4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота
органа местного самоуправления .............................................................................. 8
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота ........ 8
1.2. Структура кадровой документации муниципальной службы ............. 18
1.3. Особенности деятельности кадровых служб органов местного
самоуправления по организации кадрового документооборота .......................... 22
Выводы по главе 1 ..................................................................................................... 27
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота объекта
исследования .............................................................................................................. 29
2.1. Краткая характеристика и анализ деятельности объекта исследования
..................................................................................................................................... 29
2.2. Анализ кадрового состава организации ................................................ 34
2.3. Анализ и оценка организации кадрового документооборота ............. 39
Выводы по главе 2. .................................................................................................... 49
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота объекта
исследования .............................................................................................................. 52
3.1. Пути повышения эффективности организации кадрового
документооборота ..................................................................................................... 52
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций ........................ 58
Выводы по главе 3 ..................................................................................................... 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 70
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 76
5
ВВЕДЕНИЕ
Процесс управления невозможен без системы документооборота, так как
документ является главным инструментом руководства, а также важнейшим
средством реализации функций управления и основным организационно-
техническим механизмом практически всех управленческих операций. В
соответствии с этим совершенствование управления системой
документооборота, упорядочение документопотоков в муниципальных органах
выступает как один из важнейших способов улучшения, удешевления и
рационализации системы управления, а также повышения качества
муниципальных услуг.
Уменьшение объемов документооборота и организация
соответствующего порядка в документировании управления представляет
собой сложный и трудоемкий процесс. Совершенствование системы
документооборота невозможно рассматривать в отрыве от совершенствования
методов и стиля работы аппарата управления.
Актуальность темы исследования определяется тем, что
совершенствование управления системой документооборота на муниципальном
уровне позволяет повысить профессионализм муниципальных служащих,
обеспечить оперативное и максимально гибкое реагирование органов местного
самоуправления на постоянно меняющиеся требования современного
информационного общества.
Объектом исследования является администрации городского поселения
«Город Амурск» Амурского муниципального района Хабаровского края.
Предметом исследования выступает современное состояние управления
организацией системы кадрового документооборота в администрации
муниципального образования.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение
управления организацией системы кадрового документооборота в
администрации городского поселения «Город Амурск» Амурского
6
муниципального района Хабаровского края и разработка рекомендаций по его
совершенствованию.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть теоретические основы организации кадрового
документооборота органа местного самоуправления;
- проанализировать и дать оценку организации кадрового
документооборота объекта исследования;
- внести предложение и разработать мероприятия по совершенствования
кадрового документооборота объекта исследования.
Система кадровых документов, примерный перечень документов по
управлению кадрами, нормы права, регламентирующие различные аспекты
работы с кадровыми документами, а также общие требования к оформлению
кадровой документации рассмотрены такими авторами, как В.И. Андреева
1
,
В.В. Митрофанова, М. Финатова и другие. В.И. Андреевой рассмотрены
изменения в системе работы с кадровой документацией, приведена
классификация кадровых документов, описана система локальных нормативных
актов. Требования к оформлению кадровой документации рассмотрены в
статьях В.В.Митрофанова и М. Финатова
2
.
Базу исследования составляют следующие группы: законодательные акты
Российской Федерации, Трудовой Кодекс Российской Федерации, Гражданский
Кодекс Российской Федерации, локальные акты, нормативно-правовые
документы РФ, нормативно-методические документы, текущая кадровая
документация администрации городского поселения «Город Амурск»
Амурского муниципального района Хабаровского края, внутренние регламенты,
инструкции, положения и другие нормативные акты администрации городского
поселения «Город Амурск» Амурского муниципального района Хабаровского
края, отчеты исследуемой организации за период 2016-2018 гг.
Методы исследования: метод анализа позволил рассмотреть систему
1
Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. М., 2013. - С. 283.
2
Митрофанова В.В. Финатова М. Оформляем кадровые документы / В.В. Митрофанова, М. Финатова. М.- 2017- С.12.
7
кадровой документации и деятельность инспектора по кадрам, процесс работы с
документацией; метод синтеза применялся при систематизации собранной
информации от разных специалистов, а также документаций в организации; метод
проектирования.
Структура выпускной квалификационной работы состоит из введения,
трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
В первой части работы определена правовая регламентация организации
работы с документами.
Во второй части работы охарактеризован отдел кадров исследуемой
организации, аналитически проанализирована база локальных нормативных
документов, применяемых в работе отдела кадров. Выявлены недостатки в
работе с кадровыми документами в организации.
В третьей части работы даны рекомендации по совершенствованию
работы с документами инспектора по кадрам путем разработки должностной
инструкции делопроизводителя, а также проанализированы факторы
повышения эффективности предложенных рекомендаций.
8
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота органа местного самоуправления
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
Управленческая деятельность отличается от иных видов трудового
процесса тем, что предметом и продуктом труда такой деятельности является
информация. Как предмет информация не может применяться на практике, но в
результате управленческой деятельности на ее основе создается решение
(продукт), то есть информация, исходя из которой, объект управления может
предпринимать, конкретные действия.
Одни из направлений деятельности любой организации вне зависимости
от организационно-правовой формы, является создание документов
посредством сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и
распространения информации.
Документом (от лат. documentum - образец, свидетельство,
доказательство) зафиксированная на материальном носителе
идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраненная
организацией или частным лицом в качестве доказательства для подтверждения
правовых обязательств или деловой деятельности.
Документооборот – это непрерывный процесс движения документов,
объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно
управлять ей
3
. Организация документооборота занимает важное место в
процессе деятельности компании. Она предполагает сокращение пути и
времени движения каждого документа, «выпрямление» его маршрута.
Оптимизация документооборота заключается в повышении его оперативности
и минимизации временных и трудовых затрат
4
Возникновение понятия «документооборот» появилось в
3
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 25
4
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в органах муниципального управления //
Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2014. Т. 133. -№ 8. -С. 188
9
делопроизводстве в 20-е годы прошлого столетия, как в зарубежной, так и в
отечественной практике. В это время формулируются его основные положения,
исследуется методика доставки документов.
Создание и оформление документов представляет собой процесс записи
управленческой информации, осуществляемый как физическими, так и
юридическим лицами по строго определенным правилам на различные
носители, и называется документированием.
В целях документирования используют два языка
5
:
1) рукописный или машинописный (естественный язык)
2) искусственный язык с использованием цифрового представления
информации на различных носителях и накопителях информации.
Законодательство требует составления множества документов,
закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Порядок ведения кадрового учёта определён законодательством, есть
отдельная кадровая служба. Её работники занимаются оформлением
соответствующих документов, основываясь на требованиях нормативной базы
РФ.
Понятие и определения, касающиеся документирования управленческой
деятельности, регламентируются национальным стандартом Российской
Федерации ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», утвержденным приказом Федерального агентства по
техническом у регулирования и метрологии от 17.10.2013 г. №185- ст.
Система документации представляет собой сложную многоуровневую
документную систему. Это документация состоит из множества подсистем,
являющихся относительно самостоятельными системами документации по
отношению к их структурным составляющим.
5
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, — 2017.— С. 25
10
Многообразие видов управленческой деятельности, обусловленное
функциональным разделением труда, связано с необходимостью создания
большого количества разнообразных документов, для облегчения работы, с
которыми необходима своего рода систематизация, т.е отнесение к
определенной документной системе.
В соответствии с пунктом 3 национального стандарта Российской
Федерации ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» под системой документации подразумевается
«совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы
деятельности и единых требований к их оформлению»
6
С 1 июля 2018 г. введен в действие новый национальный стандарт на
оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-
2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная документация
7
.
Требования к оформлению документов новый стандарт принят взамен
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
Росархив утвердил примерную инструкцию по делопроизводству в
государственных организациях, приказ от 11.04.2018 № 44.
Документ зарегистрирован в Минюсте 17.08.2018 за номером 51922 и
вступил в силу с 31 августа 2018 года.
Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует порядок
работы и движения кадровых документов в компании и определяет тех, кто за
6
"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)// Консультант плюс
7
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)// )// Консультант плюс
11
это отвечает. Это минимизирует вероятность ошибки в кадровой процедуре и
связанных с ней штрафов и/или судебных разбирательств из-за претензий
работников.
Создавать, передавать и хранить документы по личному составу должны
так, чтобы не потерять и не испортить: они содержат персональные данные
сотрудников. Кроме того, те, у кого нет права доступа к персональным данным
работника, не должны увидеть документ ни на каком из этапов, начиная с
момента, когда составили текст, и заканчивая датой, когда подшили его в дело
и сдали в архив. Обеспечить конфиденциальность можно, только если
регламентировать процессы. Эту задачу решает Инструкция по кадровому
делопроизводству. После того как утвердить правила работы и движения
кадровых документов, их должны соблюдать все сотрудники компании.
Коммерческим компаниям, нужно использовать адаптированный вариант.
Все организации должны разработать индивидуальные инструкции для
своей организации, опираясь на данную Инструкцию Росархива. Важно то, что
индивидуальные инструкции не должны противоречить Примерной инструкции
по делопроизводству в государственных учреждениях.
Согласно Инструкции необходимо вести по единым правилам
документирование управленческой деятельности в организации,
документооборот, контроль за исполнением документов. Здесь прописаны
требования к организации работы с документами. Инструкция определяет то,
как формируется документальный фонд организации и доступ к нему. Особые
требования касаются того, как должны изготавливаться, учитываться,
использоваться и храниться печати, штампы, бланки документов, носители
электронной подписи.
Для документации, которая содержит тайну или персональные данные,
необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются
руководителем организации. На основе примерной инструкции в
государственных организациях должны разработать индивидуальные
инструкции по делопроизводству.
12
Основные принципы организации документационного обеспечение
управления представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Принципы организации ДОУ
8
Совокупность относительно самостоятельных взаимосвязанных
элементов, обеспечивающих документирование и организацию работы с
документами организации в целом, формирует систему документационного
обеспечения управления (СДОУ).
Основные элементы системы документационного обеспечения
управления, на наш взгляд, возможно, представить в виде рисунка 2.
Рисунок 2. Элементы СДОУ
9
8
Арасланова, В.А. Документационное обеспечение управления: учеб- практ. пособие в схемах, таблицах,
образцах: учеб. пособие для студентов вузов / В.А. Арасланова. – Сургут: РИО СурГПУ, — 2017. – С.46
13
Процесс управления документами в организации включает в себя ряд
процессов, который на наш взгляд рационально изобразить в виде схемы,
представленной на рисунке 3.
Рисунок 3. Организация управления документами
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и
важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению
документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять
документы в качестве доказательства действий. Система управления
документами позволяет создать информационный ресурс о деловой
деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и
отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем
заинтересованным сторонам. Документы позволяют организации решать
вопросы, касающиеся не только выполнения отдельных операций, но всей
деятельности организации в целом.
9
Бурмистрова, Е.С., Арасланова, В.А. Роль систем документации в современном информационном обществе //
Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия,
искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической
конференции. - Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное
сотрудничество». - 2014. - С. 31