45
Например, при поощрении создаются такие документы как, докладная
записка о поощрении, приказ о поощрении работника.
При привлечении работника к дисциплинарной ответственности
оформляют:
- докладную записку;
- акта о нарушении;
- объяснительную записку;
- приказ о дисциплинарном взыскании.
Для того, чтобы прекратить трудовой договор, менеджер по персоналу
должен получить основание для увольнения. Основанием может выступать
заявление работника, соглашение сторон, приказ о вынесении дисциплинарного
взыскания или о сокращении, и т.п. В таком документе определяется дата
предполагаемого увольнения.
На основании одного из перечисленных документов, менеджер по
персоналу издает приказ о прекращении трудового договора. Образец приказа о
прекращении трудового договора по собственному желанию представлен в
приложении 8.
Он оформлен согласно действующему ГОСТу
53
.
Далее менеджер по персоналу вносит запись в трудовую книжку об
увольнении согласно приказу. Бухгалтерия начисляет сотруднику все
причитающиеся выплаты. В последний рабочий день, работнику выдается
трудовая книжка, о чем производится запись в книге учета движений трудовых
книжек. В личной карточке Т – 2 проставляется запись об увольнении, там же
расписывается увольняющийся сотрудник, и личная карточка закрывается.
Таким образом, рассмотрены основные документы, которые образуются в
процессе движения кадров.
53
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018), М.:
Стандартинформ, 2016. – 35 с.
46
Нужно отметить, что в АО «РусГард» ведется воинский учет.
Организация воинского учета в организациях РФ включает в себя:
- постановку на учет новичков;
- оформление и сохранность документов;
- снятие сотрудника с воинского учета при увольнении.
За ведение воинского учета отвечает менеджер по персоналу.
Воинский учет в организации осуществляется по личным карточкам
работников по форме Т-2. Необходимые сведения о воинском учете вносятся во
второй раздел карточки. Для заполнения сведений в личной карточке менеджеру
по персоналу требуются следующие документы:
- от призывника – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на
военную службу,
- от военнообязанного – военный билет.
Для ведения воинского учета в АО «РусГард» разработаны:
- приказ о ведении воинского учета граждан, в том числе бронирования
граждан, пребывающих в запасе;
- план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан,
пребывающих в запасе.
Также в АО «РусГард» ведется журнал проверок осуществления воинского
учета (рисунок 5).
Рисунок 5. Журнал проверок осуществления воинского учета и
бронирования граждан в АО «РусГард»
47
Как видно из рисунка 5, данный журнал содержит следующие графы:
- дата проверки;
- должность и Ф.И.О. проверяющего;
- результаты проверки, недоставки и выводы;
- решение руководителя по результатам проверки.
Для соблюдения законодательства в области осуществления воинского
учета, менеджер по персоналу предоставляет:
1. Списки сотрудников, которые подлежат воинскому учету, при
поступлении и увольнении их с работы. Срок – две недели;
2. Списки сотрудников, которые состоят на воинском учете, а также
которые не состоят, но обязаны состоять на воинском учете. Данные
предоставляют по запросам в двухнедельный срок.
Также он отвечает за подготовку отчетности по формам:
- № 6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан,
пребывающих в запасе»;
- № 18 «Карточка учета организации»;
- № 19 «Сведения об обеспеченности трудовых ресурсов из числа ГПЗ».
В ходе проверки документации по воинскому учету, ошибок в них не
выявлено. В целом, организация кадрового делопроизводства в АО «РусГард»
соответствует действующему законодательству, однако есть некоторые
недостатки, которые будут рассмотрены в следующем пункте.
2.3. Проблемы и недостатки кадрового документооборота в
организации
В результате анализа работы с кадровыми документами, на основе
журналов регистрации документов по личному составу, можно сделать вывод,
что на 2018 год в АО «РусГард» насчитывается 725 документов (рисунок 5).
48
Рисунок 5. Распределение кадровый документов по видам
В АО «РусГард» больше всего учетной и распорядительной документации
по кадрам, меньше всего – организационных документов (8,1 %). Между тем,
присутствуют некоторые недостатки и проблемы в их оформлении.
Для начала составим таблицу с рассмотренными локальными
нормативными актами АО «РусГард» (таблица 6).
Таблица 6
Локальные нормативные акты АО «РусГард»
Локальные нормативные акты
Примечание
Положение об отделе персонала
Раздел «Термины, определения,
обозначения, сокращения» обозначен в
содержании, однако отсутствует по
факту
Правила внутреннего трудового
распорядка
Соответствует действующему
законодательству
Положение о защите персональных
данных
Соответствует законодательству,
однако целесообразно дополнить
Штатное расписание
Неправильно прописано наименование
организации
Должностные инструкции
Соответствуют действующему
законодательству
График отпусков
Соответствуют действующему
законодательству
Так, например, при изучении такого локального нормативного акта, как
штатное расписание можно заметить, что наименование организации указано
59
211
255
200
0
50
100
150
200
250
300
Организационные Распорядительные Учетные Информационно -
справочные
49
сокращенно, между тем, необходимо прописывать полное наименование.
Положение об отделе персонала, как и положение о защите персональных
данных целесообразно доработать, а положение об оплате труда вообще
отсутствует в организации.
К распорядительным документам отдела кадров в АО «РусГард» относят
приказы. Распределение приказов по личному составу представлено на рисунке
6.
Рисунок 6. Распределение приказов по личному составу
В организации больше всего приказов о предоставлении отпуска – 78%,
приказы о взыскании составляют лишь 1%.
Все приказы, которые отражают движение кадров, оформлены с
использованием унифицированных форм и в них отсутствуют ошибки в
расположении реквизитов. Однако, если анализировать приказ о возложении
обязанностей главного бухгалтера (приложение 9) на соответствие с
требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, можно заметить ряд недостатков (таблица 7).
8
13
165
11
12
2
о приеме
о переводе
об отпуске
об увольнении
о поощрении
о взыскании
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180
о приеме о переводе об отпуске об увольнении о поощрении о взыскании
50
Таблица 7
Сравнение реквизитов приказа по основной деятельности на
соответствие с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016
Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016
Приказ по основной деятельности
АО «РусГард»
Реквизит 05 «наименование
организации»
Присутствует, соответствует
требованиям, так как нужно в
кавычках еще указать краткое
название организации
Реквизит 09 «наименование вида
документа»
Присутствует, соответствует
стандарту
Реквизит 17 «заголовок к тексту»
Присутствует, сдвинут вверх
Реквизит 10 «дата»
Присутствует, находится ниже, чем
установлено ГОСТом
Реквизит 11 «регистрационный
номер документа»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа
Реквизит 13 «место составления»
Присутствует, не соответствует
требованиям
Реквизит 18 «текст документа»
Не соответствует требованиям
Реквизит 22 «подпись»
Не соответствует стандарту, нужно
писать сначала инициалы, затем
фамилию
Как видно из представленной таблицы, большинство реквизитов находятся
не на своих местах, также в тексте документа отсутствует слово
«ПРИКАЗЫВАЮ».
Кроме того, недоставки в оформлении были выявлены и при изучении
процесса документирования дисциплинарного взыскания. Сравнение реквизитов
акта об отсутствии на рабочем месте (приложение 10) на соответствие
требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлено в таблице 8.
Таблица 8
Сравнение реквизитов акта об отсутствии на рабочем месте на
соответствие требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016
Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016
Акт об отсутствии на рабочем
месте
Реквизит 05 «наименование
организации»
Присутствует, расположен неверно
Реквизит 09 «наименование вида
документа»
Присутствует, соответствует
стандарту
Реквизит 17 «заголовок к тексту»
Присутствует, сдвинут вниз
Реквизит 10 «дата»
Отсутствует
51
Реквизит 11 «регистрационный
номер документа»
Присутствует, но не соответствует
требованиям ГОСТа
Реквизит 13 «место составления»
Отсутствует
Реквизит 18 «текст документа»
Соответствует требованиям
Реквизит 22 «подпись»
Соответствует требованиям
Основываясь на таблице 8, необходимо отметить, что только реквизиты
«текст документа» и «подпись» соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016.
На основе проведенного анализа выявлены документы, которые
оформлены с ошибками (неправильно расположены или отсутствуют
необходимые реквизиты документов) (рисунок 7).
Рисунок 7. Оформление документов в АО «РусГард», согласно
действующему законодательству
Установлено, что из 725 кадровых документов, 185 (25%) оформлено с
ошибками. Основная причина данной ситуации - отсутствие инструкции по
кадровому делопроизводству, что приводит к ошибкам в оформлении кадровой
документации.
Помимо этого выявлено, что документирование перевода сотрудника не
соответствует действующему законодательству, а именно, нарушен порядок
оформления и заполнения документов, задействованных при переводе.
Также отмечено, что процессы приема и увольнения работников не
ориентированы на изменения в кадровом законодательстве, которые связаны с
185
540
Оформлены с ошибками
оформление соотвествует действующему законодательству
52
переходом на электронные трудовые книжки, что в будущем может
применением штрафных санкций со стороны проверяющих органов.
Помимо этого, в АО «РусГард» не автоматизирована работа с кадровыми
документами, что влечет за собой ряд проблем.
Первая из них – увеличение непроизводственных, временных затрат
связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск
документов, время выполнения контрольных операций по документам и
поручениям и пр.)
Следующая проблема – замедление информационных потоков (время
передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными
подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования
типовых документов, ускорение средней скорости распространения
информации). В связи с ведением бумажного документооборота, высоки
расходы ресурсов и материалов (затраты на канцелярию, расходные материалы,
затраты на хранение документов на порядок выше, чем при использовании
электронного документооборота).
Также проблемой при отсутствии автоматизации документооборота,
является снижение продуктивности работы сотрудников (нет единого
информационного пространства и возможности работы с документами из любой
точки мира.
В заключении второй главы можно сделать вывод, что АО «РусГард»
является финансово устойчивой организацией. За работу с документами
отвечает отдел по персоналу. Кадровый документооборот возложен
преимущественно на менеджера по персоналу. На 2018 год в АО «РусГард»
насчитывалось 725 документов. Больше всего учетной и распорядительной
документации. Из приказов, основную массу занимают приказы о
предоставлении отпуска. При анализе работы с кадровыми документами
выявлены недостатки в оформлении 25 % всех кадровых документов, а также
отмечены проблемы, которые необходимо решить для совершенствования
кадрового делопроизводства рассматриваемой организации.
53
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в АО «РусГард»
3.1. Внедрение системы электронного документооборота
Как было отмечено ранее, в АО «РусГард» отсутствует электронный
кадровый документооборот. Поэтому целесообразно его внедрить.
Для автоматизации кадрового делопроизводства необходимо:
1. Определить главные цели автоматизации с учетом особенностей и
специфики производственной деятельности организации
2. Разработать технические требования к программе, определить, какие
именно процессы должны быть автоматизированы, какие сведения и
информация нужно включить в структуру базы данных, какие кадровые
документы будут формироваться на ее основе.
3. Изучить рынок программного обеспечения для ведения кадрового
документооборота. Как правило, те программные продукты, которые предлагают
российские разработчики, универсальны и соответствуют тем требованиям и
стандартам, которые установлены в кадровом делопроизводстве. Поэтому нет
особого смысла заказывать специальную разработку уникальной программы для
кадрового делопроизводства. Покупка предлагаемого рынком программного
обеспечения обойдется в несколько раз дешевле, обеспечит гарантированную
поддержку разработчиков и позволит формировать любые кадровые документы
в общепринятых электронных форматах, исключая необходимость конвертации.
4. Связаться с разработчиками выбранных программ или с дилерским
центром, занимающимся распространением таких специализированных
продуктов. Уточнить у них детали функционала, как часто представляются
обновления, как происходит консультационная поддержка, поинтересуйтесь
наличием скидок.
54
5. Подготовить техническую базу, приобрести необходимую
вычислительную технику, сервера, внешние устройства для создания резервных
копий баз данных и хранения информации.
6. Провести обучение персонала.
7. Внести в базы данных необходимые справочные сведения, правовую
информацию, разработать и сформировать кадровую документацию.
8. Поддерживать справочные данные в актуальном состоянии,
своевременно устанавливать обновленные версии, которые многие разработчики
уже предоставляют на бесплатной основе
54
.
Современный рынок программ для автоматизации кадрового
делопроизводства достаточно разнообразен и способен удовлетворить
потребности организации любого размера и формы собственности. В свою
очередь, для перехода на электронный кадровый документооборот
представляется целесообразным использовать «1С: Зарплата и Управление
персоналом 8».
Модуль предназначен для автоматизации регламентированного кадрового
учета, планировании и многих других задач, решаемых в кадровом
делопроизводстве. В основные функции системы включены:
1.Планирование потребности в персонале, в том числе хранение сведений
о имеющихся вакансиях с описанием требований к ним.
2. Набор персонала — ввод сведений о соискателе из его заявления,
упорядочивание заявлений по дате события и другим параметрам, мониторинг
состояния заявок.
3. Управление компетенциями и аттестациями — оценка
профессиональной компетенции сотрудников и контроль ее результатов.
54
Справочник секретаря и офис- менеджера. Программы для ведения кадрового делопроизводства.
[Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/211220-programmy-dlya-vedeniya-
kadrovogo-deloproizvodstva-19-m3