55
4. Управление обучением персонала — определение потребности в
обучении, формирование учебных планов, организация процесса и оценка его
эффективности.
5. Управление мотивацией персонала — программа позволяет установить
зависимость оплаты труда от его результатов, сформировать эффективную и
понятную работникам схему финансовой мотивации для разных должностей и
рабочих мест.
6. Планирование занятости персонала, в том числе: участие сотрудниках
во встречах, совещаниях, конференциях и семинарах, служебных поездках и
командировках, а также планирование занятости помещений компании при
проведении деловых встреч
55
.
Применение программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8»
позволит:
1.Систематизировать и анализировать информацию. Настройки
программы позволяют получать полный срез данных по работникам
организации за различные периоды: возраст, специальность, образование, стаж,
карьерный рост, повышение квалификации, аттестация. Автоматизированное
ведение личных данных сотрудников с учетом всех изменений поможет
избежать ошибок, обеспечить полноту и достоверность информации.
2. Функционал качественной программы кадрового учета дает
возможность анализировать данные об отработанном времени и (или)
переработках, получать информацию о причинах отсутствия сотрудников на
работе. Получая данные о количестве сотрудников и об отработанном ими
времени, руководители могут делать выводы о продуктивности деятельности
персонала на определенных участках работы.
55
Официальный сайт фирмы 1 С.[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://1c.ru/
56
3. В автоматизированной системе легко назначать положенные работникам
оклады и надбавки. Автоматизация кадрового учета помогает фиксировать и
подсчитывать стаж сотрудников
56
.
4. Данная программа позволяет сформировать график отпусков и приказ Т-
6 о направлении сотрудника в отпуск (основной, дополнительный,
без сохранения зарплаты, учебный и т п.). Кроме этого, автоматизированная
система может обеспечить:
- автоматический расчет рабочих периодов основного и дополнительного
отпусков с учетом неявок – например, отпуска по уходу за ребенком или отпуска
без сохранения зарплаты;
- автоматический расчет стажа для начисления дополнительного отпуска
согласно фактически отработанному времени;
- формирование приказов об отзыве из отпуска, выходе из отпуска
по уходу за ребенком на неполный рабочий день;
- оформление продления (переноса) отпуска в связи с временной
нетрудоспособностью; уведомление об изменении количества дней
дополнительного отпуска за выслугу лет;
- предупреждение о наступлении отпусков по графику, печать
уведомлений для сотрудников;
- оповещение кадровиков или бухгалтеров о предстоящем завершении у
работников отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком;
- различные способы расчета дней неиспользованных отпусков
при увольнении.
5. «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» можно автоматически
составить штатное расписание на основе Общероссийского классификатора
профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Кроме того, отдел по персоналу сможет автоматически формировать:
56
Зарплата в учреждении. 7 причин автоматизации кадрового учета. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
https://www.budgetnik.ru/art/3644-avtomatizatsiya-kadrovogo-ucheta
57
приказы об изменении организационной структуры учреждения (создании,
расформировании, реорганизации подразделений и штатных единиц);
унифицированные документы (такие как форма Т-3);списки занятых ставок и
вакансий; приказы по кадрам (например, формы Т-1, Т-5).
6. Помимо унификации и автоматического формирования
организационно-распорядительной документации, программа автоматизации
кадрового учета позволяет стандартизировать подготовку форм отчетности, что
значительно упрощает отчетный период. Так, можно заполнить и вывести на
печать либо передать по телекоммуникационным каналам связи в электронном
виде нужные формы отчетности.
При автоматизации кадрового документооборота АО «РусГард» может
столкнуться с рядом проблем.
Самая главная проблема человеческого фактора – это слабая
заинтересованность руководства организации. Если само руководство настроено
негативно ко всяким нововведениям и уж тем более к расходованиям средств на
непонятные компьютерные системы, то внедрить систему ЭД будет очень
сложно. Но решение есть, необходимо привести положительный опыт смежных
организаций. Возможно, произвести плановые расчеты выгоды после внедрения
системы
57
.
Технические проблемы заключаются в том, что использование СЭД
требует дополнительного внимание к защите и сохранности электронных
документов.
Сохранность документов должна обеспечиваться в период всего времени
жизненного цикла документа, а в случае его непредвиденной потери или порчи,
СЭД должна иметь возможность его быстрого восстановления. Подлинность
электронных документов обеспечивается за счет использование электронной
подписи.
57
Ковалева О. В. Основные проблемы внедрения системы электронного документооборота //Информационно-
технологический вестник. – 2018. – №. 2. – С. 68
58
Безопасный доступ к данным СЭД обеспечивается аутентификацией и
разграничением прав пользователя. Контроль и настройка прав доступа к
информации СЭД, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие
доступа), обеспечивает защиту от несанкционированного доступа
58
.
Еще одна проблема, которая остается открытой при работе в СЭД – это
отсутствие единого информационного пространства.
На данный момент из-за отсутствия единого информационного
пространства, обмен документами в электронном виде возможен далеко не со
всеми контрагентами. Конечно, пересылка документов электронным способом
намного упростила бы работу, особенно с географически отдаленными
регионами, однако пока еще нет возможности отказаться от традиционного
«бумажного» обмена документами.
Еще одну проблему в работе, с электронными документами, которую
необходимо отметить отдельно – это отсутствие возможности полностью
перевести в электронный вид всю кадровую документацию, поскольку кадровые
документы должны содержать личную подпись работника, а покупка
электронной подписи для каждого сотрудника экономически невыгодно для
организации.
На основании вышеизложенного, стоить отметить, что внедрение
автоматизированной программы по кадровому делопроизводству поможет
упорядочить работу с документами, однако при реализации проекта по переходу
на электронный кадровый документооборот, нужно учитывать ряд проблем, с
которыми может столкнуться организация.
58
Петренко В. И., Емельянов Е. А., Мирошников Д. А. Анализ требований применения систем электронного
документооборота //Актуальные направления научных исследований XXI века: теория и практика. – 2015. – Т. 3.
– №. 8-1. – С. 146
59
3.2. Предложения по улучшению кадрового делопроизводства в
организации
В целях устранения выявленных недостатков и усовершенствования
кадрового делопроизводства в целом, необходимо внести ряд изменений в
локальные нормативные акты организации. Так, в результате изучения
Положения об отделе персонала установлено, что второго раздела данного ЛНА
«Термины, определения, обозначения, сокращения» как такого нет. В нем
значится, что термины и определения отсутствуют. Значит и необязательно
вообще включать данный раздел. Вместо этого можно добавить раздел
«Взаимодействие со структурными подразделениями организации», в котором
прописать по каким вопросам и с какими структурными подразделениями
взаимодействует отдел персонала.
Нужно отметить, что своим постановлением от 13.09.2019 № 197
59
,
Правительство внесло данные о телефонном номере и электронной почте
граждан в единую биометрическую систему. В связи с этим представляется
актуальным закрепить данные изменения в Положении о защите персональных
данных.
Важно также разработать Положение об оплате труда. Трудовым
законодательством не установлена типовая форма Положения об оплате труда,
поэтому организация может составить его в произвольной форме с учетом
специфики своей деятельности.
Данный ЛНА может содержать несколько разделов.
1.Общие положения. Закрепляет цели и порядок применения документа,
содержит определения основных используемых понятий.
59
Постановление Правительства РФ от 13.09.2019 N 1197 "О внесении изменения в состав сведений,
размещаемых в единой информационной системе персональных данных, обеспечивающей обработку, включая
сбор и хранение, биометрических персональных данных, их проверку и передачу информации о степени их
соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина Российской Федерации,
включая вид биометрических персональных данных" // Справочная правовая система Консультант плюс.
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_333465/
60
2. Форма оплаты труда. Кратко описывает особенности выбранной
работодателем системы оплаты (повременной, повременно-премиальной,
сдельно-премиальной и т.д.).
3. Должностной оклад. Устанавливает порядок расчета организацией
должностных окладов для всех должностей.
4. Доплаты. Содержит различные виды доплат — за сверхурочную или
ночную работу, совмещение профессий, выход на работу в выходные и
праздники.
5. Надбавки. В данном разделе прописывают надбавки к заработной плате
— за квалификацию, длительный стаж работы в компании и т.д.
6. Премирование. Перечисляет регулярные и единоразовые виды премий.
7. В разделе «Материальная помощь» устанавливается объем и условия
выплаты материальной помощи.
8. Начисление и выплата заработной платы. Определяет порядок,
основания и точные сроки выплаты зарплаты (в том числе отпускных) на
предприятии.
9. Индексация зарплаты. Устанавливает сроки и порядок индексации
окладов с учетом роста потребительских цен на товары и услуги.
10. Ответственность работодателя. Указывает на ответственность
работодателя за задержку или невыплату заработной платы.
11. Заключительное положение. Отражает сроки действия и порядок
применения документа.
Данное Положение об оплате труда необходимо согласовать с главным
бухгалтером и руководителем по персоналу, после чего, утвердить у
генерального директора АО «РусГард».
Изменения, которые произошли в трудовом законодательстве наталкивают
и на необходимость усовершенствовать шаблон трудового договора,
применяемый в организации.
Так с 2019 года работодатель обязан раз в три года предоставлять
работникам день для диспансеризации. Предпенсионерам и пенсионерам — два
61
дня в год (Федеральный закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ
60
). Иначе работодателя
оштрафуют на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП
61
).У компании нет обязанности
включать в трудовой договор условие о прохождении диспансеризации. Но так
лучше поступить, чтобы избежать споров с сотрудниками. Закон
не устанавливает четкий порядок, сказано лишь, что сотрудник согласовывает
с руководителем день освобождения от работы (ст. 185.1 ТК
62
). Поэтому
целесообразно в трудовом договоре прописать в какой срок работник должен
заявить о своем желании, на каких условиях руководитель отпустит работника
пройти диспансеризацию. Содержание может быть следующим:
«Работники при прохождении диспансеризации имеют право
на освобождение от работы на один рабочий день один раз в три года
с сохранением за ними места работы и среднего заработка (ч.1 ст. 185.1 ТК).
Пенсионеры и предпенсионеры вправе проходить диспансеризацию два рабочих
дня в году.
Работник освобождается от работы для прохождения диспансеризации
на основании его письменного заявления, при этом день освобождения
от работы согласовывается с работодателем (ч. 3 ст. 185.1 ТК). Сотрудник
предоставляет работодателю заявление не позднее чем за неделю до дня
освобождения от работы. Согласованный день работодатель укажет в приказе.»
В целях исполнения законодательства в области воинского учета, а также
в связи с изменениями, внесенными в Федеральный закон от 06.02.2019 N 8-ФЗ
«О воинской обязанности и военной службе»
63
представляется актуальным
прописать в трудовых договорах с призывниками и военнообязанными
60
Федеральный закон "О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации" от 03.10.2018 N 353-
ФЗ // Справочная правовая система консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340241/
61
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
18.02.2020) // Справочная правовая система консультант плюс[Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
62
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
63
Федеральный закон "О внесении изменений в Федеральный закон "О воинской обязанности и военной службе"
от 06.02.2019 N 8-ФЗ // СПС Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_323816/
62
об обязанности предоставить документы воинского учета. Данную норму можно
закрепить в разделе «Обязанности сотрудника». Образец может выглядеть
следующим образом:
«Военнообязанные работники и призывники при приеме на работу
обязаны представить документы о воинском учете.
Призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву
на военную службу.
Военнообязанные представляют военный билет, справку или временное
удостоверение вместо военного билета.
При изменении документов о воинском учете или сведений в них
сотрудник оповещает компанию и представляет копии документов в течение
трех рабочих дней.»
Останавливаясь подробнее на воинском учете, стоит отметить, что с 18
февраля 2020 года у работодателей появилась новая обязанность: выдать
сотрудникам без прописки документ для постановки на воинский учет. Такие
изменения в Положение о воинском учете внесло Правительство РФ
(постановление от 06.02.2020 № 103
64
).
Таким образом, менеджеру по персоналу с 18.02.2020 года необходимо
заполнять специальную форму (приложение 11), указывая сведения о компании-
работодателе и данные работника, которого приняли на работу или уволили.
Правило действует для сотрудников призывного возраста и военнообязанных,
которые:
- трудятся без регистрации по месту жительства и месту пребывания;
- прибыли на место пребывания на срок более трех месяцев и не
зарегистрировались там
65
.
64
Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 N 103 "О внесении изменений в Положение о воинском учете"//
СПС Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_333465/
65
Главбух. С 18 февраля работодатели должны выдавать сотрудникам специальный документ. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: https://www.glavbukh.ru/news/31082-s-18-fevralya-rabotodateli-doljny-vydavat-
sotrudnikam-spetsialnyy-dokument
63
Документ необходимо выдавать дважды - когда работник устраивается на
работу и при его увольнении. Менеджер по персоналу должен предъявить его в
военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.
Исследование кадрового документооборота при переводе сотрудника
показало, что в организации нарушен алгоритм перевода работника. В
организации производится сначала издание приказа о переводе, затем
подготавливается соглашение к трудовому договору, запись о переводе в личной
карточке также необходимо производить после записи в трудовой.
Производить перевод сотрудника по инициативе работодателя нужно с
соблюдением очередности следующих этапов, представленных на рисунке 8.
Рисунок 8. Алгоритм действий при переводе сотрудника по
инициативе работодателя.
Для устранения ошибок в оформлении кадровых документов, а также
закрепления правильного алгоритма оформления кадровой документации,
важно разработать инструкции по кадровому делопроизводству. В данном ЛНА
закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой,
обработкой, хранением и поиском кадровых документов.
Структуру инструкции по кадровому делопроизводству каждый
работодатель определяет самостоятельно, при этом нужно учитывать нормы
законодательства в сфере делопроизводства и кадрового дела, а также учитывать
специфику деятельности конкретной организации
66
.
66
Кадровое дело. Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу. [Электронный ресурс].
– Режим доступа: https://e.kdelo.ru/500397
Оформление
представления
Заявление о
согласии на
перевод
Составление доп.
соглашения к ТД
Приказ о
переводе
Запись в
трудовой книжке
Запись в личной
карточке
64
Обычно инструкция по кадровому делопроизводству содержит следующие
разделы:
1. Общие положения. В данный раздел включают информацию, кто
отвечает за кадровое делопроизводство, функции и задачи данного работника
(отдела).
2. Раздел «Оформление приема на работу» регламентирует, какие
документы должен предоставить кандидат при трудоустройстве в организацию.
3. Раздел «Оформление переводов» должен отражать процедуру
документирования перевода сотрудников, как по их собственной инициативе.
Так и по инициативе руководства.
4. Раздел «Оформление увольнений» закрепляет, в каком порядке
сотрудник предупреждает об увольнении, а также какие документы и сроки
установлены для оформления кадровой документация при данной процедуре.
Можно установить, что работник перед увольнением подписывает обходной
лист. Ведь работодателю нужно проконтролировать, чтобы сотрудник сдал
материальные ценности, спецодежду и т. п.
5. В разделе «Предоставление отпусков» нужно прописать, что отпуска
в АО «РусГард» предоставляют по графику. Также целесообразно указать, кто
вправе использовать ежегодный отпуск вне графика.
6. Раздел «Работа с трудовыми книжками» может содержать
информацию об обязанностях ответственного за ведение трудовых книжек, а
также порядок уничтожения испорченных бланков.
В инструкцию по кадровому делопроизводству могут быть также
включены разделы, посвященные вопросам работы с персональными данными,
формированию и хранению личных дел, выдачи справок и копий документов
работников и др.
Приложения к инструкции должны содержать бланки документов,
трафаретные формы отдела кадров, альбом форм документов отдела кадров и др.