54
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ОАО «1-Я МИНСКАЯ ПТИЦЕФАБРИКА»
3.1 Мероприятия по повышению эффективности организации
работы кадровой службы ОАО «1-я Минская птицефабрика»
Исследование, проведенное во второй главе, показало, что основными
проблемами кадровой политики в ОАО «1-я Минская птицефабрика» являются:
отсутствие программы адаптации персонала; неразвитая система подготовки
персонала. Кроме того, работа кадровой службы предприятия достаточно
трудоемкая, что характеризуется заполнением многочисленной рабочей и
отчетной документации.
Для совершенствования работы кадровой службы в ОАО «1-я Минская
птицефабрика» предлагаем следующие мероприятия:
-установить автоматизированные контрольно-пропускные устройства,
которые позволят улучшить эффективность использования рабочего времени за
счет повышения трудовой дисциплины;
-усовершенствовать процедуру социальной адаптации персонала;
-разработать программу профессиональной подготовки и повышения
квалификации сотрудников организации.
Охарактеризуем каждое мероприятие.
Организация автоматизированной проходной является экономически
эффективным мероприятием, так как улучшит эффективность использования
рабочего времени за счет повышения трудовой дисциплины за счет реализации
следующих задач:
-ведение базы данных персонала с фотографиями пользователей;
-табельный учет рабочего времени;
-вывод необходимой для отдела кадров информации в виде табелей и
текстовых файлов;
-предотвращение повторного использования одной и той же карточки
55
для входа на объект без выхода с него;
-составление графиков работы отдельных сотрудников, бригад, смен и
т.д.;
-получение отчетов по посещениям, опозданиям, ушедшим раньше,
нарушениям;
-поддержание трудовой дисциплины, что, в свою очередь, приводит к
росту прибыли предприятия.
Реализация новой процедуры социальной адаптации персонала
организации направлена на достижение следующих целей:
-разработка системы документации, которая регулирует и
институционализирует процедуру социальной адаптации персонала (план
адаптации персонала, правила наставничества, памятная записка нового
сотрудника);
-повышение эффективности работы персонала за счет
удовлетворенности работой и организационного климата организации;
-повысить конкурентоспособность компании, чтобы достичь за счет
снижения текучести персонала и быстрого ввода новых сотрудников в команду;
-используя новую процедуру социальной адаптации, улучшить
вступление новых сотрудников в жизнь компании и максимизировать
творчество уже занятых сотрудников;
-улучшить сплоченность и внутреннюю интеграцию, что приведет к
развитию команды в целом.
Разработка проекта по совершенствованию процедуры социальной
адаптации проходит в три этапа:
-решить вопрос о необходимости разработки и совершенствования
проекта процедуры социальной адаптации персонала в ОАО «1-я Минская
птицефабрика». Это решение было принято на основе анализа организации,
проведенного во главе 2 этой работы.
-Разработка и формализация программы с использованием
вышеприведенных документов, регулирующих принципы совершенствования
56
процесса социальной адаптации.
-Разработка плана действий по адаптации.
План адаптации в ОАО «1-я Минская птицефабрика» представляет
собой документ для сотрудников отдела кадров, имеет особенную структуру и
предусматривает процедуру социальной адаптации для вновь набранных
сотрудников. План адаптации должен быть одобрен руководителем отдела
кадров и генеральным директором. План действий по адаптации состоит из
пяти основных этапов:
I этап (первая неделя) - подготовительный этап.
Этап II (вторая неделя) - начальный период.
Этап III (Третья неделя) - период адаптации.
IV этап (четвертая неделя) – конец периода вступления в должность.
V этап (конец третьего месяца) - резюме испытательного периода.
Подготовительный этап длится неделю и включает в себя подготовку
сотрудников на рабочем месте и предоставление необходимой информации по
очереди. Здесь можно выделить следующие подэтапы:
1) Подготовка рабочего места до прибытия нового сотрудника;
2) первый рабочий день нового сотрудника;
3) первая рабочая неделя;
4) Последний день рабочей недели.
При подготовке к месту работы до прибытия нового сотрудника
необходимо, прежде всего, удалить все личные вещи, принадлежащие
предыдущему сотруднику. Затем с помощью подходящего инженера и
специалистов необходимо предустановить автоматизированное рабочее место
для нового сотрудника: то есть создать личный почтовый ящик, установить
программу, необходимую для работы, ссылки на сайт компании и т. д. важным
психологическим шагом является проявление внимания лично к новичку. Для
этого на рабочее место можно поставить ручку и блокнот с логотипами ОАО
«1-я Минская птицефабрика», а также подписать открытку от имени
работников. Необходимый набор документов на рабочем столе новичка
57
обязательно является памяткой для нового сотрудника.
Следующий период включает в себя первый рабочий день нового
сотрудника. В этот день проводится обучение, чтобы дать представление об
организации. Цель обучения-передать новые знания об организации и
существующих правилах, обучении и удержании новых сотрудников компании.
Важно понимать, что это обучение не является обучением в обычном
понимании этого слова, поскольку оно не направлено на развитие навыков.
Традиционно обучение включает в себя ряд информационных блоков:
-информация о ОАО «1-я Минская птицефабрика»;
-информация о продуктах / услугах;
-корпоративная политика в области управления персоналом;
-развитие карьеры: основная информация о процедурах оценки,
примеры карьеры сотрудников, в том числе за рубежом.
После обучения новый сотрудник представлен в команде
непосредственно на своем рабочем месте. Его последующая адаптация
происходит при эффективном участии трех человек: непосредственного
руководителя, назначенного наставника, сотрудника отдела кадров.
Организация встречи нового сотрудника во многом зависит от его первого
впечатления и более комфортного ощущения работы. Поэтому знакомство с
коллективом начинается с руководителя социального бюро-руководителя.
Начало знакомства с отделом на таком высоком уровне дает начинающему
чувство собственного значения и позитивно ставит его на дальнейшую работу.
Менеджер должен выбрать наиболее подходящий момент для представления
сотрудника, попытаться собрать всех сотрудников в комнате и подчеркнуть
торжественность и радость этого момента для всех сотрудников офиса.
Руководитель знакомит нового сотрудника с наставником, подчеркивая
его личную и профессиональную характеристику, а с остальными
сотрудниками, с распределением обязанностей, рассказывает о месте и роли
структурного подразделения в структуре организации, ее задачах и функциях,
раскрывает отношения с другими подразделениями, график работы и т. д.
58
Кроме того, руководитель знакомит нового сотрудника с обязанностями и
правами, рабочими инструкциями, документами, инструкциями и т. д., что он
должен знать и руководствоваться в процессе работы.
После этого наставник знакомит нового сотрудника с расположением
производственных, офисных и бытовых помещений, средствами связи внутри
коллектива, с традициями, продолжительностью рабочего дня. Предоставляет
информацию о правилах внешнего вида, обеденном перерыве, организации
питания, днях и порядке выплаты заработной платы, знакомится с внутренним
сайтом компании(телефоны сотрудников, дни рождения). Также контролирует
реализацию плана работника, оказывает ему необходимую помощь в решении
производственных проблем.
В течение первой рабочей недели сотрудник изучает перечень
подразделений, с которыми ему предстоит работать, коммуникационные
технологии между подразделениями, документы и характеристики их
конструкции, сроки, возможные трудности производственного процесса,
механизмы решения проблем и прецеденты, представленные в первый день
руководителем.
Наконец, последний период первого этапа-последний день рабочей
недели. В этот день директор беседует с новым сотрудником и его
наставником, который оценивает результаты первой недели исследования и
сообщает о результатах генеральному директору.
Второй, третий и четвертый этапы включают каждую неделю в неделю и
регулируют профессиональную и социальную адаптацию, которая заключается
в постепенном внедрении нового сотрудника в социальный коллектив. Кроме
того, как правило, в работе за рубежом команда состоит из рабочих из разных
стран и разных национальностей. Здесь особое внимание уделяется интеграции
в межличностные отношения, акценту на социально-психологические аспекты:
вступление в коллектив, построение отношений с коллегами, восприятие новой
информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критику и т.
д., При необходимости помогает новому сотруднику создавать нормальные
59
межличностные отношения.
Основные мероприятия, проводимые на первых четырех этапах,
проводятся наставником и руководителем подразделения. Директор
еженедельно контролирует результаты каждого этапа. Сотрудник отдела
персонала осуществляет контроль за процессом на основных контрольно-
пропускных пунктах по истечении одного месяца и двух месяцев работы
нового сотрудника, а также по завершении процесса адаптации и представления
отчета о испытательном периоде сотрудника.
Пятый этап-резюме испытательного периода. Все заинтересованные
стороны в процессе адаптации участвуют: наставник, непосредственный
руководитель, персонал отдела персонала и генеральный директор. Результатом
этого процесса является обоснование положительного или отрицательного
решения в отношении нового сотрудника, в том числе по вопросу изменения
зарплаты.
План адаптации работника в ОАО «1-я Минская птицефабрика» с четкой
разбивкой этапов и обязанностей, приводится в приложении А.
Параллельно с разработкой и внедрением в кадровую политику плана
адаптации новых работников рекомендуем разработать памятку нового
сотрудника.
Памятка нового сотрудника-это документ, подготовленный сотрудником
отдела кадров для сотрудников, работающих за рубежом. В этом документе
содержится приветствие и резюме полезной информации об организации,
особенностях ее внешнеэкономической деятельности. Этот документ был
создан для облегчения процесса запоминания необходимой минимальной
информации, а также вводит основы корпоративной культуры организации и в
конечном итоге облегчает процесс адаптации сотрудника в первый рабочий
день. Для такого документа очень важно не только предоставить сотруднику
полезную информацию, но и дать ему ощущение собственного спроса и
ощущения команды, для которой важен каждый. В документе указываются
имена и номера телефонов наставника и руководителя. Важная информация о
60
графике работы, обеде и социальной программе, которая больше всего
интересует сотрудников, находится на переднем плане. Личные данные
новичка обязательно указываются, что всегда особенно приятно и сразу
связывает его с коллективом. Шаблон заметки нового сотрудника будет
скорректирован и добавлен в соответствии с позицией нового сотрудника.
Для улучшения основных аспектов кадрового управления в ОАО «1-я
Минская птицефабрика» также рекомендуем разработать программу
профессиональной подготовки и повышения квалификации сотрудников
организации.
Инвестиции в развитие персонала приносят организации больше
прибыли, чем инвестиции в улучшение производственных мощностей, то есть
человеческий ресурс можно определить как ключевой фактор эффективности
использования всех других ресурсов, имеющихся в распоряжении компании».
Кроме того, эффективное управление развитием и обучением персонала во
внешней экономической деятельности, в дополнение к прямому росту прибыли,
имеет ряд не менее важных и позитивных последствий для компании, таких как
раскрытие потенциала работников; сплоченность и улучшение социально-
психологического климата команды; повышение мотивации; укрепление
самоотверженности персонала компании; обеспечение преемственности в
управлении; привлечение новых сотрудников; формирование желательных
моделей поведения и соответствующей организационной культуры,
способствующей успеху организационных целей.
Профессиональная подготовка в организации-довольно сложный
процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных этапов. Первым шагом
является определение потребности в развитии персонала, для которого обычно
проводятся оценки и разрабатываются индивидуальные планы развития. На
втором этапе формируется учебный бюджет. Третий этап определяет цели
обучения. На четвертом этапе формируется содержание учебной программы и
выбирается метод обучения. Пятый шаг-это прямое самообучение. Оценка
методов повышения эффективности обучения персонала является последним
61
этапом управления развитием персонала в современном бизнесе.
Предлагаем следующие мероприятия по совершенствованию подготовки
предприятий и системы развития кадров в ОАО «1-я Минская птицефабрика»:
1) определить потребности в обучении за счет анализа следующих
данных (организация сбора заявок на обучение по инициативе персонала,
анализ жалоб клиентов, проведение опроса лидеров).
Специалист по персоналу должен разработать соответствующие формы
внутренних документов для учета полученной информации (журнал запросов
сотрудников, журнал обратной связи с клиентами, сводная форма результатов
вопросника руководителей и т. д.). В Положение о подготовке персонала
предприятия вносятся изменения.
В ходе обследования подготовки и повышения квалификации персонала
были получены следующие ответы (рисунок 6).
Рисунок 6 – Структура ответов на необходимость
производственного обучения и повышения квалификации
работников в ОАО «1-я Минская птицефабрика»
Ответы показали, что 95 % работников считают необходимым
организовать подготовку и совершенствование производства для эффективной
работы и карьерного роста. В 2019 году предлагаем направить на обучение 38
работников ОАО «1-я Минская птицефабрика».
Не важно
3%
Необходимо
95%
Не нужно
2%
62
Производственная подготовка будет организована на базе самого
предприятия, к которому будут приглашены специалисты Института
продвинутой подготовки государственного университета Беларуси – 3 педагога.
В общей сложности, продолжительность производственного обучения будет
проходить 5 рабочих дней в течение 6 часов, с учетом счета в конце обучения.
По окончании обучения каждому учащемуся будет выдано свидетельство о
повышении квалификации.
В таблице 18 приводится бюджет расходов на профессиональную
подготовку персонала в ОАО «1-я Минская птицефабрика».
Таблица 18
Бюджет затрат на обучение персонала в ОАО «1-я Минская
птицефабрика» в плановом году
Показатели
Сумма, руб.
Заключение договоров с обучающими организациями
3380,0
Приобретение методических материалов и специальной
литературы
345,0
Средняя заработная плата работникам за время обучения
38 × 750 = 2850,0 руб.
2850,0
Итого
6575,0
Общая стоимость обучения и повышения квалификации 38 сотрудников
предприятия составит 6575 рублей.
Поскольку организация обучения на предприятии является сложным
процессом, невозможно исключить возможные сбои в реализации и плане
обучения, связанные с передачей, заменой и отменой учебных мероприятий. В
этой связи директор по кадровым вопросам должен быть в состоянии гибко
реорганизовать существующие планы профессиональной подготовки, не говоря
уже о приоритетах, на которых строится годовой план, и в значительной
степени соблюдать соотношение между статьями бюджета.
Контроль затрат на обучение организован финансово-экономической
службой ОАО «1-я Минская птицефабрика» в рамках системы управления
бухгалтерским учетом на основе платежных документов.
Процесс обучения будет способствовать изменениям социально-
63
психологического климата ОАО «1-я Минская птицефабрика», о чем
свидетельствуют следующие данные:
1) есть желание изменить свою работу к лучшему и получить новые
знания через самозанятость. Главная задача на сегодня-превратить желание в
конкретные действия каждого и преодолеть апатию: нежелание проявлять
активность, недостаточную мотивацию к творческой деятельности.
2) появление сотрудников в процессе обучения идей, которые должны
помочь преодолеть негативные факторы в деятельности ОАО «1-я Минская
птицефабрика», что свидетельствует о творческой деятельности. Результатом
круглых столов, семинаров являются проекты по решению конкретных
проблем. Например, разработка следующих инновационных проектов:
«создание единой базы данных о кадровом резерве компании», «обучение
менеджеров нижнего уровня» и др.
3) Процесс обучения способствует обучению сотрудников большей
лояльности к интересам компании, более полному использованию
индивидуальных способностей каждого путем развития потенциала
сотрудника.
4) в процессе обучения формируются эффективные коммуникативные
навыки, преодолевается нежелание и неспособность ряда сотрудников
воспринимать мнение специалистов в конкретных областях деятельности.
5) формирование, происходящее в демократическом стиле, приводит к
положительным изменениям в состоянии нравственного и психологического
климата в единицах, преодолению негативных особенностей: самоуверенности,
популизма, авторитарных методов управления, конъюнктуры. Все рабочие
совещания, посвященные практическим задачам, проводятся в неформальной
обстановке.
6) Работа в группах окажет положительное влияние на устранение
субъективности в отношениях между сотрудниками, поможет руководителям
подразделений и отделов сформировать творческие коллективы.
7) процесс обучения увеличит профессиональный уровень.