64
Глава 3. Направление совершенствования кадровой службы
ООО «Лукойл - Югнефтепродукт»
3.1 Рекомендации по совершенствованию кадровой службы ООО
«Лукойл - Югнефтепродукт»
Проблемные участки, обнаруженные в процессе проведения
кадрового аудита, позволяют обозначить ключевые направления
совершенствования работы кадровой службы в вопросах управления
персоналом. В первую очередь необходимо отметить, что большая часть
проблем возникает из - за «человеческого фактора», то есть в процессе
работы сотрудники кадровой службы допускают ошибки либо по своей
невнимательности, либо из – за низкой профессиональной подготовки.
Несмотря на то, что все сотрудники кадровой службы исследуемого
предприятия имеют высшее образование, с юридическим образованием
специалистов нет. При возникновении спорных кадровых вопросов
сотрудники кадровой службы обращаются за консультацией в юридический
отдел. Информация, которую «кадровики» получают в процессе общение, не
всегда правильно интерпретируется и не всегда правильно понимается из – за
сложности законодательства Российской Федерации и особой специфики
деятельности предприятия. Поэтому в кадровой службе необходимы
сотрудники с юридическим образованием, так называемые «гражданские
юристы».
Предлагаемые мероприятия будут делиться на несколько блоков:
-обучение;
-активное применение специализированных программ;
-стимулирование;
65
-контроль.
Сотрудникам кадровой службы необходимо ежегодно проходит курсы
повышения квалификации, чтобы быть в курсе всех происходящих
изменений, затрагивающих их работу. В настоящее время разные учебные
центры предлагают разные варианты и программы обучения, наиболее
востребованный это дистанционный курс, позволяющий не отрывать
сотрудника от работы. У такого вида обучения есть свои плюсы и минусы.
Необходимо понимать готов ли сотрудник к самостоятельному обучению и
усвоению большого объема новой информации. В некоторых случаях
оптимальным вариантом становиться очно – заочная форма, при которой
слушатель курса не только получает информацию в онлайн, но и может
присутствовать при живой беседе лектора со своими слушателями и задавать
вопросы в «режиме реального времени». Такой вид обучения подходит для
сотрудников, у которых небольшой опыт работы и еще нет достаточных
профессиональных навыков. Для опытных кадровиков рекомендуется
посещение семинаров и конференций, где обмениваются опытом и
раскрывают секреты профессионального мастерства.
Многие учебные центры делают скидку при корпоративном обучении,
поэтому предприятия может найти подходящий по стоимости, количеству
часов и виду курс обучения. Экономия на обучение сотрудников приводит к
увеличению затрат предприятия в виде оплаты штрафов.
Следующий этап, способный повлиять на улучшение работы
кадровой службы на предприятии, использование специализированных
программ, облегчающих работу сотрудников. Исследуемое предприятие
использует корпоративный пакет «1С», к которому подключен финансовый
отдел, кадровая служба, отдел сбыта и так далее. Бесспорно у этой
программы есть много плюсов, одним существенным минусом является то,
что после приобретения пакета предприятию приходится ежемесячно
66
оплачивать сопровождение программы, что влияет на расходы предприятия.
В качестве альтернативного варианта можно предложить в отделе
кадров использовать другие программы, сравнение которых дано в таблице
11.
Таблица 11
Программы для кадровой службы
Программа
Особенности
1С: Зарплата и Кадры
Предназначена для организации учёта
сотрудников, а также для получения
справочной информации по кадровому
составу.
Возможности программы: создание
штатного расписания; ведение кадровый
учет.
Программа широко распространена.
Требует ежемесячной оплаты.
Корс – Кадры
Программа, предназначенная для кадрового
учета. Кадровая служба может учитывать
сотрудников предприятия, а также
формировать все необходимые приказы.
Программа платная. Ее возможности:
создание анкеты сотрудника, отражающую
его данные; ведение «календаря»
кадровика (прогулы, посещения,
больничные); создание приказов,
составление отчетов.
БухСофт: Зарплата и Кадры
Программа Кадры занимает лидирующие
позиции среди бесплатных приложений,
предназначенных для кадрового учета. В
программе можно вести учет таких данных,
как: отпуска; карта сотрудника;
командировки; перемещение.
Использование мобильного устройства
позволяет программе работать через
интернет. Это особенно актуально в тех
случаях, если на предприятии практикуется
удаленная работа.
Сотрудники предприятия
Бесплатная программа предназначена для
кадровой работы. Позволяет создавать
трудовые договора; напоминать о
необходимости проходить медицинский
67
осмотр; создавать приказы; рассчитывать
отпуск и стаж сотрудника; вести табель
учета рабочего времени.
Программа имеет доступ к сети и позволят
работать сразу нескольким сотрудникам
одновременно, причем количество
работающих в ней сотрудников не имеет
значения.
Кадры Плюс
Многофункциональная программа,
способствующая улучшенной работы отдела
кадров. Следует сразу отметить,
приложение платное. Основные функции
программы: создание карточек для каждого
сотрудника; учет рабочего времени;
структуризация организации;
классификация должностей; формирование
табелей; создание необходимых приказов;
расчет стажа сотрудника; учет движения
каждого сотрудника; создание шаблонов
для любых документов; расчет отпуска.
Отдел кадров
Отдел кадров – это многофункциональная
программа, способная стать альтернативой
1С. Следует сразу учесть, что приложение
платное. Программа понятна даже не
опытным пользователям, оснащена
множеством функций. Основные функции
программы: создание подробной карточки
сотрудника; создание кадровых
документов; составление штатного
расписания; расчет всех видов стажей;
подключение любого типа классификатора;
учет отпусков и командировок; экспорт
данных для отправки в ПФР; работа со
стандартными отчетами; статистика
организации (свободные и занятые
единицы).
С программой можно работать в сети,
подключая новых сотрудников по
необходимости. За подключение
сотрудников требуется оплата.
Персонал Бизнес
Профессиональное приложение
необходимое для кадровой работы.
Благодаря программе «Персонал Бизнес»
осуществляется автоматизация кадрового
делопроизводства. Версия «Персонал
Бизнес» распространяется бесплатно.
Функционал программы: ведение карточек
сотрудников; отслеживание перемещений и
назначений; штатное расписание; табель
учета рабочего времени; планирование
68
карьерного роста сотрудников; работа с
нормативными документами; возможность
ведения справочно-нормативных
документов.
Программа бесплатная.
После проведенного анализа программ, можно рекомендовать
использование в кадровой службе ООО «Лукойл – Югнефтепродукт» таких
программ как: Отдел Кадров и Персонал Бизнес. Именно они помогут
кадровой службе выстроить свою работу правильно. Программа Персонал
Бизнес позволяет планировать карьерный рост сотрудников. Это очень
важно, потому что наличие возможностей карьерного роста уменьшает
текучесть кадров и помогает воспитывать в сотрудниках преданность к
компании.
Коэффициент текучести персонала в 2019 году был на уровне 18%,
тогда как нормативное значение 5%, такой показатель нельзя считать
благоприятным. Несмотря на то, что сокращение штата происходит по
причине автоматизации и компьютеризации производства, при анализе анкет
уволившихся сотрудников специалистами отдела кадров было выявлено, что
самой распространенной причиной увольнения является невозможность
сотрудников в полной мере реализовать свои знания, опыт и навыки, а также
отсутствие карьерных перспектив.
Задачами кадровой службы является нахождение для каждого
сотрудника именно той мотивации, которая сохранить его в трудовом
коллективе, а результаты его труда благотворно отразятся на экономическом
состоянии предприятия. Несмотря на то, что в кадровой политики ООО
«Лукойл - Югнефтепродукт» прописываются варианты материального
мотивирования работников, для удержания персонала их уже недостаточно.
Вместе с материальными методами стимулирования необходимо
использовать нематериальные.
69
Можно рекомендовать кадровой службе исследуемого предприятия
обратить внимание на организацию и развитие таких мероприятий, которые
помогают создать команду единомышленников, объединенных общей целью
и заряженных на выполнении миссии предприятия. Добиться такого
единения помогает тимбилдинг, множество направлений которого от
спортивного и развлекательного, до кулинарного и интеллектуального,
нацелены на раскрытие внутреннего потенциала сотрудников, а также их
обучению работе в команде.
Кадровой службе при помощи мероприятий тимбилдинга удастся
решить такие задачи как:
-сделать коллектив единым, организованным и сплоченным;
-устранить нездоровую конкуренцию, путем переориентирования на
чувство сотрудничества;
-обучить коллектив эффективному взаимодействию друг с другом;
-выработать в команде понимание и доверие;
-повысить мотивацию в коллективе;
-укрепить авторитет начальства на неофициальном уровне;
-психологически перезагрузить сотрудников.
Организация команды строится на продуманном позиционировании
участников, имеющих общее видение ситуации и стратегических целей и
владеющих отработанными процедурами взаимодействия.
Процесс командообразования можно рассматривать как определенный
набор специальных технологий для организации, стимулирования,
управления социально-психологическим развитием сотрудников.
Стоит брать пример с американских предприятий, активно
применяющих в командообразование team building, основанный на
70
спортивных и физических играх
15
.
По мнению большинства специалистов, наиболее популярными
командообразующими (групповыми) мероприятиями на сегодняшний день
являются активные тренинги с элементами ролевых игр.
Тренеры в ходе мероприятий по командообразованию, ставят перед
собой задачи повышения эффективности командной работы: повышения
уровня взаимодействия между сотрудниками, сплочение коллектива,
выявление лидеров, аутсайдеров, расширение навыков решения
нестандартных ситуаций, повышение мотивации на достижение
коллективных целей, снятие стресса, усталости. В настоящий момент это
самый доступный и эффективный способ создания команды.
Задача корпоративного тренинга сформировать эффективные
коммуникации внутри коллектива.
Абсолютно все сотрудники должны понимать, зачем тратиться их
время, что они приобретут в конечном итоге.
Очень важно, чтобы кадровая политика, проводимая руководством
компании, побуждала работников к мысли о том, что обучение им
действительно необходимо, тогда как такое убеждение является сильным
стимулом к лучшему усвоению материалов тренинга, а, следовательно, с
большей вероятностью гарантирует увеличение производительности
работника после прохождения тренинга.
Можно рекомендовать кадровой службе ООО «Лукойл –
Югнефтепродукт» начать внедрение тимбилдинга со спортивных
мероприятий, основным достоинством которых является то, что спортивное
мероприятие призвано ближе познакомить между собой сотрудников,
сплотить их, получить навыки решения нестандартных задач, повысить
15
Хотулева Е. Особенности национального тимбилдинга. Плюсы и минусы «командообразующих»
мероприятий. URL: http://www.ubo.ru
71
мотивацию на достижение коллективных целей. Упор делается на командные
состязания сотрудников в игровой форме, целью которых ставится
нахождение какого-то предмета, набора очков, решение логических задач,
при этом игры проводятся на открытом воздухе и могут включать в себя
программы с приглашенными артистами, прогулки на теплоходе и даже
барбекю.
Также кадровой службе рекомендуется более внимательно подходить
к подбору персонала использую некий симбиоз рекрутинга и хэнд –
хантинга, уделяя внимание работе со студентами вузов с целью их
дальнейшего трудоустройства. Внедрить механизм премирования
сотрудников, привлекших на работу перспективного специалиста,
независимо от его возраста. Важно не только пользоваться передовыми
технологиями при подборе персонала, но и не забывать про то, что лучший
показатель поведения человека в будущем – его поведение в прошлом.
Мотивация должна быть комплексной включающей не только хорошо
оборудованное и комфортное рабочее место, но и служебный транспорт,
компенсацию мобильной связи, оптимальную организацию рабочего дня, но
и создание платформы для карьерного, личностного и профессионального
роста. Важно понимать, что мотивирует сотрудника больше всего и
предложить ему это.
Кадровая служба должна планировать обучение сотрудников.
Организовывать проведение тематических тренингов и семинаров с
привлечением лучших российских и зарубежных специалистов. Для наиболее
перспективных сотрудников предприятия можно рекомендовать внедрение
практики оплаты второго высшего образования, если это необходимо для
лучшего выполнения им своих должностных обязанностей.
Завершающим этапом совершенствования работы кадровой службы
является проведение регулярного контроля за эффективностью реализуемых
72
мероприятий. Для этого необходимо создать рабочую группу из
руководителя кадровой службы, главного бухгалтера предприятия,
сотрудника юридического отдела, представителя планово – экономического
отдела и заместителя руководителя по работе с персоналом, которая
ежемесячно будет анализировать какие затраты несет предприятия на
совершенствование работы с персоналом и содержание кадровой службы, а
также провести оценку экономической эффективности внедрения
предложенных мероприятий
3.2. Оценка экономической эффективности внедрения предложенных
мероприятий
Проанализируем какие затраты будет нести предприятие, реализуя на
практике те мероприятия, которые были предложены.
Кадровая служба предприятия состоит из 15 сотрудников. В среднем
на их обучение предприятию придется тратить примерно 215000 рублей.
Курс повышения квалификации для одного сотрудника в зависимости от
места обучения, количества часов и вопросов, которые в рамках этого курса
освещаются, стоит 21 500 рублей. Стоимость может меняться как в меньшую
так и в большую сторону.
Если у предприятия появляется желание сэкономить на обучении
сотрудников необходимо помнить, что в случае обнаружения такой ошибки
как не проведение инструктажа по охране труда с сотрудником допущенным
к работе, предприятие заплатит штраф в размере от 60 до 80 тысяч рублей, а
руководитель предприятия будет оштрафован от 15 до 25 тысяч рублей.
За отсутствие согласия на обработку персональных данных
предусмотрены штрафы: для компаний от 15 до 75 тысяч рублей, на
должностное лицо штраф от 10 до 20 тысяч рублей, в соотвествии со ст.
73
13.11 КоАП РФ.
Приобретение программы Отдел Кадров с возможностью
пользоваться ею не более 20 сотрудникам одномоментно стоит 5 900 рублей.
За добавление нового пользователя предприятию нужно будет доплатить
3300.
Пользование программой Персонал Бизнес для предприятия
бесплатно.
Предприятию рекомендуется начать внедрение тимбилдинга
проведение классического группового тренинга «Веревочный курс». Участие
в тренинге 50 человек будет стоить 252 000 рублей, с увеличением
количества участников увеличивается и стоимость тренинга.
Подобный тренинг предусматривает преодоление интеллектуальных,
эмоциональных и физических препятствий для улучшения навыков работе в
команде и отношений внутри коллектива. «Веревочный курс» позволяет
быстро увлечь группу сотрудников в работу, без привычного сопротивления
к обучению в аудитории. Все задания, которые сотрудники выполняют в
рамках тренинга, являются обучением.
Контроль и оценка проводимых мероприятий может проводится при
помощи кадрового аудита. Если кадровый аудит будет проводиться с
привлечением сторонней организации, на стоимость аудита влияет
количество сотрудников предприятия. Анализ предложений в сети Интернет
показал, что стоимость таких услуг находится в диапазоне от 65 000 до
280 000 тысяч рублей, количество сотрудников до 150 человек.
При проведении кадрового аудита своими силами предприятию не
придется нести дополнительных расходов.
Таким образом, расходы предприятия на реализацию предложенных
мероприятий собраны в таблице 12.