14
гражданства РФ;
- руководители организуют бесперебойную деятельность вверенного им
подразделения, контролируют правильность оформления документов и их
соответствие нормам действующего законодательства, а также подготавливают
внутреннюю управленческую отчетность.
Разрабатывая профессиональный стандарт кадровика, Минтруд
определил в нем уровни квалификации для каждой трудовой функции
специалистов:
5 уровень (предполагает наличие среднего профессионального
образования) – документооборот по учету кадров, их приему, перемещению и
увольнению;
6 уровень (бакалавриат и дополнительное профильное образование) –
администрирование документооборота, организация аттестаций специалистов и
их проведение, организация обучения и стажировок персонала фирмы,
разработка систем оплаты труда, премирования и нематериальной мотивации,
разработка корпоративной политики и контроль за ее внедрением;
7 уровень (магистратура либо стаж работы по специальности не менее 5
лет и наличие дополнительного профобразования) – операционное и
стратегическое управление персоналом, разработка системы мотивации,
кадровое планирование.
Компания имеет право нанять соискателя, не соответствующего
профессиональным стандартам, если будет уверена в том, что он
удовлетворительно справится со своими текущими обязанностями. Такой
вывод следует из апелляционного определения ВС РФ от 12.03.2015 г. за №
АПЛ15-57. Обычно кадровики трудятся в нормальных (разрешенных) условиях,
поэтому в законе не предусмотрены дополнительные ограничения, касающиеся
уровня их квалификации. Соответственно, применение профессиональных
стандартов для этой категории специалистов обязательно не для всех фирм.
Руководствуясь профессиональными стандартами, организация может
разработать для сотрудников своей кадровой службы должностные инструкции.
15
Если перечень текущих обязанностей действующего работника расширяется, в
его должностную инструкцию могут быть внесены соответствующие
изменения. Сотрудника придется известить о них заранее: как минимум за 2
месяца до их вступления в силу.
Итак, в настоящий момент императивной нормы, предусматривающей
необходимость обязательного внедрения профессиональных стандартов в
организации, нет. Вместе с тем, возможность выплаты некоторых льгот,
поощрений, компенсаций, назначения на ряд должностей напрямую связана с
применением утвержденных профессиональных правил.
Помимо этого, нормативные документы такого рода следует принимать
во внимание при разработке тарифных сеток по оплате труда в компании.
Данный факт напрямую следует из положений частей 8 – 9 статьи 143
Трудового Кодекса РФ.
Внедряя профессиональный стандарт кадровика, Минтруд позаботился и
о работниках. Изучив нормативные положения этого документа, каждый
сотрудник может понять, в какой мере он соответствует требованиям к той или
иной должности. При возникновении такой потребности человек может
самостоятельно принять меры, направленные на повышение своей
квалификации. Например, получить дополнительное образование.
Если действующий сотрудник не в полной мере соответствует
профессиональным стандартам для кадровиков, по такому основанию уволить
его не разрешается. В настоящее время подобная норма не предусмотрена ни в
Трудовом кодексе РФ, ни в самом постановлении Правительства, касающемся
применения этих профессиональных стандартов.
Если квалификация или образование вашего кадровика не удовлетворяют
профессиональным стандартам, ему следует предложить пройти курсы
переподготовки или дополнительно получить соответствующее образование.
Работника, который по каким-либо причинам перестал соответствовать
положениям внутренних нормативных документов, допустимо увольнять
только по итогам аттестации.
16
1.2. Документационное обеспечение, учет и отчетность в работе
кадровой службы
Все документы, которые оформляются и ведутся в отделе кадров,
содержатся в номенклатуре дел. Номенклатура дел отдела кадров – важнейший
документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и
делах организации. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления,
однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием
сроков их хранения и другой информации.
Процесс составления номенклатуры дел описан в разделе 3.4 Основных
правил работы архивов организаций. Необходимо сказать, что в отдельные дела
могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость
для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами
об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно
вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы,
которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе
и названии.
Номенклатура дел отдела кадров обычно включает в себя следующие
документы:
Во-первых, нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по
вопросам кадрового обеспечения.
Во-вторых, локальные нормативные акты. Локальными нормативными
актами называются внутренние документы организации, устанавливающие
права и обязанности работодателя и его сотрудников (в том числе отдельных
категорий работников). К ним относятся различные инструкции, положения,
правила. Локальная документация такого рода рассчитана на неоднократное
применение (в отличие от индивидуальной документации – приказов,
распоряжений и т. д.), а частоту и периодичность ее изменения определяет сам
работодатель.
«Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым
17
правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику.
Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов,
следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным
документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку,
стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих
реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.),
регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным
актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию
(организации). Документы должны быть согласованы между собой»
4
.
Конкретный перечень локальных актов каждая компания определяет
самостоятельно (Приложение 1). Как правило, его утверждает приказом
руководитель организации.
Все документы из списка должны оставаться доступными на случай
проверки, поскольку инспектор вправе запросить любой из них для
ознакомления. Если при проведении проверки государственным инспектором
труда выяснится, что организация не располагает всеми необходимыми актами,
проверяющий выдаст предписание о необходимости утверждения недостающих
документов, а при повторном нарушении может инициировать возбуждение
административного производства по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об
административных правонарушениях («Нарушение законодательства и иных
нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»).
Невнимательное отношение к вопросам оформления локальной документации
нередко влечет предупреждение или наложение административного штрафа на
виновное должностное лицо или организацию в целом.
Работодатель вправе разрабатывать дополнительные акты, исходя из
специфики деятельности организации. Положения о премировании, оплате
труда, отпусках считаются не обязательными, но весьма полезными
документами, позволяющими систематизировать важную для сотрудников
4
Лагерева К. А. Развитие службы управления персоналом на предприятии // Молодой ученый. - 2015. -
№12. – С.351.
18
компании информацию.
Нельзя применять и локальную документацию, разработанную без учета
мнения профсоюза, если таковой представлен на предприятии (Приложение 2).
В остальном же следует руководствоваться практическими соображениями:
например, если организация планирует проводить обучение сотрудников на
производстве, учебный процесс следует регламентировать с помощью
соответствующих нормативных актов – положения о квалификационном
экзамене, положения о производственном обучении, положения о
квалификационной комиссии и других документов соответствующей тематики.
Каждый новый документ – положение, свод правил, инструкция –
утверждается приказом руководителя организации. Необходимо датировать
локальную документацию и знакомить сотрудников с ее содержанием в
кратчайшие сроки: пока работник не ознакомлен с новыми требованиями,
правилами и стандартами, на его деятельность они не распространяются.
В-третьих, организационные документы: журнал ознакомления с
локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал
учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков.
Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета
заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой
книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в
служебные командировки и прибывающих из других организаций в
командировки.
В-четвертых, документы по учету кадров и оформлению трудовых
отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по
оформлению командировки, личная карточка формы № Т-2 на каждого
работника, трудовые книжки и прочие документы.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по
кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется
вести следующие журналы:
19
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения
продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а
также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника.
В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить
выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого
количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении
срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания.
Это необходимо в связи с требованием, установленным статьей 79 Трудового
Кодекса РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в
связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не
менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие
о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор
считается заключенным на неопределенный срок (статья 58 Трудового Кодекса
РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного
учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества
сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод,
увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном
журнале;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10
Трудового Кодекса РФ.
Следует отметить, что в компании могут отсутствовать некоторые
вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а
должностные обязанности могут быть включены в положения трудового
договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных
документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным
рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких
работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении
20
работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об
охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень
сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями
работники должны быть ознакомлены под роспись. Если в организации
принято разделять рабочий день на части, то порядок такого разделения
следует прописать в соответствующем локальном акте (статья 105 Трудового
Кодекса РФ). Также потребуется локальный акт, чтобы зафиксировать условия
получения сотрудниками дополнительного профессионального образования
(часть вторая статьи 196 Трудового Кодекса РФ).
«По данным кадрового учета организации можно построить
разнообразные отчеты для анализа накопленной информации»
5
. Следовательно,
в зависимости от того, какую цель преследует работодатель от полученных
отчетов, организация вправе установить самостоятельно как перечень
внутренней отчетности, так и требования, предъявляемые к оформлению
отчетов о кадровой работе (например, отчет по отпускам, отчет о приеме
работников, отчет об увольнении, списки работников организации и т.д.).
К основному отчету организации относится обязанность заполнять и
сдавать статистическую отчетность по кадрам. К такому отчету относится
форма № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении
работников», которую должны представлять все организации (и их
обособленные подразделения), не являющиеся субъектами малого
предпринимательства.
Отдел кадров для обеспечения функционирования различных
подразделений и служб подготавливает значительный объем распорядительной,
плановой, учетной, рабочей и другой документации. Оптимизация работы
персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом
приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все
более технологичной, системной и качественной.
5
Михайлов Ф. Б. Управление персоналом: Классические концепции и новые подходы. - Казань, 2013. –
С.89.
21
1.3. Оценка эффективности работы кадровой службы
Эффективное управление кадрами на современном этапе формируется не
произвольно, а в соответствии с потребностями и целями производства.
Поэтому состав кадров, организационная структура, требования к работникам
зависят от содержания и трудоемкости функций управления кадрами
и спецификой предприятия. Эффективная система управления кадрами должна
уметь приспосабливаться к изменяющимся целям объекта управления
и условиям его работы, а также учитывать перспективы развития предприятия
в целом. Современному руководству в своей работе необходимо учитывать, что
организационная структура и состав кадров оказывают огромное влияние на
эффективность работы всей организации.
«Основным критерием эффективности становится более полное
использование потенциала сотрудников. Службы по управлению персоналом
стремятся привести в соответствие интересы сотрудника с интересами
организации, что повышает личную заинтересованность работников в
повышении эффективности деятельности»
6
.
Кадровые службы стремятся интегрировать все сферы работы с кадрами с
момента вхождения человека в организацию до его высвобождения либо
выплаты пенсионного вознаграждения. Реализуют многие функции, ранее
находящиеся в юрисдикции других организационных подразделений, расширяя
свою деятельность. Разрабатывают системы стимулирования и мотивации
трудовой деятельности, управляют профессиональным продвижением по
службе, разрабатывают системы найма, профориентации и адаптации
персонала, предотвращают конфликты и стрессы, изучают рынки трудовых
ресурсов и многое другое.
На продуктивность управления также влияет работа по привлечению
персонала, обеспечение всех структурных подразделений необходимой, а
6
Сагитдинов М.П. Оценка эффективности работы персонала // Вопросы экономики - 2015. - №6. –
С.49.
22
главное качественной рабочей силой.
Не менее важным фактором повышения эффективности деятельности
кадровой службы является кадровая работа, направленная на
совершенствование трудовых отношений, между сотрудниками, сотрудниками
и организацией, а также сотрудниками и внешними постоянно меняющимися
политическими, экономическими, правовыми условиями. Создание
благоприятного морального климата, комфортных для работы условий,
использование в работе преимущественно гуманистического стиля управления.
На основании анализа работы специалиста отдела кадров, можно
выделить наиболее значимые показатели его эффективной деятельности:
- своевременность предоставления запрашиваемой информации;
- отсутствие ошибок в кадровых документах;
- выполнение установленного объема работы;
- соответствие срокам обработки кадровой информации.
Эти показатели могут использоваться как критерии оценки и выражаться
качественными или количественными показателями.
«Эффективность управления кадровой службой может быть
охарактеризована через оценку рациональности организационной структуры
кадровой службы. Поскольку прямых показателей эффективности структуры
нет, используются косвенные критерии, такие как затраты на содержание
данной структуры управления и их доля в общей сумме производственных
затрат предприятия, ее простота (количество иерархических уровней, размер
структуры, количество отделов и «мостов» связи, профиль и однородность
задач каждого отдела) и другие»
7
. Известно, что чем многочисленнее и сложнее
связи, чем большее количество иерархических уровней, тем ниже
эффективность функционирования системы управления. Наличие слишком
большого количества структурных подразделений приводит к тому, что одну и
ту же функцию выполняют несколько структурных подразделений, что
затрудняет координацию и согласование деятельности, увеличивает количество
7
Система работы с кадрами управления / Под ред. В.А. Шаховой. – М.: Мысль, 2013. – С.109.
23
руководящих должностей, снижает степень загруженности работников,
приводит к удорожанию содержания аппарата.
Основными косвенными критериями эффективности деятельности
службы управления персоналом являются показатели качества расстановки
работников по рабочим местам (должностям), текучести и сменяемости кадров,
состояния трудовой и исполнительской дисциплины.
Чтобы провести оценку эффективности деятельности служб управления
персоналом можно использовать тест, разработанный А.П. Егоршиным
8
. Тест
состоит из 10 критериев оценки и дает представление о фактическом
положении работы службы управления персоналом («как есть»), а так же его
проектное значение («как должно быть»), представленных в таблице 1.
Таблица 1
Оценка эффективности деятельности кадровой службы
№
п/п
Критерии оценки
Фактическое
значение
Балл
Проектное
значение
Балл
1
Функции системы
управления
персоналом
2
Система приема на
работу
3
Комплектование
подразделений
4
Контрактная система
5
Должностные
инструкции
6
Обучение персонала
7
Должностные
продвижения
8
Аттестация
9
Увольнение
10
Политика сокращения
штатов
Итого
Итого
Рассмотрим методику присваивания баллов.
1. Функции системы управления персоналом:
- только оформление документов – 1 балл;
8
Егоршин А.П. Управление персоналом. - Нижний Новгород, 2015. – С.209.