25
В 2020 году были изменены сроки хранения документов в архиве, в связи
с чем, необходимо рассмотреть Приказ Федерального архивного агентства от
20.12.2019 № 236
41
На основании данного закона, можно сделать вывод, что некоторые сроки
хранения документов с 18 февраля изменятся. Графики отпусков теперь можно
уничтожить не через год, а через три года. Журналы, книги и карточки учета,
базы данных отпусков нужно хранить пять лет, а не три. Отдельные кадровые
документы теперь надо хранить меньше.
В их числе:
- документы о дисциплинарных взысканиях — три года (раньше 5 лет);
- заявки о потребности в иностранцах — год (раньше 5 лет);
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
— пять лет (раньше постоянно);
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на
производстве, учета аварий — 45 лет (раньше постоянно)
42
.
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении
работников и их личные карточки нужно хранить 75 лет, если делопроизводство
по ним закончили до 1 января 2003 года, и 50 лет — если после этого срока.
Некоторые кадровые документы получат отдельный срок хранения. Среди
них:
- уведомления, предупреждения работников — три года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, которые связаны с работой,
и их копии — год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет
43
.
Изменение сроков хранение документов отражено в таблице 3.
41
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" (Зарегистрировано в Минюсте России
06.02.2020 N 57449) // СПС Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
42
Справочник секретаря и офис-менеджера. Меняются сроки хранения документов в архиве. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211302-kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-19-m3
43
Кадровое дело. Новы сроки хранения кадровых документов. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://e.kdelo.ru/794785
26
Таблица 3
Изменение сроков хранения документов
Вид документа
Срок хранения до
18.02.2020
Срок хранения после
18.02.2020
Счет-фактуры
4 года
5 лет
График отпусков
1 год
3 года
Документы о
дисциплинарном
взыскании
5 лет
3 года
Заявки о потребности в
иностранцах
5 лет
1 год
Документы о состоянии и
мерах по улучшению
условий и охраны труда
Постоянно
5 лет
Реестры сведений о
доходах физических лиц
75 лет
5 лет
Переписка с
налоговиками, которая
касается расхождений в
расчетах по налогам
5 лет
6 лет
На основе данной таблицы, можно констатировать, что счета фактуры,
графики отпусков, переписки с налоговой теперь хранятся дольше, тогда как
сроки хранения документов о дисциплинарном взыскании, заявок о потребности
в иностранцах, документов о состоянии и мерах по улучшению условий охраны
труда - уменьшились.
Также нужно отметить, что на уровне организации создаются локальные
нормативные акты (ЛНА), которые регулируют кадровый документооборот и
систему управления работниками компании.
Некоторые нормативные правовые акты обозначены ТК как обязательные
в любой организации.
1. Штатное расписание (ч. 2 ст. 57 ТК). Оно представляет собой
внутренний документ компании, в котором фиксируется организационная
структура, состав и численность штата работников предприятия. Обычно
оформляется в унифицированной форме Т-3.
27
2. Правила внутреннего распорядка (ч. 4 ст. 189). Данный документ
должен быть в любой организации, независимо от формы собственности и
размеров, в том числе у индивидуальных предпринимателей. Именно в Правилах
прописаны такие аспекты, как режим работы и отдыха персонала, порядок
трудоустройства на работу, перевода и увольнения сотрудников, определены
виды поощрений, ответственность за нарушение трудовой дисциплины и другие
моменты внутренней жизнедеятельности компании.
3. График отпусков (ч.1 ст. 123). Он определяет порядок
предоставления отпусков. График отпусков утверждается руководителем
предприятия. В нем указываются сведения о времени предоставления
оплачиваемых отпусков работникам всех отделов организации на предстоящий
календарный год с разбивкой по месяцам
44
.
4. Документы, связанные с порядком оплаты труда (ч. 4 ст.123).
5. Определяющие работу с персональными данными (п.8 ст. 86)
45
. Они
могут оформляться специальными актами, например, Положением, либо
отдельными разделами в правилах внутреннего распорядка. Например,
Положение о защите персональных данных, регулирует порядок хранения и
использования персональных данных работников.
Выплаты, входящие в систему оплаты труда (оклад, тарифные ставки,
надбавки, доплаты и премии) также устанавливаются путем принятия локальных
нормативных актов, согласно 135 статье ТК.
Наглядно разделение локальных нормативных актов представлено на
рисунке 3.
44
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. . С. 293
45
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 31.12.2017) // Справочная
правовая система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/
28
Рисунок 3. ЛНА кадровой службы
Отдельно стоит сказать о дополнительных документах, принимаемых в
образовательных учреждениях. Их подготовку регулирует Федеральный закон
от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
46
.
Разнообразные многочисленные локальные правовые акты создаются как
дополнения к уставу образовательной организации.
Большинство ЛНА ни с кем не согласовываются и не утверждаются, это
общее правило. Например, штатное расписание, положения об охране труда, о
командировках и о защите персональных данных, должностные инструкции и
т.п. Но если необходимость согласования предусмотрена в коллективном
договоре, придется это сделать
47
.
В некоторых случаях, учитывать мнение работников необходимо в
обязательном порядке. Это касается документов, регламентирующие рабочее и
отпускное время и т.д. Например:
1. График отпусков на предприятии.
2. Документы, регулирующие работу вахтами, в том числе увеличение
длительности вахты, введение режима разделенного рабочего дня.
46
Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 06.02.2020) //
Справочная правовая система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/
47
Михайлов Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персонала – М.: Альфа -Пресс, 2017. С. 78
29
3. Акты, фиксирующие дополнительные оплаченные отпуска.
Срок действия ЛНА определяется его содержанием и обычно обозначен в
тексте. Часть документов принимаются бессрочно, и в кадровом деле
называются актами постоянного действия. К ним относятся, например, Правила
трудового внутреннего распорядка. Часть имеют конкретный срок действия,
зафиксированный в самом документе. Например, график отпусков на текущий
год действителен только в это время, до 31 декабря.
Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно – правовая база
кадрового документооборота достаточно обширна и регулируется Конституцией
РФ, Трудовым Кодексом РФ, Федеральными законами, Постановлениями
Правительства, ГОСТами, локальными нормативными актами организации и т.п.
30
Глава 2. Исследование организации кадрового
документооборота в АО «РусГард»
2.1. Характеристика направлений и результатов деятельности
организации
Акционерное общество «РусГард» («RusGuard») специализируется на
разработке, производстве и продвижении на рынках России и СНГ новейшего
высокотехнологичного оборудования для систем контроля и управления
доступом и охранной сигнализации. Компания была основана в мае 2010 года в
городе Москва и, благодаря штату инженеров с более 10 летним опытом
разработки оборудования и программного обеспечения для рынка систем
безопасности, в 2012 году была разработана первая линейка контроллеров
доступа – ACS-102-CE, а также выпущен первый релиз ПО RusGuardSoft.
Инновационное программное обеспечение, широкие функциональные
возможности оборудования, современный сервис и индивидуальный подход к
каждому клиенту позволили компании сразу же обратить на себя внимание
рынка и занять одну из лидирующих позиций на рынке комплексных охранных
систем.
За несколько первых лет работы на рынке систем безопасности АО
«РусГард» стало партнером таких крупнейших компаний рынка, как ОАО
«МТС», ОАО «РосТелеком», ОАО «Башнефть» и др.
48
.
Юридический адрес организации: 123100, г. Москва, Пресненская
набережная, дом 12, этаж 45, комн. 11, пом. IIK.
Основной вид деятельности: производство прочего электрического
оборудования.
Уставной капитал: 50 000 руб.
Штатная численность сотрудников – 33 человека.
Особенностями системы управления АО «РусГард» являются:
- рациональное делегирование обязанностей,
48
Официальный сайт АО «РусГард». [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.rgsec.ru/about
31
- распределение прав и ответственности,
- регламентация и стандартизация процедуры взаимодействия между
отделами и сотрудниками.
Управляет организацией генеральный директор.В его подчинении
находится коммерческий директор. Данным руководителям подотчетны: отдел
производства и технического контроля, отдел разработки, отдел программных
продуктов, отдел продаж, сервисный отдел и отдел маркетинга, отдел персонала
Помимо данных отделов в организации присутствуют секретарь, курьер,
уборщица, бухгалтер, юрисконсульт.
Руководители отделов, совместно с генеральным и коммерческим
директорами, занимаются разработкой стратегического плана развития
компании, осуществляют общее руководство операционной деятельностью
организации, реализовывают стратегии компании, формируют ценовую
политику в полном объеме, оптимизируют бизнес-процессы.
Отдел производства и технического контроля отвечает за недопущение
выпуска на рынок продукта, который не удовлетворял бы актуальным
требованиям качества.
Задачи данного структурного подразделения — минимизировать
внутрипроизводственный брак, контролировать соблюдение технических
условий и технологических нюансов.
В задачи отдела разработки входит:
- сопровождение и дальнейшее совершенствование разработанного ранее
ПО;
- разработка нового ПО и пр.
Отдел программных продуктов, совместно с сервисным отделом,
занимаются поддержкой и своевременным исправлением ошибок в
разработанном программном продукте, консультируют пользователей по
вопросам эксплуатации программного продукта и пр.
На отдел продаж АО «РусГард» возложены следующие функции:
- поиск и привлечение потенциальных клиентов;
32
- сопровождение клиентов;
- обслуживание VIP – клиентов.
Основной задачей отдела маркетинга является определение места
компании на рынке и нахождение возможностей занять наиболее выгодную
позицию по отношению к конкурентам.
Юрисконсульт отвечает за:
1. Обеспечение контроля за деятельностью организации с точки зрения
соблюдения действующего законодательства.
2. Мониторинг и анализ изменений в законодательстве, судебной
практики.
3. Информирование работников компании о наиболее важных
изменениях законодательства.
4. Консультация работников других подразделений по правовым
вопросам.
5. Подготовка и экспертиза проектов локальных нормативных актов
(инструкций, положений, регламентов, приказов, распоряжений), принимаемых
в компании.
6. Представительство АО «РусГард» в суде и пр.
Бухгалтер АО «Рус Гард» осуществляет постановку и ведение
бухгалтерского (финансового) учета и формирует необходимую финансовую
отчетность. Кроме этого, данный сотрудник взаимодействует с
контролирующими органами (налоговая инспекция, Фонды социального,
медицинского и пенсионного страхования, пожарная инспекция и т.д.).
Отдел персонала представлен руководителем отдела персонала и
менеджером по персоналу.
Руководитель отдела персонала отвечает за:
1. Подбор новых кадров с учетом потребностей компании и
специфики основного направления деятельности.
2. Организация мероприятий, направленных на повышение уровня
профессиональных навыков личного состава.
33
3. Осуществление контроля над внутренним документооборотом и
соблюдением правил, установленных трудовым законодательством;
4. Кадровую политику организации
Спектр обязанностей менеджера по персоналу охватывает:
- оформление, регистрацию и систематизацию кадровой документации
(учетной, плановой, первичной, по социальному обеспечению), а также ее
проверку на предмет соответствия актуальному законодательству;
- расчет стажа, льгот, выплат сотрудникам;
- работу с персональными данными;
- разработку организационных и распорядительных документов по
персоналу, их согласование с профсоюзами и другими представительными
органами работников;
- организацию текущего и архивного хранения документов;
- контроль трудовой дисциплины и присутствия сотрудников на рабочих
местах, учет рабочего времени и т.п.
Организационная структура АО «РусГард» представлена в приложении 1.
Данный тип организационной структуры – линейно – функциональный.
Нужно уточнить, что она имеет свои преимущества и недостатки.
К плюсам данного управления можно отнести, что происходит разгрузка
высшего руководства. Каждый начальник отвечает за свой участок
производства, в котором он хорошо разбирается, в результате возрастает
качество оказываемых услуг или же продукции.
К минусам можно отнести то, что усложняется передача информации
внутри подразделений, как результат – происходит ее искажение. Также
зачастую нет слаженной командной работы между подразделениями, каждый
отдел пытается «перевалить работу друг на друга»
Далее рассмотрим технико- экономические показатели АО «РусГард» за
2017-2019 годы (таблица 4).
34
Таблица 4
Технико- экономические показатели АО «РусГард» за 2016-
2018 гг.
Показатель
Значение
показателя, тыс. руб.
Изменение
показателя
2016 г.
2017 г.
2018 г.
тыс.
руб.
(гр.4 -
гр.2)
± %
((4-2) :
2)
1
2
3
4
5
6
1. Выручка
74 229
86 413
138 211
+63 982
+86,2
2. Расходы по обычным
видам деятельности
68 506
78 035
90 045
+21 539
+31,4
3. Прибыль (убыток) от
продаж (1-2)
5 723
8 378
48 166
+42 443
+8,4 раза
4. Прочие доходы и
расходы, кроме процентов
к уплате
-2 503
-624
-549
+1 954
↑
5. EBIT (прибыль до
уплаты процентов и
налогов) (3+4)
3 220
7 754
47 617
+44 397
+14,8 раза
6. Проценты к уплате
128
–
–
-128
-100
7. Чистая прибыль
(убыток) (5-6+7)
1 790
3 987
38 045
+36 255
+21,3 раза
8.Рентабельность продаж
7,7
9,7
34,8
+27,1
+4,5 раза
9. Себестоимость продаж
41616
49083
97545
+55 925
+1,3 раза
На основе представленных данных, можно сделать вывод, что за
анализируемый период, достаточно сильно увеличилась выручка и 2018 году она
составила 138 211 тыс. руб., что на 63982 тыс. руб. больше, чем 2016 году,
себестоимость продаж также демонстрирует хорошие результаты, данный
показатель увеличился на 1,3 раза по сравнению с 2016 годом, и в 2018 году он
равен 97545. Чистая прибыль за три года значительно увеличилась и в 2018 году
составила 38 045 тыс. руб., рентабельность продаж увеличилась в 4,5 раза и
составляет 34,8, что является отличным результатом.