44
В бухгалтерском учете необходима форма Т-1 для отсчета страхового и
трудового стажа, для определения трудового года при предоставлении
сотруднику очередных отпусков.
2. Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма Т-2ГС (МС)) – свод данных о работнике (ФИО, образование, дата и
место рождения, гражданство, образование, стаж, состав семьи, паспортные
данные, место жительства, сведения о воинском учете, кадровые передвижения,
сведения о профессиональной переподготовке, учет сведений об отпуске,
льготах и проч.). Заполняется на каждого работника учреждения в
единственном экземпляре.
3. Штатное расписание (форма Т-3) – документ, содержащий
информацию о необходимом количестве сотрудников, их должности, окладах,
надбавках. Служит одним из основных документов, подтверждающих
обоснованность начисления выплат в пользу работников, при ревизиях,
налоговых проверках, проверках трудовой инспекции.
4. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма
Т-5).
5. График отпусков (форма Т-7) – обязательный документ кадрового
учета, обязательный к исполнению экономическим субъектом и сотрудниками.
6. Приказ (распоряжение) о пред оставлении работнику отпуска (форма
Т-6) - применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других
видов (ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуск без
сохранения заработной платы), составляется работником кадровой службы или
уполномоченным лицом, подписывается директором учреждения или
уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел
кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит
расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск.
7. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового
договора с работником (увольнении) (форма Т-8). Документ, служащим
45
основанием для оформления расчета сотруднику и дальнейшего прекращения
начисления выплат в его пользу.
8. Трудовое соглашение – обязательный индивидуальный нормативно-
правовой акт, формирующий условия работы сотрудника в учреждении.
Является обоснованием для начисления оплаты труда.
В своей работе, специалист по кадрам использует программное
обеспечение Office 2007 и принтер/сканер, что упрощает его труд, но не
помогает в полной мере рационально выполнять свою работу.
Таким образом, специальные знания секретаря в области оформления
документов в компании используются мало, что отрицательно сказывается на
состоянии системы документационного обеспечения управления.
Сотрудники компании иногда самостоятельно занимаются оформлением
документов, что приводит к утрате их профессионального времени, а также к
нарушениям в оформлении самой документации.
Учет кадров в администрации городского поселения «Город Амурск» не
автоматизирован.
Все дела в администрации городского поселения «Город Амурск»
регистрируются в книге или журнале учета кадровой документации, а
ответственный за хранение инспектор по кадрам регулярно проверяет их
наличие. При необходимости руководитель в администрации городского
поселения «Город Амурск» организует ревизию наличия и состояния личных
дел работников, делая на каждой папке пометку о факте проверки.
Пропажа одной или нескольких папок оформляется специальным актом,
проводится служебное расследование. Перед сдачей в архив оформляется лист-
заверитель личного дела. Сроки хранения личных дел определяются их
составом.
В настоящее время хранению в течение 75 лет подлежат все дела,
заведенные до 2003 года. Документы по личному составу, созданные в 2003
году и позже, будут храниться 50 лет (согласно изменениям, внесенным в
федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской
46
Федерации», другим федеральным законом №43-ФЗ от 2.03.2017г.)
40
.
Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей
организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания —
для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения. Сохранению
подлежат подлинники и копии кадровых документов администрации.
Период сохранения документации:
1. 1 год: журналы, отражающие учет рабочего времени (графики,
табеля), данные лиц, не принятых на работу, графики предоставленных
отпусков.
2. 3 года: учетные данные документов, подтверждающие трудовую
деятельность и стаж сотрудника, записи о трудовой дисциплине,
3. 5 лет: акты, предписания, отчеты по технике безопасности, выписки
по улучшению условий и охраны труда, документы, подтверждающие
ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее
соблюдение, данные о командировках.
4. 75 лет: характеристики и личные карточки сотрудников, трудовые
договоры работников,
5. 50 лет (до востребования владельцем): личные документы,
оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно: коллективные договоры, личные дела руководителей.
Оформление личных дел работников — одна из текущих обязанностей
инспектора по кадрам в администрации городского поселения «Город Амурск»
и традиционный метод систематизации данных о персонале.
Ряд документов, касающихся работника, объединяют в специальную
папку и хранят в надежном месте, используя по мере необходимости. Введение
личных дел сотрудников в администрации городского поселения «Город
Амурск» выполняет инспектор по кадрам.
Общий порядок формирования личных дел работников охватывает весь
40
Федеральный закон от 02.03.2017 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле
в Российской Федерации» // Справочно-правовая система «Консультант плюс».
47
период трудовых отношений в администрации городского поселения «Город
Амурск» с момента приема на работу и вплоть до увольнения. Еще на этапе
трудоустройства работник предоставляет ряд сведений о себе, подтверждая их
различными документами: аттестатами и дипломами; грамотами и
характеристиками; заполненной анкетой; паспортом; военным билетом и
другими. Инспектор по кадрам снимает с них копии и подшивает в отдельную
папку, в которую в дальнейшем будут добавляться и другие документы,
касающиеся трудовой биографии конкретного специалиста. Надлежащим
образом оформляется титульный лист личного дела работника, образец
обложки есть в нашей документальной базе.
Порядок формирования личного дела работника в администрации
городского поселения «Город Амурск» строго не регламентирован. Достаточно
учесть стандартные требования к документации такого рода — хранить каждый
документ в одном экземпляре и заменять копиями оригиналы документов
постоянного хранения.
Толщина папки для личных дел сотрудников может быть произвольной,
но лучше не превышать рекомендованные показатели в 4 см или 250 страниц. В
одну папку, конечно, влезет и больше документов, но с практической точки
зрения это нецелесообразно. Пользоваться такой папкой весьма неудобно.
Кстати, работник вправе в любое время может ознакомиться с информацией,
собранной в его персональном деле (ст.89 ТК РФ)
41
. Данные о политических и
религиозных взглядах сотрудника, а также о его частной жизни, можно
обрабатывать, хранить и использовать только с его письменного согласия.
Состав личного дела работника законодательно не регламентирован,
поэтому администрации городского поселения «Город Амурск» определяет его
самостоятельно.
Типовой образец оформления личного дела работника и список
документов, которые в него включаются, отражаются в локальной инструкции
41
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ(ред. от 01.04.2019) // Справочно-правовая
система «Консультант плюс»
48
по кадровому делопроизводству. Чтобы ускорить и упростить поиск нужных
сведений, стоит составить внутреннюю опись с перечнем всей документации,
содержащейся в папке, например: размещать документы лучше в
хронологическом порядке.
Инспектор по кадрам администрации городского поселения «Город
Амурск» при работе с личным делом сотрудника сначала подшивает резюме,
анкету, копии паспорта и диплома, заявление и приказ о приеме на работу. В
дальнейшем добавляются новые справки, распоряжения и заявления,
располагаемые по мере поступления, а в самом конце — приказ о прекращении
трудового договора.
На обложке (титульном листе) указываются: номер, индекс, архивный
шифр дела (или тома), заголовок (при оформлении в качестве заготовка обычно
используются ФИО работника), название администрации и структурного
подразделения, к которому принадлежит работник, даты начала и окончания
формирования дела, количество листов, сроки хранения.
Бывает, что персональные папки заводятся только на определенную
категорию персонала. В этом случае нужно добавить документы, фиксирующие
особенность трудовой деятельности, в каждое личное дело сотрудника. Это
могут быть выписки из собрания директоров или акционеров, списки
изобретений и научных трудов, документы о присвоении званий.
В администрации городского поселения «Город Амурск» есть типовой
перечень документов, в который входят: копии СНИЛС, ИНН и паспорт
работника (копируются развороты с персональными данными и пропиской),
заполненная анкета администрации, резюме, автобиография; копия военного
билета (для военнообязанных), цветная или черно-белая фотография;
документы о полученном образовании (диплом, аттестат, свидетельство об
окончании курсов профессионального обучения), характеристики,
рекомендательные письма и отзывы с прошлых мест работы; копия приказа о
приеме на работу, копия трудового договора и дополнительных соглашений к
нему (если есть), копия должностной инструкции; результаты аттестаций,
49
тестирования, испытания при трудоустройстве; копии приказов о награждении
и поощрении, стажировке, переводах, представлениях; документы о наложении
взысканий; справки о доходах, расходах, имущественном положении (для
некоторых видов работ, в том числе для поступления на государственную или
муниципальную службу), справки о составе семьи, копия свидетельства о
браке; иные документы на усмотрение работодателя.
Опись можно вшивается с другими документами (первой по порядку)
или, если папка уже переплетена, вклеивается за верхний край к внутренней
стороне лицевой обложки. Все копии в обязательном порядке заверяются
уполномоченным должностным лицом (как правило, этим занимается
инспектор по кадрам). Многие документы в составе личных дел содержат
персональные данные, подлежащие защите в соответствии с требованиями
федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006г.
Все перечисленные документы администрации хранятся в специальных
архивных коробках, очень удобны в использовании хранения оперативной
документации, так и для документов длительного хранения, размер архива
позволяет инспектору по кадрам хранить документы в горизонтальном и
вертикальном положении, и закрывать все ящики на ключ.
Завершающим этапом работы с документами инспектором по кадрам
администрации городского поселения «Город Амурск» является обработка дел
для последующего их хранения и использования. По истечении срока хранения
документов, они должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в
архив администрации, если он есть.
Таким образом, оперативное хранение документов является тем
инструментов, который определяет как срок, так и средства хранения
документов, основные требования к хранению документов в администрации
обеспечивают технологию хранения документов в кадровом делопроизводстве.
Выводы по главе 2.
В администрации городского поселения «Город Амурск» в соответствии с
50
должностными обязанностями каждый служащий администрации выполняет
свои трудовые функции. В администрации отсутствует специализированный
отдел, занимающийся управлением документацией. В настоящее время только
сотрудник отела кадров занимается деятельностью, связанной с
документационным обеспечением управления.
Инспектор по кадрам помимо своей профессиональной деятельности -
ведение кадровой документации, также осуществляет общее документационное
обслуживание администрации, контролирует весь документопоток. То есть,
инспектор по кадрам частично выполняет функцию делопроизводителя:
регистрирует все входящие, исходящие документы и корреспонденцию; следит
за сроками исполнения документов и снятием с контроля; формирует архивное
хранение документов.
В ходе исследования были рассмотрены правовые основы, а также
проведен анализ технологий работы в документах в данной организации.
Деятельность инспектора по кадрам при работе с документами в
администрации городского поселения «Город Амурск» регламентируется
комплексом законодательных и локальных нормативных документов. В своей
деятельности инспектор по кадрам руководствуются действующим трудовым
законодательством и локальными нормативно-правовыми актами, Положением
об Управлении, Положениями об отделах, Положением о персональных
данных, Правилами внутреннего трудового распорядка, должностными
инструкциями, на основании которых распределяются должностные
обязанности.
Инспектор по кадрам осуществляет прием, перевод и увольнение
сотрудников, составляет и контролирует соблюдение графика отпусков,
занимается вопросами награждения и поощрения работников, наложением
дисциплинарных взысканий, ведет учет и заполнение трудовых книжек, а также
на инспектора по кадрам возложено ведение документооборота, что касается
входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренние документы.
Оформление трудовых отношений производится в администрации
51
городского поселения «Город Амурск» в соответствии с действующим
трудовым законодательством, соблюдаются правила заключения трудового
договора и оформления кадровой документации. Оформление документации по
переводам, предоставлению отпусков, прекращению трудовых отношений
производится посредством издания приказов, имеющих унифицированные
формы, утвержденные приказом предприятия.
Регистрация, систематизация кадровых документов, ведение и хранение
личных дел в отделе кадров с персоналом ведется в соответствие с
установленными в администрации городского поселения «Город Амурск»
правилами. Трудовые книжки ведутся и хранятся в соответствии с
Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» и Инструкцией по
заполнению трудовых книжек.
В ходе исследования системы документационного обеспечения
управления в администрации городского поселения «Город Амурск» была
выявлена проблема регистрации, учета, контроля исполнения и хранения
документов.
Так как в организации отсутствует документально оформленный
сотрудник, ответственный за получение и отправление, учет и хранение
корреспонденции, то контроль ведения документов возложено на инспектора
по кадрам, тем самым полностью контроль документов не ведется и приводит к
их утере.
Без правильной постановки делопроизводства в администрации
городского поселения «Город Амурск» невозможно справиться с потоком
документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки,
проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность, поэтому для
организации необходимо рассмотреть вопрос по организации
документационного обеспечения управления.
52
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота объекта исследования
3.1. Пути повышения эффективности организации кадрового
документооборота
Анализ состояния организации кадрового документооборота в
администрации городского поселения «Город Амурск» позволил сделать
определенные выводы относительно структуры документооборота и его
недостатков. Обратим внимание на таблицу 10, в которой представлены
выявленные недостатки в организации кадрового документооборота и краткие
пути решения.
Таблица 10
Недостатки и пути решения организации документооборота
администрации городского поселения «Город Амурск»
п/п
Основные недостатки кадрового
документооборота
Пути решения
1
Ошибки в документах
Направлять сотрудников кадровой службы
на курсы повышение квалификации
2
Отсутствие специального
программного обеспечения
Применение современного программного
обеспечения
Для совершенствования делопроизводства в администрации городского
поселения «Город Амурск» можно порекомендовать проведение следующих
мероприятий:
- проводить один раз в два года аудит кадровой документации;
- направлять сотрудников кадровой службы на курсы повышение
квалификации;
Действующая номенклатура должностей, подлежащих замещению
специалистами, играет важную роль в совершенствовании планирования
подготовки кадров высшей и средней квалификации, позволяет лучше
определить потребность в специалистах на текущий период и перспективу,
улучшить подготовку и использование специалистов. То есть необходимо
53
оптимизировать затраты на обучение персонала за счет целевого обучения.
-выписывать журнал «Делопроизводство», для отслеживания последних
изменений в законодательстве;
- установить программный продукт ведения делопроизводства.
Согласно новой объявленной стратегии правительства РФ, все
предприятия и учреждения должны полностью автоматизировать кадровый
документооборот до 1 января 2020 года, чтобы в рамках программы «Введение
электронных трудовых книжек» предоставлять данные по персоналу.
Это необходимо для того, чтобы организация кадрового
документооборота была адаптирована в единую государственную базу данных
населения России.
Аудит кадровой документации необходимого чтобы выявить и
ликвидировать нарушения в сфере кадрового делопроизводства, повысить
производительность труда сотрудников отдела кадров, тем самым улучшить
систему управления персоналом.
Должен быть издан приказ о проведении аудита, составе комиссии и
сроков проведения, так же нужно подготовить перечень документов,
подлежащих проверок. Необходимо обратить внимание на правила
документооборота и делопроизводственные процессы.
После завершения аудита комиссия должна представить отчет
(аудиторское заключение) о текущем состоянии дел, зафиксировать
выявленные недостатки (Приложение 7), внести предложения по оптимизации
делопроизводства кадровой службы.
Можно порекомендовать сделать процедуру аудита регулярной,
проводить его как с помощью внешних аудиторов, так и своими силами. Аудит
будет, являться хорошим методом контроля деятельности кадровой службы и
других структурных подразделений по совершенствованию рабочего процесса,
без которого невозможно ни применить мотивацию, ни поставить задачи, ни
определить сильные и слабые стороны.
В настоящее время существуют огромные возможности для повышения