52
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование структурного подразделения
на ___ год
Индекс дела
Заголовок
дела
Кол-во ед.
хранения
Срок
хранения и №
статей по
перечню
Примечание
01
02
03
04
05
Рисунок 14. Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Сводная номенклатура дел предприятия составляется руководителем
аппарата директора на предстоящий календарный год на основании
номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел согласовывается со специалистом службы отдела
кадров, утверждается начальником филиала и вводится в действие с 1 января
следующего года.
Документы до сдачи в архив хранятся год в структурных подразделениях,
сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел ОХиСО ФКУ
«Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по
Красноярскому краю». В дальнейшем дела структурных подразделений
передаются в архив ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного
обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому краю» на длительное хранение
либо выделяются к уничтожению.
Формирование дел производится в соответствии с номенклатурой дел
структурных подразделений и сводной номенклатуры дел. В связи с смешенной
формой ведения делопроизводства в ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и
сервисного обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому краю»,
формирование документов в дела и оформление дел осуществляет сотрудник
53
структурного подразделения, назначенный распоряжением руководителя
соответствующего структурного подразделения.
Дела ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ
МВД России по Красноярскому краю» подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года. Дела формируются в структурных подразделениях.
Оформление дела включает в себя комплекс работ по их технической
обработке, по описанию дела и проводится делопроизводителем и
ответственным сотрудником за делопроизводство в структурном подразделении.
В зависимости от сроков хранения делопроизводитель и ответственный
сотрудник за делопроизводства в структурном подразделении проводят полное
или частичное оформление дел.
Обложка дела (рисунок 8), содержит следующие реквизиты:
наименование предприятия, структурного подразделения, индекс дела, номер
дела (части, тома) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела,
количество листов в деле и срок хранения дела.
При подготовке дел к сдаче в архив составляются описи дел. «Инструкция
по составлению и оформлению архивных описей дел структурных
подразделений» разработаны на основании Основных Правил работы архивов
организаций и является методическим пособием для составления описей дел,
по которым структурные подразделения передают документы в архив
предприятия.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов
проводить постоянно экспертная комиссия ОХиСО ФКУ «Центр
Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому
краю», ежегодно создаваемая приказом директора ОХиСО ФКУ «Центр
Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому
краю».
Делопроизводство некоторое время велось небрежно, так как на
предприятии не было ответственного за документационное обеспечение
управления. Оно не руководствовалось нормативно-правовыми актами, потому
54
что на предприятии отсутствовала инструкция по делопроизводству. Несколько
лет назад приказом руководителя специалист отдела кадров был обязан ее
составить и утвердить.
Подготовка инструкции осуществлялась в соответствии с действующим
законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил,
унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с
учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства.
В инструкцию по делопроизводству включены следующие разделы:
1) Общие положения (в разделе указываются документы, на основании
которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды
документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются
требования инструкции, права и обязанности, ответственных за
делопроизводство в организации).
2) Основные понятия (здесь описаны основные понятия, которые
использованы в Инструкции).
3) Организация документооборота и исполнения документов (в этом
разделе описаны прием, учет, регистрация, прохождение и отправка
Корреспонденции).
4) Порядок составления и оформления служебных документов.
5) Подготовка и оформление организационно-распорядительных
документов (приказов, протоколов служебных совещаний)
6) Составление номенклатур дел и формирование дел в делопроизводстве.
7) Подготовка документов к последующему хранению и использованию(в
этом разделе учтены требования основных правил работы архивов
организаций).
8) Учет, хранение и использование бланков.
Подводя итог анализу конкретной инструкции по делопроизводству,
сделаем вывод о необходимости правильного составления и оформления
инструкции. Так как создание инструкции по делопроизводству, а главное
грамотное составление, позволит:
55
регламентировать все процедуры по созданию, использованию,
хранению и уничтожению документов в пределах организации;
закрепить в организации наиболее рациональную технологию
делопроизводства;
сделать систему работы с документами стабильной;
обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами
требованиям законодательных и правовых нормативных актов;
установить ответственность за работу с документами.
В качестве примера можно взять систему управления предприятием
ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД
России по Красноярскому краю».
Таблица 10
Оценка управленческого персонала предприятия
Фактор
Оценка
Приоритет
Интегральная
оценка
Уровень образования
1
0,2145
0,2145
Стаж работы (годы)
1
0,0788
0,0788
Заинтересованность в
развитии компании
0
0,1406
0
Уровень мотивации
0
0,1965
0
Характер мышления
1
0,1242
0,1242
Опыт управления
1
0,2454
0,24
Итого
4
0,6575
Наибольший приоритет получили такие факторы как: уровень
образования и стаж работы персонала.
Далее проводилась оценка технологической составляющей системы
управления персоналом (Таблица 11)
Таблица 11
Оценка технологического обеспечения управления
Фактор
Оценка
Приоритет
Интегральная
оценка
Наличия программного
обеспечения для автоматизации
управленческих процессов.
1
0,4216
0,4216
Наличия необходимого
оборудования для работы
управленческого персонала,
1
0,5784
0,5784
56
оснащенностью рабочих мест.
Итого
1
Таблица 12
Оценка методов управления
Фактор
Оценка
Приоритет
Интегральная оценка
Приоритеты управления
1
0,4312
0,4312
Механизмом принятия
управленческих решений
0
0,2914
0
Рычаги руководства
1
0,2774
0,2774
Итого
2
0,7086
Далее проводится экспертная оценка структурных подразделений
системы антикризисного управления
Таблица 13
Оценка структуры управления
Фактор
Оценка
Приоритет
Интегральная оценка
Наличие проблемных зон (%)
1
0,4238
0,4238
Тип структуры
0
0,5762
0
Итого
1,00
0,4238
Для интегральной оценки системы управления персоналом вес каждого
направления обозначим равным 0,25. Тогда комплексный показатель степени
адаптации системы антикризисного управления будет составлять:
42,071,071,065,0
су
СА
2,49
Полученное значение указанного показателя говорит о низкой степени
эффективности системы управления персоналом.
Даная ситуация свидетельствует о необходимости изменений системы
управления предприятием в связи с низкой степенью адаптации, антикризисные
мероприятия целесообразно осуществлять в области кадровой политики,
пересматривать систему мотивации управленческого персонала, возможно –
внедрение отдела по управлению персоналом.
В результате проведенного анализа были сделаны следующие выводы:
57
1. В ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ
МВД России по Красноярскому краю» организация оплаты труда
осуществляется в соответствии с законодательством РФ
2. Оплата труда работников производится в виде денежного содержания,
которое состоит из оплаты труда по окладу, социальных выплат и выплат
стимулирующего характера
3. В структуре заработной платы 69% составляет заработная плата по
окладам и 31% стимулирующие выплаты
4. Заработная плата работников является нормируемой величиной, не
зависящей от результатов деятельности каждого работника
5. Прослеживается снижение расходов на оплату труда за счет
сокращения численности сотрудников за весь период на 26 человек
58
Глава 3. Совершенствование деятельности кадровой службы
Отдела Хозяйственного и сервисного обеспечения (Норильский
филиал ФКУ) ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного
обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому краю»
3.1 Мероприятия по повышению эффективности организации работы
кадровой службы Отдела Хозяйственного и сервисного обеспечения
(Норильский филиал ФКУ) ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного
обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому краю»
Рассмотрим недостатки документационного обеспечения управления
кадрами в ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ
МВД России по Красноярскому краю» и пути совершенствования кадрового
делопроизводства.
Первым недостатком можно назвать отсутствие единых шаблонов
используемых документов. В связи с этим, сотрудники тратят время на поиск
необходимого шаблона и правил его заполнения.
С целью исправления ситуации, требуется полный сбор существующих
или создание новых форм часто используемой документации, выкладывание в
общедоступное место для работников организации (электронный сетевой
ресурс), информирование всех работников о том, где можно найти формы
документации и запретить применять иные разновидности, поручение
ответственным работникам контроля над применением форм и оформлением
документации. Формы используемой документации могут быть утверждены в
«Альбоме форм документов», как правило, оформляемом в виде приложения к
инструкции по делопроизводству.
Также в ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения
ГУ МВД России по Красноярскому краю» нет Положения о персональных
данных, требуется его оформление и ознакомление сотрудников с ним.
Следующее нарушение - неправильное определение вида документации.
Путаются распоряжения и приказы, инструкции и положения, объяснительные
и докладные записки и прочее. Если документ вошел не в ту группу, то у него
возможно принципиальное изменение условий и сроков хранения. Ввиду
59
данной ошибки в некоторых случаях имеют место ситуации, при которых один
и тот же документ имеет разные наименования и числится на предприятии как
разные документы.
Помимо изученных, есть ещё несколько ошибок в делопроизводстве,
имеющие связь с оформлением документации, отсутствием прозрачности в
согласованиях, движением документации на предприятии, отсутствием
общедоступных данных по временному назначению и.о. руководителей и
ключевых работников.
Также на предприятии выявлены ошибки хранения кадровой
документации и оформления дел, такие как неверное оформление обложки дел,
отсутствует внутренняя опись дел, отсутствует нумерация страниц в кадровом
деле, неверная подшивка дел.
Соответственно, проведенный анализ отражает, что на предприятии
имеется документация, которая охватывает почти все процессы управления
персоналом. Нужно отметить, что на предприятии существует документация,
относящаяся к обязательной - Правила трудового внутреннего распорядка,
Положение об оплате труда, личные карточки работников.
Причины отсутствия четкой системы хранения документов состоять
могут в следующем:
отсутствие работника, который отвечает за регистрацию, хранение и
распространение документации;
текучесть кадров, воздействие которой на организацию
документационного обеспечения состоит в том, что работники уходят, а система
документационного оборота не поддерживается, также имеют место перерывы
контроля исполнения нормативных актов;
отсутствует единый стандарт оформления долгосрочной нормативной
документации, таких как Регламенты, Положения, а также краткосрочны;
отсутствует шаблон создания служебных записок, информационных писем.
В целях разрешения данных проблем предложены нижеследующие
рекомендации:
60
для каждой папки создавать реестр документов. Формирование его
даст возможность упорядочивания документов, обеспечения их быстрого
поиска;
пользоваться перечнем документации, необходимой в целях ведения
кадрового делопроизводства;
обучить работников. С этой целью может быть приглашен специалист
со стороны, который займется дополнительными курсами для персонала;
принять на предприятии единые стандарты оформления документации
в виде шаблонов. Создание единых шаблонов даст возможность
придерживаться единого оформления документации, отпадет необходимость
по-новому переоформлять документации, что в свою очередь сократит
временные затраты работников;
для хранения документации и удобства переработки их образовать
систему ведения электронного архива, а также дополнить его документацией
прошлых годов.
Важным является не просто осуществление контроля оформления уже
прошедших событий, а проведение анализа и устранение рисков, появляющихся
при оформлении документации управления персоналом. Должностные лица, на
которых возлагается обязанность, связанная с проведением внутреннего
кадрового контроля, должны ответственность нести за:
разглашение профессиональных тайн, а также персональных данных
работников;
обеспечение сохранности полученной документации;
несоблюдение засекреченных данных, составляющих коммерческую
тайну организации.
В ходе анализа, было установлено, что в ОХиСО ФКУ «Центр
Хозяйственного и сервисного обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому
краю» имеют место случаи медленного и некачественного принятия решений в
условиях больших объемов имеющейся информации.
61
Между тем информация - это основа в процессе управления. Если
правильно управлять сбором, обработкой и передачей информации то в целом
повысится эффективность деятельности организации.
Развитие ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и сервисного обеспечения
ГУ МВД России по Красноярскому краю» влечет увеличение объемов работы, а
значит и объемов перерабатываемой управленческой информации.
Для повышения эффективности управления предлагается для создаваемой
службы управления персоналом ОХиСО ФКУ «Центр Хозяйственного и
сервисного обеспечения ГУ МВД России по Красноярскому краю» приобрести
программное обеспечение по управлению человеческими ресурсами «БОСС-
Кадровик», общая характеристика которой приведена на рисунке 15.
Рисунок 15. Автоматизированная система управления
человеческими ресурсами «БОСС-Кадровик»: задачи и цели
внедрения
К функциональным возможностям «БОСС-Кадровик» относятся:
Автоматизированная информационная система
«БОСС-Кадровик»
- это информационная система, способная оптимизировать процесс
управления кадрами и вывести его на новую качественную степень.
Задачи автоматизированной информационной системы:
- планирование структурной организации, штатных расписаний
и кадровой политики;
- оперативный учет движения кадров;
- административный документооборот по персоналу и учету
труда;
- планирование фонда рабочего времени и анализ его
использования;
- учет труда и расчет заработной платы;
- учет и разнесение расходов на оплату труда персонала в общей
номенклатуре расходов компании
Цель внедрения: оптимизация процесса управления кадрами и выведение
его на новый качественный уровень