Журнал регистрации входящей, исходящей и внутренней документации
находится у начальника отдела кадров. Все журналы регистрации документов
обновляются каждый календарный год.
Документооборот в АО «УАПО» осуществляется в виде потоков
документов между теми людьми, которые анализируют и производят
информацию или принимают решения и пунктами технической обработки
документов на предприятии. По тому, какие этапы обработки проходят
документы, можно выделить три основных информационных потока –
документопотока:
1. Документопоток входящих в организацию документов (письма,
договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и
инструкции, и т.д.), в соответствии с рисунком 2.
Этапы обработки входящего документа, на примере входящего письма:
– работник отдела кадров регистрирует документ, присваивает ему
уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата
документа поступления в организацию;
– работник отдела кадров передает документ руководителю;
– руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей
его решение направляет исполнителю через работника отдела кадров.
Работник отдела кадров вносит резолюцию в регистрационный журнал;
– исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который
направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными
материалами, которые использовались при подготовке ответа);
– работник отдела кадров (при необходимости) осуществляет контроль
за исполнением документа;
– копия документа подшивается в дело.
Рисунок 2. Документопоток входящих документов «АО
«УАПО»
Входящий документопоток любой организации складывается из:
– документов вышестоящих организаций (органов власти и управления,
центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят
директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются
основанием для руководителей в организации производственной,
управленческой, технической, экономической, социальной и иной
деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы,
законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма,
инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
– документов от подведомственных организаций, содержащих сведения
о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения
заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот
поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной,
управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем,
актов;
Предварительное рассмотрение документов
Регистрация
Передача документов руководителю
Рассмотрения документов руководителем (резолюция)
Внесения сведений из резолюции в регистрационный
журнал
Передачу документов исполнителю
Контроль исполнения документов
Исполнения документов
Подшивка документов в дело
– документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью
согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью
консультирования, получения информации. Основные виды документов:
письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и
договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты
взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
– обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.
Большинство входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть
установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время
ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
2. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая
во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты,
пресс-релизы и т.д.), в соответствии с рисунком 3.
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из
учреждения. Исходящий документопоток состоит из документов,
создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие
документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные
запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие
ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу
ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются
направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при
условии, что организация имеет подведомственные организации) и
информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные,
обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Этапы обработки исходящего документа, на примере ответа на письмо:
– исходящий документ готовится исполнителем в подразделении
(составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий
документ оформляется исполнителем, а работник отдела кадров проверяет
правильность оформления;
– оформленный документ передается на подпись руководителю
предприятия;
– после подписания руководителем документ регистрируется
работником отдела кадров;
– зарегистрированный документ отправляется адресату;
– копия документа подшивается в дело.
Рисунок 3. Документопоток исходящих документов «АО
«УАПО»
Составление проектов исходящего документа
Согласование проекта документов
Проверка правильности оформления проекта
документов
Подписания проекта руководителем
Регистрация документа
Постановка номера на документе
Проверка правельности адресования
Отправка документов адресату
Подшивка второго зкземпляра (копии) в дело
3. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри
организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы,
распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.), в
соответствии с рисунком 4.
Этапы обработки внутреннего документа, на примере приказа на
увольнение:
– внутренний документ составляется работником отдела кадров или в
структурном подразделении;
– согласование проекта документа;
– после подписания руководителем документ регистрируется
работником отдела кадров;
– зарегистрированный документ передается в структурные
подразделения;
– копия документа подшивается в дело.
Рисунок 4. Документопоток внутренних документов «АО
«УАПО»
Составление проекта внутреннего документа
Согласование проекта документов
Подписания проекта руководителем
Регистрация документа
Передача документа в структурные подразделения
Подшивка второго зкземпляра (копии) в дело
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и
используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.
Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.
Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих
задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся
организационные документы, определяющие задачи, функции организации в
целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и
обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов
деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные
инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции
оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют
распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания,
распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего
документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные
документы, документы по учету материальных и денежных средств,
оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не
рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и
структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться
бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры).
Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она
оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками,
рапортами.
Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут
движения, который зависит от состава и содержания документов, степени
регламентации функций руководителей и структурных подразделений,
распределения обязанностей между руководителями и от принятой в
организации технологии работа с документами.
Входящие документы образуют три направления движения:
руководству организации, руководству структурных подразделений,
непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно:
наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной
стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой – получает
значительное количество информации, не соответствующей их компетенции,
областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня.
Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным
временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
2.3. Система электронного документооборота
АО «УАПО» используется такая топология компьютерной сети, как
шина. Топология типа шина, представляет собой общий кабель (называемый
шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На
концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения
сигнала.
Рисунок 5 – Схема локальной сети «шина», используемая в
отделе кадров АО «УАПО»
Программное обеспечение – совокупность программ системы обработки
данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих
программ. Оно включает в себя операционные системы, системы
программирования, сервисные программы.
На данном предприятие для учетов кадров используется программа «1С
v6.0 – Предприятие».
Основные недостатки программы 1С:
1. Основное применения 1С: решения задач налогового и
бухгалтерского учета.
2. Настройка, внедрение и запуск должен осуществляться только
квалифицированным программистом 1С.
3. Необходимость заказывать услуги поддержки компании 1С.
4. Платные обновления продуктов.
5. Низкая безопасность и защищенность информации, используемой
1С
Одной из самых главных проблем на АО «УАПО» по ведению учета
кадров – это использования устаревшей программы «1С v6.0 – Предприятие».
Предприятие не может нормально перейти на новую версию, потому
что кардинально изменился язык и объекты платформы современных
программ 1С. Кроме покупки системы «заново», требуется понести все
затраты сделанные на доработку системы v. 6.0, т.к. не существует
инструментов анализа «старого» кода и трансформации этого кода в новую
платформу. Поэтому начались проблемы с полной автоматизацией учета
кадров, часть документов на предприятие ведется в ручную. Большое
количество времени тратится на обработку документов.
Проанализировав документацию компании, были выявлены ошибки в
оформлении ряда документов, что говорит об ослаблении контроля
исполнительской дисциплины.
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА ПРИМЕРЕ
АО «УФИМСКОЕ АГРЕГАТНОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота
организации
В условиях ежегодно увеличивающегося объёма документов, участия
значительного числа специалистов в принятии управленческих решений и в
связи с необходимостью контроля и учёта каждого документа становится
необходимым использование промышленной системы автоматизации с
широким набором функций.
На предприятие АО «УАПО» используется устаревшая автоматизация
бизнес-процесса, с помощью программы «1С v6.0 – Предприятие».
– программный продукт компании 1С, предназначенный для
автоматизации деятельности на предприятии.
Сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от
собственно бухгалтерских задач. Однако не стоит забывать, что изначально
продукт «1С: Предприятие» был предназначен для автоматизации
бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты
и управление кадрами).
АО «УАПО» крупное промышленное предприятие, использующее
устаревшую систему учета кадров, что негативно влияют на работу
предприятия. Большое количество времени тратится на обработку
документов, так как документооборот ведется без использования
современных программ по автоматизации делопроизводства.
Проанализировав документацию были выявлены ошибки в оформлении
ряда документов, что говорит об ослаблении контроля исполнительской
дисциплины.
Проблемы предприятия в области учета кадров:
– потеря большого количества времени на поиск документов;
– отсутствия унифицированных форм;
– затрата времени на согласование, утверждение документов и их
рассылку.
– невозможность одновременной работы с документами несколькими
пользователями;
– неэффективное хранением документации.
Для устранения вышеперечисленных недочетов предлагается:
– разработать альбом унифицированных форм документов;
– внести предложения по внедрению автоматизированной системы для
рационализации процессов документооборота. При выборе системы должна
учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и
решаться проблема хранения документов;
– разработать проект руководства пользователя автоматизированной
системой;
– разработать поэтапный план внедрения автоматизированной системы.
Внедрение современной автоматизированной системы позволит
сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить
проблему хранения документов.
Задача учета наличия и движения кадров занимает ведущее место в
системе управления.
Увеличение масштабов предприятия приводит к увеличению количества
рабочих, а необходимость ее учета связана с увеличением аппарата
управления, занимается сбором, обработкой и анализом информации по учету
наличия и движения кадров предприятия.
Поскольку учет и контроль за наличие и движением кадров является
одним из самых сложных и трудоемких частей учета кадров и связанн с
обработкой больших объемов учетной информации и сложными расчетами,
предлагается автоматизировать процесс учета наличия и движения кадров с
использованием современных компьютерных программ. Успешное решение