15
На основе данного исследования, можно сделать вывод, что 78%
организаций не применяют электронный кадровый документооборот, но
планируют его внедрить в свою деятельность.
Чаще других используют КЭДО компании, осуществляющие деятельность
в сферах телекоммуникации, медиа и технологий (5%), розничной и оптовой
торговли (3%), производства потребительских товаров (2%), нефтегазовой,
энергетической промышленности и металлургии (2%).
60% компаний смогли полностью автоматизировать хотя бы один
кадровый процесс, остальные 40% перевели в КЭДО отдельные кадровые
документы. Самыми популярными для автоматизации кадровыми процессами
являются: информирование работника о составных частях заработной платы
(автоматизирован у 73% компаний), направление в командировку (67%),
предоставление ежегодного отпуска (67%) (рисунок 2).
Рисунок 2. Самые популярные кадровые процессы в ЭДО
16
Таким образом можно сделать вывод, что кадровый документооборот
ведется в любой организации, где числится хоть один человек. Для оптимизации
кадровой работы все больше организаций применяют в своей работе
электронные программы по кадровому делопроизводству.
1.2. Деятельность кадровой службы в сфере кадрового
документооборота
В целях решения кадровых вопросов, в организации создается структурное
подразделение- кадровая служба. Она может называться по-разному:
департамент, отдел кадров, кадровый центр, служба по персоналу и др.
22
.
В состав отдела кадров входит несколько должностей. Их наименование и
функционал меняется в зависимости от специфики предприятия. В качестве
образца можно воспользоваться следующим перечнем должностей стандартного
отдела кадров на крупном предприятии (таблица 2).
Таблица 1
Должности отдела кадров
Должность
Основные функции
Специалист по подбору персонала
Размещает объявления о поиске
сотрудников, назначает и проводит
собеседования с кандидатами
Специалист по учету рабочего времени
Заполняет табели учета рабочего
времени передает их в бухгалтерию для
начисления заработной платы
Специалист по кадровому
делопроизводству
Оформляет и разрабатывает все
основные кадровые документы:
приказы, бланки и иные локальные
НПА
В отдел кадров можно включить и другие должности. Все зависит от
масштабов деятельности компании и потребностей в персонале. Например, в
подразделение нанимают:
22
Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов / Т.В.
Кузнецова. — М.: Издательский дом МЭИ, 2017. С. 8
17
- экономиста по труду;
- тренинг-менеджера;
- специалиста по компенсациям и льготам.
В современной организации, перед кадровой службой стоит ряд задач:
1. Учетно - контрольная (заключается в приеме и высвобождении
персонала).
2. Следующая функция – планово- регулятивная (она включает в себя
отбор сотрудников их движение и закрепление на рабочем месте)
3. Отчетно – аналитическая (проведение оценочных мероприятий
сотрудников, ведение отчетности по кадрам).
4. Координационно- информационная (обучение и развитие
сотрудников, архивная работа по кадрам).
5. Еще одна задача – организационно - методическая. Ее цель -
организовать и спланировать кадровую работу организации.
Организация кадровой работы в компании строится по двум направлениям
(стратегическое и тактическое). В первом случае формируется кадровая
политика организации, разрабатываются требования к сотрудникам, проводятся
разнообразные кадровые мероприятия. Тактическое направление ориентировано
на разработку штатного расписания и других обязательных локальных
нормативных актов, определение потребности в кадрах, отбор сотрудников,
подходящих под цели организации.
Для того, чтобы наладить деятельность кадровой службы и правильно
организовать кадровый документооборот, компании необходимо предпринять
ряд шагов.
Для начала целесообразно определиться с тем, кто из специалистов будет
этим заниматься.
Выбор ответственного за ведение кадрового делопроизводства зависит от:
- объема работы;
- финансовых оборотов компании или ИП;
- численности штата сотрудников.
18
На следующем этапе важно подробно изучить учредительные документы:
- решение или протокол о создании;
- устав;
- приказ о назначении руководителя организации и вступление его в
должность.
Данный этап нужен для того, чтобы избежать ошибок при документальном
оформлении трудовых отношений с руководителем организации и элементарных
ошибок в наименовании самой фирмы
23
.
Далее необходимо разработать и утвердить штатное расписание.
Нельзя принимать на работу сотрудников на те должности, которых нет в
штатном расписании. Но можно изменять данный документ и вносить туда
необходимые должности. Законодательных запретов на это нет. Утверждает
штатное расписание руководитель организации. Для этого издают
соответствующий приказ.
Следующий этап - это составление обязательных локальных нормативных
актов. За их отсутствие работодателю может грозить штраф.
Для того, чтобы грамотно выстроить кадровый документооборот нужно
проверить, в каком статусе находится руководитель.
Вариантов может быть два:
- работает по трудовому договору, то есть является наемным
сотрудником;
- представляет собой единоличный орган по принятию решений от имени
фирмы в соответствии с его уставом.
Если руководитель является наемным работником, его кадровая
документация не отличается от документации любого другого сотрудника. На
него распространяются те же правила: наличие трудового договора, приказа о
приеме на работу, заявления; запись в трудовой книжке.
23
БухСофт. Что такое кадровое делопроизводство и как его организовать [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: https://www.buhsoft.ru/article/2349-chto-takoe-kadrovoe-deloproizvodstvo-i-kak-ego-organizovat
19
Если руководитель имеет статус единственного исполнительного органа
организации в соответствии со статьей 40 Федерального закона от 08.02.1998 №
14-ФЗ
24
, то достаточно только решения о назначении его на должность или
протокола об избрании конкретного физлица директором. Остальные документы
можно не оформлять. Но единого мнения по данному вопросу не существует.
Государственная инспекция по труду (ГИТ) рекомендует оформлять трудовые
отношения с любым директором.
Важно также разработать типовой шаблон трудового договора. Его в
дальнейшем можно использовать для оформления трудовых отношений со всеми
наемными работниками.
Если работа сотрудников связана с материальными ценностями, то в
дополнение к трудовому договору составляют договор об ответственности за
материальные ценности в двух экземплярах. Его подписывают одновременно с
трудовым договором. Второй экземпляр хранится в личном деле сотрудника.
Далее целесообразно приобрести сейф для хранения трудовых книжек, а
также для удобства разработать бланки кадровой документации.
Нужно отметить, что кадровая служба в своей деятельности постоянно
оформляет документы, относящиеся к движению кадров
25
.
Например, при оформлении отпуска и больничного, кадровая служба
издает и имеет дело с такими документами как: график отпусков заявление на
отпуск, приказ на отпуск, заявление на отпуск по беременности и родам,
больничный лист.
При переводе, в организации издают следующие документы: служебная
записка от руководителя структурного подразделения, заявление о переводе,
приказ о переводе.
24
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 04.11.2019) «Об обществах с ограниченной
ответственностью» // СПС Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_17819/
25
Журавлева И.В., Журавлева М.В. Кадровое делопроизводство. Начинаем с нуля. Аудит своими силами. -М.:
Инфа-М.,2015. С. 74
20
Перечень остальных документов, с которыми работает и издает кадровая
служба для документирования движения работников представлен в таблице 2.
Таблица 2
Документы в кадровом документообороте
Процедура
Перечень обязательных документов
Прием
1.Заявление от работника.
2. Трудовой договор.
3. Приказ о приеме.
4. Протокол общего собрания
учредителей или решение
единственного участника (если на
работу принимают директора).
Увольнение (в том числе увольнение
по инициативе работодателя
1. Уведомление о расторжении
трудовых отношений по инициативе
работодателя (ст. 81 ТК РФ).
2. Приказ об увольнении.
3. Заявление от работника, если
увольнение по ст. 77 ТК РФ.
Поощрения и премии
1. Докладная записка или
представление о поощрении.
2. Приказ.
Взыскания
1. Объяснительная записка.
2. Докладная записка.
3. Акт (составляется в случае
отказа работника писать
объяснительную записку.
4. Приказ о вынесении
дисциплинарного взыскания
Таким образом, при движении кадров в организации создаются приказы по
личному составу, информационно - справочные документы (докладные и
объяснительные записки), уведомления и пр.
Необходимо обратить внимание на то, что если организация маленькая, то
ведение кадрового документооборота в ней с 01.01.2017 года осуществляется в
более упрощенном виде.
21
Например, принимая работника ИП или директору микропредприятия
требуется только:
- подписать трудовой договор;
- оформить приказ о приеме на работу;
- внести запись в трудовую книжку; заполнить карточку по форме Т-2.
Остальные документы оформлять и вести не требуется.
Право на упрощенное кадровое делопроизводство имеют фирмы:
- с годовым доходом до 120 млн. рублей;
- численностью сотрудников не более 15 человек;
- долей участия государства в управлении (доля в уставном капитале) не
более 25%.
На основе выше изложенного, можно сделать вывод, что в любой компания
или ИП, которые привлекают наемных работников, образуется кадровый
документооборот. В процессе деятельности каждого сотрудника нужно
оформлять документы и вносить в них изменения согласно требованиям
законодательства. Эту задачу поручают кадровой службе, состав которой
зависит от размера организации и специфики ее деятельности.
1.3. Нормативная база организации работы с кадровыми
документами
Нормативную базу кадрового делопроизводства составляют законы и
нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение
документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
При организации работы с кадровыми документами, нужно учитывать
положения Конституции РФ, где каждому «работающему по трудовому
договору гарантируются установленные федеральным законом
продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни,
оплачиваемый ежегодный отпуск».
26
26
Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
22
Трудовой кодекс РФ
27
является основным сводом законов о труде,
регламентирующий множество кадровых процессов: прием на работу,
предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора,
порядок начисления заработной платы и т.д.
Закон РФ «О персональных данных»
28
создает правовую основу
обращения с персональными данными физических лиц, в целях реализации
конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность
частной жизни, личную и семейную тайну. В законе определены принципы и
условия обработки персональных данных.
Базовым Законом информационного законодательства является
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации», который регулирует правовые
отношения, возникающие при формировании и использовании информационных
ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска,
распространения и представления потребителю документированной
информации.
29
Закон закрепил обязательность документирования информации,
ввел ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные
ресурсы, собственник информационных ресурсов, конфиденциальная
информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и
использовании информационных технологий, установил обязательность
предоставления информации государственным органам, кроме того, он ввел
важнейшее понятие в области документационного обеспечения.
Также важно учитывать нормы, установленные:
05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) // Справочная правовая система Консультант плюс. [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/
27
Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
28
Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) // Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/
29
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-
ФЗ (ред. от 19.07.2018) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 31. Ст. 3448.
23
1. Постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004
30
— о применении
унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах. Вместо
унифицированных форм, можно использовать бланки, утвержденные
работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.
2. Методическими рекомендациями от 11.07.20017, утвержденными
Генштабом ВС РФ
31
— о ведении воинского учета сотрудников. Если в компании
трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет
обязательно. Для этого в организации важно назначить ответственного за
ведение учета и согласовать назначение с местным военкоматом, составить план
работ и оформить учетные документы на основании сведений из военных
билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных
сотрудниками
32
.
3. Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003
33
— о правилах
ведения, хранения и учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них
34
.
4. Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 — о требованиях к
заполнению трудовых книжек
35
.
5. Стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016
36
— о требованиях к
оформлению организационно-распорядительной документации.
30
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты" // Справочная правовая система Консультант
плюс[Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/
31
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом
Вооруженных Сил РФ 11 июля 2017 г // Справочная правовая система Консультант плюс. [Электронный ресурс].
– Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/
32
Кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство. [Электронный ресурс].
https://www.kdelo.ru/art/383757-kadrovoe-deloproizvodstvo-19-m2
33
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил
РФ 11.07.2017) [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/
34
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с
"Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей") [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888/
35
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по
заполнению трудовых книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219). [Электронный ресурс].
– Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948/
36
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) //
Справочно-правовая система «Консультант плюс». [Электронный ресурс]. – Режим доступа
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/
24
Нужно отметить, что с 1 января 2020 года начата реализация одного из
ключевых изменений в трудовом законодательстве этого года – введение
электронных трудовых книжек. В связи с этим, утвержден Федеральный закон
от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ
37
, который вносит изменения в Трудовой кодекс
Российской Федерации и устанавливает возможность ведения информации о
трудовой деятельности в электронном виде
38
.
Другие законы утверждают обязанности работодателей в части учета
данных и сдачи отчетности:
1. Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ
39
, которым
вносятся изменения в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об
индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного
пенсионного страхования», а также вводится обязанность работодателей с 1
января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда
России сведения о трудовой деятельности работников (отчет по форме СЗВ-ТД).
2. Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской
Федерации от 25.12.2019 № 730п
40
, которым утверждены форма «Сведения о
трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», порядок
заполнения и предоставления сведений по форме СЗВ-ТД, формат сведений для
формы СЗВ-ТД в электронном виде.
37
Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации
в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" // Справочная правовая система
Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_323816/
38
Справочник кадровика. Электронные трудовые книжки – первые шаги. [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: https://www.pro-personal.ru/article/1098922-20-m2-elektronnye-trudovye-knijki-pervye-shagi
39
Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном
(персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"// Справочная правовая
система Консультант плюс. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_340238/
40
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о
трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений"
(вместе с "Порядком заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-
ТД)", "Форматом сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица"
в электронном виде") (Зарегистрировано в Минюсте России 23.01.2020 N 57251). [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_343831/