14
Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников
по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты,
принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения
представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях
применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты,
содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.
В ст. 12 ТК РФ предусматриваются условия действия локальных нормативных
актов во времени. Так, указывается, что локальный нормативный акт вступает в
силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном
нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в
действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального
нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям,
возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое
действие в связи с истечением срока действия; отменой (признанием утратившими
силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений
другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного
нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного
договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более
высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным
нормативным актом).
Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который
будет являться локальным нормативным актом, необходимо неукоснительно
соблюдать нормы законодательства, а также иметь четкое представление о тех
вопросах, которые могут быть определены самой организацией (работодателем), и
тех, которые в императивном порядке определены законодателем.
15
Обобщая имеющуюся практику по кадровому учету, можно предложить
следующий перечень документов по кадровому учету для предприятий малого
бизнеса с небольшой численностью работников (как правило, до 50 - 70 человек):
1) штатное расписание;
2) правила внутреннего трудового распорядка;
3) должностные инструкции на каждого работника;
4) приказы по личному составу;
5) приказы о поощрениях командировках, отпусках;
6) приказы по основной деятельности предприятия;
7) личная карточка на каждого работника;
8) трудовой договор на каждого работника;
9) график отпусков;
10) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
11) коллективный договор между работодателем и работниками;
12) документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных
работников, а также их права и обязанности в этой области.
В отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым из
работников (или с отдельными из них) может быть заключено соглашение о
неразглашении коммерческой (служебной) тайны.
С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым
законодательством, должны быть заключены договоры о материальной
ответственности.
В соответствии с ТК РФ коллективный договор - правовой акт, регулирующий
социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их
представителей.
ТК РФ содержит неоднозначные положения по вопросу обязательности
заключения коллективного договора на том или ином предприятии. С одной
стороны, в ст. 22 ТК РФ содержится право работодателя на ведение коллективных
переговоров и заключение коллективного договора, с другой стороны, в этой же
16
статье, во второй части, содержится обязанность работодателя вести коллективные
переговоры, а также коллективный договор в порядке, установленном ТК РФ.
Представляется, что такая противоречивость норм одной и той же статьи ТК РФ
обусловлена положением ст. 36 ТК РФ, в котором предусматривается возможность
проявления инициативы по проведению коллективных переговоров как со стороны
работодателя, так и со стороны работника. Но при этом необходимо учитывать, что
если со стороны работников такой инициативы не последует, то обязанность
работодателя - организовать ведение коллективных переговоров в порядке,
предусмотренном действующим законодательством, и заключить коллективный
договор. Таким образом, независимо от инициативы той или иной стороны
заключение коллективного договора является обязательным для любой
организации.
Процедура заключения коллективного договора предусмотрена ТК РФ.
В соответствии со ст. 189 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка
(далее по тексту - Правила) - локальный нормативный акт организации,
регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами
порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и
ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы
регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются
приложением к коллективному договору. Однако указанное положение является не
обязательным требованием, а предоставлено на усмотрение работодателя. Такое
указание обусловлено тем, что в соответствии с требованиями действующего
трудового законодательства с Правилами также должен быть ознакомлен каждый
работник предприятия. И в случае если они являются приложением к
коллективному договору, то ознакомить работника можно с единым документом и,
соответственно, расписываться он также будет один раз.
Таким образом, Правила являются документом, позволяющим работодателю
отразить всю специфику трудовых отношений, характерных для данного
17
предприятия, с учетом, как интересов работодателя, так и работников с целью
стимулирования последних к увеличению производительности труда. Но при этом
не следует забывать, что основными принципами разработки Правил, как и любого
другого локального нормативного акта, являются необходимость соблюдения норм
трудового законодательства и запрет на ухудшение условий труда для работников
по сравнению с положениями нормативных актов в сфере труда.
Помимо вышеперечисленных локальных нормативных актов на практике у
любого работодателя, как правило, возникает необходимость в создании
дополнительных локальных нормативных актов. В принципе законодателем не
установлено никаких запретов на создание дополнительных документов по
кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам
действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель по своей
инициативе или инициативе работников (их представительного органа) может
разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Но,
как правило, основными, наиболее часто применяемыми в кадровом учете, являются
следующие локальные нормативные акты:
1) должностная инструкция;
2) положение об оплате и стимулировании труда работников;
3) штатное расписание;
4) соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации;
5) положение о порядке обработки персональных данных работников, их
правах и обязанностях в этой области.
Должностная инструкция, как правило, разрабатывается непосредственно
руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений.
Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе
«Утверждаю» свою подпись, дату утверждения, и заверяется печатью предприятия,
хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция
разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для
руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции
руководителя предприятия, данный документ утверждается учредителем
18
(учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют
несколько разделов.
1. Общие положения. В этом разделе дается, как правило, точное
наименование должности работника, указывается, кому непосредственно
подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к
уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность,
предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими
нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при
осуществлении трудовых обязанностей.
2. Должностные обязанности. В этом разделе необходимо очень четко,
подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются
работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в
дальнейшем будет зависеть, выполнение каких именно обязанностей можно
требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее
будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их
исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со
стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее
распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике
должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном
Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (далее -
Квалификационный справочник). Как указывается в самом Квалификационном
справочнике, его положения могут служить основой для разработки внутренних
организационно-распорядительных документов - должностных инструкций,
содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом
особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и
ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику
определенной должности, могут быть распределены между несколькими
исполнителями.
3. Права. В данном разделе указываются права работника, занимающего
указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд.
19
В частности, здесь может указываться право работника получать необходимую для
него информацию от работников других должностей, право на определенные
условия организации трудового места и т.п.
4. Ответственность. В этом разделе предусматриваются условия наступления
ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к
ответственности.
Кроме того, существуют два варианта ознакомления работников с
должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной
инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые
должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну
подпись - именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что
в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную
инструкцию при приеме нового работника нет необходимости заново знакомить
всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией.
Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная
инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все
работники, занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет
экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в
первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом - у
организации.
Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ
также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя
руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том
случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от
обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так,
например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить
ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и
желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить
различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном
предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т.п.). Кроме того,
20
указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может
зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию
(например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, в случае
заключения определенного количества договоров и т.п.). Такой документ позволяет
гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать
работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.
С целью систематизации информации по кадровому учету на предприятии
рекомендуется ведение журналов по кадровому учету.
1. Журнал учета работников. Удобство данного журнала состоит в том, что в
нем, при условии его систематического ведения, отражается вся информация о
действующем составе работников, должностях, которые они занимают. С помощью
учета работников, который отражается в данном журнале, присваиваются табельные
номера работникам. Данный журнал представляет собой совокупность
определенных граф, которая может быть изменена по усмотрению предприятия в
связи с его спецификой. Примерный перечень таких граф: порядковый номер,
фамилия, имя, отчество работника, табельный номер работника, дата его приема на
работу, должность работника, реквизиты приказа о приеме и трудового договора,
дата увольнения, реквизиты приказа об увольнении, примечание. В случае
изменений каких-либо сведений, содержащихся в журнале, работник обязан
своевременно заявить об этом лицу, ответственному за кадровый учет, и
представить копии соответствующих документов. На основании таких документов
вносятся соответствующие исправления в данные о работнике. В случае, если
изменение сведений о работнике явилось инициативой работодателя (например,
перевод на другую работу, изменение должности и т.д.), измененные сведения
вносятся на основании соответствующих приказов.
2. Журнал учета трудовых договоров. Такой журнал, как правило, необходим
в тех случаях, когда на предприятии часто принимают новых сотрудников и
увольняют прежних. Кроме того, необходимость в указанном журнале возникает и в
том случае, если предприятие заключает с работниками, в том числе срочные
трудовые договоры. В этом случае необходимо четко отслеживать не только дату их
21
заключения, но и истечение срока их действия, в противном случае такой срочный
трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на
неопределенный срок. Обычно в таком журнале указываются порядковый номер
записи, фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу, должность, дата
заключения трудового договора, его номер, срок его действия, дата прекращения
трудового договора (для срочных трудовых договоров).
3. Журнал учета приказов. Данная форма журнала позволяет
систематизировать издаваемые на предприятии приказы, отследить дату издания
того или иного приказа, сохранить непрерывность текущих номеров приказов в
случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего
хранения, а также в случае, если приказы могут одновременно издаваться разными
структурными подразделениями. Кроме того, такой «журнальный» учет приказов
позволяет в том числе отслеживать ознакомление работников с приказами. Как
правило, можно назвать следующие графы указанного журнала: порядковый номер
записи, дата издания приказа, краткое содержание приказа, номер приказа, отметка
об ознакомлении с указанным приказом работников, в отношении которых он издан.
Можно также указать место хранения приказа (наименование папки, бокса) в
случае, если подразумевается систематизация приказов по их содержанию.
В зависимости от специфики деятельности организации, ее особенностей и
пожеланий руководителя предприятия могут вводиться также другие виды
журналов, которые позволят ускорить систематизацию сведений по кадровому
учету, а также обеспечат быстрый поиск любого кадрового документа.
1.3 Организация кадровой деятельности
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по
направлениям.
Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение
следующих основных задач:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
22
-увольнение работников;
- работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в
отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение
следующих основных задач:
- подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
- расстановка работников предприятия;
- перемещение работников предприятия;
- становление в должности и адаптация работников.
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение
следующих основных задач:
- изучение работников;
- оценка работы работников;
- аналитическая работа;
- подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при
этом учитываются:
- размеры организации;
23
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости
от вида деятельности организации.
Классический подход к управлению персоналом получил название «управление
кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и
направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в
нужных местах и освобождение от ненужных. Руководство людьми представляет
собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными
руководителями независимо от кадровых служб.
К главным задачам системы управления персоналом относят:
- обеспечение организации квалифицированными кадрами;
- создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков
и опыта работников;
- совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
- повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
- предоставление работникам возможностей для развития, повышения
квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности;
- формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
- совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними
перемещениями и карьерой сотрудников;
- участие в разработке организационной стратегии.
Принципами построения современной системы управления персоналом
считаются:
• эффективность подбора и расстановки сотрудников;
• справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за
индивидуальные, но и коллективные достижения;