14
более совершенной системы документационного обеспечения управления
достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их
сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется,
становится более четкой и организованной.
Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по
личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и
подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют
особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в
организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением
требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит
передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за
документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть
знаком с основами трудового законодательства.
Не менее важным для администрации предприятия является
использование документов кадровой службы при решении споров с
работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в
суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при
этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого
документа, но и его оформление в соответствии с действующими
нормативными актами, то есть придание документу юридической силы.
Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них
отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят
специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже
при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их
применении
10
.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную
10
Травин, В. В. Основы кадрового менеджмента / В. В. Травин, В. А. Дятлов. – М.: Юнити, 2014. – 448 с.
15
роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает
оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как
служит документальным подтверждением прав работника на социальное
обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых
конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,
используется в справочных целях при обращении граждан в архивные
учреждения.
Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в
деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание
документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с
кадровыми документами.
Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение
для любой организации. От того, насколько профессионально организованно
ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой
деятельности в целом.
Тема роли, которую играет HR-служба в жизнедеятельности современной
компании, всегда актуальна для обсуждения. Специалисты в области HR
участвуют в развитии организации, ее становлении, позиционировании на
рынке, разработке, внедрении и продвижении стратегии. В то же время в
некоторых случаях деятельность HR может являться и причиной неудач.
HR - понятие для российского рынка сравнительно новое. Некоторые
руководители компаний, к сожалению, до сих пор принимают этих
специалистов за кадровиков, но при этом не забывают предъявлять им
требования и пожелания к непосредственному участию в развитии и
реализации стратегии организации. От HR-службы ожидаются демонстрация их
значимости в развитии компании, умение добиваться целей инструментами HR,
а также повышение эффективности проводимых процессов в сфере управления
персоналом.
Главными показателями эффективности работы HR-департамента
являются успешная адаптация всех новых сотрудников, их дальнейший рост и
16
развитие. Специфика деятельности нашей компании - аутсорсинг в сфере
персонала - предполагает занятость специалистов с определенными навыками и
знаниями в данной отрасли. На рынке труда таких профессионалов не так уж и
много. Сотрудники приходят в нашу компанию с базовыми навыками и по
истечении определенного времени, после прохождения обучения и применения
новых знаний на практике, они становятся полноценными
квалифицированными специалистами в сфере аутсорсинга персонала.
Инициативы HR должны быть четко привязаны к задачам бизнеса и
содержать в себе ответы на важные для любых менеджеров вопросы.
HR все больше становится полноправным бизнес-партнером в решении
ряда принципиально важных задач. Еще вчера об открытии новых филиалов и
направлений, получении крупных проектов, оптимизации бизнес-процессов HR
узнавали постфактум, но сегодня у нас есть возможность как влиять на вектор
развития, так и определять его. Например, сейчас задача все чаще выглядит как
«оценить кадровый потенциал города для открытия филиала», а не «найти 100
человек в Уфе за месяц». Теперь HR не просто имеет обязанности, но и
получает возможности
11
.
Ожидания руководителей, как правило, связаны с проактивным и
ответственным подходом HR-департаментов. Топ-менеджеры хотят видеть,
понимать и иметь возможность оценить процессы, связанные с персоналом.
Инициативы HR должны быть четко привязаны к задачам бизнеса и содержать
в себе ответы на важные для любых менеджеров вопросы: зачем это делать,
какие это даст результаты, сколько это будет стоить и что произойдет, если это
не сделать? Такой подход требует от HR тесного контакта со всеми
подразделениями, доверительных, партнерских отношений с руководителями,
умения убеждать и быть лидером изменений
12
.
11
Нехайчук, Б.Н. Четыре вида рабочих режимов – особенности и учет / Б.Н. Нехайчук // Российский бухгалтер.
– 2015. – № 9.
12
Герчиков, В.И. Управление персоналом: работник – самый эффективный ресурс компании/ В.И. Горчиков –
М.: Инфра-М, 2015. – 282 с
17
Обычно в компаниях есть отдел кадров, который ведет стандартное
делопроизводство, но когда организация начинает расти, растет и число
проблем и вопросов в управлении персоналом. Тогда и создается HR-служба,
призванная их решать. Как правило, задачи перед ней ставятся следующие.
Защита бюджета. HR-служба курирует одни из самых затратных
статей - социальные льготы, бенефиты, развитие и обучение персонала,
корпоративные мероприятия, не говоря уже о фонде оплаты труда.
Диагностика потребностей компании, выявление внутренних
проблем и предложение путей их разрешения.
Подбор, оценка, аттестация персонала, участие в адаптации новых
сотрудников, формирование корпоративной культуры.
Формирование системы мотивации, управление вовлеченностью
сотрудников.
Ведение кадрового делопроизводства, баз данных по сотрудникам.
В числе прочего HR-служба курирует одни из самых затратных статей -
социальные льготы, бенефиты, развитие и обучение персонала, корпоративные
мероприятия.
На сегодняшний момент у большинства владельцев бизнеса есть
понимание важности службы персонала. Чаще всего она создается в компании
на этапе запуска, поскольку в первую очередь именно от HR зависит, какая
команда будет работать.
В момент прохождения организационных изменений, топ-менеджмент в
первую очередь ожидает от HR-службы инновационных решений в области
исследования вовлеченности сотрудников, мотивации, корпоративного
обучения, а также оперативного подбора персонала.
Рассматривая современные методы оценки работы HR-службы, следует
отметить наработки в области разработки и применения системы KPI,
18
завязанной на приход и удержание новых специалистов, проведение различных
корпоративных мероприятий, распределение бюджета
13
.
В эффективных компаниях роль HR кардинально не менялась в
последние годы. Все руководители понимают важность HR-экспертизы в
подборе, оценке, развитии персонала, формировании эффективной
организационной структуры, корпоративной культуры, работе с талантами,
выстраивании эффективных систем мотивации, планировании
преемственности, повышении удовлетворенности, лояльности, вовлеченности
сотрудников, лидерства. Проблема скорее в том, что было крайне мало HR-
экспертов (долгие годы HR присутствовал в основном в виде отдела кадров),
обладающих указанной экспертизой, а доверить нечто из этого списка человеку
без практического опыта решались немногие
14
.
Для российских компаний вопрос о подборе и удержании
квалифицированных специалистов стоит очень остро. Поэтому и роль отдела
кадров в операционной деятельности организации весьма и весьма
существенна. Помимо целого спектра функций, которые лежат на HR, здесь
следует отметить два ключевых направления, специфика которых несколько
различна по роду задач сотрудников отдела кадров. Это привлечение новых
сотрудников, а также профессиональное развитие существующих.
В случае, когда компания развивается, сотрудникам HR-отдела
приходится интенсивно искать достойных кандидатов на рынке труда,
обеспечивая планомерный приток новых специалистов. Здесь приходится
решать сразу комплекс задач, начиная с анализа рынка кадров по конкретным
специальностям и заканчивая тщательным отбором кандидатов. Хотелось бы
отметить характерную для российского, да и для мирового рынка специалистов
низкую ликвидность по отдельным узким специализациям либо попросту
отсутствие кандидатов с профильным опытом по интересующих нас позициям,
13
Нестеров, С.Е. Учет расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли/ С.Е. Нестеров // Оплата
труда: бухгалтерский учет и налогообложение, № 4. 2015. – с. 17-31
14
Горбатюк, З.В. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учебное пособие/
З.В. Горбатюк – Томск: ТМЦДО, 2015. – 168 с.
19
что приводит к необходимости проводить обучение и повышение компетенций
уже существующих сотрудников под конкретные задачи, в решении которых
нуждаются наши клиенты.
Грамотный подбор и развитие сотрудников, пожалуй, и создают в
результате организацию, обладающую инженерами с уникальным опытом и
компетенциями, что позволяет нашей компании выполнять интереснейшие
проекты для крупнейших российских компаний финансового и
телекоммуникационного секторов.
1.3. Современные методы работы кадровой службы
Методы управления персоналом это совокупность приемов и способов
воздействия на управленческий объект для достижения поставленных
организацией целей.
В настоящее время выделяются следующие основные методы
управления:
– организационно–административные, основанные на прямых
директивных указаниях;
– экономические, обусловленные экономическими стимулами;
– социально-психологические, применяемые с целью повышения
социальной активности сотрудников.
Под экономическими методами управления персоналом понимается
использование в управлении экономических рычагов и инструментов, которые
могут целенаправленно воздействовать на благоприятные условия работы и
развития организации. Эти экономические рычаги и инструменты отражают
социально-экономическую природу организаций и способствуют их развитию в
условиях рынка
15
.
В соответствии с этим в управленческой практике экономические методы
руководства чаще всего выступают в следующих формах:
15
Управление персоналом: Учебное пособие для вузов /Под редакцией Б.Ю.Сербиновского, С.И. Самыгина. –
М.: Приор, 2013. – 562 с.
20
– планирование;
– анализ;
– коммерческий расчет и ценообразование;
– финансирование;
– предоставление экономической самостоятельности, когда коллектив
распоряжается материальными фондами, прибылью, зарплатой, реализует свои
экономические интересы, выявляет новые возможности и резервы.
Приемы и методы социально-психологического воздействия во многом
определяются подготовленностью руководителя, его компетентностью
организаторскими способностями и знаниями в области психологии.
Социальные исследования свидетельствуют, если успех деятельности
хозяйственного руководителя на 15% зависит от его профессиональных знаний,
то на 85%– от умения работать с людьми.
Японские социологи утверждают, что от настроения, желания работать и
того, какая морально-психологическая обстановка в коллективе,
производительность труда в 1,5 раза может увеличиваться или в несколько раз
уменьшаться.
Основной фигурой, осуществляющей управление персоналом, становится
совет (общее собрание) акционеров, либо единоличный хозяин предприятия.
Правда, закон ставит его в определенные рамки и требует согласия на
проведение целого ряда мер со стороны представителей профсоюзов и
трудового коллектива.
Но теперь этот субъекту правления наделен гораздо большими правами,
чем имела ранее администрация предприятия. Это касается вопросов приема и
увольнения; вложения средств в социальные программы; определения размеров
материального поощрения и критериев, по которым оно устанавливается;
поддержания нормальной культуры и дисциплины труда и так далее.
В современном обществе политика, проводимая в компании, на счет
управления персоналом является одним из основных факторов в достижении
преимущества перед конкурентами. Без профессионально подготовленных
21
людей невозможно вывести организацию на новый более высокий уровень.
Именно поэтому делать ставку на одни лишь новейшие технологии – очень
глупо
16
.
Управление персоналом – это довольно сложный процесс, которым
руководит высшее руководство. Служба управления персоналом – это
самостоятельная часть в компании, которая не участвует в основной
деятельности, но обеспечивает нормальную работу организации, управляя
подчиненными в рамках кадровой политики.
Направления работы службы управления персонала:
Консультация менеджеров в области трудовых отношений;
Решение проблем, которые связаны с материальными и нематериальными
вознаграждениями;
Доведение до сведенья менеджеров общей политики предприятия;
Информирование менеджеров о зарплате;
Обеспечение сдержанных отношений со всеми сотрудниками;
Решение конфликтных ситуаций;
Найм сотрудников (согласно законодательству);
Решение проблем, связанных с оплатой труда;
Хранение и обработка кадровой документации;
Разъяснение кадровых программ.
Проверка качества деятельности
Последние данные показывают, что только 22% от общего числа
компаний ведут пристальное наблюдение за деятельностью служб персонала.
Персонал же в свою очередь – это одна из важнейших составляющих любой
организации, а создание сплоченного коллектива – одна из главных задач.
Критерии оценки деятельности служб управления персоналом.
Объективные критерии:
Положительное воздействие по достижению поставленных целей;
16
Штаффельбах, Б. Теоретические основы и функции экономики персонала. Проблемы теории и практики
управления/ Б. Штаффельбах. – М.:Наука, 2015. –106 с.
22
Соотношение бюджета к численности работающих сотрудников;
Реализация стратегии предприятия;
Среднее время на выполнение заявок или необходимых требований.
Субъективные критерии:
Доверительность во взаимоотношениях с сотрудниками;
Общая оценка качества советов, которые выдаются высшему
руководству;
Коллективное мнение менеджеров об отделе кадров;
Быстрота реакций на запросы УП;
Неудовлетворенность или удовлетворенность работой УП;
Готовность к сотрудничеству со всем персоналом;
Оценка качества услуг;
Сотрудничество других служб с УП.
Выставлять оценки эффективности работы управления персоналом могут,
как сами руководители, так и специально приглашенные для этого организации.
Этапы осуществления проверки:
Этап “ожидания”. Он заключается в выявлении требований руководства
по отношению к службам управления. Для этого проводятся беседы с
директорами, обращая внимание на особо важные критерии, которые в
последующем и будут оцениваться.
Этап анализа. Он подразумевает сбор необходимых данных по каждому
из приведенных выше критериев и проведение общего анализа;
Этап выбора метода. Он заключается в выборе наиболее правильной
методики, которая наиболее точно позволяет отобразить деятельность отдела
по управлению персоналом.
Этап выставления оценки. По результатам анализа выставляется оценки
деятельности управления персонала.
Метод на основе критериев оценки
Метод на основе применения критериев оценки. Критерии оценки можно
сгруппировать в:
23
Экономическая польза: стоимость программы оценки;
Показатели эффективности (соотношение получаемого результата к
стоимости труда);
Косвенные показатели работы (текучесть кадров, частота поступаемых
заявок о переводе на другие работы, абсентеизм)
Удовлетворенность работающего персонала.
Метод контрольного перечня
Для оценки деятельности служащих, можно применять метод
контрольного перечня. Перечень, как правило, содержит ряд вопросов, которые
предполагают ответ “да или “нет”. Данный метод наглядно показывает была ли
поставлена оценка особо важным видам деятельности, и если была, то были ли
они выполнены на 100%
17
.
Типичные вопросы, которые входят в перечень для оценки работы служб:
Вовремя ли были представлены запрашиваемые отчетности?
Выполняются ли прогнозы потребности в новых рабочих ежегодно?
Как часто обновляются должностные инструкции?
Проходят ли ежегодно все рабочие аттестацию?
Правильно ли проводится найм работников?
Разработаны ли новые методы для проведения анализа?
Всем ли разъяснены перспективы карьерного роста?
В настоящее время служба управления персоналом становится
важнейшим подразделением организации (предприятия). К кадровому
обеспечению системы управления персоналом предъявляются серьезные
требования.
Разрабатывает кадровую политику высшее хозяйственное руководство,
совет акционеров, администрация, кадровая служба. Основные моменты этой
политики широко обсуждаются в коллективе и с профсоюзами, в результате
17
Шапиро, С. А. Основы управления персоналом в современных организациях: уникальный подход,
обеспечивающий эффективную работу компании/ С.А. Шапиро − М.: ГроссМедиа, 2015.