14
источников для удовлетворения потребностей персонала; отбор-назначения,
подготовка и повышение квалификации персонала; организация и оценка труда,
формирование стабильных коллективов, укрепление дисциплины и т.д.
Основные функции отдела кадров включают:
-определение кадровых потребностей организации и подбор персонала в
сотрудничестве с руководителями подразделений;
-анализ текучести персонала, поиск методов борьбы с высоким уровнем
текучести;
-внедрение систем мотивации;
-обучение персонала предприятия;
-оформление личных документов сотрудников, выдача по требованию
сертификатов и копий документов;
-операции с рабочими записями (получение, выдача, заполнение и
хранение документов);
-ведение учета отпусков, составление графиков и обработка отпусков в
соответствии с действующим трудовым законодательством;
-организация оценок сотрудников;
-подготовка планов повышения квалификации сотрудников [9, с. 34].
Наем, отбор и набор. При выборе персонала работодатели имеют дело с
людьми, которые стремятся достичь своих целей, выбирая организацию.
Аналогичным образом, менеджеры стремятся достичь своих целей, удаляя
кандидата. Кроме того, следует иметь в виду, что люди ищут не только работу,
а именно ту, которая их устраивает. Плохой выбор работы может иметь
неустранимые последствия как для кандидата, так и для менеджера и
организации в целом.
Когда вакантная должность появляется по какой-то причине, например,
изменение работы или продвижение по службе в организации, отправной
точкой должно быть рассмотрение самой работы. Если вы собираетесь найти
подходящего человека для конкретной работы, вы должны иметь точное
представление о характере самой работы, квалификации и качествах кандидата,
15
необходимых для этого, это самая важная часть предварительной подготовки
при выборе кандидата, которая часто недооценивается. Сбор этой информации
обычно осуществляется в три этапа:
- анализ содержания работы;
- описание характера работ (инструкция по работе);
- требования к персоналу (требования к работе) [3, с. 47].
Анализ содержания-это процесс систематического и подробного
изучения содержания работы. Этот анализ может быть выполнен с
использованием различных методов. Если это касается рутинной работы,
простое наблюдение может быть хорошим источником информации. Иногда
они прибегают к помощи прямых переводчиков или их начальников (мастеров,
бригадиров и т. д.). Однако в таком исследовании влияние субъективных
факторов сильно влияет, так как люди на любом официальном уровне обычно
преувеличивают важность своей работы. Метод прямого систематического
анализа рабочего состояния с помощью списка контрольных точек может быть
успешно принят любым менеджером.
На основе анализа содержания работ составляются рабочие инструкции,
в которых кратко описываются основные задачи, необходимые навыки,
ответственность и полномочия исполнителя [7, с. 25].
Следующим этапом подготовительной работы является установление
требований к типу исполнителя, который необходим для выполнения задания.
Основываясь на предыдущем анализе, вы должны как можно точнее
определить навыки, знания, квалификацию и качества, которые вам
понадобятся для выполнения этой работы, а также практический опыт и черты
характера. В большинстве случаев они стремятся точно определить
желательные характеристики. Однако в любом случае выбрать идеального
кандидата невозможно. Поэтому необходимо установить основную минимум
требований, которые должен выполнить кандидат. Конечно, здесь есть еще
одно более важное обстоятельство: кандидат должен интегрироваться в
существующую рабочую среду, в коллектив, где он должен работать.
16
Второй шаг – найти человека, который будет соответствовать этим
критериям. Особенно важны источники набора персонала. Когда организации
должны принимать новых работников, возникает два вопроса: где искать
потенциальных работников (источники) и как информировать кандидатов о
существующих вакансиях (методах). Существует два возможных источника
набора: внутренний (сотрудники компании) и внешний (люди, которые не
связаны с бизнесом) [10, c. 114].
Многие компании практикуют создание объявлений о найме в самой
компании. Преимущества такой практики в том, что люди, участвующие в
отборе, могут заранее знать кандидатов на эту должность, их качество как
работников (что, однако, может быть недостатком).
Источниками могут быть:
- Бывшие сотрудники, которые покинули организацию по собственному
желанию. Они могут назначить других кандидатов. Но оба, независимо от их
предыдущей работы, должны быть тщательно изучены.
- Случайные кандидаты, которые сами обращаются к работе. Есть два
качества, которые говорят в их пользу: они обычно знают что-то о деятельности
вашей компании, и более вероятно, что у них есть чувство лояльности к ней
[32, c. 75].
- Школы, колледжи, учреждения, университеты, коммерческие школы и
учителя этих и других учреждений. Как правило, большинство учебных
заведений имеют службы занятости для своих студентов и выпускников. В то
же время учителя хотят, чтобы их выпускники получили соответствующую
работу [15, с. 28].
Клиенты и поставщики могут предложить необходимые кандидаты.
Кроме того, это сотрудничество клиентов с поставщиками способствует
созданию хороших отношений между ними.
Важную роль в наборе кадров играют государственные и коммерческие
агентства по трудоустройству. Надежное агентство может быть очень полезно
для идентификации кандидатов на работу, поскольку оно может проводить
17
предварительные собеседования и рассматривать отдельных кандидатов.
Реклама по сравнению с вышеупомянутыми методами выбора
требуемых профессионалов может либо дополнять их, либо быть основным
источником найма [14, с. 258].
Третий этап. Квалификационное интервью – основная цель – получить
ответ на вопрос, заинтересован ли кандидат в этой работе и способен ли он это
сделать. В этом случае, как правило, необходимо сравнить несколько
кандидатов. Ответы на следующие три вопроса должны быть получены во
время отборочного интервью:
-сможет ли кандидат выполнить эту работу?
- он его казнит?
- подходит ли кандидат для этой работы (будет ли он лучшим)?
Учитывая трудности с ответом на эти вопросы, критерии включены в
квалификационный план интервью, чтобы определить, удастся ли кандидатам
справиться с предлагаемой работой [14, с. 259].
Этап окончательного решения очень важен. Практика показывает, что
неполноценность решения может быть основана на различных моментах,
включая внешние данные кандидата, принадлежность к определенной
социальной группе, пол или просто тот факт, что кандидат и интервьюер
учились в учебном заведении. Необоснованность решения может исходить из
того, что кандидат находит особое качество, на основе которого предполагается
иметь ряд других качеств (их присутствие интервьюер часто разумно вычитает
из этого качества, фактически доступного кандидату). В общем, интервьюеры
склонны переоценивать или недооценивать своих кандидатов.
Обсуждение контракта. На этапе квалификационного интервью также
обсуждается контракт, который является частью процесса найма и происходит
до и после решения о найме. Поэтому предложения, сделанные в ходе
собеседования, даже устно, являются частью контракта.
Оформление договора. Любой контракт подразумевает, что кто-то
делает предложение, а кто-то другой его принимает. Минимальный объем
18
информации о сроках и условиях контракта, который должен быть
предоставлен сотруднику, включает в себя следующую информацию:
- названия сторон (работодатель и работник);
- название работы;
- дата начала (и дата истечения срока действия контракта, если контракт
на данный период);
- тариф или указание способа расчета заработной платы;
- периодичность оплаты;
- праздничные дни и их оплата;
- правила выдачи и оплаты пропусков в случае болезни или несчастного
случая;
- план расчета пенсии и указание того, применяется ли государственная
система пенсионного страхования к работнику;
- процедура подачи жалобы;
- период, в течение которого работник должен быть уведомлен или
просить о прекращении работы до его фактического прекращения [16, c. 8].
Указанный документ должен содержать все перечисленные элементы и
может адресовать сотрудника к другим документам.
В дополнение к вышеуказанным методам существуют и другие методы
отбора персонала. Квалификационное интервью остается широко
практикуемым методом отбора, вероятно, также потому, что работодатели
имеют возможность лично ознакомиться с кандидатами. Однако, чтобы
противостоять потенциальным предубеждениям интервьюеров, последние
разработки методов отборочного интервью учитывают;
-более тщательная подготовка интервьюеров, направленная на
устранение предрассудков и обучение их оценке кандидатов на основе списка
претензий, составленного в результате анализа предлагаемой работы;
-использование собеседования с более четкой структурой, которая
прослеживает прямую связь с спецификой предлагаемой работы и поведением
кандидата в гипотетических ситуациях, моделирующих технические проблемы,
19
решаемые в реальных условиях работы;
-использование жизненных историй, содержащих информацию о
прошлой деятельности кандидата, его интересах и достижениях, что позволяет
прогнозировать его поведение при выполнении будущей работы. В этих
биографических вопросниках акцент может быть сделан на таких аспектах, как
семья, образование, досуг или занятость. Кандидату может быть предложено
рассказать о своих прошлых достижениях с точки зрения уровня квалификации
и навыков, необходимых для выполнения его работы. Дополнительная
важность такой оценки достижений кандидата по сравнению с требуемым
уровнем квалификации объясняется тем, что она позволяет определить
потребности кандидата в последующем обучении при найме;
-более широкое использование тестов с типичными примерами рабочих
ситуаций, предлагаемыми кандидатам, и оценка их выполнения. В большинстве
случаев такие тесты используются в рамках выполнения канцелярских,
наборных и чисто механических работ, но оценка организационного и
профессионального уровня имеет смысл в специальных центрах, где
оцениваются эти качества претендентов [18, с. 62].
Четвертый этап. Бизнес-оценка персонала – это целенаправленный
процесс определения соответствия качественных характеристик персонала
(возможностей, мотивов и свойств) требованиям работы или места работы.
На основе указанной степени соответствия в основном решаются
следующие задачи:
-выбор места в организационной структуре и определение
функциональной роли оцененного сотрудника;
-разработка возможных способов улучшения профессиональных или
личных качеств сотрудника;
-определение степени соответствия указанным критериям
вознаграждения и определить его стоимость [8, с. 11].
Кроме того, оценка бизнеса персонала может помочь в решении ряда
дополнительных проблем:
20
-обратная связь со специалистом по профессиональным,
организационным и другим вопросам;
-удовлетворения потребностей работника в оценке его собственной
работы и качественных характеристик [10, с. 134].
Оценка бизнеса является важным элементом процесса развития
персонала.
Бизнес-оценка работника чаще всего проходит в форме аттестации.
Аттестация является распространенной формой работы с персоналом, активно
используемым предприятиями, учреждениями и организациями и регулируется
рядом официальных документов и соответствующих методов.
Выполнение сертификации персонала включает в себя несколько этапов:
-подготовительный;
-подготовка набора необходимых документов по сертифицированным
работникам;
-организация сертификации;
-использование результатов сертификации [11, c. 138].
На подготовительном этапе принимается решение о проведении
аттестации, определяются сроки ее завершения, составляются списки
сертифицируемых работников, определяется количественный состав
аттестационной комиссии.
Все эти документы являются юридически обязательными: заказ
выдается предприятием (организацией) на сертификацию работников, с
указанием дат, состава оценочных комиссий и сроков их работы. В приложении
к постановлению содержится положение о сертификации.
Руководители и специалисты, проработавшие на этом посту менее года,
беременные женщины, женщины с ребенком до года и т.д. освобождаются от
аттестации.
Предметом оценки является лицо, группа лиц, орган, право которого на
оценку работников предопределено. Чаще всего сертификационная комиссия
выступает в качестве субъекта оценки [13, с. 185].
21
Комиссия по сертификации возглавляется председателем, в состав
которого входят члены комиссии и секретарь. В качестве членов комиссии,
руководителей, ведущих специалистов различных структурных подразделений
предприятия, представителей общественности (профсоюза), экспертов,
высококвалифицированных специалистов, уполномоченных проводить оценку.
Как эксперты, сотрудники этого подразделения, хорошо осведомленные о
сертификациях, также могут действовать. Состав комиссии по оценке не
превышает 5-6 человек.
График аттестации доводится до сотрудников не менее чем за месяц до
начала аттестации, а документы в комиссию должны быть представлены не
менее чем за две недели до аттестации. Это чаще всего аттестационный лист и
отзыв-характеристика. В листе содержится объективная информация о
сотруднике: образование, выслугу лет по специальности, на предприятии, на
должностях и т. д. эта информация готовится сотрудниками кадровой службы
[37, c. 633].
Сертификационная комиссия рассматривает представленные ей
документы, заслушивает сообщение о сотруднике, о достигнутом прогрессе и
недостатках, о результатах текущих оценок и на этой основе, учитывая
дискуссию, в отсутствие открытого сертифицированного голосования, дает
одну из следующих окончательных оценок:
-соответствует занимаемой должности;
-соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и
выполнения рекомендаций аттестационной комиссии, с новой сертификации
спустя год;
-не соответствует занимаемой должности. Работник предъявляется к
решению комиссии, указывая на сильные и слабые стороны его работы.
Комиссия может выносить рекомендации в отношении продвижения по службе
(профессионального роста) или необходимости повышения квалификации.
Заносится в отчет заседание аттестационной комиссии. Важно, чтобы
сертификация работников проходила в дружественной среде, чтобы комиссия
22
понимала ответственность за обеспечение объективности оценки [17, с. 498].
Эффективность аттестации повышается, если с ней связаны
определенные юридические последствия: продвижение по службе, перевод на
более высокую должность, увольнение и т. д. Поэтому в результате аттестации
выдается ордер, который утверждает его результаты, принимаются решения об
изменениях в назначении персонала, заработной плате должностных лиц,
зачислении перспективных работников в резерв для увеличения, поощряются
положительные сертифицированные работники и т. д.
В целом содержание кадровой службы является преднамеренной
деятельностью, направленной на создание рабочей группы, которая наилучшим
образом поможет согласовать цели и приоритеты компании и ее сотрудников.
Кадровая политика должна быть ориентирована на своих сотрудников, что
позволит обеспечить наиболее эффективный набор персонала в организации.
1.3 Основные показатели оценки эффективности работы кадровой
службы организации
В качестве критериев оценки работы персонала выступает система
показателей работы предприятия.
Под системой показателей труда следует понимать совокупность
количественных и качественных счетчиков степени эффективности применения
труда в производственном процессе [15, с. 30].
Предпосылкой и основой производственного процесса являются люди,
руководители. Учитывая этот фундаментальный критерий для оценки
эффективности управления персоналом, безопасность компании может быть
определена рабочей силой. Особое внимание уделяется анализу безопасности
предприятия сотрудниками наиболее важных профессий. Необходимо
проанализировать качественный состав рабочей силы по квалификации. Для
оценки соответствия квалификации работников сложность выполненных работ
сравнивается со средним тарифом работников, рассчитанным по взвешенной
арифметике. Если фактическая рабочая нагрузка меньше ожидаемой рабочей
23
нагрузки и ниже средней рабочей нагрузки, это может привести к производству
некачественных продуктов. С учетом важности этого показателя, влияющего на
эффективность работы персонала в целом, необходимо постоянно
анализировать и учитывать деятельность, направленную на улучшение работы
персонала.
Качество управления во многом зависит от уровня образования
административного и управленческого персонала. Поэтому необходимо
проверить, соответствует ли административный и рабочий персонал
фактическому уровню образования каждого сотрудника, а также изучить
вопросы, связанные с наймом, профессиональной подготовкой и повышением
квалификации. Анализируя динамику и реализацию квалификационного плана
работников предприятия, следует изучить такие показатели, как процент
работников, зачисленных в высшие и средние учебные заведения,
специализирующиеся на системе профессиональной подготовки работников
предприятия. Реализация и реализация плана повышения квалификации
работников способствуют повышению производительности труда и
положительно характеризуют работу предприятия [20, с. 11].
В системе мер, направленных на повышение эффективности
предприятия и укрепление его финансового положения, важное место
занимают вопросы управления рабочей силой. Для оценки этого можно
использовать индикатор-использование рабочего времени. Баланс рабочего
времени устанавливается в зависимости от организации, иногда даже отдельно
для каждой группы работников с одинаковым графиком работы и регулярным
временем отпуска. Это связано с тем, что средняя продолжительность обычного
отпуска в разных подразделениях предприятия может быть разной. Плановый
баланс рабочего времени рассчитывается на отдельных элементах. Баланс
рабочего времени устанавливается в три этапа:
- расчет среднего реального числа рабочих дней;
- установление средней продолжительности рабочего дня;
- определение полезного (эффективного) фонда рабочего времени в