44
актом, организационно-распорядительным документом или
док
резолюцией.
Документ считается исполненным
док
и снимается с
док
контроля руководителем после
док
проведения исполнителем конкретной
док
работы (подготовки ответа,
док
составление
проекта контракта,
док
проведение делового совещания).
док
Результаты исполнения в
док
краткой форме записываются
док
на самом документе
док
(согласно ГОСТ Р
док
6.3-97,
реквизит 27
авалс
«Отметка об исполнении
авалс
документа и направлении
авалс
его в дело»).
Правильная
авалс
регистрация документов обеспечивает
авалс
их быстрый поиск
авалс
и
оперативное решение
авалс
управленческих задач. Значение
авалс
регистрации кадровых
документов
авалс
существенно возросло с
авалс
введением в действие
авалс
Трудового кодекса,
установившего
авалс
обязательность существования многих
авалс
из них. Часто
авалс
сам факт
регистрации
авалс
документа, при дающий ему
авалс
юридическую силу, является
авалс
краеугольным камнем, когда
сон
необходимо обеспечить судебную
сон
защиту прав
участников
сон
трудовых отношений.
Таким образом,
сон
в данной
сон
главе мы рассмотрели
сон
организацию кадрового
документооборота
сон
в ГБОУ
сон
«ЦСиО «Самбо-70» Москомспорта.
45
Глава 3. Совершенствование
сорт
организации кадрового
документооборота в
водив
ГБОУ «ЦСиО
водив
«Самбо-70» Москомспорта
3.1. Предложения
водив
по совершенствованию
водив
организации кадрового
документооборота
В результате
там
анализа системы
там
документационного обеспечения
там
ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта были
там
выявлены некоторые
там
недостатки,
определившие основные
там
направления совершенствования
там
документооборота.
Было выявлено отсутствие
док
необходимых нормативно-методических
документов,
док
таких как инструкция
док
по делопроизводству, положение
док
о службе
документационного обеспечения
там
управления, положение
там
об экспертной
там
комиссии, должностная
там
инструкция секретаря
там
Генерального директора.
Инструкция
там
по делопроизводству
там
является нормативным
там
документом,
регламентирующим
там
организацию, правила,
там
при емы и
там
процессы создания
там
документов, порядок
там
работы с
там
ними, осуществление
там
контроля за
там
их
исполнением.
там
Инструкция должна
там
разрабатываться в
там
соответствии с
там
основными
положениями
там
Государственной
авалс
системы документационного обеспечения
авалс
управления и Типовой
авалс
инструкцией по делопроизводству
авалс
в федеральных
органах
авалс
исполнительной власти РФ.
В
авалс
структуру инструкции по
авалс
делопроизводству должны быть
авалс
включены
следующие разделы:
-
бар
общие положения;
-
бар
правила подготовки и
человек
оформления документов;
-
бар
требования к
авалс
реквизитам документов;
-
бар
организация документооборота;
-
бар
порядок при ема, регистрации,
бар
направления и рассмотрения
бар
входящей
корреспонденции;
-
бар
порядок подготовки
сон
и регистрации исходящих
сон
и внутренних
документов;
-
док
организация контроля исполнения
док
документов;
46
-
бар
поисковая система по
авалс
документам;
-
бар
составление номенклатуры дел;
-
бар
формирование
авалс
и оформление дел;
-
бар
экспертиза
авалс
ценности документов;
-
бар
передача дел
человек
в архив.
Инструкция по
человек
делопроизводству должна быть
человек
составлена максимально
конкретно
человек
и фиксировать все
человек
основные моменты работы
человек
с документами, она
человек
позволит регламентировать основные
человек
делопроизводственные этапы, а
человек
также
сделать работу
человек
с документами в
человек
Компании более унифицированной,
человек
исключит
возможность их
человек
утери, обеспечит оформление
человек
документов в соответствиями
человек
с
требованиями
там
современного законодательства.
Вторым
там
обязательным нормативным
там
документом по
там
организации службы
там
документационного обеспечения
там
управления является
там
положение об
там
этом
структурном
там
подразделении. Начальнику
там
Общего отдела
там
ГБОУ
водив
«ЦСиО
«Самбо-70»
водив
Москомспорта необходимо разработать положение
авалс
об отделе.
При разработке
авалс
положения о делопроизводственной
авалс
службе следует
обращать
внимание на рекомендации
Государственной системы
документационного
авалс
обеспечения управления. В
авалс
структуру положения об
авалс
Общем отделе должны
авалс
входить следующие пункты:
- общие положения. Здесь
сон
перечисляются законодательные акты
сон
и
нормативно-методические документы,
сон
руководствоваться которыми должна
сон
служба. Определяется степень
сон
самостоятельности подразделения и
сон
подчиненности его руководителя;
- задачи;
- структура. Перечисляется
человек
весь состав службы
человек
(экспедиция, группа
контроля,
сорт
архив и т.д.);
- функции;
- обязанности;
- права;
- ответственность;
47
- взаимосвязи с
сон
другими подразделениями.
Положение о
сорт
службе документационного обеспечения
сорт
управления
должно разрабатываться
сорт
непосредственно начальником Общего
сорт
отдела,
согласовываться с
сорт
юристом и утверждаться
сорт
Генеральным директором
Компании.
В
сорт
связи с тем,
сорт
что в ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта создана
комиссия
сорт
по проведению экспертизы
сорт
ценности документов, необходимо
сорт
разработать положение, которое
авалс
бы регламентировало ее
авалс
деятельность.
Цель проведения экспертизы
авалс
- освободить структурные
авалс
подразделения
Компании от
авалс
малоценных документов, содержащих
авалс
повторяющуюся или
поглощенную
авалс
информацию. Такие документы
авалс
могут быть выявлены
авалс
в ходе
составления
авалс
заголовков при систематизации
авалс
дел по структурным
авалс
подразделениям. В обобщенном
там
виде задачи
там
экспертизы ценности
там
документов
состоят
там
в следующем:
— обработка документов,
человек
имеющих политическое, хозяйственное,
человек
научное, культурное значение,
человек
для последующей передачи
человек
их на постоянное
человек
хранение в государственные
человек
архивы Российской Федерации;
— отбор
человек
на временное хранение
человек
документов, не представляющих
человек
научно
исторической ценности,
парк
но сохраняющее
парк
практическое значение;
— выделение к уничтожению
док
документов, не имеющих
док
научной
ценности и
док
утративших практическое значение;
— установление
док
или изменение сроков
док
хранения документов. Документы
док
оцениваются на основании
док
при нципов историзма, системности
док
целостности.
Критериями оценки
клоп
документов являются их
клоп
происхождение, содержание
и
клоп
внешние особенности. Для организации
клоп
и проведения экспертизы
клоп
ценности
документов, их
клоп
отбора и подготовке
клоп
на государственное хранения,
клоп
включая
управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую
документацию, образующуюся в
клоп
процессе деятельности организации,
человек
в каждой
организации
человек
должна быть экспертная
человек
комиссия.
В результате работы
человек
экспертной комиссии образуются
человек
четыре группы
48
документов
сон
с различными сроками
сон
хранения:
- постоянного хранения
авалс
в государственных архивах;
- временного
парк
хранения в
парк
ведомственном архиве
парк
(свыше 10
парк
лет);
- временного
парк
хранения (до
парк
10 лет)
парк
подлежащие уничтожению
парк
в связи
парк
с
истечением
водив
срока хранения;
- подлежащие уничтожению в
авалс
связи с истечением
авалс
срока хранения.
Основным документом,
авалс
регламентирующим деятельность комиссии
авалс
по
проведению экспертизы
авалс
ценности документов, является
авалс
Положение о
постоянно
авалс
действующей экспертной комиссии.
При
сон
разработке положения следует
сон
учитывать рекомендации
действующего
сон
законодательства. В структуру
сон
этого важного документа
сон
должны
входить следующие
док
пункты:
— общие положения. Здесь
док
при водится описание состава
док
экспертной
комиссии, указывается
док
кто руководитель комиссии;
док
определяются основные
нормативные
авалс
акты, которыми должна
авалс
руководствоваться в своей
авалс
деятельности
комиссия;
— основные задачи
бар
экспертной комиссии;
— основные функции;
— права
бар
экспертной комиссии;
— организация работы
бар
экспертной комиссии. Здесь
бар
фиксируются
взаимодействия
парк
в рамках
парк
совместной работы
парк
комиссии и
парк
структурных
подразделений.
Положение
парк
о комиссии
парк
по проведению
парк
экспертизы должен
парк
составлять
квалифицированный
парк
специалист в
парк
области делопроизводства,
парк
утверждаться
Генеральным
парк
директором Компании.
В
водив
процессе экспертизы
водив
ценности документов
водив
должны решатся
водив
две
основные
водив
задачи:
во-первых, отбираться
водив
для постоянного
водив
хранения ценные
водив
документы, а
водив
также документы
водив
длительных сроков
водив
хранения (свыше
водив
десяти лет
водив
имеющие
долговременное
водив
практическое значение;
49
во-вторых,
водив
выявляются к
водив
уничтожению документы
водив
с истекшими
водив
сроками
хранения,
водив
а также
водив
малоценные материалы
водив
(черновики, дублеты,
водив
отклоненные
варианты), утратившие практическое
авалс
и справочное значение.
Разработка
авалс
основных направлений совершенствование
авалс
кадрового
документирования на
док
предприятии. В условиях ежегодно
док
увеличивающегося
объѐма документов,
док
участия значительного числа
док
специалистов в при нятии
док
управленческих решений и
док
в связи с
док
необходимостью контроля и
док
учѐта
каждого документа
док
становится необходимым использование
док
промышленной
системы автоматизации
док
с широким набором
док
функций.
В ГБОУ
водив
«ЦСиО «Самбо-70»
водив
Москомспорта используется устаревшая
автоматизация
клоп
бизнес-процесса, с помощью
клоп
программы «1С v6.0
клоп
–
Предприятие» – программный продукт
клоп
компании 1С, предназначенный
клоп
для
автоматизации деятельности
человек
на предприятии.
ГБОУ «ЦСиО «Самбо-70» - крупное
человек
предприятие, использующее
устаревшую
человек
систему учета кадров,
человек
что негативно влияют
человек
на работу в целом.
Большое
человек
количество времени тратится
человек
на обработку документов,
человек
так как
документооборот
человек
ведется без использования
человек
современных программ по
человек
автоматизации делопроизводства.
Проанализировав документацию, были выявлены ошибки
бар
в оформлении
ряда
бар
документов, что говорит
бар
об ослаблении контроля
бар
исполнительской
дисциплины.
Проблемы предприятия
сон
в области учета
сон
кадров:
– потеря большого
сон
количества времени на
сон
поиск документов;
– отсутствия
там
унифицированных форм;
– затрата
авалс
времени на согласование,
авалс
утверждение документов и
авалс
их
рассылку.
– невозможность
авалс
одновременной работы с
авалс
документами несколькими
пользователями;
–
парк
неэффективное хранением
парк
документации.
Для
авалс
устранения вышеперечисленных недочетов
авалс
предлагается:
50
– разработать альбом
клоп
унифицированных форм документов;
–
клоп
внести предложения по
клоп
внедрению автоматизированной системы
клоп
для
рационализации процессов
клоп
документооборота. При выборе
клоп
системы должна
учитываться
клоп
специфика деятельности рассматриваемого
клоп
предприятия и
решаться
клоп
проблема хранения документов;
–
авалс
разработать проект руководства
авалс
пользователя автоматизированной
системой;
–
авалс
разработать поэтапный план
авалс
внедрения автоматизированной системы.
Внедрение
сон
современной автоматизированной системы
сон
позволит
сократить время
сон
на подготовку и
сон
обработку документов, а
сон
также решить
проблему
сон
хранения документов.
Автоматизация кадрового
парк
документооборота
Задача учета
парк
наличия и
парк
движения кадров
парк
занимает ведущее
парк
место в
парк
системе управления.
Увеличение
парк
масштабов предприятия
парк
при водит к
парк
увеличению количества
парк
рабочих, а
парк
необходимость ее
парк
учета связана
парк
с увеличением
парк
аппарата управления,
парк
занимается сбором,
парк
обработкой и
парк
анализом информации
парк
по учету
парк
наличия и
парк
движения
клоп
кадров предприятия.
Поскольку учет
клоп
и контроль за
клоп
наличие и движением
клоп
кадров является
одним
клоп
из самых сложных
клоп
и трудоемких частей
клоп
учета кадров и
клоп
связанн с
обработкой
клоп
больших объемов
клоп
учетной информации и
клоп
сложными расчетами,
предлагается
клоп
автоматизировать процесс учета
клоп
наличия и движения
клоп
кадров с
использованием
клоп
современных компьютерных программ.
клоп
Успешное решение этой
клоп
задачи во многом
клоп
зависит от рациональной
клоп
организации информационного обеспечения,
клоп
которое позволяет решать
клоп
такие
проблемы как:
клоп
централизованное управление данными,
клоп
информационная
совместимость, гибкость
клоп
и эффективная актуализация
клоп
информационной
там
базы.
При автоматизации
там
с помощью
там
информационной системы
там
уменьшаются
объемы
там
ручного труда,
там
уменьшается время
там
на обработку
там
и получение
там
необходимой информации,
там
растет производительность
там
труда работников
там
отдела
51
кадров.
Помимо
автоматизации функций система электронного
там
документооборота должна
там
удовлетворять следующим требованиям:
–
док
корпоративность (предполагает обеспечение
док
«прозрачного» доступа
пользователей к
парк
документам, зарегистрированным
парк
в системе);
–
парк
открытость (характеризуется
парк
наличием в
парк
системе интерфейсов
при кладного программирования,
парк
предназначенных для
парк
самостоятельного
создания заказчиком
человек
при ложений, а также
человек
организации обмена данными
человек
с
другими системами);
– возможность
авалс
устранения неполадок программистами
авалс
предприятия;
– защищѐнность (обеспечивается
предоставлением пользователям
ранжированного доступа
водив
к базам
водив
данных, при менением
водив
средств шифрования
водив
и
электронно-цифровой
водив
подписи);
– телекоммуникационность
парк
(предполагает организацию
парк
удалѐнного
доступа
парк
пользователей к
парк
информации через
парк
телекоммуникационные сети,
парк
а
также
парк
через Internet/Intranet).
Вышеперечисленным
парк
критериям автоматизированной
парк
информационной
системы
парк
документационного обеспечения
парк
управления, необходимым
парк
ГБОУ
парк
«ЦСиО «Самбо-70»,
парк
наиболее
там
соответствует система
там
«КАДРЫ».
С 2004
там
года система
там
«КАДРЫ» прошла
там
путь от
там
заказной разработки
там
в
области
там
учета кадров
там
и расчета
там
заработной платы
там
до тиражной
там
полнофункциональной системы
там
управления персоналом,
там
которая успешно
там
используется сотнями
там
российских предприятий
там
практически всех
там
отраслей,
включая
там
организации федерального
там
масштаба и
там
государственный сектор
там
управления.
Система
там
«КАДРЫ» предоставляет
там
всем пользователям
там
единое
информационное
там
пространство, однако
там
в зависимости
клоп
от решаемых задач
клоп
и
служебных полномочий
клоп
каждый из них
клоп
имеет свои права
клоп
санкционированного
52
доступа к
клоп
данным и справочникам. Система
клоп
«КАДРЫ» позволяет
31
:
– планировать
клоп
структуру организации, штатные
клоп
расписания и кадровую
политику;
– производить расчет
человек
заработной платы, оперативный
человек
учет движения
кадров;
–
клоп
вести административный документооборот
клоп
по персоналу и
клоп
учету труда,
аттестации
клоп
и определению потребностей
клоп
(обучение, повышение квалификации)
работников;
–
там
набор персонала
там
на вакантные
там
должности;
–
док
вести архивы без
док
ограничения сроков давности
док
и многое другое.
Система
клоп
«КАДРЫ» состоит из
клоп
3 контуров: учетно-вычислительный
клоп
контур, контур управления
клоп
кадровыми процессами, контур
клоп
анализа кадровых
процессов.
Основная
клоп
задача учетно-вычислительного контура
клоп
– описание
организационной структуры
парк
предприятия, а
парк
также ведение
парк
всей учетной
парк
работы
по
парк
персоналу с
парк
помощью автоматизированного
парк
выполнения операций
парк
по
при ему,
парк
перемещению, увольнению
парк
сотрудников.
Также
парк
система позволяет
парк
автоматизировать работы
парк
по подготовке
парк
и учету
парк
при казов, формированию
парк
разнообразных списков
парк
и отчетных
парк
документов,
расчету
парк
заработной платы,
парк
формированию данных
парк
для передачи
парк
в
государственные
парк
органы. Система «КАДРЫ» –
сорт
это:
1. Полнота функциональности
сорт
в области организационного
сорт
и кадрового
менеджмента
парк
и мощные
парк
вычислительные возможности
парк
системы «КАДРЫ»
парк
(расчет заработной
парк
платы в
парк
холдингах, где
парк
работают десятки
парк
тысяч
сотрудников).
2.
парк
Механизм неограниченного
парк
расширения хранимой
парк
информации и
парк
быстрого доступа
парк
к ней:
парк
ввод дополнительных
парк
произвольных атрибутов
парк
предприятия, структурных
парк
единиц, позиций
парк
штатного расписания,
парк
назначений
сотрудников,
парк
персональных данных
парк
и прочих
парк
сущностей возможность
31
Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. - 3-е изд., - СПб.: Питер, 2015. - С. 159
53
парк
электронного архивирования
водив
документации в
водив
любых форматах
водив
быстрое
автоформирование
водив
сколь угодно
водив
сложных запросов,
водив
инициируемых
пользователем
водив
(без программирования).
3.
док
Управление изменениями:
- планирование организационных структур,
док
штатных расписаний, фондов
док
оплаты труда поддержка
док
множественных иерархических структур,
док
объединяющих персонал (организационных,
док
функциональных, проектных,
бюджетных
человек
и пр.);
-
человек
поддержка массовых
человек
(потоковых) изменений структур,
человек
штатных
расписаний, назначений
человек
сотрудников, параметров назначений
человек
сотрудников.
4.
там
Поддержка технологий
там
корпоративного управления
там
персоналом:
–
бар
поддержка единых классификаторов
бар
на основе корпоративных
бар
кадровых политик;
– поддержка
бар
единых механизмов учета
бар
затрат на персонал
бар
на основе
корпоративных
клоп
правил;
– двунаправленный обмен
клоп
данными между центрами
клоп
учета и обработки
клоп
информации, в том
клоп
числе сбор в
клоп
корпоративное хранилище (предприятие
клоп
–
объединение –
док
холдинг);
– поддержка корпоративно
док
значимых категорий сотрудников
док
(единый
кадровый резерв,
док
мобильный персонал, и
док
пр.) индикация отклонений
док
в
кадровых процессах
клоп
и поддержка при нятия
клоп
решений по нормализации
клоп
процессов.
5. Высокая масштабируемость
клоп
(по функциональному использованию
клоп
и
производительности, вплоть
бар
до регионального и
бар
федерального уровня) и
бар
проектная наращиваемость.
6. Единое
бар
информационное пространство, которое
бар
предотвращает
дублирование данных
бар
и исключает возникновение
бар
ошибок.
7. Легкость настройки
сорт
и адаптации системы
сорт
в соответствии с
сорт
отраслевыми, организационными и
сорт
производственными особенностями
предприятия.