34
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта
согласованы путем
клоп
соблюдения
правил особенностей
клоп
представления информации на
клоп
каждом из носителей.
Организация
клоп
документооборота - это
клоп
правила, в соответствии
клоп
с которыми
должно
клоп
происходить движение документов.
клоп
Организация документооборота
объединяет
клоп
всю последовательность перемещений
клоп
документов в аппарате
клоп
управления ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта,
клоп
все операции по
клоп
при ему,
передаче, составлению
клоп
и оформлению, отправке
клоп
(и подшивке) документов
клоп
в
дело.
Документооборот
клоп
является важной составной
клоп
частью делопроизводства и
клоп
информационного обеспечения управления.
Четко организованный
документооборот ускоряет прохождение и
клоп
исполнение документов в
клоп
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта Порядок прохождения
человек
документов и
организация
человек
всех операций при
человек
работе с ними,
человек
регламентирован инструкцией
по
человек
делопроизводству в ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта и табелем
бар
унифицированных форм документов.
Разделяют
бар
централизованный документооборот и
бар
документооборот
уровня структурного
бар
подразделения. В централизованный
бар
документооборот
входит вся
бар
документация, подлежащая централизованной
бар
регистрации.
Документы, учитываемые
бар
только в структурных
бар
подразделениях, составляют
документооборот
бар
уровня структурного подразделения.
Как
бар
правило, централизованный документооборот
бар
кадровой службы
представлен организационно - распорядительной документацией, а
документооборот уровня структурного
бар
подразделения - специализированной
бар
документацией, обеспечивающей основные
направления деятельности
организации
бар
(в него могут
бар
входить и организационно-распорядительные
сон
документы).
Выделяют
там
три основных
там
типа документов,
там
составляющих
централизованный
там
документооборот кадровой
там
службы. Входящие. Входящий
там
документ -
там
документ, поступивший
там
в ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта.
там
Большинство входящих
там
документов должны
там
порождать соответствующие
там
35
исходящие, в
там
установленные сроки.
там
Сроки могут
там
быть установлены
там
нормативными актами,
там
предписывающими то
там
или иное
там
время ответа
там
на
соответствующий
там
входящий документ
там
или могут
там
быть указанные
там
непосредственно во входящем
авалс
документе.
Исходящие. Исходящий документ
авалс
- официальный документ,
авалс
отправляемый из ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта. Большинство
исходящих
авалс
документов являются ответом
авалс
организации на входящие
авалс
документы.
Некоторая часть исходящих документов
авалс
готовится на основе
авалс
внутренних
документов организации.
док
Небольшое число исходящих
док
документов может
требовать
док
поступления входящих документов
док
(например запросы в
док
другие
организации).
Внутренние. Внутренний
док
документ - официальный
док
документ, не
выходящий
док
за пределы ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70».
док
Данные документы
используются
док
для организации работы
док
кадровой службы ГБОУ «ЦСиО
«Самбо-70»,
док
так как они
док
обеспечивают целенаправленное решение
док
управленческих задач в
док
пределах одной организации.
док
К внутренним
документам
док
относятся организационно-правовые, организационно-
распорядительные
док
документы.
Самостоятельные группы
док
внутреннего документооборота кадровой
док
службы составляют протоколы
док
и акты, плановые
док
и отчетные документы,
док
документы по учету
док
материальных и денежных
док
средств, оборудования,
внутренняя
док
служебная переписка (докладные,
док
объяснительная записка),
личного
человек
состава и т.д.
Через
там
кадровую службу
там
проходят не
там
все внутренние
там
документы, а
там
только
при казы
там
руководителя предприятия.
там
Через кадровую
там
службу также
там
проходят
внутренние
там
документы, порождающие
там
исходящие документы.
Входящие
там
документы. Документы,
там
поступившие, в
там
ГБОУ
там
«ЦСиО
«Самбо-70»
там
начинают
там
свой путь
там
к исполнению
там
с экспедиции.
там
Там они
там
подвергаются экспедиционной
там
обработке, которая
там
заключается в
там
проверке
правильности
там
доставки корреспонденции,
там
вскрытии конвертов,
там
проверке
36
целостности
там
вложений и
там
предварительной сортировке
там
документов на
там
регистрируемые и
там
нерегистрируемые. Нерегистрируемые
там
документы и
там
документы с
там
пометкой «лично»
там
передаются по
там
назначению. В
там
ГБОУ
водив
«ЦСиО
«Самбо-70»
водив
Москомспорта обязательно
там
составляется
док
перечень
нерегистрируемых документов,
док
который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые
сорт
документы делятся на
сорт
два потока:
1. Документы
бар
на имя руководителя
бар
и без указания
бар
конкретного адреса;
2. Документы
бар
в адрес структурных
бар
подразделений.
Документы первого потока
бар
передаются в кадровую
бар
службу, второго
потока
бар
- в
бар
структурные подразделения. При
бар
централизованной регистрации все
бар
выше указанные документы
человек
поступают в кадровую
человек
службу.
Помощники руководителя или
человек
секретарь производят предварительное
человек
рассмотрение поступивших документов.
человек
Целью предварительного
рассмотрения
человек
поступивших документов является
человек
распределение документов, не
человек
требующих обязательного рассмотрения
человек
руководством, установление
подразделения
человек
или лица, которым
человек
должен быть направлен
человек
этот документ.
Отсюда
человек
следует, что при
человек
предварительном рассмотрении образуется
человек
два
документопотока: в
человек
адрес руководителя ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70»
человек
и в
человек
структурные подразделения организации.
человек
Руководству ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-
70»
водив
Москомспорта передаются документы вышестоящих
человек
органов управления и
человек
документы, содержащие информацию
человек
по важнейшим вопросам
человек
деятельности
организации (учреждения).
человек
Остальные документы передаются
руководителям структурных
подразделений
человек
организации (учреждения) или
человек
непосредственно исполнителям.
При
человек
наличии в учреждении
человек
подразделения по рассмотрению
человек
писем граждан,
заявления
человек
и жалобы направляются
док
в него из
док
экспедиции. Документы
передаются руководству
док
или исполнителям в
док
день поступления в
док
ГБОУ
водив
«ЦСиО
«Самбо-70»
водив
Москомспорта.
Документы, подлежащие
водив
регистрации, после
водив
их рассмотрения
регистрируются и
водив
передаются руководителям
водив
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
37
Москомспорта и структурных
авалс
подразделений. Документы, которые
авалс
исполняются несколькими подразделениями,
авалс
передаются поочередно (согласно
авалс
резолюции, наложенной в
авалс
документе) или размножаются
авалс
и передаются
одновременно
авалс
в копиях.
Далее рассмотрим
клоп
исходящие документы. Проект исходящего
клоп
документа
составляет исполнитель,
клоп
правильность его оформления
клоп
проверяет секретарь.
Исходящие
клоп
документы оформляются в
клоп
двух экземплярах, за
клоп
исключением
факсов и
клоп
телефонограмм, составляемых в
клоп
одном экземпляре. Проект
клоп
исходящего документа может
клоп
быть согласован как
клоп
со специалистами других
док
организаций (учреждений), так
док
и внутри организации.
В
док
соответствии с ГОСТ
док
Р 6.30-2003
27
, если
док
документ проходит
согласование
док
с другой организацией,
док
не автором документа,
док
то согласование
оформляется
док
реквизитом «грифом
согласования документа».
води
Документ,
проходящий
согласование внутри
водив
организации (учреждения)
водив
оформляется
реквизитом
водив
«визы согласования
водив
документа».
Подготовленный
человек
проект исходящего документа
человек
представляется на
подпись
человек
руководителю вместе с
человек
материалами, на основании
человек
которых он
готовился. К
клоп
проекту документа исполнитель
клоп
при лагает список организаций,
клоп
которым должен быть
клоп
разослан подписанный документ.
Целесообразно
клоп
в ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта установить
порядок, при
клоп
котором право подписания
клоп
документов имеют не
клоп
только
руководитель предприятия,
клоп
но и другие
клоп
руководящие работники, в
клоп
пределах их
компетенции. При этом
парк
условии движение
парк
документов и
парк
их исполнение
парк
станут
более
парк
оперативными. Руководитель ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70» вправе внести
парк
изменения в
док
подписываемый документ или
док
вернуть его на
док
доработку.
После подписания руководителем
док
двух экземпляров исходящего
док
документа он передается
док
на регистрацию. Отправляемые
док
документы
27
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного
стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской
Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
38
регистрируются в
док
«Журнале регистрации исходящих
док
документов». После
регистрации
док
и при своения исходящему
док
документу регистрационного номера
док
необходимо зафиксировать его
док
рукописным или машинописным
док
способом на
обоих
док
экземплярах.
После регистрации
док
документы направляются в
док
экспедицию. Здесь
проверяется
док
правильность оформления
док
исходящих документов и
док
сортировка их
по
док
корреспондентам. В ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта имеется
массив
док
постоянных адресов. После
док
оформления адресата на
док
конвертах
проставляются виды
док
почтовых отправлений, оформляется
бар
стоимость отправки
и
бар
составляются описи на
бар
почтовые отправления.
Внутренние
авалс
документы. Внутренние документы готовятся,
авалс
оформляются
в пределах
авалс
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта. Прохождение их
там
на
этапах
там
подготовки и
там
оформления организуются
там
так же,
там
как подготовка
там
и
оформление
там
исходящих документов,
там
а на
там
этапе исполнения
там
оно совпадает
там
с
маршрутом
там
входящих документов. Особенностью
водив
движения внутренних
водив
документов является
водив
то, что
водив
маршруты их
водив
различны для
водив
отдельных видов
водив
документов.
Под объемом
водив
документооборота понимают
водив
общее количество
водив
входящих,
исходящих и
бар
внутренних документов за
бар
определенный период времени. Учет
клоп
объема документооборота организуется
клоп
для установления:
— загрузки ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта», его
подразделений
авалс
и службы документационного
авалс
обеспечения управления;
— потребности ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70» организационной
там
и
электронно-вычислительной
там
технике.
При определении
там
объема документооборота
там
кадровой службы
там
однократно
обязательно
там
учитываются все
там
документы. Подсчет
там
входящих, исходящих
там
и
внутренних
там
документов ведется
там
раздельно. Отдельно
там
учитываются
машинописные
там
копии и
там
копии, изготовленные
там
средствами оперативного
там
размножения. Общий
там
объем документооборота
там
кадровой службы
там
выражается
дробью,
там
числитель -
там
количество основных
там
документов, знаменатель -
39
водив
количество копий.
Проанализируем
водив
общие правила
водив
регистрации документов
водив
в ГБОУ
водив
«ЦСиО
«Самбо-70»
водив
Москомспорта. Регистрация
док
документа - запись
док
учетных данных о
док
документе по установленной
док
форме, фиксирующая факт
док
его создания,
отправления
док
или получения.
Следуя
док
определению, регистрация документа
док
- это при своение
док
ему
индекса и
док
проставление его на
док
документе с последующей
док
записью данных о
док
документе в журнале
док
регистрации или регистрационной
док
карточке. Целью
регистрации
док
является обеспечение учета,
док
контроля и поиска
док
документов
28
.
Основным при нципом регистрации
человек
документов является однократность.
человек
Каждый документ должен
человек
регистрироваться только один
человек
раз. Регистрация
при дает
человек
юридическую силу документу,
человек
так как она
человек
фиксирует факт его
человек
создания или получения.
человек
Например, при каз вступает
человек
в силу и
человек
начинает
действовать только
человек
с момента его
человек
регистрации.
Письмо, отправляемое
человек
организацией, получает официальный
человек
характер
только
водив
при наличии
водив
исходящего регистрационного
водив
номера. При регистрации
водив
документов используются
водив
следующие основные
справочные материалы:
водив
перечень документов,
водив
не подлежащих
водив
регистрации службой
водив
делопроизводства;
перечень
водив
структурных подразделений
водив
с их
водив
условными обозначениями;
парк
номенклатура дел.
При
парк
регистрации документу
парк
при сваивается регистрационный
парк
индекс.
Индексация
парк
документов в
парк
делопроизводстве -
парк
это проставление
парк
их порядковых
парк
(регистрационных) номеров
парк
и необходимых
парк
условных обозначений
парк
при
регистрации,
парк
указывающих место
парк
их исполнения
парк
(составления) и
парк
хранения.
На всех
парк
входящих документах
парк
проставляется регистрационный
парк
номер
документа,
парк
фиксирующий факт
парк
и время
парк
поступления документа
парк
в ГБОУ
водив
«ЦСиО
«Самбо-70»
водив
Москомспорта.
док
Место проставления штампа
док
определено ГОСТ Р
док
6.30 - 2003.
В
док
практической деятельности, в
док
зависимости от объема
док
28
Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. Изд-во Питер, 2018. - С. 128
40
документооборота в ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70»
док
используют три
сон
формы
регистрации документов:
сон
журналы и карточки,
сон
и третья форма
сон
регистрации,
использованием персонального
сон
компьютера - автоматизированная
сон
электронная.
В кадровой службе
сон
ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70» применяют
сон
разные
журналы для
сон
регистрации входящих и
сон
исходящих документов.
Регистрационный
сон
журнал представляет собой
сон
книгу с разграфленными
сон
страницами, в каждой
сон
графе фиксируется
парк
определенная информация
парк
о
документе.
парк
Для каждой
парк
категории документов
парк
разрабатывается своя
парк
форма
журнала.
Регистрация
входящих документов
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта осуществляется
парк
путем занесения
парк
данных в
парк
журнал регистрации
там
входящих документов.
На
там
исходящих документах компании проставляется
там
исходящий
регистрационный
там
номер в
там
соответствии с
там
действующими требованиями.
там
Он
располагается
там
в верхнем
там
левом углу
там
первого листа
там
и состоит
там
из порядкового
там
номера пределах
там
регистрируемого массива
там
документов. В
там
соответствии с
там
требованиями ГСДОУ
там
в индекс
водив
документа должен
водив
входить индекс
водив
по
номенклатуре
водив
дел подразделения,
водив
код подразделения,
водив
порядковый номер
водив
и дата.
Журнальная
водив
форма регистрации
водив
наиболее удобна
водив
в работе
водив
с документами
водив
ограниченного доступа
водив
(секретными, конфиденциальными),
незаменима, когда
водив
учет документов
водив
выступает на
водив
первое место
водив
(например, для
водив
предотвращения
претензий
водив
и конфликтных
водив
ситуаций), компактна.
водив
Однако журнальная
водив
форма регистрации
водив
имеет существенные
водив
недостатки:
неизбежно
водив
при водит к
водив
дублированию операций,
водив
делает очень
водив
трудоемкой
справочную
водив
работу по
водив
документам, затрудняет
водив
ведение срокового
водив
контроля
исполнения
водив
документов, так
водив
как надо
водив
просматривать все
бар
записи в журнале.
В
бар
организациях, где поток
бар
документов очень большой,
бар
наряду с
журнальной
бар
используется карточная
бар
форма регистрации. Форма
бар
карточки -
регистрационно-контрольная
бар
карточка, расположение в
бар
которой необходимых
реквизитов
бар
для регистрации документа
сорт
может быть определено
сорт
в организации
41
(учреждении)
сорт
и утверждено в
сорт
инструкции по делопроизводству.
Преимущества
сорт
карточной системы регистрации
сорт
очевидны: она исключает
сорт
необходимость повторной регистрации
сорт
документов; дает возможность
сорт
систематизировать их по
сорт
различным при знакам, создавать
сорт
различные
картотеки, обеспечивая информационно-справочную
парк
работу.
Наиболее рациональным
парк
ведением контрольных
парк
операций регистрации
парк
документов является
парк
использования персонального
парк
компьютера, который
парк
в
заданном
парк
режиме устанавливает
парк
промежуточные сроки
парк
исполнения и
парк
выводит
на
парк
экран номера
парк
документов в
парк
назначенный день
парк
для проведения
парк
над ними
парк
контрольных операций.
Контроль исполнения
док
документов - совокупность
док
действий,
обеспечивающих своевременное
док
исполнение документов
29
. Организация
контроля
водив
за исполнением
водив
документов в
водив
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта обеспечивает
водив
их своевременное
водив
и качественное
водив
исполнение.
Контроль
док
осуществляется за наиболее
док
важными входящими, исходящими
док
и
внутренними документами. В
док
ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70» контроль
док
за
исполнением документов
док
осуществляет секретарь.
В соответствии
бар
с ГОСТ Р
бар
ИСО 15489-1-2009 в
бар
системе управления
документами
бар
их движение и
бар
использование необходимо контролировать
бар
для
того, чтобы
бар
обеспечивать поиск документов,
бар
предотвращать случаи их
бар
утраты,
выявлять случаи
бар
невыполнения обязательных действий,
бар
вести мониторинг
использования
бар
системы
парк
управления документами
парк
в целях
парк
сохранения и
парк
защиты
содержащейся
парк
в ней
парк
информации, а
парк
также в
парк
целях сохранения
парк
записей о
парк
произведенных с
парк
документами операциях.
Основным
парк
нормативным документом,
парк
регламентирующим организацию
парк
контроля исполнения
парк
документов в
парк
ГБОУ
парк
«ЦСиО «Самбо-70»,
парк
является
Инструкция
там
по документационному
там
обеспечению управления
там
(ДОУ). В
там
Инструкции, как
там
правило, находят
там
отражение следующие
там
вопросы:
29
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. -
М.: Изд-во Омега-Л, 2017. - С. 60
42
- кем осуществляется
там
контроль исполнения
там
документов в
там
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта;
- какие
авалс
документы ставятся на
авалс
контроль;
- этапы контроля исполнения
сон
документов;
- сроки
там
исполнения документов;
- формирование
сон
и использование массива
сон
данных, необходимых для
сон
контроля;
- отражение данных о
бар
контроле в регистрационно-контрольных
бар
формах;
- ведение контроля исполнения
бар
документов (постановка на
бар
контроль,
проверка хода
бар
исполнения документов, продление
бар
срока исполнения, снятие
бар
документа с контроля);
- основные
сон
этапы работы с
сон
исполнителями (проверка хода
сон
исполнения, напоминания о
сон
при ближении срока исполнения
сон
и др.);
- обобщение и
сон
анализ данных о
сон
результатах контроля исполнения
сон
документов;
- информирование руководства организации
авалс
о результатах контроля
авалс
и об исполнительской
авалс
дисциплине.
Технология контроля состоит
авалс
из постановки документа
авалс
на контроль,
проверки
авалс
своевременного доведения документа
авалс
до исполнителя,
предварительной
авалс
проверки и регулирования
авалс
хода исполнения, учета
авалс
и
обобщения результатов
авалс
контроля исполнения документов,
авалс
информирования
руководителя ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта.
Целью
парк
контроля является
парк
содействие своевременному
парк
и качественному
парк
исполнению документов,
парк
обеспечение получения
парк
аналитической информации
парк
необходимой для
парк
оценки деятельности
парк
организации и
парк
ее структурных
парк
подразделений, а
парк
также конкретных
парк
сотрудников. Для
парк
достижения указанной
парк
цели система
парк
контроля исполнения
парк
документов включает
парк
в себя
парк
несколько
последовательных
парк
этапов:
- постановку документов
там
на контроль;
43
- проверку
там
своевременности доведения
там
документов до
там
конкретных
исполнителей;
- предварительную проверку и
док
регулирование хода исполнения;
- учет и
водив
обобщение результатов
водив
контроля исполнения
водив
документов;
- регулярное
док
информирование руководителей органа
док
управления о
ходе
док
исполнения документов;
- снятие исполненных
док
документов с контроля
30
.
При постановке
парк
документа на
парк
контроль в
парк
верхнем поле
парк
документа справа
парк
делается отметка
парк
о контроле
парк
(как правило,
парк
штампом). Многие
парк
организации
включают в эту
бар
отметку указание срока
бар
исполнения.
В ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта для ведения контроля
бар
исполнения сотрудники службы
бар
документационного обеспечения управления
бар
используют компьютерные базы
бар
данных в программе
бар
Microsoft Excel, в
которые
бар
заносятся все
парк
документы требующие
парк
исполнения.
Контроль исполнения
парк
носит многофункциональный
парк
характер, поэтому
парк
формы и
парк
методы его
парк
реализации многообразны.
парк
Как правило,
парк
наиболее
эффективным
парк
является простейший
парк
контроль. Простейшие
парк
формы и
парк
методы
требуют
парк
меньших усилий и более
бар
экономичны. К простейшим
бар
организационным формам контроля
бар
исполнения можно отнести:
контрольные
парк
журналы;
регистрационно-контрольные карточки (картотека);
письменные отчеты;
проверки;
Каждая из перечисленных
авалс
форм имеет свою
авалс
специфику, но при
авалс
использовании любой из
авалс
них необходимо соблюдать
авалс
одно требование -
авалс
не
ограничиваться разговорами
авалс
об исполнении, а
авалс
давать объективную оценку
авалс
положения дел, намечать и
водив
добиваться осуществления
водив
конкретных
мероприятий.
Срок исполнения
док
документа - срок,
док
установленный нормативно-правовым
30
Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: ЭКСМО, 2015. – С. 193