54
3. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВА-
НИЮ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
3.1. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ КАД-
РОВОЙ СЛУЖБЫ
По результатам анализа информации, полученной нами в ходе анкетиро-
вания сотрудников комбината «Молодежный», и анализа документации, регла-
ментирующей работу кадровой службы, можно выделить ряд проблем, решение
которых позволит существенно повысить эффективность работы кадровой
службы.
Причинами низкой эффективности стали: недостаточный профессио-
нальный уровень работников для выполнения современных задач, отсутствие
работы по созданию кадрового резерва, недостаточный организационный уро-
вень кадровой службы предприятия. Для выхода из такой ситуации предложе-
ны мероприятия, которые будут способствовать улучшению деятельности кад-
ровой службы и деятельности персонала предприятия в целом.
Так как, на предприятии существует большое количество кадровых про-
грамм, успешно функционирующих не первый год, то целесообразно предло-
жить мероприятия, направленные на совершенствование уже имеющихся про-
грамм. Приложение Ф.
Таким образом, предложенные мероприятия требуют временных, интел-
лектуальных и финансовых ресурсов, но обязательно окупятся.
Остановимся более подробно на обучении персонала и формировании
кадрового резерва.
Проведенные исследования выявили, что имеющиеся трудовые ресурсы
на данном предприятии используется недостаточно полно и имеет место со-
кращение численности и замещения сотрудников комбината. Это показывает
недостаточный профессиональный уровень работников - как одну из проблем
работы кадровой службы комбината «Молодежный». В этой связи наши реко-
мендации будут направлены на повышение квалификации работников комби-
ната.
55
Обучение и реализация программ развития должны проводиться на базе
сертифицированных учебных центров и университетов, гарантирующих приоб-
ретение участниками требуемых знаний и компетенций. Успешное усвоение
сотрудниками полученных знаний и навыков должно подтверждаться соответ-
ствующими документами. Это могут быть удостоверения, аттестаты, сертифи-
каты, дипломы. Тем не менее, следует помнить: эффективность обучения про-
явится только в том случае, если у сотрудника будет возможность применить
полученные знания в работе.
Для любой организации обучение сотрудников не может быть самоце-
лью. Обучение персонала, как и другие звенья системы управления коллекти-
вом (подбор кадров, мотивация, стимулирование, контроль), должно быть
направлено на реализацию общей цели, т. е. обеспечение результативной рабо-
ты и активного развития организации.
Еще на этапе подбора кадров организация получает сведения, позволя-
ющие наметить действия по обучению и повышению квалификации сотрудни-
ков. Отношение руководителей организации к обучению работников связано с
пониманием того, какую выгоду в результате получит организация и какие за-
траты на обучение персонала она понесет.
Цели и задачи повышения квалификации персонала.
Вооружить сотрудников новыми знаниями и навыками. Это позволит им
не просто высказывать свежие идеи, но и справляться с различными сложно-
стями в работе.
Мотивация персонала. Когда работник получает знания за счет органи-
зации, он чувствует, что руководство заботится о нем. Поэтому у человека по-
является стремление к повышению производительности труда.
Снижение уровня текучести персонала. Повышение квалификации счи-
тается эффективным способом борьбы с этим явлением. Этот принцип действу-
ет даже в том случае, когда не помогает даже премирование.
56
Внедрение новых технологий. Сейчас время компьютеров и высоких
скоростей. От этого никуда не денешься, нужно развиваться, модернизировать
производство. А с этим справится только команда настоящих профессионалов.
Воспитание собственных кадров. Это является производственной стра-
тегией некоторых компаний. Они предпочитают обучать своих сотрудников,
чем принимать на работу большое количество людей со стороны.
Существует риск, что время и финансовые средства будут потрачены на
обучение тому, что сотрудник и так знает и умеет. А еще хуже, когда работода-
тель оплачивает обучение сотрудника, а тот через некоторое время уходит на
другое место работы.
Повышение квалификации персонала организации происходит путем
использования различных форм. Эти формы отличаются друг от друга, по раз-
личным критериям: по уровню связи с практической деятельностью, организа-
ции процесса, по целевым группам.
Далее рассмотрим формы в соответствии с критериями.
В зависимости от того, кем проводится программа повышения, его раз-
деляют на внешнее обучение (за пределами компании) и внутрифирменное (в
пределах компании). У внутрифирменного обучения есть свои плюсы: умень-
шение расходов для компании, возможность контролировать процесс, развитие
корпоративного духа и так далее.
С отрывом от рабочего места и без него. Специалисты рекомендуют со-
четать 2 этих формы.
По степени организованности: самостоятельное повышение квалифика-
ции и организованное.
В зависимости от целевых групп: повышение квалификации управлен-
ческого персонала, общее повышение, а также открытое (которым могут вос-
пользоваться даже члены семей сотрудников).
Методика повышения квалификации зависит от того, в какой именно
форме будет проводиться обучение. Если в пределах компании, то будут ис-
57
пользоваться документы, оборудование и материалы, которые сотрудник обыч-
но использует в своей работе.
Некоторые методы обучения на рабочем месте.
Инструктаж. Применяется в случае, когда нужно приобрести навыки на
новом рабочем месте.
Проектная группа. Составляется группа, которая коллективно работает
над одним проектом. При этом совершенствуются навыки управления, решения
проблем коллективно.
Коучинг. При использовании этого метода тренер и обучаемые взаимо-
действуют, а также налаживают связь между участниками процесса производ-
ства.
Ротация. Сотрудника переводят внутри компании в другой отдел. Очень
популярная в настоящее время методика.
Наставничество. Когда опыт целенаправленно передается, обучение со-
трудника на личном примере. Более опытный сотрудник передает свои знания
тому, кто менее опытен.
Некоторые методы внешнего повышения квалификации.
Конференции, встречи, симпозиумы. Активная методика обучения, ко-
торая стимулирует развитие коммуникативных навыков, развивает логическое
мышление, обучает специфике публичных выступлений.
Лекции. Самая традиционная методика. Материалы здесь усваиваются
пассивно и этот метод сейчас не считают оптимальным, дополняют его други-
ми.
Тренинг. В процессе обучения тренер дает определенные инструкции и
проверяет, насколько усвоены знания в течение определенного периода време-
ни.
Интерактивные курсы. Знания получают, закрепляют и тестируют при
помощи обучающей программы.
Курсы повышения квалификации персонала - это мероприятие по обу-
чению, обычно проводят в специально предназначенном для этого месте. Орга-
58
низовывают их так, чтобы слушателей ничто не отвлекало от процесса и не ме-
шало восприятию информации. Большим плюсом при прохождении таких кур-
сов является то, что как только обучение будет закончено, увеличится не только
ваше мастерство, оно будет подтверждено документально.
Когда сотрудники проходят курсы повышения квалификации, выигры-
вают здесь обе стороны: и сам работник, и работодатель. Работник, пройдя кур-
сы, может рассчитывать на увеличение зарплаты, на карьерный рост и повыше-
ние уровня своих знаний. Работодатель же получит компетентных сотрудников,
которые могут разобраться во всех тонкостях рабочего процесса, повышать
уровень конкурентоспособности своей компании.
При анализе кадрового состава комбината «Молодежный» выявлено от-
сутствие мероприятий по оптимизации закрепления специалистов на рабочих
местах, чтобы предотвратить уход с предприятия высокопрофессиональных
кадров. Для этого должны вестись работы по созданию кадрового резерва. Дан-
ный процесс очень важен, так как позволит заблаговременно подготовить необ-
ходимые профессиональные кадры на вновь создаваемые или же подлежащие
замещению вакантные должности. Работа по созданию такого резерва будет
способствовать не только выявлению профессиональных качеств каждого спе-
циалиста, но и эффективной организации их обучения и стажировки.
Таким образом, подготовка кадрового резерва комбината «Молодеж-
ный» Росрезерва должна стать серьезной организаторской работой по изучению
возможностей сотрудников, их выдвижению на должности, где они смогут себя
проявить. Всю работу по созданию кадрового резерва необходимо разбить на
три больших этапа, среди которых:
- анализ необходимости создания резерва;
- формирование и составление списка резерва;
- поиск и подготовка кандидатов.
Первый этап связан с определением перспектив развития предприятия и
прогнозирования изменения штатной структуры. Для этого необходимо опре-
59
делить кадровые потребности предприятия на ближайшую перспективу и вы-
явить базовые должности для создания резерва.
На втором этапе необходимо произвести формирование списков канди-
датов в резерв, а затем и создание резерва на конкретные должности. Проведе-
ние второго этапа характеризуется не только отбором кандидатов, но и прове-
дением сравнения их друг с другом и выбор наиболее подходящего, т.е. экс-
пертная оценка. Среди самых распространенных методик оценки можно выде-
лить: изучение личного дела кандидата, обобщения независимых экспертных
мнений, психологическое тестирование.
Однако самыми простыми методами оценки кандидатов являются анке-
тирование и интервью. Примерная анкета для оценки персонала представлена в
приложении Х.
Деловые и организаторские качества кандидатов оцениваются при по-
мощи экспертных оценок. Для этого выбирают несколько критериев, в зависи-
мости от специфики деятельности. Самыми распространенными являются:
- работоспособность;
- самоорганизованность;
- профессиональная компетентность;
- ответственность за выполняемую работу;
- коммуникабельность;
- способность к переменам.
Каждый критерий оценивается по пятибалльной шкале, по нарастающе-
му количественному значению. По каждой специальности шкала имеет разное
приоритетное значение. В результате оценки выбирается наилучший кандидат
на каждую должность.
Третий этап связан с подготовкой кандидатов, так как просто отобрать
их не достаточно. Кандидатов необходимо правильно подготовить, чтобы они в
любой момент могли приступить к выполнению своих служебных обязанно-
стей.
60
Планомерное выполнение перечисленных пунктов, а также повышение
квалификации работников предприятия помогут комбинату улучшить свою де-
ятельность в вопросе планирования персонала. Это в свою очередь приведет к
формированию необходимого качественного и количественного состава персо-
нала.
Достаточно важной проблемой на пути повышения эффективности дея-
тельности кадровой службы предприятия является недостаточный организаци-
онный уровень кадровой службы предприятия, что указывает на слабый про-
цесс ее автоматизации. Связано это с тем, что деятельность такой службы свя-
зана с оборотом огромного количества информации о сотрудниках.
На большинстве российских предприятий данная информация обычно
хранится на бумажных носителях, что затрудняет ее быстрый поиск, отбор не-
обходимой информации и т.д. Даже при хранении информации в электронном
виде, периодически возникают определенные проблемы, в том числе с надеж-
ностью такого хранения и защитой персональных данных. Недостаточные зна-
ния и отсутствие устойчивых навыков работы со специализированным про-
граммным обеспечением у сотрудников кадровой службы приводят к выполне-
нию части кадровых работ в ручном режиме с ведением параллельной доку-
ментации в письменной форме.
Стоит отметить, что автоматизация кадровых служб в нашей стране
началась одновременно с автоматизацией процесса управления в целом. Но
спрос на специализированные программы именно для кадровых служб был зна-
чительно ниже, чем, например, для бухгалтерии. Максимум, что было в исполь-
зовании на предприятиях - это комплект от 1С – Бухгалтерия. Полностью авто-
матизированный процесс управления персоналом в настоящее время есть толь-
ко на достаточно крупных предприятиях, которые считают этот процесс очень
важным из – за растущей конкуренции, необходимости быстрого принятия ре-
шений, потребности в оптимизации штатов и т.д.
На сегодняшний день на российском рынке представлены три группы
программ автоматизации кадровой деятельности:
61
– крупные кадровые в комплексных системах управления, так называе-
мые ERP-системы;
– универсальные кадровые программы;
– небольшие программы по частичной автоматизации кадровой службы.
Выбор варианта программы по автоматизации зависит от масштаба дея-
тельности предприятия, количества персонала и т.д. Для исследуемого пред-
приятия, на наш взгляд, стоит рекомендовать именно второй вид программ. Их
на сегодняшний день на рынке представлено огромное количество. Самой рас-
пространенной является программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8»,
которой и пользуется кадровая служба комбината.
Однако, кадровой службе комбинат «Молодежный» можно порекомен-
довать для использования в деятельности кадровой службы расширенную про-
грамму управления. На наш взгляд, достаточно функциональной программой
является система АСУ-1С Кадры.
АСУ-1С Кадры – система, которая позволяет решить вопросы, связан-
ные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по организации в це-
лом, так и внутри подразделений. Система даёт необходимую и полную ин-
формацию о количественном и качественном составе работников. Это повыша-
ет качество учёта и способствует созданию оптимальной базы для планирова-
ния и организации работы с кадрами (определение потребности в кадрах, под-
готовка, переподготовка и повышение квалификации, планирование карьеры и
т.д.).
Современные разработки предназначены для автоматизации всех управ-
ленческих функций, связанных с персоналом организации до бухгалтерских
расчётов. Планирование кадровой работы в условиях АСУ-1С Кадры требует
создания соответствующих нормативов, методик расчётов, разработки различ-
ных классификаций перспективных моделей специалистов и руководителей, а
также совершенствования требований к личности и рабочему месту работника,
форм подбора, подготовки и расстановки кадров.
62
При непосредственном участии работников отдела кадров организаций
разрабатываются состав вводимой исходной информации по кадрам, состав и
система кодирования классификаторов по кадрам, состав и формы входящих и
исходящих документов, технологические схемы сбора, регистрации, передачи и
получения информации, мероприятия по внедрению системы в производствен-
ную эксплуатацию.
Преимущества АСУ-1С Кадры:
- позволяет построить эффективную работу с кадровым резервом орга-
низации;
- позволяет автоматизировать кадровый учёт;
- обеспечивает эффективный доступ к информации, необходимой для
принятия решений;
- позволяет экспортировать данные в 1С;
- позволяет существенно снизить трудозатраты за счёт автоматизации
рутинных операций;
- исключает возможность потери информации;
- обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных дан-
ных сотрудников;
- обеспечивает возможность быстрого поиска необходимых данных.
Основной задачей при создании АСУ-1С Кадры, должна стать автомати-
зация таких ведущих операций по обеспечению функций управления кадрами,
как:
- планирование потребности в кадрах;
- подготовки и переподготовки, повышения квалификации кадров, их
распределения по структурным и производственным подразделениям;
- централизованный учёт руководящих работников и специалистов, вы-
сококвалифицированных работников;
- учёт молодых специалистов; - анализ состава, движения и текучести
кадров;
- контроль над выполнением решений по вопросам работы с кадрами.
63
Реализация изложенных в работе рекомендаций будет способствовать
росту профессионализма работников предприятия и, как следствие, повыше-
нию эффективности работы кадровой службы комбината.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Под экономической эффективностью подразумевают результативность
работы организации. Есть прямая связанность между вложениями в сотрудни-
ков и итогами финансово-хозяйственной деятельности предприятия, однако,
экономический результат достигается только в условиях, когда в организации
функционирует организованная система управления персоналом. Нужно пом-
нить, что главная цель любой организации - извлечение прибыли, исходя из че-
го, можно сделать вывод, что экономическая результативность работы органи-
зации всегда стоит на первом месте. Но также, нельзя забывать, что результат
деятельности организации напрямую зависит от его сотрудников.
Рассчитаем эффективность от предложенных мероприятий. Главная
цель оценки результативности обучения состоит в том, чтобы выяснить какое
влияние принятые мероприятия оказывают на итоги деятельности всего пред-
приятия, а также оценить, какую пользу от проекта получили сотрудники орга-
низации.
Увеличение уровня квалификации требуется для роста эффективности и
продуктивности работы персонала, а также для формирования такого произ-
водственного поведения, которое необходимо предприятию для достижения
поставленных целей.
Оценка результативности увеличения уровня квалификации является
неотъемлемым этапом процесса обучения сотрудников. Ее проводят для того,
чтобы установить, какую выгоду получает предприятие от повышения уровня
квалификации своих сотрудников. Оценка эффективности обучения работников
проводится на информации, о получаемых знаниях и навыках работниками в
процессе обучения. Для менеджеров, также берется во внимание удовлетворен-
ность руководителя сотрудником, пройденным обучение.