24
• продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией,
способностями, личными интересами, потребностями организации;
• быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и
планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний,
осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование
ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль,
подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на
выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их
духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается
формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация
практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов,
проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с
помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления
персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных
методах. Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на
формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов,
идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее
основных форм и методов.
План по трудовым ресурсам разрабатывается с целью произвести расчеты
относительно числа служащих, рабочих, которые потребуются организации, и
профессиональной структуры, которая будет необходима в данный период. Следует
также принять решения об источниках потенциального набора, установить и
поддерживать контакты для обеспечения того, чтобы потребности организации и
потенциальное вознаграждение за труд, денежное или моральное, были известны
будущему составу служащих, так как компании берут на работу людей самого
25
разного профессионального уровня и нуждаются в самых различных
специальностях.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов,
нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих
технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в
текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства:
ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие
аспекты.
Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления
документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы
делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с
документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы [10].
Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и
особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях
разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации
компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и
процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы
организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и
рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных
технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус,
задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее
работников.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило,
включаются:
– различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой
документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);
– табель и альбом форм документов;
26
– положение о службе документационного обеспечения управления и
должностные инструкции ее работников;
– номенклатура дел компании;
– стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по
организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием
автоматизированных систем электронного документооборота.
Примерный перечень нормативных документов в области документационного
обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:
1. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии,
политики и ответственности в области управления документами; требований к
управлению документами; состава нормативной базы в области управления
документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов
и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в
области управления документами; организации обучения персонала
технологическим аспектам в работе с документами;
2. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные
разделы:
– общие положения;
– документирование управленческой деятельности включающий подразделы:
состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация
управленческих документов;
– правила подготовки и оформления управленческих документов,
включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила
оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления
текстов служебных документов; правила подготовки и оформления
распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие
(по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных
документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по
необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов
(служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));
27
– организация документооборота, включающая описание: порядка обработки
и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и
движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и
движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами;
порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов;
порядок учета объема документооборота;
– организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил
составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел;
порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил
подготовки документов к передаче в архив;
– другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).
Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы
создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует
отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по
делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота,
определяется порядок работы с документами сотрудников компании как
исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц,
ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами,
уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.
При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой
инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и
законодательные акты.
Что касается регламентации деятельности службы документационного
обеспечения управления и ее работников, то положение о службе
документационного обеспечения управления и должностные инструкции
делопроизводственного персонала разрабатываются на основе типовых или
примерных, а также на основе организационных документов, регламентирующих
28
деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях).
Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение
работника в структурном подразделении, обеспечивает условия для его
эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между
другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и
дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей
отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют
объективно оценивать деятельность каждого работника службы и объективно
применять меры воздействия;
3. Положение об архивном хранении документов включающая описание:
порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения,
проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);
порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования,
фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного
аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное
пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка
уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное
хранение;
4. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка
изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски
печатей и штампов, используемых в компании;
5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера
включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
(конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей
коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка
предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих
коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка
ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение
документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального
характера);
29
6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной
системе;
7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от
потребности и специфики компании.
Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть
разработан на основе национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р ИСО
15489–1–2007 (Управление документами. Общие требования), который будет
включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах,
системах и процессах, связанных с документами компании. Технологические
операции работы с документами в компании могут регламентироваться в
Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству)
30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
ПРИМЕРЕ АО «УФИМСКОЕ АГРЕГАТНОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ
ОБЪЕДИНЕНИЕ»
2.1 Анализ деятельности предприятия
Акционерное общество «Уфимское агрегатное производственное
объединение», в дальнейшем именуемое «Предприятие», создано в соответствии с
приказом Министерства авиационной промышленности СССР от 30 ноября 1935
года № 335-с.
Предприятие является юридическим лицом, расчетный и иные счета в банках,
круглую печать со своим наименованием, штамп, бланки, фирменное наименование,
товарный знак и имеет самостоятельный баланс.
АО «УАПО» включено в программу импортозамещения. В результате
которой, осваивается производство 20-ти электрических двигателей для всех видов
авиационной техники. Первые 5 типов уже изготовлены в 2015 г.
Предприятие включено в Федеральную целевую программу – «Развитие
ОПК». Разработана и утверждена необходимая документация в Минпромторге и ГК
«Ростех». Намечены инвестиционные программы ФЦП «Развитие ОПК РФ на 2011-
2020 годы».
В настоящий момент предприятие входит в холдинг «Технодинамика»
Госкорпорации «Ростех». Объединение является лидером по изготовлению
электродвигателей (в том числе взрывозащищенных), электронасосов, искровых
свечей зажигания, бесконтактных систем зажигания и штифтовых свечей
накаливания для автотранспорта.
Предприятие УАПО имеет линейно-функциональную структуру управления.
Линейно-фукциональные организационные структуры являются наиболее
распространенными в настоящее время. Они удачно сочетают линейные
(производственные) подразделения, выполняющие весь объем основной
производственной деятельности, с отделами и службами, реализующими
конкретные функции управления в масштабах всей организации (планирование,
31
финансы, бухгалтерия, маркетинг, кадры) (Приложение 1).
При этой структуре линейные руководители являются единоначальниками, а
им оказывают помощь функциональные органы. Функциональная структуризация
является наиболее широко распространенной формой организации деятельности и
имеет место почти на всех предприятиях на том или ином уровне организационной
структуры, то есть происходит деление организации на отдельные элементы. Они в
свою очередь знают свои обязанности, выполняют определенные функции и задачи.
Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения
информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных
вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия
конкретных решений.
Таким образом, функциональная структура сводиться к группировке
персонала по широким задачам, по функциональным подсистемам организации
(маркетинг, производство, исследование и разработка, финансы, персонал и т.д.).
Согласно организационной структуре управления «УАПО» во главе стоит
генеральный директор, ему подчиняются:
1. Главный инженер.
2. Главный контролер.
3. Зам. директора по экономическим вопросам.
4. Главный бухгалтер.
5. Зам. директора по производству.
6. Коммерческий директор.
7. Директор по управлению персоналом
В организационной структуре управления показаны и остальные
функциональные звенья управления. Данная структура построена на основе
вертикальной иерархии управления, таким образом, видна строгая подчиненность
низшего звена управления высшему.
Но у данной структуры есть свои недостатки, к примеру:
- проблемы межфункциональной координации. Это порождает определенную
конфликтность между службами, стремление возвыситься в ряду равных;
32
- узкая специализация работников, которая сужает горизонт их
профессионального видения, принижает общеорганизационные цели и задачи до
функциональных;
- ограничение возможности профессионального развития функциональных и
особенно линейных руководителей (последние освобождаются от
специализированных управленческих функций, сосредотачивая свое внимание на
проблемах собственно производства);
- как правило, недостаточность полномочий у функциональных и линейных
руководителей, которые «выталкивают» принятие решения на уровень
вышестоящего руководителя, тем самым, перегружая его текущими проблемами.
Предприятию «УАПО» необходим отдел внешнеэкономической деятельности,
обеспечивающий поставщиками и покупателями продукции, которую производит
«УАПО». Так как данного отдела не существует на предприятие, то его функции
выполняет отдел внешней кооперации (от лат. cooperatio — сотрудничество).
Фактическая численность ППП составила 97,1 % при выполнении плана по
объему товарной продукции на 86,4 %. Темп роста численности ППП в 2016 году к
2015 году составил 96,9 %.
Таблица 1 Структура численности рабочих
№
п/п
Категория
работающих
2015 год
(чел)
2016 год (чел)
Уд. вес
катего-
рий в
общей
числен-
ности
ШШ
план
факт
в % к
плану
в% к
2015
году
1.
Промышленно-
производственный
персонал, всего:
3385
3373
3276
97,1
96,8
100,0
в том числе:
а) рабочие
2303
2321
2216
95,5
96,2
67,6
в т.ч. основные
рабочие произ-
водственных цехов
1221
1224
1182
96,6
96,8
36,1
Вспомогательные
рабочие
1082
1097
1034
94,3
95,6
31,5
б)ученики
41
0
27
0
65,9
0,8
33
в) РСС (ИТР и
служащие)
955
965
945
97,9
99,0
28,9
г) МОП
31
33
32
97,0
103,2
1,0
д)охрана
55
54
56
103,7
101,8
1,7
2.
Непромышленный
персонал
95
95
96
101,0
101,1
Численность всех
работающих
3480
3468
3372
97,2
96,9
Таблица 2 Структура численности производственно-промышленного
персонала
Категория
рабо-
тающих
На 1.01.2015 года
на 1.01 2016 года
Численность
Удельный вес, %
численность
удельный вес, %
1
2
3
4
5
Рабочие
2343
67,8
2170
68,0
РСС (ИТР
и служа-
щие)
993
28,7
914
28,6
МОП
33
0,9
31
1,0
Охрана
59
1,7
58
1,8
Ученики
30
0,9
19
0,6
Всего
ППП
3458
100,0
3192
100,0
УАПО практически является единственным предприятием в России по
выпуску:
— взрывозащищенных электродвигателей типа АИМ с постоянным и
повторно-кратковременным режимами работы, в нефтяной промышленности и на
нефтепроводах «Транснефть»;
— электродвигателей для атомной промышленности;
— электронасосов для перекачки нефтехимических продуктов;
— молочных насосов;
— электровентиляторов для ТЭЦ.
Ассортимент выпускаемой и реализуемой продукции:
- свечи калильные авиамодельные КС-2, КС – 10Р, ГСК – 1;