этой задачи во многом зависит от рациональной организации
информационного обеспечения, которое позволяет решать такие проблемы
как: централизованное управление данными, информационная совместимость,
гибкость и эффективная актуализация информационной базы.
При автоматизации с помощью информационной системы уменьшаются
объемы ручного труда, уменьшается время на обработку и получение
необходимой информации, растет производительность труда работников
отдела кадров.
Помимо автоматизации делопроизводственных функций
полнофункциональной системы электронного документооборота должна
удовлетворять следующим требованиям:
– корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа
пользователей к документам, зарегистрированным в системе);
– открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов
прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного
создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с
другими системами);
– возможность устранения неполадок программистами предприятия;
– защищённость (обеспечивается предоставлением пользователям
ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования
и электронно-цифровой подписи);
– телекоммуникационность (предполагает организацию удалённого
доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а
также через Internet/Intranet).
Вышеперечисленным критериям автоматизированной информационной
системы документационного обеспечения управления, необходимым АО
«УАПО», наиболее соответствует система «БОСС-Кадровик».
С 1993 года система «БОСС-Кадровик» прошла путь от заказной
разработки в области учета кадров и расчета заработной платы до тиражной
полнофункциональной системы управления персоналом, которая успешно
используется сотнями российских предприятий практически всех отраслей,
включая организации федерального масштаба и государственный сектор
управления. Система «БОСС-Кадровик» предоставляет всем пользователям
единое информационное пространство, однако в зависимости от решаемых
задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права
санкционированного доступа к данным и справочникам.
Система «БОСС-Кадровик» позволяет:
– планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую
политику;
– производить расчет заработной платы, оперативный учет движения
кадров;
– вести административный документооборот по персоналу и учету
труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение
квалификации) работников;
– набор персонала на вакантные должности;
– вести архивы без ограничения сроков давности и многое другое.
Система «БОСС-Кадровик» состоит из 3 контуров: учетно-
вычислительный контур, контур управления кадровыми процессами, контур
анализа кадровых процессов.
Основная задача учетно-вычислительного контура – описание
организационной структуры предприятия, а также ведение всей учетной
работы по персоналу с помощью автоматизированного выполнения операций
по приему, перемещению, увольнению сотрудников. Также система позволяет
автоматизировать работы по подготовке и учету приказов, формированию
разнообразных списков и отчетных документов, расчету заработной платы,
формированию данных для передачи в государственные органы.
Система «БОСС-Кадровик» – это:
1. Полнота функциональности в области организационного и кадрового
менеджмента и мощные вычислительные возможности системы «БОСС-
Кадровик» (расчет заработной платы в холдингах, где работают десятки тысяч
сотрудников).
2. Механизм неограниченного расширения хранимой информации и
быстрого доступа к ней: ввод дополнительных произвольных атрибутов
предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений
сотрудников, персональных данных и прочих сущностей возможность
электронного архивирования документации в любых форматах быстрое
автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых
пользователем (без программирования).
3. Управление изменениями: планирование организационных структур,
штатных расписаний, фондов оплаты труда поддержка множественных
иерархических структур, объединяющих персонал (организационных,
функциональных, проектных, бюджетных и пр.) • поддержка массовых
(потоковых) изменений структур, штатных расписаний, назначений
сотрудников, параметров назначений сотрудников.
4. Поддержка технологий корпоративного управления персоналом:
– поддержка единых классификаторов на основе корпоративных
кадровых политик;
– поддержка единых механизмов учета затрат на персонал на основе
корпоративных правил;
– двунаправленный обмен данными между центрами учета и обработки
информации, в том числе сбор в корпоративное хранилище (предприятие –
объединение – холдинг);
– поддержка корпоративно значимых категорий сотрудников (единый
кадровый резерв, мобильный персонал, и пр.) индикация отклонений в
кадровых процессах и поддержка принятия решений по нормализации
процессов.
5. Высокая масштабируемость (по функциональному использованию и
производительности, вплоть до регионального и федерального уровня) и
проектная наращиваемость.
6. Единое информационное пространство, которое предотвращает
дублирование данных и исключает возникновение ошибок.
7. Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с
отраслевыми, организационными и производственными особенностями
предприятия.
8. Полная открытость для развития и модификации:
– промышленный сервер баз данных, открытая структура данных,
стандартизованный доступ;
– открытый код приложений, позволяющий модифицировать
программные объекты, создавать шлюзы и интеграционные связи,
разрабатывать вторичные и новые модули.
9. Глубокая защита данных:
– от несанкционированного доступа на уровне приложений и серверной
защиты;
– на уровне настраиваемых ролей пользователей и организации доступа
в точном соответствии с их должностными полномочиями.
10. создание разнородных отчетов и статистических данных в том числе
в форматах Microsoft® Office™.
11. возможность выбора платформы: Microsoft® SQL Server™, Oracle®
Server.
12. полная совместимость с различными внешними системами.
13. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность
интеграции с другими программными средствами.
Все данные хранятся в единой базе вместе с информацией о текущих
изменениях приказах и т.д. Историю всех изменений возможно получить на
любую дату. Массив данных с годами критически не увеличивается и не
влияет на быстродействие системы. В системе «БОСС-Кадровик» Вы нигде не
найдете кнопок удаления информации или похожего интерфейса.
Пользователь видит только актуальную информацию, а не актуальная
информация убирается из зоны видимости пользователя. Историческую
информацию всегда можно посмотреть через специализированные отчеты и
интерфейсы.
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
Выбор программы подтверждается расчетом эффективности от
внедрения программного продукта. Оценка эффективности определяется
отношением результатов к затратам. Затраты оцениваются исходя из
стоимости внедрения системы.
Результаты можно разбить на две составляющие – количественная
эффективность и качественная эффективность.
Для проведения расчетов экономической эффективности необходимо
вычислить среднее время экономии работы с документами. Для расчёта были
использованы данные за декабрь месяц 2015года.
Подсчёт количества документов в месяц обрабатываемых на
предприятии осуществлялся, используя статистический метод.
Суммарные затраты времени до внедрения автоматизации составляют
1215,10 минут, после проведённых мероприятий 759,5. Экономия времени
после проведения автоматизации в декабре 2014 года составила 455,6 минут.
Общее количество времени в месяц составляет 7,6 часов (455,6/60), или
1 день (7,6/8)
Данные, необходимые для расчета экономического эффекта приведены
в таблице 3.
Таблица 3 Основные показатели сравнительного анализа
вариантов
Показатели
Ед.
измерения
Варианты
Результаты
сравнения:
повышение,
понижение
Базовый
Проектируемый
Срок
решения
поставленной
задачи
Дн.
22
21
1
В затраты на эксплуатацию автоматизированной системы
документооборота входят следующие элементы:
1. Заработная плата обслуживающего персонала с отчислениями на
социальные нужды;
2. Стоимость потребляемых энергоресурсов;
3. Расходы на амортизацию и текущий ремонт оборудования.
Исходные данные для расчёта эффективности приведены в таблице 4.
Таблица 4 Исходные данные для расчета эффективности
Показатели
Условные
обозначени
я
Единицы
измерени
я
Базовы
й
вариант
Проектируемы
й вариант
Месячный
должностной
оклад
обслуживающег
о персонала,
руб.
О
Руб.
12000
12000
Количество дней
за месяц,
необходимых
для выполнения
поставленной
задачи, ч.
Д
дн.
22
21
Среднее
количество
рабочих дней в
месяце
К
дн
22
22
Количество
энергии,
потребляемое
компьютером в
час, кВт
А
кВт
0,4
0,4
Количество
энергии,
необходимой
для освещения в
час
b
кВт
0,04
0,04
Действующий
тариф на
электроэнергию,
руб./кВт*ч
k
Руб./кВт*ч
2,7
2,7
Число дней в
году,
необходимое
для работы на
компьютере
В1
дн
249
237
Число дней в
году, в течение
которых
происходит
потребление
энергии за счет
освещения, дн.
В2
дн
249
249
Время работы
специалиста за
компьютером в
течение
рабочего дня
Ч1
час
8
8
Количество
часов
использования
освещения в
течение
рабочего дня,
час
Ч2
час
4
4
Балансовая
стоимость
оборудования
Кб
руб.
19720
19720
Число машин,
шт.
n
шт.
1
1
Норма отч. на
аморт. комп.
a1
%
20
20
Норма
отчислений на
текущий ремонт
b1
%
3
3
Годовой
полезный фонд
времени работы
оборудования
ПФ ВР
час
2400
2400
Рассчитаем перечисленные элементы эксплуатационных затрат.
Для расчета заработной платы персонала необходимо воспользоваться
формулой (3):
ЗП = (1 + 0,34) * (12 * О *Д/К), (1)
где ЗП – годовая заработная плата обслуживающего персонала, руб.;
О – месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д – количество дней за месяц, необходимых для выполнения задачи,
дн.;
К – среднее количество рабочих дней в месяце, дн.
Пользуясь приведенной выше формулой, можно подсчитать заработную
плату обслуживающего персонала:
ЗП = (1 + 0,34) * (12 * 12000 *22/22) = 192960 руб.
Далее необходимо определить заработную плату специалиста, который
будет работать с предлагаемым программным продуктом (Д = 21 день):
ЗП = 1,34 * 12 * 12000 *21/22 = 183312 руб.
Годовая экономия в заработной плате составит 9648 руб.
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле
(2):
Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2), (4)
где Э – стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;
k – действующий тариф на электроэнергию, руб./кВт*ч;
А – количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;
b – количество энергии, необходимое для освещения в час, кВт;
В1 – число дней в месяц, необходимых для работы на компьютере, дн.;
В2 – число дней в месяц, в течение которых происходит потребление
энергии за счет освещения, дн.;
Ч1 – время работы обслуживающего персонала за компьютером в
течение рабочего дня в часах;
Ч2 – число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.
С помощью приведенной выше формулой, можно подсчитать стоимость
потребляемых энергоресурсов, когда решение поставленной задачи требует
месяца работы:
Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4) = 2259 руб.
Далее определяется стоимость потребляемых энергоресурсов, когда
решение задачи требует 23 дня работы:
Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.
Благодаря новому программному приложению за год будет экономиться
в потреблении энергоресурсов 104 руб.
Сумма расходов на износ (текущий ремонт) оборудования в течение
года может быть рассчитана по следующей формуле:
САМ = Кб *a1*b1*B1*Ч1*ФРВР,
где Кб – балансовая стоимость машины;
a1, b1 – норма отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт)
соответственно;
B1 – число дней работы аппаратуры;
Ч1 – количество часов работы оборудования;
ФРВР – годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Сумма расходов на износ оборудования в базисном варианте составит:
САМ = 3764,5 руб.