65
Инструкция по кадровому делопроизводству согласовывается с
юридическим отделом (юристом), утверждается приказом по основной
деятельности, доводится до сведения всех заинтересованных лиц.
Далее необходимо предложить ряд мероприятий, которые помогут АО
«РусГард» перейти на электронные трудовые книжки и тем самым соблюсти
нормы Федеральных законов от 16.12.2019 № 439-ФЗ
67
и № 436-ФЗ
68
.
Переход на электронные трудовые книжки необходимо осуществить
поэтапно. Изначально следует назначить приказом руководителя ответственного
сотрудника, который будет вести и передавать сведения для электронной
трудовой книжки в ПФР. Эти обязанности важно включить в его должностную
инструкцию или установить дополнительным соглашением к трудовому
договору.
Далее целесообразно открыть новый корпоративный электронный
почтовый ящик. На него сотрудники будут отсылать заявления с запросами о
выдаче сведений об их трудовой деятельности, и получать с этого адреса готовые
индивидуальные справки по форме СТД-Р.
Следующий шаг - разработка локальных нормативных актов, которые
будут регламентировать порядок работы с трудовыми книжками. В АО
«РусГард» для этого целесообразно закрепить всю процедуру перехода на
электронные трудовые книжки в инструкции по кадровому делопроизводству в
раздел «Работа с трудовыми книжками».
Последующая процедура – направить всем работникам компании
уведомление о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в
электронном виде. Образец уведомления уже разработан Рострудом и
представлен в 12.
67
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации
в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" // СПС Консультант Плюс.
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340241/
68
Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" // СПС Консультант Плюс.
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340238/
66
Далее необходимо получить и зарегистрировать заявления сотрудников об
их выборе — в каком виде нужно будет вести трудовую книжку каждого
69
. Для
этого предварительно можно разработать бланки заявлений вести трудовую
книжку в бумажном или электронном виде (см. приложение 13).
Также необходимо обеспечить техническую готовность взаимодействия с
ПФР в части ведения электронных трудовых книжек.
Важно уточнить, что после того, как работник напишет заявление, в
котором объявит о своем выборе, бумажная трудовая книжка должна быть
выдана ему на руки. Перед тем, как отдать документ, работодатель должен
внести в него закрывающую запись:
- в графе 1 «№ записи» проставьте порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 «Дата» - нужно указать дату выдачи трудовой книжки на руки;
- в графе 3 раздела «Сведения о работе» записать: «Подано письменное
заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о
трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса
Российской Федерации
70
(часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря
2019 № 439-ФЗ»
71
;
- в графе 4 «Наименование, дата и номер документа...» важно прописать
дату подачи заявления и его регистрационный номер.
В журнале учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка
работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись: «Выдана на
руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей)
работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1
Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона
от 16 декабря 2019 № 439-ФЗ».
69
Справочник секретаря. Электронные трудовые книжки. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.sekretariat.ru/article/211370-elektronnye-trudovye-knijki-20-m1
70
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
71
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации
в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" // Справочная правовая система
Консультант Плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340241/
67
Также важно, чтобы работник расписался в журнале учета в том, что
книжка им получена
72
.
Как считает Минтруд, выдать работнику его бумажную трудовую книжку
нужно в тот же день, когда было зарегистрировано заявление о выборе формата
документа.
Нужно отметить, что трудовая книжка в электронном виде в полном
объеме будет аккумулироваться и храниться в информационной системе ПФР.
Каждый работодатель будет вести свой, локальный вариант трудовой книжки
работника в тот период, пока он трудиться на предприятии. Но обо всех
кадровых изменениях работодатели будут информировать ПФР. Поэтому в
каждой компании вводят две новые формы отчетности:
- СТД-Р — сведения о трудовой деятельности по каждому работнику
организации с момента приеме на работу до увольнения;
- СЗВ-ТД — сведения по каждому работнику, ежемесячно передаваемые
в ПФР. Данный вид отчетности сдается ежемесячно, не позднее 15 числа месяца,
следующего за отчетным.
Структура обоих отчетов одинакова. Они содержат информацию о:
- работнике (Ф. И. О., дата рождения, СНИЛС);
- работодателе (наименование, регистрационный номер в ПФР);
- том, в каком виде ведут трудовую книжку работника – только в
электронном или еще и на бумажном носителе;
- том, выдавались ли работнику в отчетном месяце сведения по форме
СТД-Р;
- трудовой деятельности сотрудника с указанием даты кадровых
изменений (приема, перевода, увольнения с указанием наименования
структурного подразделения и реквизитов документа-основания).
72
Кадровое дело. Что написать в трудовой при переходе на электронный формат. [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: https://www.kdelo.ru/news/384431-qqn-20-m2-kakuyu-zapis-sdelat-v-trudovoy-rabotniku-pereshedshemu-na-
elektronnyy-format
68
После того, как перевод трудовых книжек в электронный вид завершится,
сведения о всех периодах своей трудовой деятельности, а не только по
последнему рабочему месту, сотрудник сможет получить в МФЦ, в
территориальном Управлении ПФР или в личном кабинете на сайте
государственных услуг.
Таким образом, данные мероприятия помогут усовершенствовать кадровое
делопроизводство, а также избежать штрафных санкций со стороны ГИТ, ПФР
РФ и других проверяющих органов.
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
В рамках устранения выявленных недостатков в АО «РусГард»
предложено:
1. Добавить в Положение об отделе персонала раздел «Взаимодействие
со структурными подразделениями организации».
2. В Положении о защите персональных данных отнести телефон и
электронный адрес работников к сведениям, которые составляют персональные
данные сотрудников.
3. Усовершенствовать шаблон трудового договора:
- с работниками предпенсионного и пенсионного возраста;
- с призывниками и военнообязанными.
4. Выдать сотрудникам без прописки документ для постановки на
воинский учет.
5. Соблюдать алгоритм оформления кадровой документации при переводе
работников.
6. Разработать инструкцию по кадровому делопроизводству.
7. Внедрить систему электронного документооборота «1С: Зарплата и
Управление персоналом 8».
8. Перейти на электронные трудовые книжки.
9. Разработать Положение об оплате труда.
69
Далее рассчитаем затраты на предложенные мероприятия.
Затраты на внедрение СЭД 1 С «Зарплата и Управление персоналом 8»
представлены в таблице 9. Помимо покупки самой лицензии, нужно
предусмотреть расходы, связанные с установкой данной СЭД. Так как, помимо
ИТ- специалистов, этим будут заниматься внешние исполнители, данные
параметры повлекут дополнительные расходы
Таблица 9
Затраты на внедрения СЭД
№п/п
Наименование расходов
Сумма, руб.
1.
Покупка лицензии 2 рабочих места
16200
2.
Услуги по внедрению
10 000
3.
Администрирование и техническая
поддержка
21 000
4.
Обучение работников
11 200
Итого
58 400 руб.
Итого, общие затраты на внедрение 1 С «Зарплата и Управление
персоналом 8» составят 58 400 рублей.
Остальные мероприятия по усовершенствования кадрового
делопроизводству не потребуют дополнительных расходов, так как будут
осуществляться в рамках должностных обязанностей работников АО «РусГард».
Далее определимся с календарным планом выполнению мероприятий (см.
таблицу 10).
Таблица 10
Календарный план реализации мероприятий по
совершенствованию кадрового делопроизводства в АО «РусГард»
№
п/п
Наименование
мероприятий
Период
реализации
Ответственный
за исполнение
мероприятия
1.
Разработка инструкция по
кадровому
делопроизводству
1 месяц
Руководитель
отдела по
персоналу
2.
Доработка положения об
отделе персонала раздел
«Взаимодействие со
1 месяц
Руководитель по
персоналу
70
структурными
подразделениями»
3
Доработка положения о
защите персональных
данных
1 месяц
Руководитель по
персоналу
4.
Усовершенствование
шаблона трудового
договора
1 месяц
Руководитель по
персоналу
5.
Выдавать сотруднику без
прописки документ для
постановки на воинский
учет.
По мере
необходимости
Менеджер по
персоналу
6.
Автоматизировать
кадровое делопроизводств
2 месяца
Руководитель
отдела персонала,
руководитель
отдела разработки
7.
Соблюдать алгоритм
оформления кадровой
документации
Постоянно
Менеджер по
персоналу
8.
Перейти на электронные
трудовые книжки
До 01.01.2021
Отдел по
персоналу
9.
Разработать положение об
оплате труда
1 месяц
Руководитель по
персоналу,
главный бухгалтер
Таким образом, реализация предложенных мероприятий займет в среднем
один месяц, переход на электронные трудовые книжки займет больше всего
времени и будет осуществляться до 01.01.2021.
Далее необходимо произвести эффективность предложенных мер по
совершенствованию кадрового делопроизводства в АО «РусГард»
В первую очередь произведем расчёт автоматизации кадрового
делопроизводства.
71
По данным Siemens Business Services при работе с бумажными
документами, сотрудник тратит 30% своего времени, а при работе с
электронными - 10%
73
.
Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это
деньги.
Правильное использование ресурсов – залог эффективного управления.
Предполагается, что автоматизировать будут 2 рабочих места:
руководителя отдела по персоналу и менеджера по персоналу. Заработная плата
данных сотрудников составляет 120 628 руб. и 70 500 руб. соответственно
При работе с документами «по старинке» сотрудники в среднем затрачивает
30% рабочего времени.
1*120 6280*30%= 36 188,4 руб. (руководитель по персоналу).
1*70500*30%= 21 150 руб. (менеджер по персоналу).
Всего два сотрудника в денежном эквиваленте тратят 57 338,4 руб.
При этом качество, своевременность и контроль обработки документов
оставляет желать лучшего.
При работе с документами в системе электронного документооборота
сотрудник затрачивает около 10% рабочего времени.
1*120 628*10%= 12 062,8 руб. (руководитель по персоналу).
1* 70 500 * 10% = 7 050 руб. (менеджер по персоналу).
Всего в при работе в СЭД оба сотрудника затрачивают 19188,2 руб.
На основе данных расчётов, экономическая эффективность использования
электронного документооборота в АО «РусГард» будет составлять:
В месяц: 57 338,4 – 19 188,2 = 38 150,2 руб.
В год: 38 150,2 * 12 = 458 802,4 руб.
73
Система электронного документооборота. Экономическая эффективность систем электронного
документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.its.dn.ua/web/its3.nsf/0/Economic-
efficiency
72
Это та сумма, которую можно высвободить из валовых затрат при
использовании электронного документооборота и направить в развитие АО
«Русгард».
Для расчёта итоговой суммы экономического эффекта от предложенных
мероприятий необходимо из полученной прибыли вычесть сумму затрат, в
результате получим:
458 802,4 – 58 400 = 400 402,4 руб.
Таким образом, итоговый экономический эффект от совершенствования
кадрового делопроизводства будет составлять 400 402,4 руб.
Также преимуществами автоматизации кадрового делопроизводства
являются следующие факторы:
- можно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве
кадрового учета;
- исключаются ошибки по причине «человеческого фактора»;
- сокращаются штатные единицы и должности, в обязанности которых
входит ведение кадрового делопроизводства;
- повышается производительность труда и доходности бизнеса.
Подавляющее большинство российских компаний уже отказались от
ведения кадрового документооборота «вручную». Для работодателя
автоматизация дает возможность не только сэкономить фонд зарплаты, но и
исключить штрафные санкции, неизбежные при постоянно изменяющихся
требованиях, устанавливаемых на государственном уровне. Для бизнеса
внедрение автоматических систем учета кадров стало вынужденной
потребностью.
Переход на электронные трудовые книжки позволит:
- сократить расходы на приобретение бланков трудовых книжек и
вкладышей в них;
- сэкономить время на ведение, внесение записей и исправлений в трудовые
книжки;
- исключить возможность их утраты, подделки или утери.
73
В разработке инструкции по кадровому делопроизводству, дополнении
трудового договора, а также в доработке локальных нормативных актов, таких
как положение о защите персональных данных работника и пр. содержится
непрямой экономический эффект. Выгода от перечисленных мероприятий
заключается в том, что ошибки в работе с разными видами документов могут
привести к штрафам со стороны проверяющих органов. Неправильно
оформленные документы негативным образом сказываются на репутации любой
организации, в том числе и АО «РусГард» могут привести к финансовым
потерям и «удару» по имиджу рассматриваемой организации.
Исходя из вышеперечисленного, можно сделать вывод, что если внедрить
предложенные мероприятия по усовершенствованию кадрового
документооборота, то сэкономить можно гораздо большую сумму денег, нежели
400 402,4 за счет того, что вся кадровая документация будет отвечать нормам
трудового законодательства и государственная инспекции по труду не применит
штрафных санкций к АО «РусГард». В заключении важно отметить, что
разработанные мероприятия экономически обоснованы и их необходимо
применить на практике.
74
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог по работе, можно отметить, что кадровое делопроизводство
— это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом
кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых
управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу.
Все документы по кадрам образуют кадровый документооборот,
состоящий из организационных, распорядительных, информационно-
справочных документов, документы по учету личного состава. Если организация
небольшая, за кадровый документооборот может отвечать бухгалтер или
секретарь, на крупных предприятиях формируют специальный отдел по ведению
кадровой документации. Регламентируют кадровое делопроизводства
различные нормативно – правовые акты, такие как Конституция РФ, Трудовой
кодекс, Федеральные законы, Постановления Правительства, Указы Презедента
и пр. Помимо этого, в каждой организации создаются внутренние локальные
акты, которые также регулируют процедуры движения кадров, их учет и т.п.
Изучение кадрового документооборота проходило на базе АО «РусГард».
Данная компания производит сетевые контроллеры и считыватели, а также
разрабатывает программное обеспечение. Финансовое состояние организации
стабильно хорошее, прибыть и рентабельность продаж с каждым годом
увеличиваются. За кадровое делопроизводство в АО «РусГард» отвечает отдел
по персоналу, состоящий из руководителя по персоналу и менеджера по
персоналу.
Анализ показал, что в организации разработаны все необходимые по ТК
РФ документы. Установлено, что в организации ведутся журналы регистрации
трудовых договоров, приказов по личному составу, трудовых книжек и
вкладышей к ним и пр.
В результате документирования движения кадров, в организации
образуются:
- заявления работников;