54
служба снижала затраты на управление персоналом, а эффективность
персонала, напротив, повышала.
Таким образом, показатели эффективности деятельности кадровой
службы по управлению персоналом ООО «Северо-Запад» за 2013 – 2015 годы
улучшились, что свидетельствует о грамотном управлении трудовыми
ресурсами.
Для оценки эффективности деятельности кадровой службы в ООО
«Северо-Запад» воспользуемся тестом оценки по А.П. Егоршину «потенциал
службы управления персоналом» (Приложение 3).
Из Приложения 3 следует, что отдел кадров в ООО «Северо-Запад» в
целом работает достаточно эффективно, но имеются некоторые недостатки:
функции отдела кадров в ООО «Северо-Запад» ограничены, не используются
методы по комплектованию подразделений предприятия, отсутствует четкая
система аттестации персонала.
Главной задачей по комплектованию подразделений является оценка
правильности состава подобранных специалистов, соответствие установленным
нормам соотношения разных категорий работников, которая позволяет
правильно организовать их труд, полностью использовать квалификацию
работника, что создает хороший психологический климат и обеспечивает
экономичность системы управления.
Аттестация проводится для большинства категорий персонала, но чисто
формально. Основными факторами оценки являются:
- профессиональный опыт, знания, навыки;
- организаторские и деловые качества (исполнительность, собранность,
творческий подход к делу, дисциплинированность).
При этом сотрудники проходят аттестацию только с позиции содержания
работы. Личность человека как таковая оценке не подлежит, иными словами,
нельзя делать выводы, «хорошим» он является в целом или «плохим».
Проанализировав работу кадровой службы ООО «Северо-Запад», можно
сделать вывод, что в деятельности данной службы имеются следующие
55
недостатки:
- на данном предприятии функции отдела кадров ограничены
(перемещение сотрудников, прием на работу, увольнение, оформление
трудовых договоров);
- не разработана система аттестации персонала;
- при отборе кадров используется только один метод – собеседование,
хоть он и является самым распространенным. Необходимо использовать не
только собеседование, так как существует тенденция принятия решения о
кандидате на основе первого впечатления без учета сказанного в остальной
части собеседования, но и другие методы;
- большой процент текучести кадров, в частности, увольнения по причине
неудовлетворенности работой.
3.2. Совершенствование организации работы кадровой службы
предприятия
Кадровая служба ООО «Северо-Запад» может влиять только на три
ключевых параметра эффективности: текучесть персонала, производительность
труда, оптимизация самого персонала и затрат на него.
На сегодняшний день сотрудники отдела кадров ООО «Северо-Запад»
выполняют многие функции. Однако необходимо расширить сферу их
деятельности, дополнив такими функциями, как:
- проведение оценки деятельности каждого работника;
- управление производственными и социальными конфликтами.
Также на предприятии происходит увеличение численности работников,
и сотрудники отдела кадров просто физически не могут справиться с таким
объемом работ. Учитывая все вышеизложенные обстоятельства в ООО
«Северо-Запад» предлагается ввести дополнительную должность ассистента по
кадровым вопросам. Он будет заниматься оформлением документации по
приему, увольнению, перемещению работников, вести личные дела. При этом у
начальника отдела и менеджера появится больше возможностей для лучшего
56
выполнения своих должностных обязанностей. Для экономии денежных
средств сотрудник на новой должности может работать сокращенный рабочий
день – 4 часа или по совместительству. Назначим ей заработную плату исходя
из неполного рабочего дня 10000 рублей в месяц, т.е. 120000 рублей в год.
Обновленная структура отдела кадров будет следующая (рисунок 12):
Рисунок 12. Предлагаемая структура отдела кадров ООО
«Северо-Запад»
Второе мероприятие совершенствования деятельности кадровой службы -
внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки нужных
предприятию работников.
В данном направлении необходимо следующее.
Во-первых, принять меры, чтобы снизить затраты на подбор персонала:
отказаться от услуг кадровых агентств и подбирать персонал исключительно
силами кадровой службы.
Во-вторых, закрывать больше вакансий внутренними кандидатами, то
есть переводить на вышестоящие должности своих сотрудников. Таким
образом, предприятие будет меньше подбирать на стороне.
В-третьих, анализировать эффективность источников размещения
вакансий, тем самым снизив затраты времени (а также денежные затраты).
В настоящее время в большинстве случаев кандидат не может четко
сказать, из какого источника он получил информацию о вакансии. Многие
говорят что-то абстрактное: «Из Интернета» или «Из газеты». Бывают случаи,
когда кандидат называет источник, где предприятие вообще не размещала
Менеджер отдела
кадров
Начальник отдела
Ассистент по
кадровым вопросам
57
никаких объявлений. Причина в том, что многие используют большое
количество источников при активном поиске, нередко в этом помогают близкие
и знакомые.
Чтобы знать, сколько кандидатов приносит каждый источник размещения
информации и рекламы, можно использовать коды.
Алгоритм действий в случае наличия и отсутствия резюме у кандидата
будет несколько разный, поэтому рассмотрим оба варианта.
1. У кандидата есть резюме. В конце объявления о вакансии нужно
написать: «Резюме присылать строго с кодом…», где первая часть кода
обозначает вакансию (ГБ – главный бухгалтер, ТП – торговый представитель,
НС – начальник смены и т. д.). Наличие такого кода в теме письма позволит, не
открывая файл, уже узнать, на какую вакансию резюме пришло, и поместить
его в соответствующую папку. Это сэкономит менеджеру отделам кадров
несколько минут (или больше – в зависимости от количества почты) ежедневно.
Можно посчитать, во что это выльется за месяц. Но еще более значима вторая
часть кода: это обозначение источника, в котором была размещена информация
о вакансии (например: j – job.ru, r66 – «Работа 66», КИ – «Красная искра» и т.
д.). Именно за счет этой части кода отдел кадров сможет вести статистику,
которая позволит выявить самые эффективные источники поиска персонала. И
кадровая служба больше не будет тратить время и деньги на те источники,
которые дают низкую результативность.
2. У кандидата нет резюме. В данной ситуации есть два варианта
действий:
А) В рекламе в разных источниках нужно просить кандидата при звонке
по поводу вакансии назвать «кодовое слово». В сущности, не так уж важно,
будет ли оно каким-то образом ассоциироваться с источником, главное, чтобы
кандидат мог его легко запомнить и произнести.
Б) В разных источниках давать разные номера телефонов (лучше сотовой
связи, так как сделать энное количество сим-карт сейчас не проблема). При
звонке на любой номер телефона кандидат услышит примерно такое сообщение
58
автоответчика: «Здравствуйте! Спасибо, что вы обратились по нашей вакансии
Х. Пожалуйста, назовите четко свой номер контактного телефона и имя. В
течение дня с вами свяжется наш специалист, чтобы договориться о встрече». В
конце дня прослушиваются все сообщения и фиксируется, сколько кандидатов
принес каждый источник.
Проанализировав коды, можно четко увидеть, сколько кандидатов из
каждого источника получает отдел кадров. Таблица анализа может выглядеть
следующим образом:
Таблица 11
Анализ источников привлечения кандидатов
Вакансия
Источник и
тип
размещения
Количество
первичных
откликов
Количество
прошедших
первое
интервью
Количество
прошедших
первое
интервью
Количество
принятых
работников
Рассмотрим, какую информацию из какой колонки можно почерпнуть.
Количество первичных откликов. Здесь оценивается широта охвата. В
данную колонку попадают все полученные отклики, кроме совершенно не
соответствующих по типу вакансии (например, бухгалтер прислал резюме на
вакансию юриста).
Количество приглашенных. Здесь оценивается точность попадания, то
есть насколько отклики соответствуют требованиям предприятия. Например,
при использовании источника X в третьей колонке двадцать кандидатов, а в
четвертой – пять (то есть приглашены 25% откликнувшихся), а при
использовании источника Y в третьей колонке десять кандидатов, а в
четвертой – пять (50%). Очевидно, что в дальнейшем стоит использовать
источник Y, так как мы получаем тот же результат при оптимизации
трудозатрат.
Данные в пятой колонке в соотношении с четвертой показывают,
насколько информативны резюме именно для этой вакансии, стоит ли уделять
значительное внимание их анализу. Если кандидат без резюме – насколько
информативна первичная беседа по телефону.
59
Количество финалистов. Оценивается количество подходящих, с точки
зрения предприятия, кандидатов по итогам всех этапов оценки.
В результате отдел кадров будет использовать только эффективные и
оптимальные с точки зрения временных затрат источники поиска.
Оценить эффективность размещения вакансий в разных источниках
можно и с помощью нескольких ящиков электронной почты. Этот подход
актуален только в случае подбора кандидатов с резюме.
Отдел кадров создает несколько адресов почты и использует каждый для
своего источника размещения вакансии. В этом случае есть существенная
зависимость от технических возможностей и благожелательности ИТ-
специалиста. В идеале каждый адрес электронной почты соответствует даже не
определенному источнику, а одной - единственной вакансии, размещенной в
определенном источнике. И получая резюме, менеджер отдела кадров точно
знаете, из какого источника и на какую вакансию оно пришло.
Успех любой организации зависит от профессионального роста ее
сотрудников. В зависимости от целей и желаемого результата необходимо
выявить и прописать, какими знаниями и навыками должен обладать сотрудник
на той или иной должности. Пять-восемь навыков для решения стандартных
задач, два-три навыка для более сложных задач, один-два навыка для самых
сложных задач.
Далее необходимо определить, какими способами проводить
обучение. Чем более детально будут выделены навыки и конкретные области
знаний, тем проще будет подобрать алгоритм развития умения, а также выбрать
тренинги и обучающие материалы.
Отделу кадров ООО «Северо-Запад» нужно обязательно оценивать
развитие профессионализма сотрудников. Для оценки можно использовать е
различные методы (анкетирование, интервью, метод «360 градусов» и т. п.).
Главное, что нужно понять, – насколько люди загружены работой и как
применяют свои навыки для решения задач.
Провести только опрос после обучения недостаточно. Нужно обязательно
60
проверять, применяют ли работники полученные знания на практике. Также
нужно составить опросник для руководителей, чтобы узнать, появились ли
новые методы в работе сотрудников, улучшились ли результаты.
При оценке эффективности обучения рекомендуется использовать
следующие показатели оценки деятельности сотрудников:
- показатели, характеризующие профессиональные знания, установки и
рабочие навыки сотрудников;
- количественные показатели работы отдельных сотрудников,
подразделений или организации в целом (уровень производительности,
финансовые показатели, количество поступивших жалоб или претензий
покупателей и т. п.);
- качественные показатели работы отдельных сотрудников,
подразделений или организации в целом (качество товаров и услуг,
удовлетворенность потребителей и т. п.).
Кроме того, в настоящее время повышение квалификации руководящих
кадров осуществляется в городе Москве, и является достаточно дорогим. В
городе Великий Новгород Центр «Диалог» организует подобные курсы,
которые менее дорогие, поэтому предлагается повышение квалификации
кадров проводить в г.Великий Новгород.
Рассчитаем экономию денежных средств при изменении места обучения
персонала.
Стоимость курсов в г.Москве продолжительностью 3 дня в расчете на
одного человека рассчитана в таблице 12:
Таблица 12
Расчет расходов на обучение персонала в г.Москве
Статья расходов
Сумма,
руб.
Стоимость курсов
15000
Оплата проезда Боровичи – Москва - Боровичи
3000
Суточные за 3 дня (по 700 рублей в день)
2100
Оплата проживания в гостинице (3 суток)
12000
Итого
32100
61
Рассчитаем стоимость обучения в г.Великий Новгород,
продолжительность также 3 дня в центре «Диалог» в расчете на одного
человека (таблица 13):
Таблица 13
Расчет расходов на обучение персонала в г.Великий Новгород
Статья расходов
Сумма,
руб.
Стоимость курсов
8000
Оплата проезда в автобусе (туда и обратно)
800
Суточные за 3 дня (по 700 рублей в день)
2100
Оплата проживания в гостинице (3 суток)
4500
Итого
15400
За счет того, что повышение квалификации персонала будет происходить
в г.Великий Новгород, ООО «Северо-Запад» получит экономию денежных
средств в сумме 16700 рублей (32100 – 15400) с одного человека. Ежегодно
повышение квалификации проходят 3 человека из управленческого персонала,
поэтому экономия составит 50100 рублей (рисунок 13):
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
г.Москва г.Великий Новгород
город
тыс.руб.
Рисунок 13. Расходы на повышение квалификации персонала в
г.Москве и г.Великий Новгород
Для начальников цехов и мастеров участков целесообразно организовать
и провести тренинг по управлению персоналом. Участие в тренинге могут
принять 15 человек. Рассчитаем эффективность данного обучающего
мероприятия.
Экономия
62
Таблица 14
Расчет затрат на тренинг для мастеров и начальников участков
Статья расходов
Сумма,
руб.
Оплата услуг стороннего тренера
15000
Заработная плата участников тренинга (за 2 дня)
31560
Итого
46560
Далее подсчитаем, какие доходы ООО «Северо-Запад» получит от
обучения. Во-первых, улучшилось качество управленческих навыков всех 15
человек. Во-вторых, в результате обучения планируется, что текучесть
рабочего персонала снизится и составит 13% (до проведения обучения она
составляла 27%), что соответствует снижению затрат на подбор, обучение и
адаптацию примерно 23 человек.
Затраты на подбор, обучение и адаптацию 1 человека в 2015 году
составляли 2520 рублей, то есть на 23 человека затраты составят:
2520 руб. х 23 чел. = 57960 руб.
Таблица 15
Расчет эффективности затрат на тренинг для мастеров и
начальников участков
Показатель
Значение
Затраты на тренинг, руб.
46560
Снижение затрат на подбор и адаптацию персонала,
руб.
57960
Доход от проведения обучения, руб.
11400
Эффективность тренинга, % (11400 : 46560) х 100
24,5%
Итак, показатель экономической эффективности для проведенного
тренинга по управлению персоналом равен 24,5%.
Общий экономический эффект от изменения системы обучения кадров
составит:
50100 руб. + 11400 руб. = 61500 руб.
Таким образом, в ООО «Северо-Запад» предлагаются следующие
рекомендации по совершенствованию эффективности кадровой службы:
- ввести дополнительную должность ассистента по кадровым вопросам;
- изменить методы поиска работников;
63
- оценивать эффективность различных источников поиска работников;
- изменить систему обучения сотрудников.
Представим основные направления совершенствования кадровой службы
ООО «Северо-Запад» и расходы на их осуществление в таблице 16:
Таблица 16
Основные направления совершенствования эффективности
работы кадровой службы ООО «Северо-Запад»
№
Мероприятие
Результат
Экономический
эффект, руб.
1
Введение
должности
ассистента по
кадровым
вопросам
Улучшение показателей
работы кадровой службы
2
Анализ
эффективности
размещения
вакансий
Обеспечение потребности
предприятия в рабочей
силе в необходимых
объемах и требуемой
квалификации
3
Изменение
системы
обучения
персонала
Повышение квалификации
персонала,
производительности труда
и качества продукции
61500
В результате предложенных мероприятий по совершенствованию
кадровой службы в ООО «Северо-Запад» создадутся условия для
высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности,
мотивированности, самодисциплины, у работников выработается привычка к
взаимодействию и сотрудничеству.