4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..............4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО – МЕТОДОЛОГИЧЕКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА………………………………………………………………..6
1.1 Понятие и значение документооборота…………………………………………….6
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой документации….11
1.3 Организация кадровой деятельности………………………………………………20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРИМЕРЕ АО «УФИМСКОЕ АГРЕГАТНОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ»……………………………………………………………………….29
2.1 Анализ деятельности предприятия…………………………………………………29
2.2. Кадровый документооборот в организации………………………………………37
2.3. Система электронного документооборота………………………………………..45
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ АО «УФИМСКОЕ
АГРЕГАТНОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ»………………………..49
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации …………49
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации……………………………………………………………………………..55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………............63
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………............65
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………...........69
ВВЕДЕНИЕ
5
На результативность деятельности предприятия (организации, фирмы),
конечно, определяющее влияние продолжает оказывать экономический аспект в
управлении персоналом. Именно с ним связано формирование численности
персонала, его профессионально-квалификационного состава (в увязке с
применяемой техникой, технологией, организацией производства и труда),
эффективное использование персонала во времени, по квалификации, уровню
образования и т.д. Однако все большее значение начинает приобретать социальная
направленность в кадровой работе, смена акцентов в кадровой политике на учет
интересов работника, повышение мотивированности труда, как условия более
высокой его результативности.
Новые экономические условия предполагают использование не только новых
теоретических посылок, но и новой технологии самой работы с кадрами. Прежде
всего, это отход от стихийности в решении кадровых проблем, от их
«саморазрушения». Формирование, развитие и использование трудового потенциала
работника и коллектива предприятия все в больней мере должны строиться на
плановой основе. В этой связи возрастает роль кадрового планирования, его
информационного обеспечения.
Развитие персонала всегда воспринимается положительно, так как оно
стремится к развитию кадрового потенциала. В экономически нестабильные
периоды проблема развития персонала иногда отодвигается на задний план, но
именно в условиях кризиса выработка его концепций создает предпосылки
экономического роста.
Не одно предприятие не сможет полноценно функционировать в условиях
современной конкуренции, если внутренняя деятельность компании будет лишена
организации труда и управления трудовыми отношениями.
Учет персонала призван урегулировать хозяйственную деятельность
предприятия, позволяя эффективно им управлять и организовывать работы с
документами.
6
Соблюдение порядка ведения кадрового учета и правил трудового
законодательства обезопасит любую организацию от неблагоприятных финансовых
и правовых последствий, что обуславливает актуальность данной темы.
Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и
грамотных шагов, направленных на максимальное использование
профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут
правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих
обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами.
Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа
которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.
Цель работы – анализ организации кадрового документооборота, выявление
недостатков и разработка предложении по его совершенствованию.
Задачи исследования, подлежащие решению:
изучить теоретические основы и значение кадрового документооборота;
проанализировать информационную характеристику и классификацию
кадровой документации на примере исследуемого предприятия;
предложить на основании проведенного анализа мероприятия по
совершенствованию организации кадрового документооборота и оценить их
эффективность.
Объект исследования АО « УАПО».
Предмет исследования – кадровый документооборот на предприятии.
Работа состоит из введения, трех взаимосвязанных глав, заключения, списка
использованной литературы и приложений.
7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО – МЕТОДОЛОГИЧЕКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-
е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и
делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были,
сформулировали основные положения организации документооборота, даны
теоретические обоснования главных положений рациональной организации
движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение
инстанций их прохождения, направление документов непосредственному
исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была
обоснована методика обследования маршрутов, движения документов,
разработана технология их доставки .
Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации
документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в
проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были
изложены правила организации работы с документацией и документооборота,
правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки
документов, т.е. все этапы обработки документов.
Организация движения документов – важная часть делопроизводственного
процесса. Надо знать, как правильно его наладить, какие условия создать для
обеспечения четкого, последовательного, бесперебойного движения документов,
так как заключенная в них информация необходима для принятия
управленческого решения и доведения его до исполнителя [9, С.95].
Движение документов в организации с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Документооборот является составляющей частью организации работы с
документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения
8
каждого документа был наиболее коротким, маршрут – прямым, время
прохождения – минимальным.
Выполнение этих условий требует:
1. Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и
определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его
движение.
2. Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Оно достигается с
помощью разработки типовых схем прохождения этих видов документов.
3. Исключить по возможности возвратное движение документов. Выполнение
этого условия зависит от количества инстанций согласования, регистрации и
отправки документов.
4. Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные
технологии при передаче документов. Использование этих средств должно быть
продуманным, а не стихийным. Поэтому, приобретая технику, необходимо знать
ее технические характеристики, советоваться со специалистами.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный
принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций,
эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное
обеспечение аппарата управления за счет:
1) прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих
и повторных операций по подготовке и обработке документов;
2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное
поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов
аппарата управления, так и службы делопроизводства.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
9
1) характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и
инстанции маршрута движения документов);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения.
Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы
обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с
ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми
актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне
зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются
локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы
данной организации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел,
формирование которых также признается обязательным для сотрудников
кадровой службы.
Современное законодательство требует от работодателя оформление
большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых
отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы
сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение
кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения,
необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование,
пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна
руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими
документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм,
содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть
привлечены к различным видам юридической ответственности.
И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному
составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем –
ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый
порядок оформления документов кадровой службы.
10
На основании Закона Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ
«Об информации, информатизации и защите информации» строится работа отдела
кадров с персональными данными сотрудников предприятия. Правила обработки
и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным
данным находят отражение в Положении о защите персональных данных,
разработанном с учетом положений вышеназванного закона.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список
сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение
конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О
коммерческой тайне».
Положения Закона РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны
труда в Российской Федерации» позволяют предприятию грамотно разработать
систему охраны труда, создать здоровые и безопасные условия работы для своих
сотрудников.
Характер рекомендательный (необязательный) носят методические
документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Такие
документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как
удобнее организовать работу с ними. При этом предприятие самостоятельно
решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные
стандарты. Но следует учесть, что инспекция по труду придает большое значение
таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать предприятие.
И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено
немало сил и времени в поисках справедливости.
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления
организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации
«Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие
постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) устанавливает
11
состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов,
а также требования к бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе
деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный
Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних
документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от
юридической значимости.
Также кадровику необходимы Постановление Правительства РФ от 16 апреля
2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10
октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку
работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или
оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.
Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата
РФ от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1).
Представленные в нем формы первичной учетной документации должны
использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на
территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по
заполнению предлагаемых форм.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена
типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе
разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований
к реквизитам.
Кроме того, предприятие имеет право при необходимости вносить
дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать
дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать
вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм
(включая код и номер формы, наименование документа и т. п.).
12
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм
учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов.
Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя
предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных
форм первичных документов.
Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение
документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе
деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может
уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований
законодательства.
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Любое предприятие, независимо от его формы собственности и
организационно-правовой формы, должно иметь определенный перечень
документов по кадровому учету. При этом, как правило, указанный перечень
документов не зависит от количества работников данного предприятия - будь то
организация с двумя-тремя работниками или крупное предприятие, насчитывающее
более ста человек. Данное требование к кадровому учету любого предприятия
определено прежде всего в нормах Трудового кодекса Российской Федерации (далее
по тексту - ТК РФ). Многие документы, такие, например, как правила внутреннего
трудового распорядка, коллективный договор, трудовой договор и др., определены в
ТК РФ подробным образом, в том числе с указанием их существенных условий,
порядка заключения. Другие документы просто упоминаются в статьях ТК РФ, но
при этом, как правило, утверждены другими нормативными актами - это касается,
прежде всего, основных приказов по личному составу, приказов об отпуске,
командировке и т.д. Есть и такие документы, которые практически не упоминаются
в статьях ТК РФ, однако, несмотря на это, являются не менее важными в кадровом
учете предприятия, поскольку от их наличия зависит деятельность всего
предприятия в целом - дисциплина труда, производительность труда. Речь идет,
13
например, о таких документах, как должностная инструкция, положение об оплате
труда и стимулировании труда и др.
Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень
документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином
предприятии. Однако любой кадровик, как правило, назовет перечень документов,
которые не только способствуют организованному кадровому учету на
предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого проверяющего в
случае проведения контрольных мероприятий органами по труду. Формирование
указанного перечня документов обусловлено прежде всего практикой организации
кадрового учета на предприятии, за время которой выработались те документы,
которые не только прописаны в трудовом законодательстве, но и просто удобны и
необходимы в жизни предприятия. Именно поэтому организовывать кадровый учет
или восстанавливать его необходимо с определения перечня документов, которые
уже имеются на предприятии (если речь идет о действующем предприятии), и тех,
которые необходимо создать. Также нужно определить, есть ли необходимость в
создании документов, наличие которых законодатель определяет на усмотрение
самой организации.
Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового
права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их
издания включаются в систему кадрового учета. В соответствии со ст. 8 ТК РФ
работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты,
содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в
пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и
иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективными договорами, соглашениями. В случаях, предусмотренных ТК РФ,
другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ,
коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных
нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при
наличии такого представительного органа).