56
-Формирование и укрепление корпоративной культуры компании
-Заключительные положения
Пример структуры Положения по кадровой политике представлен в
Приложении 3.
2. Необходимо разработать концепцию управления персоналом, в
которой были бы в полной мере отражены реальные процессы работы с
персоналом ООО «Академия Профи». Необходимо разработать меры по
оптимизации кадровых технологий, методов, процедур, в частности
разработать специальный регламент по согласованию совместных действий
специалистов Отдела кадров, высших и линейных руководителей.
3. Расширение уровня распределения прав и ответственности по
выполнению функций управления персоналом: уделить внимание разработке
процесса адаптации персонала, оценки персонала, процедуре формирования
кадрового резерва предприятия.
4.Разработать систему аттестации персонала, методы по
комплектованию подразделений. Разработать Положение об адаптации
сотрудников и Положение о порядке прохождения испытательного срока.
Учитывая большое количество вновь принятых на работу работников ООО
«Академия Профи» следует уделить пристальное внимание разработке
данных Положений. В ООО «Академия Профи» выявлено потребность в
регулировании данной сферы работы с персоналом.
5.Разработать план развития Отдела кадров. Работу Отдела кадров
необходимо сделать плановой, при этом сделать акцент на среднесрочное и
долгосрочное планирование. Наметить систему повышения квалификации
сотрудников Отдела кадров. Необходимо дополнительное обучение
сотрудников Отдела кадров по вопросам кадрового делопроизводства. Также
необходимо составление планов индивидуального обучения специалистов в
соответствии с задачами перспективного развития Отдела кадров ООО
«Академия Профи».
57
6. Рассмотренное программное обеспечение Отдела кадров В ООО
«Академия Профи» не отвечает требованиям современности, так как не
содержит признаков электронного документооборота.
Системы электронного документооборота (Electronic Document
Management System) представляют собой взаимосвязанную систему
организационного, технического и программного обеспечения для
управления различными видами документов и информацией. Эти системы
позволяют управлять документами.
В организации не поддерживается система электронного
документооборота. А в условиях современного бизнеса эффективность
работы во многом зависит от эффективности и скорости управления
информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех,
кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы.
Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу,
значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности
сотрудников.
Автоматизация процесса документооборота помогает организации
значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с
информационным обменом, и повысить качество системы управления в
целом.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы
электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют
следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов,
управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция,
хранение.
Внедрение системы электронного документооборота включает в себя
несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно
вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя
набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые
58
позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность
успешного завершения проекта.
Основные этапы внедрения системы электронного документооборота
включают в себя:
Этап 1. Определение базовых процессов и процедур.
Цель данного этапа заключается в четком определении состава
существующих процессов документооборота и процедур обработки
документации. Для этого необходимо провести детальный анализ
существующих процессов и процедур.
В ходе этого этапа необходимо:
-определить процессы верхнего уровня;
-определить детальный состав процессов;
-определить бизнес цели для процессов документооборота;
-определить технические цели для процессов документооборота.
Этап 2. Определение требований к процессам документооборота.
На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в
процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть
автоматизированы.
На данном этапе необходимо:
-провести технологическую оценку процессов документооборота;
-определить бизнес требования к процессам;
-подготовить карты процессов «как должно быть»;
-установить измеряемые характеристики процессов;
-сформулировать технические требования к процессам
документооборота и подготовить техническое задание.
Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного
документооборота.
На основании данных первого и второго этапов необходимо
сформулировать набор критериев для выбора системы электронного
59
документооборота. Критерии выбора системы электронного
документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и
порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.
На данном этапе необходимо:
-классифицировать существующие документы по видам;
-провести оценку существующих форм документов;
-определить состав данных, которые будут перенесены в электронный
вид;
-определить требования к пользовательскому интерфейсу;
-составить набор критериев выбора системы электронного
документооборота.
Этап 4. Выбор системы электронного документооборота.
Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на
основании которых будет работать система электронного документооборота,
выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению
системы электронного документооборота.
На данном этапе необходимо:
-определить состав функций системы документооборота;
-определить вид системы документооборота, наибольшим образом
соответствующий потребностям организации;
-сформировать список возможных поставщиков системы
электронного документооборота;
-выбрать поставщика системы электронного документооборота.
Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного
документооборота.
После выбора поставщика системы электронного документооборота
необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно
много времени, однако время на планирование поможет значительно
60
сократить время на внедрение системы. План может быть разработан
совместно с поставщиком услуг.
План управления проектом должен включать следующие работы:
-проектирование функционала системы;
-внедрение системы;
-тестирование и оценка работы системы;
-опытная эксплуатация системы;
-доработка и настройка системы.
Этап 6. Документирование системы.
Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом.
Целью данного этапа является создание определенных организационных
правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного
документооборота.
На данном этапе необходимо:
-провести обучение персонала;
-разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
-разработать руководства по работе с системой.
Критерии выбора системы электронного документооборота во многом
зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав
критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей
и технических целей процессов документооборота.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и
обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного
документооборота и применяемыми технологиями.
Установка программного обеспечения по управлению и учету кадров
позволит уменьшить затраты на выполнение операций по учету движения
кадров, уменьшить время и снизить операционные затраты на формирование
отчетов по кадрам, организовать документооборот организации
своевременно и точно.
61
3.2. Разработка предложений по совершенствованию основных
направлений кадровой работы организации
Для наглядности внедрения рекомендаций удобно использовать
график с указанием конкретных сроков проведения каждого этапа.
В таблице 18 приведена схема проведения мероприятий. Периоды
времени, отведённые на каждом этапе внедрению рекомендаций – это
примерное количество дней, затрачиваемых на осуществление
рекомендаций.
Таблица 18
Предложения по внедрению новых HR-технологий на
предприятии
Мероприятия
Даты (периоды) выполнения, дни
1
2
3
4
5
6
Заверш
ение
проекта
1. Разработка
кадровой
политики по всем
направлениям
работы с
персоналом
5
2. Разработка
концепции
управления
персоналом
3
3. Разработка
системы
аттестации
персонала,
методы по
комплектованию
подразделений
6
4. Разработка
Положения об
адаптации
сотрудников
4
62
5. Разработка
плана развития
Отдела кадров.
2
6.Внедрение
электронного
документооборот
а
5
Завершение
проекта
20
Таким образом, предложения по внедрению рекомендаций на
предприятии можно представить в виде плана мероприятии, состоящих из 5
последовательных этапов с обусловленным периодом времени.
Одно из существенных ограничений, которое должен учитывать
современный руководитель, — невозможность существования организации
длительно и эффективно без изменений. Для ООО «Академия Профи»
процесс медленных эволюционных изменений возможен в силу
расположения ресурсов - финансовых, временных и заинтересованного
управления. Построим сравнительную таблицу достоинств и недостатков
мероприятий (таблица 19).
Таблица 19
Достоинства и недостатки мероприятий по внедрению новых
HR-технологий на предприятии
Мероприятие
Достоинства
Недостатки
1. Разработка кадровой
политики по всем
направлениям работы с
персоналом
Снижение текучести кадров
Рост производительности
труда
Незначительное влияние
на производственные
показатели деятельности
персонала (низкий рост
производительности
труда)
Высокая
Принципоемкость по
отношению к
ожидаемому
экономическому эффекту
2. Разработка концепции
управления персоналом
Снижение текучести кадров
Рост производительности
труда
Повышение
профессионального уровня
работников
Повышения качества
Незначительное влияние
на производственные
показатели деятельности
персонала (низкий рост
производительности
труда)
Высокая
63
Продолжение Таблица 19
Мероприятие
Достоинства
Недостатки
Принципоемкость по
отношению к
ожидаемому
экономическому эффекту
3. Разработка системы
аттестации персонала,
методы по
комплектованию
подразделений
Снижение текучести кадров
Повышение
производительности труда
Принципоемкость
незначительна по
отношению к ожидаемому
экономическому эффекту
-
4. Разработка Положения
об адаптации
сотрудников
Высокая степень адаптации
сотрудников
-
5. Разработка плана
развития Отдела кадров.
Плановая работа Отдела
кадров
-
6.Внедрение
электронного
документооборота
Установка программы по
кадровому учету «IC Кадры»
Выявим основные задачи руководства по итогам анализа HR -
системы:
1.Дальнейшее совершенствование системы HR-менеджмента
2.Целесообразно разработать мероприятия, направленные на
повышение заинтересованности персонала в постоянном росте
производительности труда.
3. Необходимо дальнейшее совершенствование межличностных
отношений в коллективе. Необходимо пытаться вывести отношения между
работниками на бесконфликтный уровень, оказывать психологическую и
эмоциональную поддержку, учитывать возрастные, индивидуальные и
психологические особенности работников; повышать эффективность
решения руководителем служебных вопросов.
4. Автоматизация процесса документооборота поможет организации
значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с
информационным обменом, и повысить качество системы управления в
целом.
64
Представим общие затраты на мероприятия в таблице 20
Таблица 20
Общие затраты на проведение мероприятий по
совершенствованию работы кадровой службы ООО «Академия
Профи»
Название
Затраты, руб.
Разработать кадровую политику
4800
Разработать концепцию управления
персоналом
2880
Расширить уровень распределения
прав и ответственности по
выполнению функций управления
персоналом
480
Разработка системы аттестации
персонала
5760
Разработать Положение об адаптации
сотрудников и Положение о порядке
прохождения испытательного срока
3840
Разработать план развития Отдела
кадров
1920
Внедрение электронного
документооборота
88000
Итого
107680
Опираясь на данные таблицы 18 по срокам внедрения
соответствующего пункта и средней часовой ставки по предприятию: 120
руб./час - были произведены расчеты затрат на проектирование документов.
Разработка кадровой политики: 40 часов (5 дней по 8 ч)*120 = 4800 руб
и т.д.
65
В таблице 21 представлена оценка эффективности использования
труда на основании эмпирических данных, основанных на ндеятельности
ООО «Академия Профи».
Таблица 21
Оценка эффективности использования труда сотрудников
ООО «Академия Профи»
Показатели
2019г
Проектный
год
Изменение,(%)
1.Среднесписочная
численность работников,
чел.
35
35
-
2.Средняя оплата труда, руб.
25000
26900
145,161
3. Валовый доход
318931
391328
122,7
4. Количество отработанных
дней в году
312
312
-
5.Производительность труда,
руб.
9112,3
11178,2
122,67
Количество рабочих дней отработанных за год: 26 *12 =312 дней
Рассчитанная производительность работников ООО «Академия
Профи» за 2019 г. составляет 9112, 3 руб.
По расчетам производительность труда персонала вырастет на
22,67%.
Эффективность труда персонала ООО «Академия Профи» в
проектном году повысилась.
Эффект от увеличения производительности труда определим по
формуле:
Эп = Р*Дг(П
2
-П
1
)
где Р - количество работников;
Эп – эффект от увеличения производительности;
Дг - количество рабочих дней отработанных за год; (26 *12=312 дней)
П
1
- производительность труда.