5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………6
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота…………………………………………………………………10
1.1. Понятие и назначение кадрового документооборота……………………..10
1.2. Деятельность кадровой службы в сфере кадрового документооборота…16
1.3. Нормативная база организации работы с кадровыми документами…….21
Глава 2. Исследование организации кадрового документооборота в
АО «РусГард»……………………………………………………………………...30
2.1. Характеристика направлений и результатов деятельности организации…..30
2.2. Анализ организации работы с кадровыми документами…………………….35
2.3. Проблемы и недостатки кадрового документооборота в организации……47
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
АО «РусГард»……………………………………………………………………...53
3.1. Внедрение системы электронного документооборота………………………53
3.2. Предложения по улучшению кадрового делопроизводства в организации...59
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий………………………..68
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………...73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………..76
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………...83
6
ВВЕДЕНИЕ
Существование любой организации невозможно без ведения
документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек
сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как
бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы,
оформляемые в налоговых органах и т.д. Далее, наряду с ведением текущей
документации фирмы или организации, согласно действующему
законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий
организацию работы по управлению персоналом.
Актуальность темы работы объясняется тем, что любой кадровый
документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются
основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей
работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержит
информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому
отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно
серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов
зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых
возникают те или иные права работника.
Все документы, которые необходимо вести в отношении персонала,
оформляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса, ряда
подзаконных актов и ведомственных инструкций. Ответственный (или
ответственные) за выполнение такой работы назначается приказом по
организации.
Нужно пояснить, что, согласно действующему законодательству РФ,
работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как организовать
и как вести кадровое делопроизводство, и соответственно, кадровый
документооборот. При этом учитываются величина штата и финансовые
возможности. На крупных предприятиях этим занимается специальное
структурное подразделение — отдел кадров, кадровое делопроизводство в этом
7
случае затратный, но гарантированный способ соблюдения трудового
законодательства. На небольших предприятиях в штат вводится отдельная
единица — специалист по кадрам, ведение кадрового документооборота входит
в его основной функционал.
Объектом исследования данной работы выступает акционерное общество
«РусГард» (далее АО «РусГард»).
Предмет исследования – кадровое делопроизводство.
Цель работы – исследование организации кадрового делопроизводства и
разработка рекомендаций по его совершенствованию.
Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие и назначение кадрового документооборота.
2. Изучить деятельность кадровой службы в сфере кадрового
документооборота.
3. Проанализировать нормативную базу организации работы с кадровыми
документами.
4. Представить характеристику направлений и результатов деятельности
АО «РусГард».
5. Исследовать организацию работы с кадровыми документами.
6. Выявить проблемы и недостатки кадрового документооборота в
организации.
7. Внедрить е систему электронного документооборота в АО «РусГард».
8. Предложить мероприятия по улучшению кадрового делопроизводства в
АО «РусГард
9. Оценить эффективность предлагаемых мероприятий.
Вопросы организации кадрового документооборота рассматриваются в
ряде учебных пособий и другой литературы по кадровому делопроизводству.
8
Невозможно не отметить книгу Труханович Л.В., Щур Д.Л. «Справочник
по кадровому делопроизводству»
1
. Данная книга представляет собой полный
справочник по делопроизводству в кадровой службе.
Ценнейший материал представлен в книге Ю.М. Михайлова «Кадровое
делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персонала
2
». В пособии освещают наиболее злободневные вопросы
документирования трудовых отношений: подготовка документов для приема на
работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, а также для
предоставления отпусков, откомандирования работников, применения к ним мер
дисциплинарного воздействия.
В работе также использовался материал из книги Митрофановой В.В. и
Финатовой М. «Оформляем кадровые документы»
3
. В книге содержатся
практические советы для построения и оптимизации кадрового
делопроизводства, даются инструкции по заполнению всех кадровых
документов с учетом последних изменений трудового законодательства:
приказы и правила их оформления, штатное расписание, прием на работу и
увольнение, предоставление отпуска, режим работы и учет рабочего времени,
командирование и поощрение работника.
Следующую книгу, которую нужно указать «Новый справочник
кадровика. Документирование кадровой работы» написал Басаков М.И.
4
Значительное место в этом справочнике уделено юридическим основам
трудовых отношений работника и работодателя (учреждения, организации) от
приёма на работу до увольнения.
Стоит отметить книгу авторов Журавлевой И.В. и Журавлевой М.В.
«Кадровое делопроизводство. Начинаем с нуля. Аудит своими
1
Труханович,Л.В. Щур Д.Л.: Справочник по кадровому делопроизводству, 8 -е изд., перераб. — М.:Издательство
«Дело и Сервис», 2016. — 608 с.
2
Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персонала – М.: Альфа -Пресс, 2017. -264 с.
3
Митрофанова В.В., Финатова М., Оформляем кадровые документы. – СПб.: Питер,2017.-400 с.
4
Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы. -М.: Феникс, 2015. – 272 с.
5 Скудутис М.В., Кадровое дело: от приема на работу до увольнения. – СПб.: Питер, 2015.-192 с.
9
силами».
5
Авторы данной книги - специалисты по трудовому праву и кадровому
делопроизводству, которые имеют большой опытом работы. Они предлагают
алгоритм построения и восстановления кадрового делопроизводства,
отработанный в ходе собственной многолетней практики.
Источникововой базой написания данной работы служат: Конституция
РФ
6
, Трудовой кодекс Российской Федерации
7
, Федеральный закон от 27.07.2006
N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»
8
, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О
персональных данных»
9
, Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации»
10
, ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016
11
и
др. Более подробно нормативно-правовая база кадрового документооборота
будет рассмотрена далее в работе.
При написании данной ВКР использовались следующие методы
исследования: сравнение, обобщение, группировка, анализ научной литературы.
5
Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровое делопроизводство. Начинаем с нуля. Аудит своими силами. -М.:
Инфа-М.,2015. -184 с.
6
Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // Справочная правовая система Консультант плюс. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/
7
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
8
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N
149-ФЗ 9ред. от 02.12.2019) (с изм. и доп. вступ. в силу с 13.12.2019) ) // Справочная правовая система
Консультант плюс [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
9
Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) // Справочная
правовая система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/
10
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»
// Собрание законодательства РФ. 25.10.2004. № 43. Ст.4161
11
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018), М.:
Стандартинформ, 2016. – 35 с.
10
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и назначение кадрового документооборота
Понятие «документооборот» впервые стало употребляться в трудах таких
ученых по управленческому труду и делопроизводству, как Д.Р. Покровский,
П.М. Керженцев и др. Данными специалистами были сформированы
теоретические основы организации рационального движения документов,
рассмотрены пути сокращения инстанций прохождения документации и т.д.
Существует несколько определений понятия «документооборот»:
1. Под ним понимают передвижение всей деловой документации,
начиная с момента ее создания (или же получения – в случае с входящими
документами) до передачи ее в дело (исходящая документация), полного
выполнения.
2. Общее число всей документации (внутренней, входящей,
исходящий) в расчёте за определенный период времени.
12
Также под понятием «документооборот организации» чаще всего
понимается комплексная система оформления, использования и движения
официальных документов. При этом подобная система охватывает весь
жизненный цикл служебных бумаг: от их получения или создания до передачи в
архив или отправки адресату.
Документооборот организации строится из трех документопотоках:
- входящий документопоток образуют документы, поступающие в
организацию от других компаний или физических лиц;
- исходящий документопоток строится из документов, которая
организация отправляет другим компаниям и физическим лицам;
12
Кузнецов И.Н., Документационное обеспечение управления персоналом. Учебник и практикум-М.: Юрайт,
2016. С. 115
11
- внутренний документопоток состоит из деловых бумаг, которые были
созданы непосредственно в организации.
Документооборот компании должен быть направлен на то, чтобы:
1. Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая
необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно тщательно
продумать путь прохождения.
2. Установить наибольшее единообразие в последовательности
обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное
условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов
документов.
3. Исключить возвратное передвижение документов (в особенности
при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставки).
4. Активно применять средства оргтехники и самых новых
информационных технологий при передаче документов.
13
Частью общего документооборота организации является кадровый
документооборот, который состоит из кадровых документов.
Организация кадрового документооборота направлена на решение ряда
задач:
- оформить трудовые отношения;
- регламентировать взаимодействие между работником и работодателем;
- разработать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как работодателя, так и работника;
- являться основой для разрешения трудовых споров;
- унифицировать кадровые процедуры у работодателя и пр
14
.
В состав кадрового документооборота входят:
- организационные;
- распорядительные;
13
Справочник секретаря и офис- менеджера. Документооборот организации [Электронный ресурс] – Режим
доступа: https://www.sekretariat.ru/rubric/324-dokumentooborot
14
Труханович,Л.В. Щур Д.Л.: Справочник по кадровому делопроизводству, 8 -е изд., перераб. —
М.:Издательство «Дело и Сервис», 2016. С. 192
12
- информационно-справочные документы.
К первой группе документов относят локальные нормативные акты,
разработанные в конкретной организации с целью регулирования трудовых
взаимоотношений между работником и работодателем. При разработке
локальных нормативных актов необходимо учитывать специфику деятельности
организации, а также важно принимать во внимание тот факт, что содержащиеся
в них нормы не должны ухудшать положения работника, по сравнению с теми
нормами, что прописаны в ТК РФ
15
.
К организационным документам относят:
1. Правила внутреннего трудового распорядка»;
2. Положение о персональных данных;
3. Положение об оплате труда;
4. График отпусков;
5. Должностные инструкции и пр.
Распорядительные кадровые документы - это те документы, которые
издает работодатель для передачи определенных распоряжений работникам
организации
16
.
К данной группе кадровых документов принято относить: приказы и
распоряжения, которые затрагивают вопросы работы с кадрами, например: о
приеме, переводе, отпуске, командировании работников.
Государственные и муниципальные организации и учреждения ведут
кадровый документооборот с использованием унифицированных форм,
утвержденных приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н
17
и актами иных
15
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для среднего
профессионального образования / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — Москва : Издательство
Юрайт, 2019. С. 23
16
Справочник секретаря и офис – менеджера. Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211302-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-
nulya-19-m3
17
Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н (ред. от 17.11.2017) "Об утверждении форм первичных учетных
документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти
(государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными
внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по
их применению" (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37519) [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_177766/
13
органов федеральной исполнительной власти. Для оформления
распорядительных документов коммерческая организация также может
пользоваться унифицированными формами, но, при необходимости,
организация сама может разработать собственные формы.
Информационно-справочные документы используют как для передачи
информации от одного адресата к другому, так и для фиксации каких-то
информационных сведений. В отличие от распорядительных, эти документы
могут не требовать исполнения. На основе резолюции руководителя эти
документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или
подготовки распорядительных документов. К данному виду документов можно
отнести: служебные, объяснительные и докладные записки, пояснения,
инициативные предложения, акты и пр
18
.
Нужно отметить, что с учетом развития информационного общества, все
больше документов создается в электронном виде, не исключением является и
кадровая документация.
Внедрение автоматизированной системы кадрового документооборота
обеспечивает удобство в работе, эффективную и рациональную организацию
производства, уменьшение различных психологических и физиологических
нагрузок. Все это положительно влияет на работоспособность сотрудников, так
как приводит к снижению количества обрабатываемой информации, а также у
персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия
эффективных управленческих решений
19
.
Однако, нужно отметить, что для полного перехода на электронный
кадровый документооборот существует ряд препятствий.
1. На данном этапе представляется невозможным перевод всей
кадровой документации в электронный вид, так как в некоторых кадровых
документах нужна личная подпись работника, а получение электронной
18
Митрофанова В.В., Финатова М., Оформляем кадровые документы. – СПб.: Питер,2017. С. 264
19
Дмитриева Н. А. Электронный кадровый документооборот //Научные исследования и разработки студентов. –
2017. – С. 261
14
цифровой подписи на каждого сотрудника обходится крайне дорого для
организации.
2. Еще одно препятствие заключается в том, для корректной работы IT-
решения для кадрового документооборота требуется постоянная техподдержка.
В зависимости от размера компании для этих целей придётся нанять одного или
нескольких сотрудников, затраты на которых, вероятнее всего, превысят
экономию, которая компания получит за счёт сокращения трудозатрат кадровых
специалистов
20
.
Но несмотря на ряд проблем при переходе на электронный кадровый
документооборот (КЭДО), все больше организаций автоматизирует работу с
кадровыми документами. Это подтверждает и исследовании компании
«Делойт», которая провела анализ уровня развития кадрового электронного
документооборота в компаниях в России. Результаты исследования
представлены за 2019 год.
На вопрос «Применяет ли Ваша организация КЭДО?», были полученные
следующие результаты, представленные на рисунке 1
21
.
Рисунок 1. Распределение ответов о применении КЭДО в
организации
20
Александрова В. Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее //Трудовое право. – 2018. –
№. 7. – С. 79.
21
Официальный сайт компании «Делойт». Уровень развития кадрового электронного документооборота в
компаниях в России: результаты исследования за 2019 год. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/ru/Documents/tax/hr-edf-survey.pdf
78%
17%
5%
Нет, но планирует Применяет Нет