуг мониторинга с защищенным
доступом через Internet.
Общим недостатком использования любой радионавигационной
системы является то, что при определённых условиях сигнал может не
доходить до приёмника, или приходить со значительными искажениями или
задержками. Так как рабочая частота GPS лежит в дециметровом диапазоне
радиоволн, уровень приёма сигнала от спутников может серьёзно
ухудшиться под плотной листвой деревьев или из-за очень большой
облачности.
Нормальному приёму сигналов GPS могут повредить помехи от многих
наземных радиоисточников, а также от магнитных бурь.
Факторы, влияющие на снижение точности:
орбиты спутников;
наличие объектов-помех, закрывающие необходимые
области неба;
влияние атмосферы;
отражение радиоволн.
По самым скромным оценкам по данным опыта других компаний
система спутникового мониторинга помогает сэкономить до 25% затрат на
автопарк. Добиться уменьшения расходов на топливо и проследить за
ведением учета можно с помощью внедрения системы мониторинга
движения автотранспорта (СМДА). Подключившись к системе мониторинга
и диспетчеризации транспортных средств, которая включает учет расхода
топлива, ООО «ПЭК» Кострома сможет:
1) повысить качество транспортных услуг и объём перевозок за
73
счёт:
мгновенного доступа к информации о местонахождении и
состоянии автотранспорта, прибытия и отправки грузов;
оперативного реагирования на нештатные ситуации;
рационального составления маршрутов и долгосрочного
планирования перевозок;
увеличения срока эксплуатации транспортных средств.
2) повысить безопасность перевозок благодаря:
отправки водителем тревожного сообщения в любой
момент;
оперативному контролю отклонения автомашины от
заданного маршрута и выхода из заданной области;
отслеживанию различных состояний автомашины (в т.ч.
открытие грузового отсека), а также удаленное включение/выключение
диспетчером исполнительных устройств (замки дверей, цепь
зажигания).
3) значительно снизить операционные затраты за счет:
исключения нецелевого использования автотранспорта,
приписок пройденного пути;
уменьшения непроизводительного и холостого пробега;
экономии гсм и других ресурсов, связанных с
эксплуатацией автотранспорта;
повышения дисциплины персонала;
снижения аварийности;
принятия управленческих решений на основе достоверных
статистических данных.
Как показал анализ в предыдущей главе, статья расходов на
транспортировку грузов ООО «ПЭК» Кострома одна из самых значительных,
а именно расходы на топливо. Во многом это связано с плохой организацией
74
системы учета использования транспортных средств, из-за чего
соответственно возрастают расходы на топливо.
Для начала необходимо скорректировать систему учета «на бумаге».
Также ведение такого учета необходимо для проверки, сравнения
показателей и апробации системы по средствам GPS. Обработка
информации, содержащейся в путевых листах, должна выполняться не в
конце месяца, а ежедневно после окончания расчетов. Структура работ
представлена ниже (Рисунок 10).
Рисунок 10. Иерархическая структура работ
При выписке путевого листа диспетчер должен открывать на экране
компьютера файл, содержащий ранее занесенную информацию о заказе,
который должен выполнить данный водитель. Здесь диспетчер увидит, какое
расстояние между пунктами перевозки груза, умножит его на количество
ездки, определит нормативное расстояние, которое отразит затем в путевом
листе.
Применяя заложенную в память компьютера справочную, диспетчер
уже при выезде машин на линию может иметь всю информацию по
запланированной работе. А по возвращении машины из рейса, он вводит в
75
компьютер, где уже создана оборотная ведомость по каждому автомобилю,
данные путевого листа: показание спидометра, остаток горючего и т.д.
Данные по каждому путевому листу могут быть обработаны в присутствии
водителя и выведены на экран. Это займет не более 1 минуты.
Сравнивая фактические затраты времени и расход горючего с
оптимальными, диспетчер будет знать ежедневно обо всех случаях
нарушения правил эксплуатации автомобиля и невыполнения объема работ.
Это повысит дисциплину водителей, эффективность использования
автотранспорта.
Перечень работ процесса представлен в таблице 9
Таблица 9
Перечень работ процесса
Наименование
Предшеству-
ющая
работа
Продолж-ть
выполне-
ния, дн.
А1
Выбор группы потенциальных
претендентов на поставку оборудования
-
3
А2
Проведение тендера
А1
4
А3
Определение пакета предоставляемых
услуг
-
4
А4
Разработка и согласование плана-
графика внедрения СМДА
А3
5
А5
Заключение договора
А2, А4
5
А6
Включение расходов в бюСДЭК
А5
1
А7
Согласование бюСДЭКа
А6
3
А8
Оплата по договору
А7
2
А9
Определение дополнительных
обязанностей, ответственности
сотрудников
А8
5
А10
Разработка новой системы оплаты труда
А9
7
А11
Поставка оборудования и монтаж
А7
2
А12
Установка программного обеспечения
А11
1
А13
Обучение сотрудников
А12
3
А14
Учет движения транспортных средств по
СМДА
А10, А13
90
Для визуализации работ процесса по времени выполнения работ был
составлен график Ганта (Рисунок 11).
76
Рисунок 11. Этапы выполнения работ
Матрица ответственности – связывает пакеты работ с исполнителями,
может учитывать календарные сроки выполнения работ. В таблице 9
показана матрица ответственности (О — ответственный, И — исполнитель,
У — участник).
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Чтобы повысить производительность труда водителей необходимо их
заработную плату поставить в зависимость от проделанной работы. В данный
момент на них распространяется повременная система оплаты труда, а ввести
необходимо сдельно-премиальную. В таблице 11 представлены затраты на
внедрение системы спутникового мониторинга. Система оплаты труда
водителей должна быть скорректирована.
Проведем оценку изменения штатного расписания ООО «ПЭК»
Кострома в связи с проведенными изменениями предприятия,
предложенными в параграфе 3.1. Для этого составим таблицу (Приложение
10), в которой отразим динамику численности и состава персонала ООО
«ПЭК» Кострома.
Таблица 10
Затраты на СМДА (за год)
Затраты на 1 автотранспортное средство
Сумма
Стоимость оборудования (1 GPS-трекера), руб.
14500
Монтаж и установка системы, руб.
1400
Итого: руб.
15900